Конвенція про легалізацію документів:
перше знайомство
У цьому матеріалі, що продовжує вже почату нами раніше тему актуальних міжнародних договорів (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2006, № 77, с. 43, № 97, с. 53), ми зупинимося на аналізі тільки однієї, але дуже важливої для підприємств, що працюють з нерезидентами, конвенції — Конвенції, що скасовує легалізацію іноземних документів.
Андрій БРИЛЬОВ, юрист
До яких документів застосовується процедура легалізації
До
Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, прийнятої 05.10.61 р. у Гаазі (далі — Конвенція), Україна приєдналася шляхом прийняття відповідного Закону України від 10.01.2002 р. № 2933-III. На території нашої держави міжнародний договір, що розглядається, набрав чинності з 22.12.2003 р.Спершу нагадаємо непосвяченому читачу про те,
що ж таке легалізація документів. Спрощено кажучи, під цим терміном розуміється певна процедура надання документу, виданому тим або іншим органом іноземної держави, юридичної сили в іншій країні.Так, відповідно до ст. 13
Закону України «Про міжнародне приватне право» від 23.06.2005 р. № 2709-IV документи, видані уповноваженими органами іноземних держав у встановленій формі, визнаються дійсними в Україні у разі їх легалізації, якщо інше не передбачено законом або міжнародним договором України. Як приклад таких винятків можна навести Конвенцію, Угоду про порядок вирішення спорів, пов’язаних із здійсненням господарської діяльності, укладену країнами СНД 20.03.92 р. і ратифіковану Україною 19.12.92 р. (далі — Угода), а також деякі міжнародні договори України, що стосуються правової допомоги і правових відносин у цивільних, кримінальних та сімейних справах (про ці міжнародні договори ми поговоримо у наступному матеріалі). Слід зазначити, що під дію Конвенції підпадають як документи, видані в іноземній державі, що потребують легалізації на території України, так і документи, складені в Україні, що потребують надання їм юридичної сили за кордоном.Аналіз господарської практики дозволяє назвати найбільш поширені види іноземних документів, які підлягають легалізації на території України:
1.
Документи, що підтверджують державну реєстрацію підприємства-нерезидента в країні свого місцезнаходження (виписка з торгового, банківського або іншого аналогічного реєстру). Легалізація таких документів потрібна у ряді випадків: наприклад, при державній реєстрації на території України юридичної особи, яка матиме у своєму складі засновника-нерезидента, при реєстрації в податкових органах постійного представництва нерезидента, а також у разі участі нерезидента на території України в договорах про спільну діяльність тощо.2.
Видана нерезидентом (незалежно від того, юридична це особа чи фізична), який є одним із засновників господарського товариства на території України, довіреність. Така ситуація часто зустрічається на практиці, оскільки видача довіреності, як правило, має на меті економію часу — нерезидент видає її третім особам для того, щоб часто не приїжджати до України, з метою представництва своїх інтересів у товаристві (участі в загальних зборах тощо). У цьому випадку довіреність, якщо її видано за межами України , також необхідно легалізовувати. Сказане відноситься і до довіреності, що видається керівнику постійного представництва нерезидента для здійснення своїх функцій.3.
Довідка про статус резидента у країні свого місцезнаходження, яку повинен надати іноземний суб’єкт для того, щоб конвенції про уникнення подвійного оподаткування, були застосовні в Україні. Нагадаємо, що відповідно до положень Порядку звільнення (зменшення) від оподаткування доходів із джерелом їх походження з України згідно з міжнародними договорами України про уникнення подвійного оподаткування, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 06.06.2001 р. № 470*, така довідка повинна бути видана уповноваженим органом країни місцезнаходження резидента і легалізована у встановленому законом порядку.* На сьогодні ця постанова оскаржується у господарському суді м. Києва в порядку, передбаченому Кодексом адміністративного судочинства України.
4.
Довідка про суму утриманого за межами України податку і базу його нарахування, необхідна громадянину України для отримання права на зменшення суми податкового зобов’язання. Така вимога міститься в п.п. 9.9.4 п. 9.9 ст. 9 Закону України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889-IV.5.
Іноземні документи, необхідні для відкриття рахунків в українських банках. Така вимога міститься в п.п. «в» п. 1.17 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою Правління Національного банку України від 12.11.2003 р. № 492.При цьому слід звернути увагу на те, що відповідно до ст. 6
Угоди документи, видані або засвідчені установою або спеціально уповноваженою особою в межах їх компетенції в установленій формі і скріплені офіційною печаткою на території однієї з держав — учасниць СНД, приймаються на території інших держав — учасниць СНД без будь-якого спеціального посвідчення. Таким чином, якщо під наведену цитату з Угоди підпадає документ, виданий державою, що підписала цю Угоду, для його використання на території України ніяких процедур з легалізації проходити не потрібно. Для надання йому юридичної сили достатньо наявності печатки уповноваженого органу, який його видав**.** Додатково можна звернутися до змісту постанови Вищого господарського суду України від 10.02.2005 р. № 34/149а.
Легалізація складна і спрощена
Слід зазначити, що до приєднання України до
Конвенції процес легалізації більшості іноземних документів був достатньо трудомістким і вимагав дотримання ряду формальностей. Так, відповідно до Інструкції про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні та за кордоном, затвердженої наказом Міністерства закордонних справ України від 04.06.2002 р. № 113 (далі — Інструкція), легалізацію того чи іншого іноземного документа необхідно почати зі звернення до Департаменту консульської служби при МЗС України або до Представництв МЗС на території України. Крім того, легалізація документів вимагає нотаріального посвідчення у країні їх видачі, а потім — їх офіційного перекладу українською мовою. Також необхідно пам’ятати, що консульська легалізація документів не є безплатною. За її здійснення потрібно сплатити консульський збір у розмірі 1 неоподатковуваного мінімуму доходів громадян (17 грн.) для фізичних осіб і 5 неоподатковуваних мінімумів (85 грн.) — для юридичних осіб. На сьогодні Інструкція, що розглядається, діє при легалізації документів, виданих у тих країнах, на які не поширюється дія Конвенції. До них, наприклад, належать Бельгія і Німеччина.Для довідки:
Перелік країн, відносно яких для України діє
Конвенція: Австралія, Австрія, Албанія, Андорра, Антигуа і Барбуда, Аргентина, Багами, Барбадос, Беліз, Білорусь, Болгарія, Боснія і Герцеговина, Ботсвана, Бруней, Венесуела, Вірменія, Гренада, Греція, Домініканська Республіка, Еквадор, Ель-Сальвадор, Естонія, Ізраїль, Індія, Ірландія, Іспанія, Італія, Казахстан, Китай, Гонконг, Макао, Кіпр, Колумбія, Латвія, Лесото, Литва, Ліберія, Ліхтенштейн, Люксембург, Маврикій, Македонія, Малаві, Мальта, Маршаллові острови, Мексика, Монако, Намібія, Нідерланди, Ніує, Нова Зеландія, Норвегія, Острови Кука, Панама, Південно-Африканська Республіка, Португалія, Російська Федерація, Румунія, Самоа, Сан-Марино, Свазіленд, Сейшели, Сент-Вінсент і Гренадіни, Сент-Кітс і Невіс, Сент-Люсія, Сербія і Чорногорія, Словацька Республіка, Словенія, Сполучене Королівство Великобританії і Північної Ірландії, Сполучені Штати Америки, Сурінам, Тонга, Тринідад і Тобаго, Туреччина, Угорщина, Україна, Фіджі, Фінляндія, Франція, Хорватія, Чеська Республіка, Швейцарія, Швеція, Японія.Отже, стосовно всіх перелічених країн для України діє
Конвенція. Це означає, що для використання в Україні виданих у цих країнах документів уже не потрібно проходити складну процедуру легалізації, передбачену Інструкцією. Досить проставляння компетентним органом країни, в якій було видано документ, спеціального напису — апостилю. Його зразок (складений українською мовою) наведено в кінці цієї статті. На яких же документах може бути проставлено апостиль відповідно до Конвенції? Керуючись ст. 1 Конвен-ції, до них можна віднести:1) документи, які виходять від органу або посадової особи, що підпорядковуються юрисдикції держави, включаючи документи, які виходять від органів прокуратури, секретаря суду або судового виконавця (huissierde justice).
До таких документів, зокрема, можуть бути віднесені
рішення іноземних судових органів, іноземні аналоги виконавчих документів;2)
адміністративні документи.Слід зазначити, що
Конвенція не встановлює конкретний перелік документів, які може бути віднесено до адміністративних. У зв’язку з цим коло таких документів може бути досить широким. До них можна віднести засновницькі документи, довіреності, свідоцтва тощо;3)
нотаріальні акти (тобто документи, складені нотаріусом або засвідчені нотаріально);4)
офіційні свідоцтва, виконані на документах, підписаних особами в їх приватній якості, такі як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційні і нотаріальні засвідчення підписів.Відповідно до ст. 3
Конвенції єдиною формальною процедурою, яка може вимагатися для посвідчення автентичності підпису і повноважень особи, що підписала документ, а також для посвідчення автентичності відбитку печатки (штампу) на тому чи іншому офіційному документі, є проставляння компетентним органом держави, в якій документ був складений, апостилю . Водночас у цьому положенні Конвенції звертається увага на те, що нормами деяких міжнародних договорів може бути передбачена ще більш спрощена процедура легалізації іноземних документів або ж її відсутність. Як приклад можна навести вже згадувану нами Угоду, а також деякі міжнародні договори про правову допомогу.
До кого і в якому порядку можна звернутися для проставляння апостилю
Як уже зазначалося вище, апостиль проставляється компетентними органами держави, в якій документ було видано. Стосовно документів, що видаються в Україні, такими органами є
Міністерство освіти і науки, Міністерство юстиції України, а також Міністерство закордонних справ України. Постановою Кабінету Міністрів України від 18.01.2003 р. № 61 повноваження щодо проставляння апостилю між указаними органами розподілено таким чином:
| Найменування компетентного органу | Документи, на яких може бути проставлено апостиль |
| Міністерство освіти і науки України | Офіційні документи про освіту і вчені звання, які видаються навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами, організаціями |
| Міністерство юстиції України | Документи, які видаються органами юстиції, прокуратури і судами, а також документи, що видаються нотаріусами, як приватними, так і державними |
| Міністерство закордонних справ України | Решта офіційних документів |
Апостиль проставляється
на вимогу особи, що підписала документ, або на вимогу пред’явника на самому документі або ж на окремому аркуші, який скріпляється (зшивається) з документом. Апостиль може бути складено офіційною мовою країни знаходження компетентного органу. Водночас деякі типові положення апостилю може бути продубльовано й іншою мовою (у тому числі іноземною). Назва апостилю, незалежно від мови, якою його складено, повинна бути викладена французькою мовою таким чином: «Apostille» (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)». У разі легалізації того чи іншого документа шляхом проставляння апостилю необхідно також пам’ятати:1. Детальніше процедуру проставляння апостилю на документах, виданих на території України, установлено
Правилами проставляння апостилю на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затвердженими спільним наказом Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України, Міністерства закордонних справ України від 05.12.2003 р. № 237/803/151/5.2. За проставляння апостилю тим або іншим компетентним органом України встановлено плату в розмірі:
— 3 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (51 грн.) для громадян України, громадян інших держав і осіб без громадянства;
— 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 грн.) для юридичних осіб.
| APOSTILLE * АПОСТИЛЬ (Convention de La Haye du 5 octobre 1961 Гаазька Конвенція від 5 жовтня 1961 року) 1. Україна Цей офіційний документ 2. підписаний ___________________________________________________________________________________________ 3. у якості ______________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________4. містить проставлену печатку/штамп ______________________________________________________________________ Підтверджено 5. в ______________________________________ 6. дата _______________________________________________________ 7. ким _________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________8. № __________________________ 9. Печатка/штамп 10. Підпис _______________________________________________ __________________________________________________ |
Підведемо загальний підсумок викладеного вище. Якщо ви хочете використовувати на території України документ, який видано на території іншої держави, необхідно:
перше — перевірити, чи є ця держава учасницею СНД і чи дала вона згоду на обов’язковість для себе Угоди; при дотриманні цих умов проходити процедуру легалізації не потрібно; друге — якщо держава не є учасницею СНД або не дала згоду на обов’язковість Угоди, перевірте, чи не є вона учасницею Конвенції , і при позитивному результаті такої перевірки буде достатньо проставляння апостилю; третій варіант — найбільш несприятливий — настає тільки у випадку, якщо всі попередні не виправдали надій і потрібно проходити процедуру легалізації, передбачену Інструкцією. Однак слід зазначити, що оскільки на сьогодні учасниками Угоди або Конвенції є достатньо велика кількість держав, імовірність несприятливого розвитку подій є мінімальною.
