Оцінка поточного стану
1. З’ясувати поточну ситуацію в громаді на момент деокупації:
безпекові питання, мінування/розмінування, ступінь пошкоджень будівель/приміщень адміністративної інфраструктури та ЦНАП, зокрема наявність/цілісність офісної техніки, наявність телефонного та інтернет-зв’язку);
цілісність/ступінь пошкодження/руйнування житла, зокрема особистого житла працівників ОМС/ЦНАП.
Перелік основних питань для визначення стану та потреб громади в організації надання адміністративних послуг
| № з/п | Запитання | Відповідь |
| 1 | Орієнтовна чисельність населення в громаді: до повномасштабного вторгнення / від початку деокупації (включаючи динаміку повернення мешканців у громаду) | |
| 2 | Умови роботи ОМС у адміністративному центрі громади | |
| 3 | Кількість функціонуючих старостинських округів: до повномасштабного вторгнення / тепер | |
| 4 | Функціонування на території громади державних органів чи їх територіальних (структурних) підрозділів: — відділ ДРАЦС; — УСЗН тощо | |
| 5 | Інфраструктура громади: | |
| 5.1. Наявність / відсутність вцілілих адмінприміщень в адмінцентрі громади | ||
| 5.2. Стан адмінприміщень у старостинських округах | ||
| 5.3. Можливість безпечного пересування територією громади, в т. ч. між населеними пунктами | ||
| 6 | Інші питання життєзабезпечення: | |
| 6.1. Доступ до води | ||
| 6.2. Доступ до продуктів харчування | ||
| 6.3. Наявність електропостачання | ||
| 6.4. Чи функціонує громадський транспорт в межах громади | ||
| 7 | Зв’язок, доступ до Інтернету | |
| 7.1. Чи є доступ до мобільного зв’язку: у адмінцентрі громади / у старостинських округах | ||
| 7.2. Чи є доступ до Інтернету: у адмінцентрі громади / у старостинських округах | ||
| 8 | Персонал: | |
| 8.1. Чи є персонал ОМС, який може бути долучений до надання адмінпослуг та роботи ЦНАП | ||
| 8.2. Чи спостерігається і наскільки швидка динаміка повернення персоналу ОМС, зокрема ЦНАП, у громаду | ||
| 9 | Офісна техніка: | |
| 9.1. Чи є потреба в офісній техніці для надання адмінпослуг та забезпечення роботи ЦНАП (відновлення принаймні до рівня на початок окупації/бойових дій): у адмінцентрі громади / у старостинських округах | ||
| 9.2. Наявність офісної техніки ОМС, яка може використовуватися у мобільному ЦНАП | ||
| 10 | Послуги: | |
| 10.1. Які адміністративні послуги доступні у громаді: — ті, що надаються ОМС; — ті, що надаються іншими державними органами чи їх терпідрозділами | ||
| 10.2. Населені пункти (окрім адмінцентру громади), де необхідно забезпечити доступ до адмінпослуг: — назва / чисельність мешканців / відстань до центру громади | ||
| 11 | Інші проблемні питання: | |
Інфраструктура ЦНАП
Більшість кроків, що передбачені у цьому розділі для основного офісу ЦНАП, за потреби і можливості, можуть/мають бути реалізовані і стосовно ВРМ/ТП.
2. Обстежити будівлю/приміщення ЦНАП фахівцями ДСНС на наявність/відсутність вибухових пристроїв.
3. Провести первинне візуальне обстеження будівлі/приміщення ЦНАП.
Оцінити можливості оперативного відновлення роботи в існуючих умовах та наявними ресурсами.
4. Зафіксувати факти, скласти відповідні переліки знищеного/викраденого/пошкодженого майна ЦНАП, подати заяву про вчинення кримінального злочину до правоохоронних органів.
5. Провести інвентаризацію майна ЦНАП.
Рішення про проведення інвентаризації варто приймати з урахуванням пунктів 7 і 8 наказу Мінфіну від 02.09.2014 № 879.
6. Визначити стан пошкоджень.
Залежно від стану будівлі/приміщення:
якщо приміщення/будівля ЦНАП вціліло/зазнало незначних пошкоджень, спланувати та виконати роботи з його відновлення, у т. ч. провести роботи з прибирання;
якщо приміщення/будівля зазнало серйозних пошкоджень або зруйноване, оцінити можливості та прийняти рішення про тимчасове оптимальне розміщення ЦНАП у інших наявних будівлях/ приміщеннях громади.
Залучити з інших джерел/виділити з місцевого бюджету необхідні кошти (в тому числі співфінансування) для виконання робіт з підготовки приміщення ЦНАП.
Примітка: Для пункту 2:
організувати роботу ЦНАП у найбільш відповідному для цих цілей приміщенні, пріоритетно — на першому поверсі (яке доступне): клуби, спортзали, бібліотеки, школи тощо;
можливо облаштовувати тимчасові модульні конструкції або залучити до використання мобільні ЦНАП (в т. ч. запозичити в інших громад);
орієнтуватися на економні та раціональні рішення, в т. ч. тимчасові.
7. Розробити умовний план зонування приміщення ЦНАП (якщо ЦНАП тимчасово розміщується в іншому приміщенні). За можливості — з дотриманням «відкритого простору» та безбар’єрного доступу.
8. Оцінити можливості залучення внутрішніх ресурсів громади для організації робочих місць у ЦНАП (в т. ч. числі тимчасове використання, за наявності, особистої техніки працівників ЦНАП та СНАП, залучених волонтерів).
9. Скласти перелік потреб у комп’ютерній техніці, канцтоварах, меблях тощо для можливого залучення зовнішньої допомоги.
Підготовка звернень до проєктів міжнародної технічної допомоги, підприємств, установ, організацій усіх форм власності, фізичних осіб — благодійників, волонтерських організацій.
10. Відпрацювати необхідні документи з отримання в тимчасове користування обладнання/меблів.
Узгодити можливість з громадою, яка готова надати таку підтримку, та відпрацювати необхідні документи з отримання в тимчасове користування обладнання/меблів для відновлення робити ЦНАП.
Покрокові алгоритми передачі та модельні документи: prosto.in.ua/ua/novyny/novyny/vid-gromadi-do-gromadi-institutsijna-pidtrimka-oms
З практики: залежно від ступеня руйнувань/ушкоджень інфраструктури ЦНАП:
значно швидшим, ніж придбання/отримання нової техніки/меблів (це обов’язково потрібно робити, проте цей варіант може потребувати більше часу), але тимчасовим рішенням, може бути такий варіант відновлення функціонування робочих місць ЦНАП деокупованої громади.
Застосовується за наявності партнерської громади з відносно безпечної території, яка погоджується надати таку підтримку.
11. Облаштувати приміщення ЦНАП/робочі місця насамперед наявними меблями/технікою (поступово доукомплектовувати після отримання допомоги із зовнішніх джерел).
12. Відновити роботу у ЦНАП інформаційної системи автоматизації роботи ЦНАП, за наявності — електронної системи керування чергою, за можливості — доступу до електронних публічних реєстрів.
13. Оцінити наявні можливості для сплати за адміністративні послуги в громаді (зокрема, відновлення роботи відділень Укрпошти, банківських установ), за можливості запровадити у ЦНАП інструменти для сплати за адміністративні послуги:
POS-термінали на робочих місцях працівників ЦНАП та/або платіжний термінал тощо.
У разі відсутності умов для оплати послуг застосовувати, за можливості, рішення щодо дистанційної оплати, допомагати споживачам послуг.
Взаємодіяти з надавачами супутніх послуг для організації (відновлення) їх роботи.
Готувати інформаційні матеріали про можливості і способи сплати за адмінпослуги в громаді, поширювати їх через доступні в громаді канали комунікації мешканцям.
Персонал ЦНАП
14. З’ясувати поточний статус наявного персоналу ОМС/ЦНАП, динаміки його повернення в громаду для відновлення повноцінної роботи.
Прийняти рішення про можливі подальші кроки для забезпечення ЦНАП та ВРМ/ТП персоналом.
Залежно від ситуації в адмінцентрі громади та ВРП/ТП можуть, зокрема, прийматися рішення про перерозподіл працівників ОМС зі старостинських округів до основного офісу ЦНАП, так і у зворотному напрямку.
Можливе використання частини персоналу, інфраструктури ЦНАП для гуманітарних функцій (облікові, координаційні, інформаційні, логістичні тощо).
15. У випадку фізичної відсутності керівника ЦНАП у громаді, за наявності інших працівників ЦНАП, покласти обов’язки керівника ЦНАП на іншу посадову особу.
Примітка: Особливо в таких випадках актуальним може бути залучення для консультування щодо налагодження процедур роботи ЦНАП керівників/представників інституційно сильних ЦНАП з інших громад.
16. За потреби залучити до роботи у ЦНАП вже наявних у громаді представників з інших виконавчих органів/структурних підрозділів ОМС.
17. За необхідності прийняти рішення про переведення відповідних працівників до штату ЦНАП за спрощеною у період дії воєнного стану чи повноцінною процедурою або ж покладання, якщо ЦНАП функціонує як постійно діючий робочий орган, на цих працівників повноважень адміністратора ЦНАП.
Примітка: За потреби може також застосовуватися механізм прийняти претендентів відповідної кваліфікації на наявні посади за строковими угодами з подальшим навчанням/стажуванням та залученням їх до надання послуг (пріоритетно — тимчасово до повернення посадових осіб у громаду та враховуючи динаміку/перспективу повернення).
За необхідності для ЦНАП як постійнодіючого робочого органу — оновити та затвердити посадовий склад ЦНАП.
Може бути реалізовано оперативно, достатньо розпорядження місцевого голови.
18. За потреби і можливості тимчасово залучити працівників ЦНАП інших громад через механізм стажування.
19. За потреби залучити до роботи у ЦНАП волонтерів, юристів для надання первинної консультативної допомоги та виконання інших функцій.
Рекомендовано з досвіду відновлення роботи ЦНАП у деокупованих громадах:
— уважно проводити відбір волонтерів, які виявили бажання допомагати ЦНАП;
— залучати волонтерів до виконання, насамперед, допоміжних функцій (консультування на рецепції, надання консультацій з правових питань, гуманітарні питання тощо), не надаючи доступу до реєстрів та баз персональних даних мешканців;
— волонтерів, які себе добре зарекомендували за результатами роботи та за умови відповідності їх освіти і досвіду роботи кваліфікаційним вимогам до відповідних посадових осіб, можливо зараховувати до штату ЦНАП на вакантні посади за процедурами, визначеними законодавством, зокрема і спрощеними на час воєнного стану.
20. За потреби — оновити/затвердити посадові інструкції
Наказ Нацдержслужби від 18.07.2022 № 58-22 (ср. ).
Примітка: може бути реалізовано оперативно (але після виконання критично важливих першочергових кроків з відновлення доступу до послуг), достатньо розпорядження місцевого голови.
Мета:
поступово відновити інституційні документи ЦНАП у разі їх втрати;
визначити повноваження залучених посадових осіб ОМС до ЦНАП у частині виконання завдань адміністратора;
забезпечити безперервність виконання функцій/повноважень, у тому числі взаємозамінність.
21. У разі знищення/викрадення/втрати виготовити печатки/штампи, кваліфіковані електронні підписи працівникам ЦНАП, необхідні для надання адміністративних послуг.
Персонал: обмін досвідом, навчання
22. За потреби та можливості ознайомитися з наявним досвідом відновлення роботи ЦНАП у деокупованих громадах, у т. ч. здійснити ознайомчий візит.
Примітка: Рекомендовано виконати цей крок на початку відновлення роботи ЦНАП.
23. Організувати/взяти участь у психологічних тренінгах.
За можливості — організувати роботу психолога(ів) безпосередньо в приміщенні ЦНАП.
Примітка: Рекомендовано виконати цей крок на початку відновлення роботи ЦНАП.
24. Організувати/взяти участь у «відновлювальних» тренінгах для персоналу в частині зміни законодавства по окремих групах послуг, нових послугах.
25. Організувати методичну та консультативну підтримку від галузевих фахівців (тероргани ЦОВВ, ОВА(ОДА), інші ЦНАП тощо).
Перелік послуг
26. Визначити адміністративні та інші публічні послуги, типи звернень за життєвими ситуаціями, вирішення яких є першочерговим для громадян та бізнесу після деокупації. Забезпечити фактичне надання цих послуг / розгляд звернень.
Організувати надання послуг, що запроваджені під час воєнного стану в Україні:
послуги для ВПО;
допомоги та компенсації;
облік пошкодженого/зруйнованого житла тощо.
Вживати заходи з відновлення повноцінного переліку адміністративних послуг, що надаються через ЦНАП.
Інформувати мешканців про послуги та питання, з якими можливо звертатися в ЦНАП.
Примітка: Особлива увага до специфічних потреб на таких територіях (відновлення документів, компенсаційні виплати, житлові питання та відновлення житла, матеріальна допомога, пошук близьких, пошук роботи, відновлення соціальних та пенсійних виплат тощо).
Можливість відновлення повноцінного переліку послуг ЦНАП та надання конкретних груп адміністративних послуг визначається також з урахуванням рішень держави щодо можливості доступу до публічних реєстрів на відповідних територіях, зокрема з урахуванням наказу Мінреінтеграції від 25.04.2022 № 75 (зі змінами).
Також можлива допомога від сусідніх громад у наданні послуг, які є екстериторіальними.
Важливо! Окремі публічні послуги та типи звернень за життєвими ситуаціями матимуть короткостроковий (тимчасовий) характер.
Рекомендовано інформувати мешканців громади про послуги та типи звернень, що доступні у ЦНАП, через наявні в громаді канали комунікації.
27. Визначити / розробити та затвердити (за можливості) інформаційні картки (ІК) адмінпослуг на послуги, що запроваджені під час воєнного стану та суб’єктами надання яких є місцева рада, її виконавчі органи та посадові особи.
28. Визначити / розробити та затвердити (за можливості) технологічні картки (ТК) адмінпослуг на послуги, що запроваджені під час воєнного стану та суб’єктами надання яких є місцева рада, її виконавчі органи та посадові особи.
29. Відновити/забезпечити доступи до реєстрів та інформаційних систем відповідним посадовим особам (з урахуванням рішень держави та можливих відповідних обмежень).
Примітка: А саме до:
Державного реєстру актів цивільного стану громадян;
Реєстру територіальної громади (dmsu.gov.ua або власне рішення);
Державного реєстру речових прав на нерухоме майно;
Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань;
Державного земельного кадастру;
Єдиного державного демографічного реєстру тощо;
ПК «ІІС Соціальна громада».
30. Відпрацювати питання та прийняти рішення (або залучення відділу ДРАЦС територіального підрозділу Мін’юсту) щодо організації надання послуг ДРАЦС (насамперед з реєстрації смерті, а також народження, шлюбу, при можливості — видачі повторних свідоцтв про ДРАЦС).
Графік роботи ЦНАП
31. Визначити графік роботи ЦНАП (з урахуванням наявного персоналу, особливостей періодів пікових навантажень, безпекових факторів).
Примітка: Висока ймовірність пікових навантажень на початку відновлення роботи ЦНАП, насамперед в першій половині дня.
Намагатися забезпечити повноцінні прийомні години (у ЦНАП та на ВРМ, ТП). За можливості, збільшувати кількість персоналу на прийомі у пікові навантаження. А також за можливості збільшити час прийому в ЦНАП та у вихідні дні.
Враховувати безпекові фактори. Вживати заходи щодо мінімізації великого скупчення людей у ЦНАП. У разі можливості практикувати попередній запис із застосуванням різних інструментів (телефон, фейсбук-сторінка тощо).
Додаткові кроки щодо ВРМ та ТП
32. Провести аналіз статусу надання послуг у старостинських округах до широкомасштабного вторгнення та на момент деокупації, кваліфікації персоналу (старости, інші наявні працівники).
Прийняти рішення про можливе делегування в старостинські округи повноважень з надання послуг.
За потреби та можливості — залучити старост до надання адміністративних послуг та/або виконання завдань адміністратора.
Примітка: Цей крок доцільно застосовувати, насамперед, у громадах, де в старостинських округах була відсутня або функціонувала в обмеженому вигляді система ВРМ/надання послуг.
Також варто враховувати, що після деокупації потрібен час на відновлення руху громадського транспорту, тому територіальна близькість послуг є дуже важливою.
Визначити повноваження з надання окремих груп адміністративних послуг, повноважень адміністратора для наявних посадових осіб (у т. ч. старост).
33. Відновити функціонування ВРМ, територіальних підрозділів / за потреби — прийняти рішення про утворення та розміщення нових ВРМ, територіальних підрозділів, організувати мобільне обслуговування.
За можливості та потреби делегувати для роботи у ВРМ, територіальних підрозділах працівників з основного офісу ЦНАП, залучити для консультування волонтерів тощо
Примітка: За можливості, відкривати тимчасові ВРМ, територіальні підрозділи навіть без ідеально облаштованих приміщень.
Там, де немає можливості утримувати стаціонарну інфраструктуру ЦНАП, ТП, ВРМ або де вона знищена — за можливості забезпечувати мобільне обслуговування. При створенні тимчасових ВРМ важливо враховувати наявність Інтернету.
34. Визначити адміністративні та інші публічні послуги, типи звернень за життєвими ситуаціями, вирішення яких є першочерговим для громадян та бізнесу після деокупації.
Забезпечити фактичне надання цих послуг / розгляд звернень у ВРМ, територіальному підрозділі, виїзним адміністратором.
Вживати заходи з відновлення/запровадження повноцінного переліку адміністративних послуг, що надаються у ВРМ, територіальному підрозділі, виїзним адміністратором.
Інформувати мешканців про послуги та питання, з якими можливо звертатися у ВРМ, територіальний підрозділ, до виїзного адміністратора.
Примітка: Під час відновлення/запровадження повноцінного переліку послуг у ВРМ, територіальному підрозділі рекомендовано звернути увагу на наступні групи послуг:
— послуги соціального характеру (призначення державних допомог, житлових субсидій тощо);
— послуги для ВПО;
— державна реєстрація актів цивільного стану;
— реєстрація/знаття з реєстрації місця проживання;
— «нотаріальні дії», що вчиняються посадовими особами ОМС у сільських населених пунктах;
— «місцеві послуги» (земельні, житлові тощо);
— інші послуги (у разі спроможності).
35. Визначити графік роботи ВРМ, територіальних підрозділів ЦНАП.
Може відрізнятися від графіка роботи ЦНАП. Враховувати можливість роботи одного адміністратора на кількох ВРМ за графіком.
Додаткові кроки у випадку взяття в оренду мобільного ЦНАП
36. Визначити відповідального(их) за організацію та контроль функціонування мобільного ЦНАП.
37. Узгодити з громадою-орендодавцем, відпрацювати необхідні документи з передачі-отримання в оренду мобільного ЦНАП.
Як антикризове рішення може ефективно функціонувати за умови забезпечення його кваліфікованим персоналом.
38. За потреби (у т. ч. з допомогою зовнішніх ресурсів) облаштувати робочі місця в мобільному ЦНАП комп’ютерною технікою.
У випадках, коли може передаватися спеціально обладнаний автомобіль (мобільний ЦНАП), але комп’ютерна техніка в ньому відсутня.
39. Визначити перелік послуг для надання через мобільний ЦНАП.
40. Розробити та затвердити графік та маршрути виїздів мобільного ЦНАП у населені пункти громади.
Взяти до уваги оцінку та підтвердження безпекової ситуації від компетентних органів.
41. Визначити перелік посадових осіб ЦНАП, які будуть надавати послуги та здійснювати консультування у мобільному ЦНАП.
42. За потреби організувати методичне супроводження роботи мобільного ЦНАП працівниками ЦНАП громади-орендодавця автомобіля.
43. Забезпечити мобільний ЦНАП мобільним/супутниковим інтернет-зв’язком.
44. Закріпити водія(ів) за мобільним ЦНАП.
45. Визначити місце зберігання та вжити заходи з унеможливлення викрадення чи пошкодження автомобіля в нічний та неробочий час, забезпечити пальним.
Комунікація (інформування)
46. Створити та використовувати місцеві розсилки, чати тощо для активної комунікації з громадою.
47. Вчасно актуалізувати інформацію на вебресурсах громади.
48. Створити та підтримувати роботу кол-центру / телефонної довідки / «гарячої лінії».
49. Використовувати дошки оголошень для важливих та актуальних повідомлень у приміщенні ЦНАП, біля ЦНАП / адміністративної будівлі / ВРМ та ТП.
50. За можливості, розробляти та забезпечувати громадян інформаційними матеріалами, з найбільш запитуваних питань.
Примітка до цих пунктів: чітко доносити інформацію мешканцям, уточнювати її, щоб уникати «непродуктивних» пересувань громадян, неефективного індивідуального консультаційного навантаження на ЦНАП.
За матеріалами проєкту PROSTO «Підтримка доступності послуг в Україні», що фінансується Урядом Швеції.
