Актами цивільного стану є події та дії, які нерозривно пов’язані з фізичною особою і започатковують, змінюють, доповнюють або припиняють її можливість бути суб’єктом цивільних прав та обов’язків.
Державній реєстрації підлягають народження фізичної особи та її походження, шлюб, розірвання шлюбу у випадках, передбачених законом, зміна імені, смерть.
З метою забезпечення реалізації прав фізичної особи та офіційного визнання і підтвердження державою фактів народження фізичної особи та її походження, шлюбу, смерті державна реєстрація актів цивільного стану виконавчими органами сільських, селищних і міських рад (далі — ДРАЦС) проводиться відповідно до:
— Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану», https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2398-17#Text;
— Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/280/97-%D0%B2%D1%80#Text;
— Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.10.2000 № 52/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 18.10.2000 за № 719/4940 (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 24.12.2010 № 3307/5), https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0719-00#Text;
— Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 29.10.2012 № 1578/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 02.11.2012 за № 1845/22157, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1845-12#Text;
— постанови Кабінету Міністрів України від 10.11.2010 № 1025 «Про затвердження зразків актових записів цивільного стану, описів та зразків бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану» (зі змінами), https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1025-2010-%D0%BF#Text;
— Інструкції з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 24.07.2008 № 1269/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 25.07.2008 за № 691/15382, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0691-08#Text;
— Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.08.2007 № 1064, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1064-2007-%D0%BF#top;
— Інструкції про ведення звітності відділами державної реєстрації актів цивільного стану, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 24.01.2013 № 169/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 29.01.2013 за № 189/22721, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0189-13#Text, та іншими нормативно-правовими актами.
Послуги, делеговані виконавчим органам сільських, селищних і міських рад:
1) державна реєстрація народження дитини та її походження;
2) державна реєстрація шлюбу;
3) державна реєстрація смерті.
Загальний механізм надання цих послуг:
— рішенням міської/селищної/сільської ради (далі — Рішення) або рішенням чи розпорядженням виконавчого органу міської/селищної/сільської ради уповноважити посадову особу органу місцевого самоврядування на проведення ДРАЦС та покласти на неї відповідальність за зберігання бланків свідоцтв;
— внести повноваження ДРАЦС до положення про відповідний виконавчий орган/структурний підрозділ міської/селищної/сільської ради та посадових інструкцій уповноважених осіб на виконання відповідних дій;
— врегулювати в положенні про відповідний виконавчий орган/структурний підрозділ міської/селищної/сільської ради питання щодо використання печатки під час надання послуг у сфері ДРАЦС та забезпечити умови для зберігання бланків свідоцтв;
— отримати посадовою особою органу місцевого самоврядування, уповноваженою на проведення ДРАЦС, доступу до Державного реєстру актів цивільного стану громадян (далі — ДРАЦСГ).
Отримання доступу до ДРАЦСГ здійснюється шляхом звернення територіальних громад до відповідної регіональної філії Державного підприємства «Національні інформаційні системи» (далі — ДП «НАІС») з метою оформлення Замовлення про надання ідентифікаторів доступу до Єдиних та Державних реєстрів (далі — Замовлення), форма якого розміщена на офіційному вебсайті Підприємства (http://nais.gov.ua) у рубриці «Реєстри/Форми договорів/Органи місцевого самоврядування, державної влади» (далі — Договір).
З переліком регіональних філій ДП «НАІС» можна ознайомитися за посиланням: https://nais.gov.ua/contacts.
Також слід зазначити, що доступ користувачів до Єдиних та Державних реєстрів здійснюється за умови використання кваліфікованого електронного підпису, для створення якого використовується виключно захищений носій особистого ключа. Дії, пов’язані з отриманням електронних довірчих послуг у кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг, користувач вчиняє самостійно.
Для отримання детальної інформації щодо кваліфікованого електронного підпису рекомендуємо переглянути освітній серіал «Електронний підпис» за посиланням https://osvita.diia.gov.ua/courses/digital-signature.
Навчання: ідентифікатори доступу до реєстрів надаються користувачу після встановлення його особи за паспортом громадянина України та здійснення інших заходів, необхідних для його ідентифікації, навчання його роботі з відповідними реєстрами (пункт 4 Порядку забезпечення доступу осіб, уповноважених на здійснення реєстраційних дій, до Єдиних та Державних реєстрів, створення та забезпечення функціонування яких належить до компетенції Міністерства юстиції України, затвердженого наказом Мін’юсту від 15.12.2015 № 2586/5).
Отже, після отримання Замовлення співробітниками регіональних філій ДП «НАІС» та проходження відповідного навчання буде вжито відповідних організаційно-технічних заходів щодо надання доступу до ДРАЦСГ.
Після визначення посадової особи органу місцевого самоврядування, яка буде проводити ДРАЦС, покладення на неї відповідальності за зберігання бланків свідоцтв та отримання нею доступу до ДРАЦСГ, повідомити про це відповідні відділи ДРАЦС, перелік та контакти яких знаходяться за посиланням: https://minjust.gov.ua/dep/ddr/viddili-derjavnoi-reestratsii-aktiv-tsivilnogo-stanu.
Водночас на підставі наказів міжрегіональних управлінь Міністерства юстиції визначені населені пункти в межах відповідних районів кожної області, на які поширюється компетенція відділів державної реєстрації актів цивільного стану, у тому числі щодо забезпечення виконавчих органів сільських, селищних, міських рад бланками свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, складання ними відповідних звітів тощо, з якими можна ознайомитись за посиланням: https://minjust.gov.ua/dep/ddr/viznachennya-yurisdiktsii-viddiliv-derjavnoi-reestratsii-aktiv-tsivilnogo-stanu.
Одним із ключових аспектів для якісного надання послуг ДРАЦС є навчання посадовими особами відділів ДРАЦС посадових осіб органів місцевого самоврядування, уповноважених на проведення ДРАЦС, шляхом проведення тренінгів, навчальних семінарів (у тому числі в онлайн-режимі), стажування тощо.
