Статтею 39 Закону України від 11.07.2001 № 2628-III «Про дошкільну освіту» передбачено, що штатні розписи комунальних закладів дошкільної освіти незалежно від підпорядкування і типу встановлюються відповідним органом управління освітою на основі Типових штатних нормативів закладів дошкільної освіти, затверджених центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері освіти за погодженням з центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику.
Основні вимоги до формування штатного розпису дошкільних навчальних закладів містить постанова КМУ від 05.10.2009 № 1122, якою передбачено, що штатний розпис дошкільних навчальних закладів формується з урахуванням типу дошкільного навчального закладу, кількості груп та їх наповнюваності, режиму роботи і площі приміщень закладу.
Типові штатні нормативи дошкільних навчальних закладів, затверджені наказом Міністерства освіти і науки України від 04.11.2010 № 1055, визначають кількість штатних одиниць (максимальну) залежно від кількості груп. Посада діловода, зокрема, передбачена на 0,25 штатної одиниці при кількості 7 груп.
Водночас керівникам дошкільних навчальних закладів надається право, якщо буде виробнича потреба, змінювати штати або вводити посади (крім керівних), не передбачені штатними нормативами для цього закладу, в межах фонду оплати праці, доведеного лімітними довідками на відповідний період. Заміна посад працівників може здійснюватися лише в межах однієї категорії персоналу (педагогічний, господарсько-обслуговуючий).
На підставі зазначених норм можна дійти висновку, що, якщо буде виробнича потреба (для цього потрібно буде обґрунтування), керівник дошкільного закладу освіти змінює штатний розпис у межах фонду оплати праці та подає його на затвердження відповідному органу управління освітою. У разі затвердження вводиться посада діловода.
