Соціальне страхування
Що робити, якщо загублено листок непрацездатності
Працівник надав до бухгалтерії листок непрацездатності, який згодом було загублено. Чи можна в такому разі відшкодовувати суму допомоги по тимчасовій непрацездатності за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової непрацездатності? Чи передбачено за це відповідальність?
(м. Київ)
Відразу зауважимо:
листок непрацездатності, виданий у встановленому порядку, є підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності (ст. 51 Закону № 2240). Рішення про призначення допомоги приймається комісією (уповноваженим) із соціального страхування.Тепер розглянемо всі можливі ситуації, які можуть бути наслідком втрати зазначеного документа.
1. Листок непрацездатності отримано комісією із соціального страхування, але не оплачено у зв’язку з його втратою. У цьому випадку відповідно до
п. 1.14 Інструкції № 455 на підставі довідки з місця роботи про те, що за період хвороби листок непрацездатності ще не оплачено, видається новий листок непрацездатності з відміткою «дублікат». На підставі дубліката листка непрацездатності комісія із соціального страхування повинна призначити допомогу по тимчасовій непрацездатності.Отже, якщо підприємство не встигло оплатити листок непрацездатності до його втрати, є можливість отримати дублікат і на його підставі оплатити період тимчасової непрацездатності працівника, тобто в цьому випадку проблем при перевірці бути не повинно. Якщо все буде оформлено правильно, проведені заліки з Фондом соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (далі — Фонд) на суму допомоги буде визнано.
2. Листок непрацездатності оплачено, після чого загублено в результаті форс-мажорних обставин.
Згідно з
Інструкцією № 455 дублікат листка непрацездатності видається виключно в разі, коли листок непрацездатності не було оплачено, а отже, у цій ситуації підприємство не зможе отримати дублікат листка непрацездатності, загубленого через форс-мажорні обставини.Разом з тим після появи
листа Фонду від 26.11.2007 р. № 04-29-2541 («Податки та бухгалтерський облік», 2007, № 104) у підприємства з’явилася можливість претендувати на залік суми допомоги по тимчасовій непрацездатності, виплаченої на підставі листка непрацездатності, який згодом було загублено у зв’язку з форс-мажорними обставинами.Для цього, насамперед, підприємству потрібно отримати документи, що підтверджують настання форс-мажорних обставин: довідка з органу пожежної служби (при пожежі); довідка комунальних служб (при затопленні); довідка органів МВС, рішення суду (при крадіжці); довідка територіального управління МНС (у разі стихійного лиха) тощо.
Потім підприємство має відновити первинні документи, що підтверджують нарахування та виплату допомоги по тимчасовій непрацездатності за рахунок коштів Фонду страхування з тимчасової втрати працездатності.
З метою підтвердження того, що працівник хворів, необхідно звернутися до медичної установи з відповідно оформленим запитом та отримати реєстр виданих документів, які засвідчують тимчасову непрацездатність працівника. Отже, щоб проведені заліки з Фондом було ним визнано, необхідно відновити загублені документи. Тільки в разі наявності відновлених документів, що підтверджують нарахування та виплату лікарняних, підприємству зарахують при перевірці суму допомоги по тимчасовій непрацездатності, яку виплачено працівнику підприємства.
3. Листок непрацездатності оплачено, після чого загублено з вини працівників підприємства, відповідальних за його зберігання. У цьому випадку підприємству не варто сподіватися на залік суми допомоги по тимчасовій втраті працездатності. Витрати на виплату допомоги по тимчасовій непрацездатності не може бути відшкодовано за рахунок коштів Фонду, оскільки відсутній листок непрацездатності, який є підставою для виплати допомоги, а
лист Фонду від 21.11.2007 р. № 04-29-2541 стосується тільки форс-мажорних обставин.У зв’язку з тим, що листок непрацездатності працівником було надано, а згодом загублено відповідальними за його зберігання працівниками, увесь період тимчасової непрацездатності має бути оплачено за рахунок коштів підприємства. Утримувати суму раніше виплаченої за рахунок коштів Фонду допомоги по тимчасовій непрацездатності із заробітної плати працівника, який хворів, підприємство не може, оскільки його вини, що загублено документ, немає.
Крім того, на нашу думку, підприємство не має права віднести до валових витрат суму оплати періоду тимчасової непрацездатності, не підтвердженого листком непрацездатності. Не можна включати до валових витрат і суму пенсійних внесків, нарахованих на зазначену виплату.
Якщо розглянута ситуація сталася в минулих кварталах звітного року або в минулих роках, підприємство має відкоригувати звіт за формою Ф4-ФСС з ТВП. Відповідні виправлення провадяться відповідно до
Порядку виправлення помилок минулих звітних періодів у звітності страхувальників по коштах загальнообов’язкового державного соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням та похованням, затвердженого постановою правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 25.12.2003 р. № 123. Докладніше про порядок виправлення помилки див. статтю «Виправлення помилок у звіті Ф4-ФСС з ТВП» («Податки та бухгалтерський облік», 2008, № 39).Звертаємо увагу: якщо підприємство самостійно виправиться, перерахує суму недоїмки (тобто надмірно нараховану суму допомоги по тимчасовій непрацездатності) та пеню в повному обсязі, повідомить робочий орган Фонду про факт виявлення помилки та перерахування суми недоїмки і пені до початку перевірки, штраф не застосовуватиметься.
У противному разі на підприємство буде накладено
штраф за порушення порядку витрачання страхових коштів у розмірі 50 % суми страхових внесків, що належить сплаті (абзац п’ятий ч. 1 ст. 30 Закону № 2240). Крім того, відповідно до ст. 1655 КпАП на посадових осіб підприємства накладається адміністративний штраф у розмірі від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 136 до 255 грн.).Катерина Скрипкіна, економіст-аналітик
