Відображаємо інкасацію виручки з РРО в касовій книзі
Приводом для написання цієї статті став лист читача, що надійшов до редакції. Стисло ситуацію можна описати так. Підприємство має торгову точку, розташовану в іншому районі міста, яка щодня (у другій половині дня) самостійно здає готівкову виручку до банку через інкасаторську службу, після чого продовжує свою роботу. У зв’язку з цим викликав запитання порядок обліку касових операцій, пов’язаних з інкасацією виручки, який ми зараз і розглянемо.
Людмила СОЛОШЕНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Документи статті
ГКУ —
Господарський кодекс України від 16.01.2003 р. № 436-IV.Закон про РРО
— Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 р. № 265/95-ВР (у редакції Закону України від 01.06.2000 р. № 1776-III).Положення № 637
— Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637.Порядок ведення КОРО
— Порядок реєстрації та ведення книг обліку розрахункових операцій та розрахункових книжок, затверджений наказом ДПАУ від 01.12.2000 р. № 614.Порядок застосування РРО
— Порядок реєстрації, опломбування та застосування реєстраторів розрахункових операцій за товари (послуги), затверджений наказом ДПАУ від 01.12.2000 р. № 614.Наказ № 436
— Наказ Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95.
Спершу опишемо ситуацію докладніше.
Ситуація.
Підприємство (медцентр), що надає медичні послуги населенню, має аптеку в іншому районі міста. Окремого обліку витрат медцентра та аптеки підприємство не веде. Готівкові розрахунки з відвідувачами в аптеці проводяться через РРО. При цьому аптека (так само, як і медцентр) веде окрему касову книгу, оскільки здійснює і витратні операції, зокрема, видає грошову готівку на госппотреби, відрядні тощо, крім цього в касовій книзі, фіксується видача грошей інкасаторській службі. Готівкову виручку аптека у вечірній час (о 16-00) щодня здає до банку через інкасаторську службу, після чого продовжує свою роботу (до 19-00). У зв’язку з цим у підприємства виникли такі запитання:1) чи правильно чинить підприємство, відображаючи в кожній з касових книг (медцентра та аптеки) рух коштів тільки за цими точками? Перевіряючі вимагають зводити всі обороти в одній з касових книг або заводити третю — зведену;
2) як правильно відображати вилучення грошових коштів з касового апарату: коли виписувати ПКО — у кінці дня одночасно із Z-звітом чи можна вранці наступного дня?
Перш за все, розставимо деякі, характерні для цієї ситуації, «касові» акценти.
Аптека як відокремлений підрозділ
Із запитання читача випливає, що аптека за реєстраційними документами «не проходить» як філія чи інший відокремлений підрозділ у розумінні відокремленості з позиції ГКУ. Однак, з позиції «касової» нормативки аптека цілком може вважатися відокремленим підрозділом. Щоб не бути голослівними, звернемося до документів.
Почнемо з того, що наведемо визначення поняття «відокремлені підрозділи» з
п. 1.2 Положення № 637. Так, відокремлені підрозділи — це філії, представництва, відділення та інші структурні підрозділи, що наділяються частиною майна господарських організацій та здійснюють оперативне використання чи інше речове право щодо такого майна.Що ж стосується
ГКУ (ст. 64), то він розрізняє поняття «відокремлений підрозділ» та «структурний підрозділ», незважаючи на те що обидва діють за положеннями, затвердженими головним підприємством і ним же наділяються відповідним майном. Так, до відокремлених належать філії, представництва, відомості про які внесено до Єдиного державного реєстру (далі — ЄДР) та керівник яких діє на підставі виданої йому довіреності (ст. 95 ГКУ). До структурних належать виробничі та апаратно-управлінські структурні підрозділи : виробництва, цехи, відділення, ділянки, бюро, лабораторії, управління, відділи, служби тощо, — які не внесені до ЄДР і керівник яких діє без довіреності, тобто його у звичайному порядку призначено на посаду згідно зі штатним розписом.Як бачимо, поняття «відокремленого підрозділу» з «касового»
Положення № 637 набагато ширше за аналогічне поняття, яке зустрічається зазвичай у законодавстві (зокрема — у ст. 64 ГКУ), і, насправді, охоплює не тільки відокремлені, але й структурні підрозділи підприємства. Отже, під статус «відокремлених» у «касових» цілях підпадають, у тому числі, і торгові точки суб’єкта господарювання : магазини, кіоски, намети тощо, а в нашому випадку — це аптека. Тому в касовій справі їм слід керуватися відповідними (як загальними, так і спеціальними, що стосуються відокремлених підрозділів) «касовими» нормами.
Кількість касових книг
Ситуацію, коли відокремленим підрозділам
необхідно вести касову книгу, застережено в п. 4.2 Положення № 637. Так, згідно з третім абзацом цього пункту відокремлені підрозділи підприємства, що здійснюють операції з приймання готівки за продану продукцію (товари, роботи, послуги) з оформленням її прибутковим касовим ордером, а також операції з видачі готівки на виплати, пов’язані з оплатою праці, виробничі (господарські) потреби, інші операції з оформленням їх витратними касовими ордерами та відомостями, ведуть касову книгу, що видається та оформляється підприємством-юрособою (абзац третій п. 4.2 Положення № 637).У нашому випадку пункт аптеки, що працює з РРО та приймає виручку,
здійснює також і операції з видачі готівки (зокрема, на госппотреби та відрядження). Отже, касову книгу йому вести необхідно в обов’язковому порядку.Щодо претензій податківців про необхідність ведення третьої зведеної книги (яка суміщає «касові» дані медцентра та аптеки) зазначимо таке. Ми переконані, що такі вимоги контролюючих органів необґрунтовані і не відповідають «касовому» законодавству. У цьому випадку достатньо двох касових книг, як це і заведено на підприємстві.
По-перше
, це випливає з п. 4.2 Положення № 637, у якому прямо зазначено, що кожне підприємство (юрособа), яка має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів).По-друге
, записи в касовій книзі здійснюються на підставі ПКО та РКО, які складаються за фактом отримання/видачі готівки (пп. 3.10, 4.3, 7.8 Положення № 637). Тобто підстав для запису у третій касовій книзі просто немає, адже кожний факт руху готівки може бути підтверджено тільки одним ПКО/РКО, значить, запис за цим фактом може пройти тільки в одній касовій книзі.По-третє
, у Положенні № 637 немає жодного слова про зведену касову книгу. Цей документ лише вимагає від підприємства з відокремленими підрозділами забезпечити бухгалтерський облік касових операцій, які провадяться у відокремленому підрозділі, що працює в іншому режимі з бухгалтерією підприємства (абзац 4 п. 4.3). Інакше кажучи, відокремлений підрозділ згідно з вибраним на підприємстві механізмом має своєчасно доповідати загальній бухгалтерії про рух готівки в його касі для відображення операцій на бухгалтерських рахунках. Причому ще раз зауважимо: робити це можна будь-яким способом, навіть факсом, головне, щоб оригінал касової книги на відокремленому підрозділі вівся за всіма правилами Положення № 637.Також аналіз решти норм
Положення № 637 дозволяє нам дійти висновку про те, що цей нормативний документ не намагається всю готівку, що надійшла, обов’язково «провести» через касову книгу головного підприємства. Прикладом тому можуть бути пункти продажу, обладнані РРО, що здають свою виручку одразу до банку і не здійснюють інших витратних операцій. Адже на таких точках п. 4.2 Положення № 637 дозволяє не вести касову книгу і не вимагає відображати торговельну виручку в касовій книзі головного підприємства, якщо виручка, проминувши касу, здається одразу до банку.У зв’язку з цим нагадаємо
лист НБУ від 06.02.2008 р. № 11-113/423-1352 // «Податки та бухгалтерський облік», 2008, № 19, у якому роз’яснювалося, що відокремлений підрозділ, який працює з РРО, у такому разі не повинен вести касову книгу при будь-якому з можливих способів здавання виручки (самостійно, через службу інкасації чи самостійно до каси головного підприємства) — головне, щоб при цьому дотримувалася умова: на підрозділі були відсутні операції приймання-видачі грошової готівки, оформлені касовими ордерами.Тобто при такій організації роботи виручка цілком
законно не відобразиться в жодній касовій книзі. Навіщо тоді в нашій ситуації вимагати відображати одну й ту саму операцію двічі? Упевнені, що цього робити не треба.
Порядок оформлення виручки в касовій книзі до та після інкасації
Оскільки виручку аптека продовжує одержувати і після інкасації, то варто пригадати й норми
п. 5.10 Положення № 637, які застережують випадки, коли грошові кошти, що надходять, не є для суб’єкта господарювання понадлімітними. Так, грошові кошти не вважаються понадлімітними в день їх надходження, якщо їх було здано в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючих банків не пізніше наступного робочого дня банку чи наступного дня було видано для використання підприємством на потреби, пов’язані з його діяльністю (без попереднього здавання до банку та одночасного отримання з каси банку на зазначені потреби). Схожа ситуація виникає і в разі коли готівка надходить у вихідні чи святкові дні. У такому разі грошова готівка також не вважатиметься понадлімітною, якщо в сумі, що перевищує ліміт каси, її буде здано до банку на наступний робочий день банку (чи використано на потреби підприємства). Отже, суми, що надійшли у вечірній час і «заночували» на підприємстві, однак своєчасно були здані (на наступний робочий день банку) чи використані наступного дня підприємством на госппотреби, не будуть для підприємства понадлімітними. Тож, операції, що здійснюються аптекою в такий спосіб, як бачимо, не суперечать вимогам «касового» законодавства.А зараз повернемося до інкасування виручки.
Можливість самостійного здавання готівкової виручки відокремленими підрозділами (у тому числі через служби інкасації) передбачено
п. 2.8 Положення № 637. А отже, відокремленому підрозділу нічого не заважає здавати виручку в такий спосіб. Як же такі операції буде відображено у «касовому» обліку відокремленого підрозділу? Отже, хід дій при цьому такий.1. Інкасація до банку (16-00).
Напередодні інкасації виручка, що нагромадилася, виймається з ящика РРО за допомогою операції «
службова видача». При цьому на підприємстві організація руху готівки побудована так, що виручка інкасується спочатку до каси аптеки, за фактом чого виписується ПКО, а з каси передається інкасатору, з виписуванням РКО. При цьому документом, що підтверджує здавання виручки до банку через інкасаторів, є копія супровідної відомості до сумки з готівковою виручкою, завірена підписом та відбитком печатки інкасатора. Її додають до витратного касового ордера.2. Закінчення зміни (19-00).
Після інкасації на торговій точці РРО продовжує працювати у звичайному режимі, накопичуючи виручку за вечірній час роботи. Після закінчення робочого дня виконується
Z-звіт, дані якого вносяться до КОРО. Далі виникає питання про необхідність вилучення виручки з ящика РРО та виписування ПКО. Ми вважаємо, що підприємство має право вчинити одним з таких способів:а)
Якщо виручка зберігатиметься в ящику РРО до ранку (чи навіть до інкасації наступного дня, що, як ми з’ясували, цілком правомірно і не спричиняє перевищення ліміту), то перед Z-звітом касир не здійснює операцію «службова видача». При цьому вранці наступного дня вся сума виручки має бути введена до РРО через операцію «службове внесення». Адже саме так ми чинимо з розмінною монетою (докладніше див. газету «Податки та бухгалтерський облік», 2008, № 33). Далі о 16-00 вечірня виручка минулого дня та денна поточна інкасуються: касиром виконуються дії, зазначені в п. 1 (див. вище).Тут слід сказати кілька слів
про правомірність зберігання виручки в ящику РРО. Звернімося до Положення № 637: встановлюючи обов’язок із зберігання готівки в касі (у цьому документі під «касою» розуміється приміщення чи місце здійснення готівкових розрахунків), а також прийому, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів. Як бачимо, касою вважається, у тому числі, і саме місце проведення розрахунків, а, отже, таким є і сам РРО, в якому може ночувати готівка, що надійшла. Крім цього, наш висновок підтверджується нормами п. 4.5 Порядку застосування РРО. Зокрема там зазначено, що «...операція «службове внесення» використовується для реєстрації суми готівки, що зберігається на місці проведення розрахунків на момент реєстрації першої розрахункової операції, що провадиться після виконання Z-звіту». Отже, і Порядок застосування РРО припускає можливість зберігання готівки в касі РРО між змінами.За такої організації документування виручки нерідко перевіряючих збентежує той факт, що за підсумками дня надходження за касовою книгою (за фактом інкасації о 16.00) не збігатиметься із сумою виручки за
Z-звітом, пробитим у кінці дня (19-00). Вони вбачають у цьому неоприбуткування, при цьому посилаючись на п.п. 2.6 Положення № 637, де зазначено, що всю готівку, що надходить до кас, має бути своєчасно (в день отримання готівкових коштів) і в повній сумі оприбутковано. Однак, для точок, обладнаних РРО, Положення № 637 встановило свої правила оприбуткування. При цьому п. 1.2 Положення № 637 під оприбуткуванням готівки розуміє, у тому числі й проведення обліку готівки, що надійшла, у КОРО (оприбуткування готівки — проведення обліку готівки в касі на повну суму її фактичних надходжень в касовій книзі, книзі обліку доходів і витрат, книзі обліку розрахункових операцій). Отже, якщо отриману протягом дня виручку відображено в КОРО, то вона в такому разі вже вважається оприбуткованою. Більше того, про це саме прямо зазначає і п. 2.6 Положення № 637, який уточнює: у разі проведення готівкових розрахунків із застосуванням РРО чи РК оприбуткуванням готівки є здійснення обліку зазначених готівкових коштів у повній сумі їх фактичних надходжень до КОРО на підставі фіскальних звітних чеків РРО (даних РК). Отже, виручці, пробитій через РРО, достатньо потрапити до КОРО, щоб вважатися оприбуткованою, а вже на наступній день за фактом її передання в касу для інкасації вона пройде і за касовою книгою.Тут знов-таки на нашу користь говорить зазначений вище
лист НБУ від 06.02.2008 р. № 11-113/423-1352, де зазначено, що точки продажу, обладнані РРО, що не проводять інші витратні операції, крім здавання виручки прямо до банку, можуть взагалі касової книги не вести*.* Щоправда, до виходу цього листа були роз’яснення НБУ, з яких можна було дійти протилежного висновку (лист НБУ від 25.05.2007 р. № 11-110/2058-5398// «Податки та бухгалтерський облік», 2007, № 103).
б)
Якщо виручку буде вилучено з РРО і оприбуткувано до аптечної каси увечері того самого дня, то на суму вечірньої виручки оформляється ПКО. При цьому вилучення грошей з РРО підтверджується операцією «службова видача».Сподіваємося, що наші аргументи переконають перевіряючих, і вони не сумніватимуться в бездоганності касової дисципліни на вашому підприємстві. Успіхів вам!
