Чи може акт звірки взаємних розрахунків бути підтвердженням грошових вимог?
Підприємство провело поставку товарів, яку покупець — юридична особа не оплатив. Письмовий договір між сторонами не укладався. Договірні відносини фіксувалися шляхом складання первинних бухгалтерських документів. Однак зазначені документи у зв’язку із закінченням строків їх зберігання підприємством-постачальником було знищено. Водночас постачальник підписав з покупцем акт звірки взаємних розрахунків, згідно з яким покупець визнав наявність зазначеної заборгованості. Чи буде такий акт звірки достатньою підставою для стягнення заборгованості в судовому порядку?
Дмитро ВОВК, юрист
Насамперед зауважимо: відсутність первинної документації сама по собі не є порушенням бухгалтерського обліку. Відповідно до
п. 315 Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабміні від 20.07.98 р. № 41, первинні документи та додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій, може бути знищено через три роки після їх складання за умови завершення податкової перевірки*. При цьому ці документи повинні зберігатися і довше зазначеного строку в разі виникнення спорів, порушення слідчих та судових справ. У такому разі їх знищення можливе після прийняття остаточного рішення компетентним органом (якщо справа дійшла до судового вирішення спору, то не раніше набуття рішенням у справі законної сили). Нагадаємо: знищенню документів, строк зберігання яких закінчився, має передувати складання акта про вилучення документів для знищення. Спеціальну форму такого акта або обов’язкових для включення до нього реквізитів законодавством не передбачено (лист Держкомархіву від 07.06.2006 р. № 03-622), тому його може бути складено в довільній формі з дотриманням прийнятих у діловодстві правил оформлення документів. У зв’язку з цим суб’єкт господарювання, який посилається на те, що певні первинні документи було знищено, у суді повинен довести це, надавши акт про вилучення документів для знищення.* Слід ураховувати особливості обчислення цього строку. Пункт 2.9. Переліку № 41 передбачає, що обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством, тобто, наприклад, первинні документи, складені у 2008 році, має бути знищено не раніше 1 січня 2012 року.
Зважаючи на наведені норми, підприємство має право знищити первинну документацію після закінчення трирічного строку, хоча і ризикує при цьому істотно ускладнити процедуру повернення боргу, що утворився.
Крім того, слід згадати: постачальник, який здійснив поставку на підставі тільки первинних документів, щоб у нього виникло право на стягнення заборгованості в судовому порядку, повинен
заздалегідь звернутися до покупця з вимогою про погашення заборгованості. При цьому він може обґрунтувати свої вимоги, зокрема, посиланням на підписаний сторонами акт звірки взаємних розрахунків. Це пов’язано з тим, що відповідно до ст. 530 Цивільного кодексу України (далі — ЦКУ), якщо строк виконання боржником обов’язку не встановлено або визначено моментом пред’явлення вимоги, кредитор має право вимагати його виконання в будь-який час. Боржник зобов’язаний виконати такий обов’язок у семиденний строк із дня пред’явлення вимоги, якщо обов’язок негайного виконання не випливає з договору або актів цивільного законодавства.Якщо постачальник з такою вимогою не звернеться, це означатиме, що строк оплати поставленого товару ще не настав, а це, у свою чергу, може бути підставою для відмови в задоволенні вимог постачальника.
При зверненні з позовом до господарського суду слід мати на увазі, що відповідно до
ст. 33 Господарського процесуального кодексу України (далі — ГПК) позивач повинен довести обставини, на які він посилається як на підставу своїх вимог. У ситуації, що склалася, постачальнику потрібно довести факт поставки та виникнення заборгованості за поставлений товар.Акт звірки взаємних розрахунків не може бути підтвердженням того, що строк оплати поставленого товару настав. За своєю природою
акт звірки є способом перевірки достовірності відображення кредиторської та дебіторської заборгованості в бухгалтерському обліку при проведенні підприємством інвентаризації своїх активів. Цей акт не фіксує домовленості сторін про строк оплати товару, а містить тільки дані про наявність кредиторської та дебіторської заборгованості в бухгалтерському обліку контрагентів за конкретною господарською операцією. При цьому позивач, безумовно, може посилатися на відсутність договору, який би регулював строки оплати і дозволяв визначити початок перебігу строку позовної давності. У такому разі застосовуватиметься вже згадана ст. 530 ЦКУ, а строк позовної давності обчислюватиметься з дня, наступного за днем закінчення семиденного строку на добровільне виконання зобов’язання боржником.Складнішою є справа з доведенням факту поставки товару. Згідно зі
ст. 34 ГПК обставини справи, які відповідно до законодавства повинні підтверджуватися певними засобами доведення, не може бути підтверджено іншими засобами доведення.Відповідно до
ст. 174 Господарського кодексу України господарські зобов’язання можуть виникати: із закону чи іншого нормативно-правового акта; із акта управління господарською діяльністю; господарського договору та інших угод, передбачених законом, а також угод, що не передбачені законом, але не суперечать йому; унаслідок заподіяння шкоди суб’єкту чи суб’єктом господарювання, придбання або збереження майна суб’єкта або суб’єктом господарювання за рахунок іншої особи без достатніх на те підстав; у результаті створення об’єктів інтелектуальної власності та інших дій суб’єктів, а також унаслідок події, з якою закон пов’язує настання правових наслідків у сфері господарювання.Зважаючи на наведену норму, підписання
акта звірки взаємних розрахунків не може вважатися підставою виникнення зобов’язання. Також слід зазначити, що у статтях 1, 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV чітко встановлено: документами, в яких фіксуються відомості про господарську операцію і які підтверджують їх здійснення, є саме документи первинного бухгалтерського обліку, тобто накладні, акти приймання-передачі, довіреності тощо.Варто також зауважити: якщо відсутність у постачальника, наприклад, довіреності покупця на одержання ТМЦ за наявності в матеріалах справи інших доказів не повинна істотно ускладнити правову позицію позивача (див., наприклад,
рішення Господарського суду Харківської обл. від 11.02.2008 р. у справі № 05/05-08), то знищення або втрата всіх первинних документів у світлі викладених доводів стане куди серйознішою перешкодою.Крім того, якщо акт звірки підписано тільки бухгалтерами (головними бухгалтерами) сторін, то відповідач може поставити ще й питання про те, що такий документ не може підтверджувати визнання підприємством заборгованості, оскільки від імені підприємства може діяти тільки керівник або особа, на яку покладено його функції. Бухгалтер (головний бухгалтер) не є особою, яка виступає від імені підприємства без довіреності, якщо інше не передбачено статутними документами юридичної особи.
Непрямим підтвердженням наведеної тези є
п. 11.11 Інструкції по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних активів, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженої наказом Мінфіну від 11.08.94 р. № 69, відповідно до якого при інвентаризації розрахунків підприємства-кредитори зобов’язані передавати всім дебіторам виписки про їх заборгованість. Підприємства-дебітори зобов’язані протягом 10 днів підтвердити заборгованість або заявити свої заперечення. Оскільки йдеться саме про взаємовідносини суб’єктів господарювання — юридичних осіб, акти звірок, що фіксують дебіторську та кредиторську заборгованість, повинні підписуватися не тільки особами, відповідальними за правильність ведення бухгалтерського обліку (головними бухгалтерами, бухгалтерами), а й керівниками підприємств.З урахуванням викладеного можна зробити висновок: стягнути суму боргу тільки на підставі акта звірки взаємних розрахунків за відсутності інших підтверджуючих документів буде дуже важко. Цей висновок підтверджується і вельми неоднозначною судовою практикою з цього питання. Так, у
постанові від 22.07.2003 р. у справі № 21/308 колегія суддів ВГСУ зазначає: акт звірки є тільки документом, за яким бухгалтери підприємств звіряють бухгалтерський облік операцій, а наявність чи відсутність зобов’язань сторін підтверджується первинними документами — накладними, рахунками тощо. Але є й рішення, в яких суди посилаються на підписаний сторонами акт звірки як на доказ (однак, на відміну від випадку, що нами розглядається, у переважній більшості справ — не єдиний доказ) наявності заборгованості (див. постанови ВГСУ від 24.04.2008 р. № 31/532, від 03.07.2008 р. № 11/297, від 21.07.2008 р. у справі № 31/438-25/595, від 03.09.2008 р. № 7/509-37/67, від 17.04.2008 р. № 30/121-42/391, постанову Київського міжобласного апеляційного господарського суду від 15.04.2008 р. № 16/446).Підсумовуючи викладене, можна тільки рекомендувати підприємствам не знищувати первинну документацію до моменту проведення остаточних розрахунків за відповідними угодами, навіть якщо строк зберігання такої документації вже закінчився.
