Персоніфікована звітність за 2006 рік
Звітність із персоніфікації, як правило, є останньою з тих, що подаються підприємствами за підсумками року. Звичайно ж, хочеться здати її швидше. Але при цьому важливо заповнити звітні форми правильно, оскільки дані персоніфікованої звітності є підтвердженням участі застрахованої особи в системі загально-обов’язкового державного пенсійного страхування. Що потрібно знати бухгалтеру, щоб підготувати та здати відомості щодо персоніфікації з легкістю, розкажемо в цій статті.
Катерина СКРИПКІНА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Документи статті
Закон № 1058
— Закон України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 р. № 1058-IV.Порядок № 7-6
— Порядок формування і подання органам Пенсійного фонду України відомостей про застраховану особу, які використовуються в системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування, затверджений постановою правління Пенсійного фонду України від 10.06.2004 р. № 7-6.Інструкція № 16-6
— Інструкція про порядок обчислення і сплати підприємствами, установами, організаціями та громадянами збору на обов’язкове державне пенсійне страхування, інших платежів, а також обліку їх надходження до Пенсійного фонду України, затверджена постановою правління Пенсійного фонду України від 19.10.2001 р. № 16-6.Інструкція № 21-1
— Інструкція про порядок обчислення і сплати страхувальниками та застрахованими особами внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування до Пенсійного фонду України, затверджена постановою правління Пенсійного фонду України від 19.12.2003 р. № 21-1.Законом № 1058
уведено поняття загальнообов’язкового державного пенсійного страхування, одним із принципів якого є диференціація розмірів пенсій залежно від тривалості страхового стажу та розміру заробітної плати (доходу). Так, відповідно до ст. 27 Закону № 1058 розмір пенсії визначається, виходячи із заробітної плати (доходу) застрахованої особи та страхового стажу працівника, у якого зараховуються тільки періоди роботи, за які сплачено страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок.Дані, що підтверджують
участь застрахованої особи в системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування та необхідні для розрахунку пенсії, зокрема, про заробітну плату застрахованої особи, її страховий стаж та суму сплачених на її користь страхових внесків містяться в системі персоніфікованого обліку в органах Пенсійного фонду.Під персоніфікованим обліком у системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування розуміється організація та ведення обліку відомостей про застрахованих осіб, які використовуються в системі загальнообов’язкового державного пенсійного страхування.
Особи, які подають персоніфіковану звітність
Подання відомостей про застрахованих осіб у вигляді персоніфікованої звітності є обов’язком всіх страхувальників, якими вважаються роботодавці та інші особи, які сплачують відповідно до
Закону № 1058 страхові внески на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування. Перелік страхувальників установлено ст. 14 Закону № 1058. До них належать:— підприємства, установи та організації, незалежно від форми власності, виду діяльності та господарювання, об’єднання громадян, профспілки, політичні партії, фізичні особи — суб’єкти підприємницької діяльності та інші особи (включаючи юридичних та фізичних осіб — суб’єктів підприємницької діяльності, які вибрали особливий спосіб оподаткування), які використовують працю фізичних осіб на умовах трудового договору або на інших умовах, передбачених чинним законодавством, або за договорами цивільно-правового характеру;
— колективні та орендні підприємства, сільськогосподарські кооперативи та фермерські господарства, у тому числі ті, які вибрали особливий спосіб оподаткування;
— дипломатичні представництва, консульські установи України, філії, представництва, інші відокремлені підрозділи підприємств та організацій (у тому числі міжнародних), які мають відокремлений баланс та самостійно здійснюють розрахунки із застрахованими особами;
— фізичні особи — суб’єкти підприємницької діяльності, у тому числі ті, які вибрали особливий спосіб оподаткування, і члени сімей зазначених фізичних осіб, які беруть участь у здійсненні ними підприємницької діяльності;
— особи, які забезпечують себе роботою самостійно — займаються адвокатською, нотаріальною, творчою та іншою діяльністю, пов’язаною з отриманням доходу від цієї діяльності.
Слід зазначити, що персоніфіковану звітність зобов’язані подавати всі підприємства, зареєстровані в органах Пенсійного фонду, незалежно від того, чи здійснювали вони господарську діяльність та чи використовували працю найманих працівників у звітному періоді. Отже, персоніфікацію за підсумками 2006 року зобов’язані подавати навіть ті підприємства, які протягом минулого року не мали найманих працівників і не укладали цивільно-правові договори.
На практиці, як правило, працівники Пенсійного фонду замість комплекту персоніфікованої звітності, заповненого з прокресленнями, пропонують таким підприємствам скласти довідку про відсутність діяльності та найманих працівників у звітному періоді.
Правила формування та подання персоніфікованої звітності до територіальних органів Пенсійного фонду регулюються
Порядком № 7-6, який набув чинності у 2004 році.У цій статті ми зупинимося на особливостях формування персоніфікованої звітності страхувальниками, які є юридичними особами.
Строки подання та базовий комплект документів персоніфікованої звітності
Строки та порядок подання персоніфікованої звітності, а також перелік документів, які входять до базового комплекту звітності, установлено
Порядком № 7-6.Відповідно до
п. 1.3 Порядку № 7-6 підприємство-страхувальник один раз на рік до 1 квітня поточного року згідно із затвердженим графіком подає до територіального органу Пенсійного фонду за місцем реєстрації комплект документів первинної звітності до системи персоніфікованого обліку відомостей (далі — СПОВ) про застрахованих осіб за попередній рік. Якщо страхувальника було зареєстровано в новому територіальному органі Пенсійного фонду у зв’язку зі зміною адреси, звіт за попередній рік має містити відомості за період з моменту зняття з обліку в попередньому територіальному органі ПФУ.Графік подання персоніфікованої звітності (у межах граничного строку) установлює територіальний орган Пенсійного фонду за місцем реєстрації страхувальника. Як правило, у першу чергу звітують платники, які мають невелику чисельність найманих працівників.
Перелік форм документів персоніфікованої звітності та форми бланків цих документів затверджено
Порядком № 7-6 , але через недостатню підготовку матеріально-технічної бази для приймання персоніфікованої звітності територіальні органи Пенсійного фонду приймають звітні форми переважно на старих бланках, затверджених Інструкцією № 16-6. При складанні персоніфікації використовується тільки один з нових бланків — Анкета застрахованої особи (додаток 10 до Порядку № 7-6).Отже, комплект персоніфікованої звітності, який необхідно подати за підсумками 2006 року, складається з таких документів:
1) Ярлик-розписка;
2) Список осіб, які працюють або працювали в роботодавця у звітному році — СП (
додаток 15 до Інструкції № 16-6);3) Список підстав, що дають право на застосування пільг робітникам підприємства при визначенні пенсії — СПП (
додаток 14 до Інструкції № 16-6);4) Анкета застрахованої особи — АНКЕТА (
додаток 10 до Порядку № 7-6);5) Індивідуальні відомості про застраховану особу — ІНДАНІ (
додаток 13 до Інструкції № 16-6).Зверніть увагу, ярлик додається до кожного виду документів.
Загальні правила заповнення персоніфікованої звітності
Відповідно до
п.п. 6 п. 1.3 Порядку № 7-6 страхувальники мають подавати відомості до системи персоніфікованого обліку в електронному вигляді, якщо кількість працюючих на підприємстві понад 5 чоловік. Підприємства, на яких працює менше 5 чоловік, можуть подавати персоніфіковану звітність тільки в паперовому вигляді.Для подання персоніфікованої звітності в електронному вигляді всім страхувальникам у територіальному органі ПФУ за місцем реєстрації безплатно надається остання версія спеціального комплексу програм «Автоматизоване робоче місце роботодавця для підготовки звітів за системою персоніфікованого обліку відомостей про доходи, трудовий стаж та розмір внесків» («АРМ-Р»). При поданні персоніфікації в електронному вигляді одночасно подається роздрукований примірник.
При цьому всі форми персоніфікованої звітності заповнюються українською мовою. Кожний документ комплекту звітності, за винятком ярлика, підписується керівником та скріплюється печаткою підприємства.
Ярлик підписує особа, відповідальна за подання персоніфікованої звітності. При цьому ярлик формується на кожну пачку первинної звітності у СПОВ. У пачку комплектуються однотипні документи, а саме: ІНДАНІ — не більше 25 аркушів у пачці, СП, СПП — не більше 4 аркушів у пачці.
Відповідальний за приймання звітності з персоніфікації працівник Пенсійного фонду проставляє на ярлику всі необхідні реквізити та завіряє його печаткою одержувача — територіального органу Пенсійного фонду. Відривна частина ярлика з позначкою одержувача передається страхувальнику.
Форма СП «Список осіб, які працюють або працювали в роботодавця у звітному році».
Цей документ призначено для реєстрації застрахованих осіб у СПОВ. Тому СП здається на всіх працівників, тільки якщо підприємство за підсумками 2006 року вперше звітує в органі ПФУ.Якщо персоніфікація подається вже не вперше, то до форми СП включаються тільки відомості про новоприйнятих у 2006 році працівників, а також про тих, у яких протягом звітного року змінилися прізвище, ім’я, по батькові або ідентифікаційний номер.
Відомості про осіб, раніше подані до територіального органу Пенсійного фонду, повторно подавати не потрібно.
Форма СПП «Список підстав, що дають право на застосування пільг робітникам підприємства при визначенні пенсії»
. Форму призначено для щорічного підтвердження страхувальником наявності у нього робочих місць, умови праці на яких відповідно до законодавства дають право на спеціальний стаж при розрахунку пенсії застрахованим особам.Зверніть увагу, що зазначену форму зобов’язані подавати тільки підприємства, на яких працюють застраховані особи, які мають право на пільгову пенсію. Правила заповнення форми СПП зазначено в
п. 10.2 Порядку № 7-6.Форма АНКЕТА «Анкета застрахованої особи».
Цей документ, на відміну від решти форм персоніфікованої звітності, заповнюється безпосередньо працівником, страхувальник тільки передає його до територіального органу Пенсійного фонду за місцем реєстрації підприємства.Формування та подання анкети є обов’язковим тільки в таких випадках:
— при прийманні на роботу фізичних осіб, які не пред’явили роботодавцю свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування;
— за необхідності коригування або скасування відомостей раніше переданих до органу ПФУ анкет;
— за необхідності обміну або отримання дубліката страхового свідоцтва про загальнообов’язкове державне соціальне страхування.
Далі зупинимося на особливостях заповнення форми «
ІНДАНІ».
Заповнення форми «ІНДАНІ»
Форма ІНДАНІ є головним документом персоніфікованої звітності, оскільки саме вона містить дані про заробітну плату та страховий стаж усіх застрахованих осіб, які працювали на підприємстві протягом 2006 року за основним місцем роботи, за сумісництвом, за цивільно-правовими договорами.
Зверніть увагу, що з 2005 року форма ІНДАНІ заповнюється і на осіб, яким виплачується допомога по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.
Річна форма звітності подається з кодом періоду — 0. Звітний рік визначається за нарахуванням заробітної плати. При цьому рік виплати заробітної плати збігається зі звітним роком незалежно від того, що на практиці періоди нарахування та виплати заробітної плати, як правило, не збігаються.
Наступним реквізитом форми ІНДАНІ, від якого залежить подальше її заповнення, є код типу страхового збору. Наведемо основні
коди ставок, які використовуються більшістю підприємств-страхувальників:—
1 — для найманих працівників, які одержують виплати за трудовими договорами, а також для фізичних осіб, які одержують винагороду за договорами цивільно-правового характеру;—
2 — для працюючих інвалідів;—
17 — для осіб, які відповідно до законодавства одержують допомогу по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.У графі «Усього» форми ІНДАНІ зазначається база для нарахування та утримання внесків до Пенсійного фонду згідно зі
ст. 19 Закону № 1058, а саме: суми фактичних витрат на оплату праці, які включають витрати на виплату основної і додаткової заробітної плати та інших заохочувальних і компенсаційних виплат, у тому числі в натуральній формі, виплату винагород фізичним особам за виконання робіт (послуг) за договорами цивільно-правового характеру, які підлягають обкладенню податком з доходів фізичних осіб, а також суми оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності та допомога по тимчасовій непрацездатності.При визначенні виплат, що підлягають відображенню в зазначеній графі, слід керуватися
Інструкцією № 5 , яка є єдиним документом, розробленим відповідно до Закону України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР. Виплати, що не відносяться до фонду оплати праці (п. 3 Інструкції № 5), у формі ІНДАНІ не відображаються, за винятком сум оплати періоду тимчасової непрацездатності.Зверніть увагу, що допомога по вагітності та пологах не включається до бази для нарахування та утримання пенсійних внесків, відпустка по вагітності та пологах не включається до страхового стажу працівниці, тому ця виплата в графі «Усього» не відображається.
Щодо
матеріальної допомоги, то в графі «Усього» форми ІНДАНІ відображаються тільки суми матеріальної допомоги, які входять до фонду оплати праці та обкладаються пенсійними внесками, зокрема матеріальна допомога, що має систематичний характер, надана всім або більшості працівників (на оздоровлення, у зв’язку з екологічним станом). Матеріальна допомога разового характеру, яка надається окремим працівникам за сімейними обставинами, на оплату лікування, оздоровлення дітей, поховання, у розрахунку пенсії не бере участі.При заповненні графи «Усього» слід мати на увазі, що суми заробітної плати (доходу) ураховуються в місяці, за який їх нараховано (
п. 8.3 Порядку № 7-6).Докладніше зупинимося на відображенні
сум перехідних відпускних та лікарняних.При заповненні форми ІНДАНІ зазначені виплати мають включатися
до доходу того місяця, за який їх нараховано. У персоніфікованій звітності за 2006 рік відображатимуться відпускні, що припадають на дні грудня 2006 року, які було нараховано в тому ж місяці.Щодо перехідних відпускних, то у разі їх нарахування відповідно до
п.п. 1.6.1 Інструкції № 5, тобто коли суми нарахувань за час відпусток, на відміну від їх фактичної виплати, розподіляються пропорційно часу, який припадає на дні відпустки у відповідному місяці (як ми неодноразово рекомендували в наших публікаціях), проблем з їх відображенням в ІНДАНІ бути не повинно.Якщо вся сума перехідних відпускних нараховувалася в місяці їх виплати (тобто наперед), то при заповненні форми ІНДАНІ їх необхідно відобразити у складі доходу того місяця, за який їх нараховано. Отже, суму січневих відпускних, нарахованих у грудні 2006 року, потрібно буде відобразити вже в персоніфікації за 2007 рік.
Суми оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності та допомоги по тимчасовій непрацездатності, нараховані у січні 2007 року за грудень 2006 року, має бути відображено у формі ІНДАНІ у складі доходу грудня. При цьому слід ураховувати, що грудневі лікарняні, нараховані у січні 2007 року, обкладалися пенсійними внесками за новими ставками, які діють з 1 січня 2007 року, оскільки згідно з
п.п. 5.1.1 Інструкції № 21-1 страхові внески обчислюються за ставкою, яка діяла на момент нарахування виплат. Аналогічні роз’яснення надавав Пенсійний фонд у своїх листах від 03.02.2006 № 1281/03-30 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2006, № 23), від 03.03.2006 р. № 2584/03-20 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2006, № 35-36). Так, нарахування провадилися за ставкою 33,2 %, а утримання — за ставкою 0,5 % з частини суми, що не перевищує прожиткового мінімуму на працездатну особу (у січні 2007 року — 525 грн.), та 2 % — із суми перевищення.У графі «Ураховується для пенсії» відображаються ті самі суми, що і в графі «Усього», але з урахуванням максимальної величини доходу, з якого справляються пенсійні внески. Нагадаємо, що у 2006 році граничний розмір доходу складав у:
— січні — березні — 4830 грн.;
— квітні — вересні — 4960 грн.;
— жовтні — грудні — 5050 грн.
У графі «Сума лікарняних» слід відображати окремо суми оплати періоду тимчасової непрацездатності, які входять до складу сум, зазначених у графах «Усього» та «Ураховується для пенсії».
Таблиця «У тому числі, відомості про підстави для обліку спеціального стажу» форми ІНДАНІ заповнюється тільки якщо застрахована особа має право на пільгову пенсію відповідно до законодавства України.
Певні особливості має заповнення форми ІНДАНІ на працівників, які перебувають у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. Так, при заповненні графи «Усього» та «Ураховується для пенсії» форми ІНДАНІ на таких працівників зазначається мінімальна заробітна плата (січень — червень 2006 року — 350 грн., липень — листопад 2006 року — 375 грн., грудень 2006 року — 400 грн.).
У графі «Сума внеску з нарахованого заробітку» проставляється 20 % мінімального страхового внеску. У 2006 році суми внесків з допомоги по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку складали у:
— січні — червні — 22,26 грн. (350 грн. х 20 % х 31,8 %);
— липні — листопаді — 23,85 грн. (375 грн. х 20 % х 31,8 %);
— грудні — 25,44 грн. (400 грн. х 20 % х 31,8 %).
Графа «Усього повних днів для стажу» заповнюється тільки за ті місяці, коли надавалася допомога по догляду за дитиною до трьох років. Графа «Сума страхового збору за звітний період, нарахованого роботодавцем на зарплату застрахованої особи» в цьому випадку не заповнюється.
Слід зазначити, що, як правило, на одну застраховану особу заповнюється одна форма ІНДАНІ. Проте бувають випадки, коли виникає необхідність заповнити дві форми ІНДАНІ на одного працівника.
Зокрема, дві форми ІНДАНІ заповнюються, якщо протягом року змінювався код типу ставки страхового внеску. Наприклад, якщо працівник протягом року отримав інвалідність, на нього слід подавати два окремі звіти: перший — з кодом типу ставки страхового внеску «1» (уносяться відомості про заробітну плату, нараховану до отримання працівником інвалідності); другий — з кодом типу ставки страхового внеску «2» (відображаються відомості про заробітну плату, нараховану після отримання працівником інвалідності).
Два звіти за формою ІНДАНІ подаються також на осіб, яким протягом року починала провадитися виплата допомоги по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку або ж така виплата припинялася. До цієї ж категорії осіб належать працівники, які у звітному році, перебуваючи у відпустці по догляду за дитиною, працювали на умовах неповного робочого часу. При цьому в першому звіті (з кодом типу ставки страхового внеску «1») відображаються відомості про заробітну плату, нараховану такому працівнику протягом року. Другий звіт за формою ІНДАНІ (з кодом типу ставки страхового внеску «17») заповнюється за правилами, зазначеними вище.
Зверніть увагу: якщо працівник протягом року на одному підприємстві одержував заробітну плату за основним місцем роботи та за сумісництвом, на нього заповнюється одна форма ІНДАНІ.
Далі з’ясуємо, чи загрожують підприємству штрафи за неподання персоніфікації.
Відповідальність за неподання персоніфікованої звітності
Відповідно до
п. 5 ч. 9 ст. 106 Закону № 1058 і п. 1.5 Порядку № 7-6 за неподання, несвоєчасне подання, подання не за встановленою формою або подання недостовірних відомостей, які використовуються в системі персоніфікованого обліку, на страхувальника накладається штраф у розмірі 10 % від суми страхових внесків, що сплачені або підлягають сплаті за відповідний звітний період, за кожний повний або неповний місяць затримки подання відомостей, але не менше10 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (170 грн.).
Якщо зазначене порушення повториться протягом року, то до страхувальника буде застосовано штраф у розмірі вже 20 % від суми страхових внесків, які сплачені або підлягають сплаті за відповідний звітний період, за кожний повний або неповний місяць затримки подання відомостей, але не менше 20 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (340 грн.).
Крім того, посадових осіб страхувальника-порушника може бути притягнуто до адміністративної відповідальності на підставі
п. 5 ч. 16 ст. 106 Закону № 1058, згідно з яким на винних осіб накладається штраф у розмірі від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 136 грн. до 255 грн.).При складанні персоніфікованої звітності відповідальні за це особи мають бути дуже уважні, оскільки від правильності поданих до Пенсійного фонду відомостей про застрахованих осіб залежатиме розмір їх пенсії. Крім того, правильно заповнена та своєчасно надана персоніфікація дозволить уникнути штрафів.
На закінчення побажаємо успіхів бухгалтерам, на яких покладено почесний обов’язок подати персоніфіковану звітність до територіальних органів Пенсійного фонду!
