Інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованості
В акті ревізії бюджетної установи перевіряючі зазначили «відсутність проведення інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованості». З якою метою проводиться така інвентаризація? Яка періодичність і порядок її проведення?
Проведення інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованості має на меті здійснення контролю за строками виникнення заборгованості, її станом, перебігом строку позовної давності, а також визначення заборгованості, строк позовної давності якої сплив. Прострочена заборгованість підлягає списанню з рахунків бухгалтерського обліку з дотриманням певних правил. Якщо не контролювати стан заборгованості і не вживати відповідних заходів, бюджетній установі не уникнути зауважень як з боку вищого органу, так і з боку контролюючого органу.
Про все це по порядку.
Спочатку зупинимося на строках позовної давності.
Ст. 257 Цивільного кодексу України
(далі — ЦКУ) установлює загальний строк позовної давності тривалістю у три роки. За погодженням сторін цей строк може бути збільшено, але скоротити його не можна (ст. 259 ЦКУ). В окремих випадках законом може встановлюватися спеціальна позовна давність — скорочена чи більш тривала порівняно із загальним строком позовної давності. Окремі випадки встановлення спеціальної позовної давності викладено в ст. 258 ЦКУ.Особливу увагу слід звернути на позовну давність щодо заробітної плати, не отриманої працівником.
У
листі від 23.12.2005 р. № 07-04/2393-11338 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2005, № 23, с. 17) Державне казначейство України зазначило, що суми депонованої заробітної плати після завершення трьох років підлягають перерахуванню до бюджету. Водночас питання, пов’язані з виплатою заробітної плати, на наш погляд, належать до трудового законодавства, і строк позовної давності, установлений ЦКУ, тут застосовуватися не повинен.У законодавстві про працю термін «позовна давність» щодо заробітної плати не визначено. Більше того, відповідно до
статей 225 і 233 КЗпП працівник має право звернутися до комісії з трудових спорів, а також до суду з позовом про стягнення належної йому заробітної плати без обмеження будь-яким строком, тобто до заробітної плати не застосовується строк позовної давності. Тому, на нашу думку, працівник у будь-який час, без обмеження будь-яким строком може звернутися з вимогою про виплату йому раніше нарахованої, але не отриманої заробітної плати (у тому числі і депонованої).Хто ж має контролювати строки виникнення та перебігу дебіторської та кредиторської заборгованості в установі?
Згідно з
п. 1.10 Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу бюджетних установ, затвердженої наказом Головного управління Державного казначейства України від 30.10.98 р. № 90 (далі — Інструкція № 90), відповідальність за організацію інвентаризації (у тому числі інвентаризації розрахунків), її правильне та своєчасне проведення несе керівник установи. Практично ж строки виникнення дебіторської та кредиторської заборгованості контролюють працівники бухгалтерії (головний бухгалтер, його заступник, працівник, який веде облік розрахунків).Щодо періодичності проведення інвентаризації розрахунків слід зазначити таке.
Відповідно до
п.п. 1.5.15 Інструкції № 90 установи зобов’язані проводити інвентаризацію розрахунків з дебіторами та кредиторами не менше двох разів на рік, а інвентаризацію розрахунків у порядку планових платежів і з депонентами — не менше одного разу на місяць. Водночас у п. 1 Порядку списання кредиторської заборгованості бюджетних установ, строк позовної давності якої минув, затвердженого наказом Державного казначейства України від 08.05.2001 р. № 73 (далі — Порядок № 73), зазначено, що списання кредиторської заборгованості зі строком позовної давності, що сплив, здійснюється щокварталу.Отже,
інвентаризація розрахунків проводиться в такі строки:— дебіторської заборгованості — не менше двох разів на рік;
— кредиторської заборгованості — щокварталу;
— планових платежів і депонентської заборгованості — не менше одного разу на місяць.
Для проведення інвентаризації наказом керівника установи створюється
інвентаризаційна комісія. До складу комісії обов’язково має входити головний бухгалтер (його заступник) і працівник бухгалтерії, що відповідає за ведення обліку розрахунків (п. 1.1 Порядку № 73).Інвентаризація розрахунків проводиться шляхом звіряння документів і записів у регістрах обліку, а також шляхом проведення перевірки на предмет підтвердження сум, відображених на відповідних рахунках. При цьому інвентаризаційна комісія має встановити строки виникнення заборгованості за рахунками і реальність такої заборгованості, а якщо строки позовної давності сплили — і винних осіб.
Оскільки на рахунках розрахунків із дебіторами та кредиторами мають залишатися тільки узгоджені суми (
п. 11.2 Інструкції № 90), то всім дебіторам необхідно передати дані про заборгованість. Дебітори зобов’язані протягом 10 днів підтвердити суми заборгованості чи пред’явити свої заперечення. Документом, що підтверджує наявність узгодженої заборгованості, є акт звіряння. Якщо до кінця звітного періоду бюджетній установі не вдалося усунути розбіжності, що виникли (за їх наявності), то розрахунки з дебіторами та кредиторами показуються в балансі в тих сумах, які випливають з бухгалтерських записів і які визнано бюджетною установою правильними.Для відображення результатів інвентаризації складається
акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами за формою, наведеною в додатку 9 до Інструкції № 90. В акті зазначаються найменування проінвентаризованих субрахунків і суми виявленої неузгодженої дебіторської та кредиторської заборгованості, безнадійних боргів, а також суми кредиторської та дебіторської заборгованостей, за якими закінчився строк позовної давності.До акта інвентаризації розрахунків слід додати довідку
за формою, наведеною в додатку № 10 до Інструкції № 90. У ній указуються найменування і адреси дебіторів і кредиторів, сума заборгованості, за що вона виникла, з якого часу і на підставі яких документів. Довідка складається в розрізі синтетичних рахунків бухгалтерського обліку. Крім того, відповідно до п. 11.5 Інструкції № 90 у довідці повинні бути вказані особи, винні в пропуску строків позовної давності за сумами дебіторської заборгованості.Після підписання акт і довідку здають до бухгалтерії.
Після оформлення результатів проведення інвентаризації розрахунків приймається рішення про списання заборгованості, строк позовної давності якої закінчився.
Списання бюджетною установою заборгованості зі строком позовної давності, що сплив
Які правила списання дебіторської та кредиторської заборгованості зі строком позовної давності, що сплив? Хто ухвалює рішення про списання кредиторської заборгованості в частині загального і спеціального фонду бюджетної установи?
Непогашена
дебіторська заборгованість, строк позовної давності якої закінчився, на підставі п. 11.5 Інструкції № 90 списується за рішенням керівника установи на результат виконання кошторису доходів і видатків за минулий рік. Для списання такої заборгованості дозвіл вищої організації не потрібний. Підставою для списання служить акт інвентаризації розрахунків і наказ керівника.При цьому слід мати на увазі, що списання боргу унаслідок неплатоспроможності боржника не є підставою для відміни заборгованості. Заборгованість необхідно відобразити на забалансовому рахунку 07 «Списані активи і зобов’язання» і враховувати не менше п’ять років з моменту списання (
п. 11.5 Інструкції № 90). Робиться це для того, щоб у разі зміни майнового стану боржника можна було все-таки стягнути заборгованість.Списання дебіторської заборгованості проводиться на підставі результатів інвентаризації розрахунків, тобто не
рідше двох разів на рік. Про списання дебіторської заборгованості слід повідомити вищу організацію.Щодо списання
непогашеної кредиторської заборгованості зауважимо таке.Пунктом 11.3 Інструкції № 90
визначено, що суми кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої закінчився, підлягають списанню в бухгалтерському обліку відповідно до порядку, визначеного Державним казначейством України. Такий порядок затверджено наказом Державного казначейства України від 08.05.2001 р. № 73 (далі — Порядок № 73).Списання кредиторської заборгованості зі строком позовної давності, що сплив, відповідно до
Порядку № 73 здійснюється щокварталу.Списання непогашеної кредиторської заборгованості
за загальним і спеціальним фондом (крім власних надходжень) проводиться за рішенням вищої організації на підставі акта інвентаризаційної комісії, затвердженого керівником бюджетної установи. Для установ, що мають подвійне підпорядкування, таке рішення ухвалюється вищим органом, який затверджує кошторис доходів і видатків (п. 1.3 Порядку № 73). У разі прийняття рішення про списання кредиторської заборгованості вищий орган видає наказ про списання з обліку підвідомчої бюджетної установи такої заборгованості.Центральні органи виконавчої влади, інші головні розпорядники бюджетних коштів кредиторську заборгованість за загальним та спеціальним фондом списують на підставі наказу головного розпорядника бюджетних коштів.
Списання кредиторської заборгованості
за власними надходженнями проводиться на підставі наказу керівника бюджетної установи. Дозвіл вищої установи для цього не потрібний. Однак інформацію про списання з обліку кредиторської заборгованості за власними надходженнями необхідно довести до відома вищої установи.Розглянемо на прикладі відображення в бухгалтерському обліку списання дебіторської та кредиторської заборгованості зі строком позовної давності, що сплив.
Приклад.
На балансі бюджетної установи значиться заборгованість з строком позовної давності, що сплив, у тому числі:— дебіторська заборгованість за загальним фондом за КЕКВ 1131 — 220 грн. (за витратні матеріали до комп’ютерної техніки);
— дебіторська заборгованість за спеціальним фондом за КЕКВ 1135 — 70 грн. (за паливно-мастильні матеріали);
— кредиторська заборгованість за загальним фондом за КЕКВ 1137 — 90 грн. (за технічне обслуговування системи пожежогасіння);
— кредиторська заборгованість за спеціальним фондом за КЕКВ 1138 — 115 грн. (за послуги зв’язку).
Заборгованість підтверджується актом інвентаризації розрахунків і довідкою. На списання кредиторської заборгованості за загальним фондом отримано дозвіл вищої організації.
| № | Зміст операції | Дебет | Кредит | Сума, | КЕКВ |
| 1 | Списано суми дебіторської заборгованості , строк позовної давності якої сплив: | ||||
| за загальним фондом бюджету | 431 | 364 | 220 | 1131 | |
| одночасно суму заборгованості відображено | 07 | — | |||
| за спеціальним фондом бюджету | 432 | 364 | 70 | 1135 | |
| одночасно суму заборгованості відображено | 07 | — | |||
| 2 | Списано суми кредиторської заборгованості , строк позовної давності якої сплив: | ||||
| за загальним фондом бюджету | 675 | 431 | 90 | 1137 | |
| за спеціальним фондом бюджету | 675 | 432 | 115 | 1138 | |
Відповіді підготувала Олена ПАВЛЕНКО,
економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
