1 Останнім часом надходять звернення із запитаннями щодо оформлення документів на випадок їх підписання тими посадовими особами, які заміщують керівника. Вирішили вам нагадати про наведений лист та ознайомити з думкою експерта з цього приводу.
Міністерством юстиції України розглянуто <...> звернення <...> щодо надання роз’яснення законодавства України та в межах компетенції повідомляється.
<...> Стосовно системи організаційно-розпорядчої документації та ведення діловодства повідомляємо, що відповідно до пункту 53 розділу II Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади (далі — Типова інструкція), затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55, у разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціал імені якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, ініціал імені і прізвище особи, яка підписала документи, при цьому виправлення вносить рукописним способом особа, яка підписує документ. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. У разі заміщення керівника за наказом до найменування посади додаються символи «В. о.».
Ця Типова інструкція встановлює вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними у паперовій формі, у Секретаріаті Кабінету Міністрів України, центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.
Також, згідно з пунктом 10 глави 7 розділу II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (далі — Правила), затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 <...>, у разі відсутності посадової особи, назва посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, яка виконує обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ. При цьому виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед назвою посади. Додавання до назви посади керівника слів «Виконуючий обов’язки» або «В. о.» здійснюється у разі заміщення керівника на підставі розпорядчого документа.
Зазначені Правила встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності.
Отже, підписання документа з проставленням перед найменуванням посади косої риски або прийменника «За», чинними нормативно-правовими актами у сфері діловодства забороняється.
Водночас інформуємо, що листи Міністерства юстиції України не встановлюють норм права, а мають інформаційний характер.
Перший заступник Міністра О. Сукманова
Коментар експерта
У вищевказаних нормах зазначено, що до найменування посади керівника слова «Виконуючий обов’язки» або «В. о.» додаються в разі заступництва, що за великим рахунком дорівнює заміщенню, керівника за наказом (розпорядженням). Визначення поняття «заступництво» міститься лише в Роз’ясненні Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС «Про порядок оплати тимчасового заступництва» від 29.12.1965 № 30/39, в якому ним вважається виконання службових обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника, якщо це викликано виробничою необхідністю. Проте таке формулювання суперечить КЗпП, яким підприємства мають передусім керуватися у своїй роботі.
Статтею 105 КЗпП передбачено виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи. А це означає, що працівник, який їх виконує (в даному випадку заступник), обіймає свою основну посаду, тому підписувати документи в разі покладення на нього обов’язків тимчасово відсутнього керівника він має за посадою «заступник директора», і цю ж посаду слід вказувати під час їх підписання.
