Відрядження в Україні
Якщо в посвідченні про відрядження немає відміток приймаючої сторони
1. У посвідченні про відрядження немає відміток приймаючої сторони. Чи відшкодовуються в такому разі працівнику, який відряджається, добові, а також витрати на проживання та проїзд?
2. Чи є обов’язковим завірення відміток про вибуття та прибуття в посвідченні? Як бути, якщо на печатці приймаючої сторони написано «для документів», «для договорів» тощо?
3. Що робити в ситуації, коли працівник підприємства їде у відрядження до приватного підприємця, який не має печатки?
(м. Маріуполь)
Відповідаючи на
перше запитання , зауважимо, що згідно з п. 1.3 Інструкції № 59 фактичний час перебування працівника у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження про вибуття працівника з місця постійної роботи та прибуття на місце постійної роботи. При цьому, якщо працівник відряджається до різних населених пунктів, то відмітки про день прибуття і день вибуття проставляються в кожному пункті.По суті, відмітки приймаючої сторони в посвідченні про відрядження є підтвердженням того, що відряджений працівник прибув у пункт призначення для виконання дорученого йому виробничого завдання. Тому правильність оформлення посвідчення про відрядження дуже важлива. До того ж наявність відміток є обов’язковою умовою для відшкодування
добових відрядженому працівнику. Інакше, якщо такі відмітки відсутні, то згідно з п. 1.5 Інструкції № 59 добові не виплачуються. Отже, у ситуації, коли в посвідченні про відрядження немає відміток приймаючої сторони, то відшкодувати добові працівнику за таким відрядженням не вдасться.Відмітки в посвідченні про відрядження важливі також і для податкового обліку. Так,
п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток передбачено, що сума добових у разі відряджень у межах України та країн, з якими не встановлено або спрощено прикордонний контроль, визначається згідно з відмітками відряджуючої та приймаючої сторони на посвідченні про відрядження. Причому в п’ятнадцятому абзаці цього підпункту прямо зазначається, що за відсутності таких відміток сума добових не включається в податковому обліку до валових витрат платника податків.Ураховуючи це, ситуації, коли в посвідченні про відрядження немає відміток приймаючої сторони, краще не допускати. Тим більше, що при неналежному оформленні головного документа на відрядження — посвідчення про відрядження — і відсутності в ньому відміток приймаючої сторони досить складно буде довести зв’язок з господарською діяльністю і решти супутніх такому відрядженню витрат —
витрат на проживання та проїзд (навіть якщо працівником при цьому пред’явлено підтверджуючі первинні документи — рахунки готелів, транспортні квитки тощо). Тому для уникнення такої ситуації, працівник, який направляється у відрядження, не повинен забувати про необхідність отримання відмітки приймаючої сторони в пункті призначення, до якого він відряджається.Щодо
другого запитання, то відмітки в посвідченні про відрядження обов’язково повинні завірятися підписом посадової особи та печаткою. До речі, на те, що завірення печаткою відміток у посвідченні про відрядження є обов’язковим, звертав увагу і Мінфін у листі від 17.08.2005 р. № 31-03173-07/8/17365 // «Податки та бухгалтерський облік», 2005, № 85.Відносно печатки зауважимо, що відповідно до
п. 1.3 Інструкції № 59 відмітки про прибуття і вибуття завіряються печаткою, якою користується підприємство в своїй господарській діяльності для посвідчення підпису відповідальної службової особи, на яку наказом керівника підприємства покладено обов’язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього. Отже, відмітки мають завірятися саме печаткою (круглої чи трикутної форми), а не штампом (прямокутної форми). А от при завіренні відміток штампом добові працівнику не відшкодовуватимуться*.* Нагадаємо, порядок видачі міністерствам та іншим центральним органам виконавчої влади, підприємствам, установам, організаціям, господарським об’єднанням та громадянам дозволів на право відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів, а також порядок видачі дозволів на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів установлено Інструкцією № 17 (затверджена наказом МВС України від 11.01.99 р. № 17).
Також звертаємо увагу на консультацію податківців у журналі «Вісник податкової служби України», 2004, № 29, с. 21, в якій зазначалося, що відмітки в посвідченні про відрядження про прибуття та вибуття працівника має бути завірено тільки печаткою, що містить
ідентифікаційний код підприємства (тому, наприклад, печатка канцелярії, що не містить ідентифікаційного коду, для завірення відміток не підходить).І ще один момент. Часто в господарській діяльності підприємства разом з основними використовують і додаткові печатки («для документів», «для договорів», «для податкових накладних» тощо). Деколи представники податкових органів вимагають, щоб підписи на посвідченні про відрядження було завірено або основною печаткою, або спеціальною печаткою «для посвідчень про відрядження». Треба зауважити, що для такої вимоги немає правових підстав, але все ж таки цей момент слід ураховувати для уникнення конфліктів з податковими органами.
Щодо
третього запитання, яке стосується випадку, коли працівник направляється у відрядження до приватних підприємців, які не мають печатки, звертаємо увагу на лист Мінфіну від 17.08.2005 р. № 31-03173-07/8/17365. Так, відповідаючи на запитання про можливість завірення відміток у посвідченні тільки підписом приймаючої сторони (у разі відрядження працівника для зустрічі з фізичними особами, які не мають печатки), Мінфін зазначав, що відмітки в посвідченні має бути завірено печаткою обов’язково. Ураховуючи це, у ситуації, коли працівник направляється у відрядження для проведення зустрічей з «безпечатковими» суб’єктами господарювання, можна порадити все ж таки постаратися знайти можливість поставити відмітку про прибуття, завірену печаткою в пункті, куди відряджається працівник. Для цього, наприклад, у ході такого відрядження (про що варто зазначити і в наказі про відрядження) працівника також може бути направлено на дружнє підприємство, що розташоване в тому ж пункті (і має печатку) (підприємство-постачальник, покупець або інший реальний чи потенційний контрагент). Або ж виходом із ситуації, що склалася, може бути завірена печаткою відмітка готелю, в якому в пункті прибуття проживав працівник, який відряджався (консультація у журналі «Вісник податкової служби України», 2007, № 5, с. 35).Людмила Солошенко, економіст-аналітик
