Отже, цим документом покладено відповідальність на посадову особу у виконавчому органі сільської ради за:
— зберігання, ведення обліку використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану;
— подання у вставленому законодавством порядку та строки до відповідного відділу державної реєстрації актів цивільного стану міжрегіонального управління звітів і відповідної інформації про державну реєстрацію актів цивільного стану.
Також передбачено «заміщення» уповноважених посадових осіб за проведення державної реєстрації актів цивільного стану у разі їх тимчасової відсутності (хвороба, відпустка тощо).
Тут варто нагадати про зміст деяких положень Порядку ведення обліку i звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також ïx зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 29.10.2012 року № 1578/51.
1 Порядок ведення обліку бланків.
Так, зокрема, п. 3.2. вказаного Порядку визначено, що у виконавчому органі сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради, ради об’єднаної територіальної громади відповідальною за зберігання бланків свідоцтв є посадова особа, що проводить державну реєстрацію актів цивільного стану, а також посадова особа, уповноважена на проведення державної реєстрації актів цивільного стану в населених пунктах об’єднаної територіальної громади (крім її адміністративного центру), на яких цей обов’язок покладено розпорядженням виконавчого органу або рішенням відповідної ради, про що повідомляється відділ державної реєстрації актів цивільного стану міжрегіонального управління, який забезпечує бланками свідоцтв цей виконавчий орган.
У свою чергу, п. 3.3. Порядку ведення обліку бланків встановлено, що на час тимчасової відсутності особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв (відпустка, відрядження, хвороба тощо), бланки свідоцтв передаються за актом приймання-передачі іншій посадовій особі, яка виконує її обов’язки, в якому відображаються такі відомості: номер акта, заголовок, дата й місце складання, прізвища, імена, по батькові та посади осіб, які здійснюють приймання-передачу, види бланків свідоцтв, їх серії та номери, загальна кількість бланків (цифрами і словами), що скріплюється гербовою печаткою та підписується посадовими особами, зазначеними в акті.
Також не зайвим буде нагадати про п. 3.6 згаданого Порядку, яким визначено, що доступ до бланків свідоцтв мають лише особи, відповідальні за їх зберігання, а також в їхній присутності — посадові особи, які мають право перевіряти їхню діяльність (працівники Міністерства юстиції України, міжрегіонального управління.
Не дозволяється передавання незаповнених бланків свідоцтв за межі приміщення органу державної реєстрації актів цивільного стану для подальшого їх видавання при проведенні державної реєстрації актів цивільного стану, крім випадків, передбачених абз. 2 п. 2.4, абз. 2 п. 2.5 та п. 2.13 розділу ІІ цього Порядку, а також інших випадків, передбачених законодавством.
Ну і ще декілька слів щодо самої процедури отримання бланків.
Пунктом 2.5 Порядку ведення обліку бланків встановлено, що посадова особа, відповідальна за зберігання бланків свідоцтв у виконавчому органі сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради, ради об’єднаної територіальної громади, одержує бланки свідоцтв у відповідному відділі державної реєстрації актів цивільного стану міжрегіонального управління за видатковою накладною із розрахунку не більше місячної потреби в них, або відділ державної реєстрації актів цивільного стану міжрегіонального управління надсилає ці бланки свідоцтв спецзв’язком чи реєстрованим поштовим відправленням з оголошеною цінністю.
Посадова особа, відповідальна за зберігання бланків свідоцтв в окремому приміщенні виконавчого органу сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради об’єднаної територіальної громади, одержує бланки свідоцтв у посадової особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв у виконавчому органі сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради об’єднаної територіальної громади, за видатковою накладною із розрахунку не більше місячної потреби в них.
Якщо розглядати наведені вище норми крізь призму запропонованого нами рішення виконавчого комітету, то відповідальною особою за зберігання бланків свідоцтв у виконавчому органі сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради є секретар виконавчого комітету, а староста є відповідальною особою за зберігання бланків, який, власне, буде отримувати їх у секретаря, щоб потім можна було здійснювати державну реєстрацію актів цивільного стану в с. _____.
