Відповідно до п.п. 4 п. 3 постанови КМУ від 09.03.2006 № 268 «Про упорядкування структури та умов оплати праці працівників апарату органів виконавчої влади, органів прокуратури, судів та інших органів» керівники органів місцевого самоврядування мають право виплачувати надбавку за вислугу років. Така надбавка, зокрема, виплачується посадовим особам органів місцевого самоврядування у відсотках до посадового окладу з урахуванням надбавки за ранг (спеціальне звання) і залежно від стажу державної служби, служби в органах місцевого самоврядування.
Надбавка за стаж виплачується у порядку, визначеному Положенням про порядок і умови виплати щомісячної надбавки за вислугу років працівникам органів виконавчої влади та інших державних органів, затвердженим постановою КМУ від 20.12.93 № 1049 «Про надбавки за вислугу років для працівників органів виконавчої влади та інших державних органів» від 20.12.93 № 1049.
Відповідно до цього документа стаж, який дає право на одержання надбавки за вислугу років, визначається на підставі трудової книжки (у разі наявності) або відомостей про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування та інших документів, які відповідно до законодавства підтверджують стаж роботи.
Як правило, інформація про трудову діяльність посадової особи органу місцевого самоврядування міститься в особовій картці (форма П-2ДС), яка є частиною особової справи посадової особи місцевого самоврядування.
Окремого порядку ведення, обліку та зберігання особових справ в органах місцевого самоврядування ми не маємо, тож користуймося постановою КМУ від 25.05.98 № 731 «Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади» (далі — Порядок № 731). Відповідно до нього особові справи є документами для службового користування, які зберігаються у відповідно обладнаному приміщенні. Зберігання особових справ забезпечують працівники кадрової служби, які несуть відповідальність за додержання встановленого порядку обліку, зберігання і видачі особових справ.
Кадрова служба, як правило, має своє положення, де зазначаються її функції. Якщо ми візьмемо до уваги Типове положення про кадрову службу органу виконавчої влади, затверджене постановою КМУ від 02.08.96 № 912, то серед інших функцій ми там побачимо, що кадрова служба обчислює стаж роботи та служби, здійснює контроль за встановленням надбавок за вислугу років та наданням відпусток відповідної тривалості, складає графіки щорічних відпусток. На підставі цього Положення, але з місцевими варіаціями, як правило, і ухвалюють положення про кадрові служби органів місцевого самоврядування.
Тож обчислює стаж служби, формує і подає відповідний пакет документів кадрова служба.
На жаль, у запитанні читача не визначено, де зберігається трудова начальника фінансового відділу: централізовано у роботодавця чи у фінансовому відділі як окремій юридичній особі.
Тож давайте знову аналізувати норми.
За нормами Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) трудовим договором є угода між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, а власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.
Статтею 24 КЗпП передбачено, що при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний, зокрема, подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. При укладенні трудового договору громадянин, який вперше приймається на роботу, має право подати вимогу про оформлення трудової книжки.
Тобто працівник при укладанні трудового договору подає трудову чи відомості про трудову діяльність саме роботодавцю!
Далі норми ст. 48 КЗпП визначають, що облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» (ср. ). Платниками єдиного внеску відповідно до цього Закону є роботодавці.
Порядок ведення трудових книжок визначається Кабінетом Міністрів України.
Станом на сьогодні залишається чинною постанова КМУ від 27.04.93 № 301 «Про трудові книжки працівників».
Відповідно до норм цієї постанови при влаштуванні на роботу працівники зобов’язані подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах і організаціях, а при звільненні працівника вона видається йому під розписку в журналі обліку. Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, представництва іноземного суб’єкта господарювання.
Зараз обов’язок щодо зберігання трудових книжок може покладатися і на працівника, якщо він самостійно буде зберігати трудову. Але в такому разі КЗпП передбачає, що власник або уповноважений ним орган на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.
Тож у тому чи іншому випадку йдеться про те, що саме роботодавець здійснює облік, ведення та інші дії з трудовою працівника. Але, як правило, це робить не особисто роботодавець, а його уповноважений на це підрозділ чи спеціаліст — кадрова служба (кадровик, служба персоналу тощо).
Прийняття на службу в органи місцевого самоврядування здійснюється, зокрема, на посади керівників відділів, управлінь та інших працівників органів місцевого самоврядування шляхом призначення відповідно сільським, селищним, міським головою, головою районної, районної у місті, обласної ради на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України.
Тобто роботодавцем, який укладає трудовий договір з начальником відділу, буде сільський, селищний, міський голова. Відповідно, кадрова служба «роботодавця» отримає трудову від начальника відділу (можливо, навіть і зберігатиме чи зберігає і зараз), і вона має обраховувати стаж служби. Тут враховуємо також, що така кадрова служба відповідно до Порядку № 731 зберігає особову справу, де містяться усі трудові відомості про працівників, і вона ж має або сформувати подання для роботодавця на встановлення надбавки за вислугу років, або підготувати проєкт відповідного розпорядження встановлення надбавки. Тут треба вже вивчати, наприклад, те ж Положення про кадрову службу та інші локальні документи, які містять положення про порядок встановлення надбавок.
Отже, сільський, селищний, міський голова як роботодавець буде для начальника відділу суб’єктом, який прийме рішення про виплату надбавки за вислугу років.
З урахуванням зазначеного у цій схемі подання фінансового відділу щодо встановлення надбавки не потрібне!
