Комп’ютерний практикум. Як підтвердити факт подання електронної звітності?

Як підтвердити факт подання електронної звітності*?

Наше підприємство має намір подавати податкову звітність засобами Інтернету. Оскільки при такій формі відносин у платника податків немає потреби засвідчувати паперову копію звітності в ДПІ, просимо роз’яснити, як саме платник податків підтверджуватиме факт подання звіту перед податковим інспектором у разі виникнення спірних ситуацій? Як у майбутньому можна убезпечити себе від проблем з поданням звітності?

Відповідає Зоя ЦИГУЛЬОВА,

На сьогодні одним з важливих аспектів взаємодії з податковою службою є здавання звітності в електронному вигляді. При укладенні договорів між підприємством та податковою службою чітко застерігаються обов’язки, права та відповідальність обох сторін. Але, незважаючи на це, проблемні ситуації все одно виникають доволі часто. Одним з «найболючіших» моментів є дотримання строків здавання звітності в електронному вигляді та підтвердження відправлення документа в установлений строк.

Податкові документи в електронному вигляді може бути направлено органам ДПС засобами телекомунікаційного зв’язку в будь-який зручний для платника час. Для того щоб податкова звітність вважалася поданою вчасно, її має бути відправлено не пізніше встановленого строку подання звітності в паперовому варіанті. Платник податків самостійно визначає кінцевий строк відправлення податкових документів в електронному вигляді з урахуванням часу на своєчасну доставку документів до ДПІ в разі можливого пошкодження телекомунікаційного зв’язку або при ненадходженні квитанції про прийняття податкових документів в електронному вигляді. Звітність, яку було отримано ДПІ пізніше граничного строку в паперовому чи електронному варіанті, вважається поданою з порушенням строку здавання.

Платник податків при поданні звітності в електронному вигляді має дотримуватись певних вимог, наведених у

— вести архів відправлених органам Державної податкової служби файлів податкових документів з накладеним на них електронним цифровим підписом платника податків та отриманих електронних квитанцій з електронним цифровим підписом органу ДПС;

— зберігати архів файлів протягом строку, передбаченого чинним законодавством для податкової звітності на паперових носіях. Згідно зі

— на вимогу ДПІ надавати доступ до електронних файлів звітних документів, які було передано засобами телекомунікаційного зв’язку, з накладеним електронним цифровим підписом платника податків. Дійсним при перевірці вважається документ, відправлений останнім (що має пізніший час накладення ЕЦП) до закінчення граничного строку здавання податкової звітності до органів податкової служби, якщо платнику було відправлено квитанцію про те, що документи було сформовано коректно і прийнято до бази даних ДПІ;

— при перевірці на вимогу працівника податкового органу надати надійні засоби ЕЦП для перевірки оригіналів податкової документації в електронному вигляді.

Якщо на адресу платника податків не надійшла квитанція про отримання електронних документів, документ вважається невідправленим. У такому разі, найімовірніше, виникли проблеми з телекомунікаційним зв’язком і це питання необхідно вирішувати з оператором зв’язку. Платник податків може також не раніше ніж через добу після відправлення податкової звітності в електронному вигляді звернутися до працівників ДПІ за допомогою інших засобів зв’язку (телефон, факс), зазначених у Договорі, для отримання інформації щодо надходження та прийняття органами ДПС відправленої податкової звітності.

Також платнику податків слід пам’ятати, що обов’язки є не лише в нього, а й у податкової інспекції. Згідно з

— відправити протягом доби квитанцію на електронну адресу платника податків про відмову в прийнятті надісланих на адресу ДПІ податкових документів в електронному вигляді в разі анулювання чи блокування сертифікатів відкритих ключів платника податків;

— забезпечити прийняття податкових документів в електронному вигляді у строки, визначені чинним законодавством (

— надіслати протягом двох годин квитанцію про отримання і не пізніше наступного робочого дня після дня отримання звітності — квитанцію про коректність заповнення відправлених платником податків податкових документів в електронному вигляді і їх завантаження до бази даних ДПІ на електронну адресу платника податків, з якої було відправлено звітність.

Одна з поширених проблемних ситуацій при здаванні звітності (особливо в останній звітний день): підприємство відправляє звітність до ДПІ в електронному вигляді після закінчення робочого дня (після 18:00). Квитанцію ж «про отримання» буде відправлено на його електронну адресу на наступний день, і дату її відправлення буде зазначено відповідно наступним днем після здавання звіту. Тому виникає питання про своєчасність подання звіту. Але в законодавстві визначено, що бухгалтер може відправити звіт до 24-ї години останнього дня звітного періоду. Тому, відправивши звіт в останній робочий день, не варто панікувати з приводу відсутності відповіді (квитанції) з інспекції і на наступний день дублювати звіти в паперовому вигляді. Прийняти таке рішення можна тільки після узгодження з ДПІ. Інакше ДПІ, орієнтуючись на дату здавання документів на паперових носіях, може спробувати стягти штраф за несвоєчасне здавання звіту. Також слід зауважити, що при розгляді цих справ у судовому порядку суд здебільшого стає на бік підприємства, за умови, що в нього збережено первісно відправлені документи в електронному вигляді та файли з прописаним часом здійснення операції (при відправленні формується log-файл, в якому зазначаються час і дата).

Поширеною є думка, що при здаванні звітності в паперовому вигляді набагато простіше довести своєчасність подання документа. Показав штамп на своєму примірнику звіту — і все. А як бути в разі здавання звітності в електронному вигляді? Перш за все, обов’язково роздрукуйте текст відповіді з податкової інспекції та прикріпіть його до попередньо роздрукованої паперової форми звітності. При відвідуванні податкової в будь-який період візьміть із собою паперові форми звітності з прикріпленими відповідями з ДПІ та завірте у відділі приймання та оброблення звітності для більшої впевненості. Працівники відділу проставлять вхідний номер і дату прийняття звітності на електронну адресу ДПІ.

Також додатково зберігайте всі надіслані до податкової інспекції та отримані звідти файли на носіях, не залежних від вашого комп’ютера, щоб уникнути втрати даних. На випадок, якщо дані про отримання (квитанції) підприємство все-таки втратило, а перевіряючий вимагає обов’язково їх пред’явити, платник має знати, що другий примірник квитанції про прийняття податкової звітності в електронному вигляді зберігається у вигляді архівних файлів у базах ДПІ. Отже, підтвердження своєчасного подання звіту перевіряючий може отримати і в податковій інспекції.