Обов’язкові реквізити податкової накладної: що потрібно знати про їх заповнення
Основним нормативним документом, в якому закріплено особливості заповнення податкової накладної (ПН), є
Порядок № 165. Відповідно до п. 2 зазначеного документа податкову накладну складає особа, яку зареєстровано в податковому органі платником ПДВ та якій присвоєно індивідуальний податковий номер. Крім того, виписувати ПН можуть філії та інші структурні підрозділи, що самостійно здійснюють поставку товарів (послуг) і провадять розрахунки з постачальниками/споживачами, яким головне підприємство делегувало право виписувати ПН. Для цього головне підприємство присвоює кожній філії та структурному підрозділу окремий код (номер, шифр), про що письмово повідомляє головний податковий орган за місцем його реєстрації платником ПДВ.
| Обов’язкові реквізити | Нормативний документ |
| 1 | 2 |
| Порядковий номер | |
|
Порядковий номер податкової накладної має відповідати порядковому номеру Реєстру отриманих та виданих податкових накладних. Однак податківці не заперечують проти наскрізної нумерації податкових накладних наростаючим підсумком з початку року (див. журнал «Вісник податкової служби України», 2005, № 38). При складанні податкової накладної філією номер записується через дріб: у чисельнику порядковий номер, а у знаменнику — код (номер, шифр), присвоєний головним підприємством такій філії (пп. 2, 3 Порядку № 165). Інших знаків (крапок, рисочок, літер) у порядковому номері податкової накладної використовувати не радимо, оскільки цей реквізит є обов’язковим, від якого залежить дійсність податкової накладної. Виняток становить позначка «ЗЦ», що проставляється через дріб до порядкового номера податкової накладної, виписаної на перевищення звичайної ціни над фактичною (п. 19 Порядку № 165) | п.п. «а» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ п. 3 Порядку № 165 п. 1 інформаційного листа ВГСУ від 14.02.2002 р. № 01-8/157 |
| Дата виписування | |
|
Податкова накладна складається в момент виникнення податкових зобов’язань. У загальному випадку дата виникнення податкових зобов’язань визначається згідно з п.п. 7.3.1 Закону про ПДВ, тобто за першою подією: за датою відвантаження товарів (підписання акта про надання послуг) чи оплати. Виписування податкової накладної за другою подією (!) є порушенням, тому податківці при перевірці можуть наполягати на її недійсності. Існують спеціальні правила визначення дати податкових зобов’язань для комітентів/комісіонерів, для операцій з реалізації через торговельні автомати (п.п. 7.3.2), для продажів з використанням карток та чеків (п.п. 7.3.3), для передачі об’єкта у фінансовий лізинг (п.п. 7.3.4), для виконавців довгострокових договорів (п.п. 7.3.7), для податкових агентів, які одержують послуги від нерезидентів (п.п. 7.3.6), для експортерів товарів (п.п. 7.3.8), для суб’єктів, які застосовують касовий метод (п.п. 7.3.9 при оплаті товарів (послуг) за рахунок бюджетних коштів — п.п. 7.3.5, при поставці теплової енергії, природного газу та послуг, перелічених у п. 11.11, — норми цього підпункту | п.п. «б» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ п. 6 Порядку № 165 п. 1 оглядового листа ВГСУ від 23.11.2001 р. № 01-8/1271 |
| Назва продавця | |
|
Зазначають повну або скорочену назву юридичної особи згідно зі статутними документами або П. І. Б. фізичної особи — платника ПДВ. Вважаємо, що скорочувати вид організаційно-правової форми господарювання (АТ, ТОВ тощо) в податковій накладній можна, навіть якщо таке скорочення не зафіксоване у статутних документах. А от ДПАУ вимагає чітко орієнтуватися на скорочення, зафіксоване у статутних документах (див. п. 7 листа від 30.12.2005 р. № 26268/7/16-1117 і наш коментар у газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2006, № 21, лист ДПАУ від 05.12.2005 р. № 11876/6/16-1515). Філії юридичних осіб, яким делеговано право виписувати податкові накладні, при заповненні цього реквізиту разом із назвою головного підприємства — платника ПДВ зазначають своє ім’я (див. лист ДПАУ від 27.01.2006 р. № 1540/7/16-1117 // «Податки та бухгалтерський облік», 2006 № 68 і журнал «Вісник податкової служби України», 2006, № 16). Про те, що найменування юридичної особи, написане великими літерами, тотожне найменуванню юридичної особи, написаному великими та малими літерами, якщо ці літери повністю збігаються, ідеться в листі Держкомпідприємництва від 31.08.2005 р. № 7507
| п.п. «в» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ |
| Податковий номер платника податку (продавця та покупця) | |
|
У цьому полі має зазначатися податковий номер платника ПДВ, зазначений у Свідоцтві про реєстрацію платника ПДВ — продавця та покупця. У полі «Індивідуальний податковий номер покупця» проставляється позначка «Х» у випадках виписування податкової накладної при: — експортних операціях; — натуральних виплатах працівникам у рахунок зарплати; — отриманні оподатковуваних послуг від нерезидента, а також у разі виписування підсумкової податкової накладної в ситуаціях, передбачених п. 8.4 Порядку № 165. У полях «Індивідуальний податковий номер продавця» та «Індивідуальний податковий номер покупця» проставляються однакові номери у випадках: — передачі товарів (послуг) у межах балансу для невиробничого використання; — використання товарів (послуг) у неоподатковуваних та пільгованих операціях; — визнання умовного продажу товарних залишків на день анулювання реєстрації платника ПДВ; — ліквідації ОФ та невиробничих фондів
| п.п. «г» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ пп. 8.1 — 8.3 Порядку № 165 |
| Місцезнаходження продавця та покупця | |
|
У цьому полі зазначається юридична (не фактична!) адреса платника (див. п. 1 інформаційного листа ВГСУ від 14.02.2002 р. № 01-8/157).Філії юридичних осіб, яким делеговано право виписувати податкову накладну, у цьому полі вказують місцезнаходження головного підприємства — платника ПДВ, поряд з яким може відображатися й адреса філії (див. лист ДПАУ від 27.01.2006 р. № 1540/7/16-1117 та журнал «Вісник податкової служби України», 2006, № 16). При заповненні зазначеного реквізиту слід зазначити індекс продавця та покупця, оскільки його наявність передбачається у формах заяви про взяття на облік платника податку (ф. № 1-ОПП) та реєстраційної заяви платника ПДВ (ф. № 1-ПДВ) | п.п. «д» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ |
| Опис (номенклатура) товарів (робіт, послуг) | |
|
Повний перелік товарів (робіт, послуг), що продаються, будь-якою — українською чи російською — мовою (див. лист ДПАУ від 15.08.2003 р. № 12846/7/15-2317-22 // «Податки та бухгалтерський облік», 2006, № 68) має бути відображено у графі 3 податкової накладної. Крім того, податківці не заперечують навіть проти такого варіанта, як англійська абревіатура номенклатури товару (див. консультацію податківців, опубліковану в газеті «Податковий, банківський, митний КОНСУЛЬТАНТ», 2005, № 45). У цій графі не можна писати «передоплата за такий-то товар згідно з договором», а слід перерахувати товар «поіменно» із зазначенням кількості, що відповідає сумі отриманого авансу. Якщо товар неподільний, то напроти у графі 5 «Кількість (об’єм, обсяг)» відображається дробове значення, що враховує коефіцієнт оплати. У податковій накладній, виписаній на суму перевищення звичайної ціни над фактичною, у цій графі також зазначається «перевищення звичайної ціни над фактичною щодо товарів, послуг, зазначених у податковій накладній № __» (указується номер податкової накладної, виписаної на суму поставки цих товарів (послуг), визначену виходячи з їх договірної (контрактної) вартості)
| п.п. «е» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ п. 12.2 Порядку № 165 |
| Кількість (об’єм, обсяг) | |
|
Кількість товарів (послуг), перелічених у графі 3, відображається у графі 5 податкової накладної. Якщо аванс надходить за неподільний товар, то у гр. 5 відображається дробове значення, що враховує коефіцієнт оплати. Припустимо, підприємство отримало аванс за ксерокс у розмірі 1500 грн. (50 % від загальної вартості — 3000 грн.), графи податкової накладної буде заповнено таким чином: гр. 3 — ксерокс, гр. 4 — шт., гр. 5 — 0,5, гр. 6 — 2500, гр. 7 — 1250, гр. 11 р. V — 1250, гр. 11 р. VI — 250, гр. 11 р. VII — 1500. Якщо податкова накладна виписується на послугу, що має тільки вартісний вираз, то у гр. 5 записується «послуги/проценти тощо» (причому під процентами тут розуміється один з різновидів послуг, наприклад платіж за договором товарного кредиту) (консультація, опублікована в журналі «Вісник податкової служби України», 2006, № 7, с. 47). Припустимо, що загальна вартість дизайнерської послуги 1200 грн., тоді графи податкової накладної буде заповнено таким чином: гр. 3 — послуги дизайну, гр. 4 — грн., гр. 5 — послуги, гр. 6 — 1000, гр. 7 — 1000, гр. 11 р. V — 1000, гр. 11 р. VI — 200, гр. 11 р. VII — 1200. Припустимо, що за послуги надійшов аванс у розмірі 50 %, тоді графи буде заповнено таким чином: гр. 3 — послуги дизайну, гр. 4 — грн., гр. 5 — послуги 0,5, гр. 6 — 1000, гр. 7 — 500, гр. 11 р. V — 500, гр. 11 р. VI — 100, гр. 11 р. VII — 600
| п.п. «е» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ п. 12.4 Порядку № 165 лист ДПАУ від 02.12.2005 р. № 24078/7/16-1117// «Податки та бухгалтерський облік», 2006, № 68 |
| Назва покупця | |
|
Тут зазначається повна чи скорочена назва, визначена у статутних документах покупця. Про те, що скорочена назва підприємства-покупця, зафіксована в засновницьких документах та відображена в податковій накладній, не є порушенням податкового законодавства, ідеться в консультації, опублікованій у журналі «Вісник податкової служби України», 2006, № 19, с. 42. Податкові накладні, виписані на стару назву підприємства до внесення змін до Свідоцтва про реєстрацію платника ПДВ, є дійсними, якщо їх отримано своєчасно (лист ДПА в м. Києві 17.03.2006 р. № 179/10/31-106, журнал «Вісник податкової служби України», 2006, № 5, с. 37). Разом з тим відомі ситуації, коли суб’єктам господарювання удавалося відстояти податковий кредит за податковими накладними, виписаними на стару назву та отриманими із запізненням (див. ухвалу ВАСУ від 22.06.2006 р. № К-9153/06, К-7379/06 // «Податки та бухгалтерський облік», 2007, № 4). Вважаємо, що при заповненні назви покупця враховуються вимоги, що виконуються при заповненні реквізиту «Назва продавця» (див. вище) |
|
| Ціна поставки | |
|
Ціна поставки одиниці товарів (послуг) зазначається без урахування ПДВ у графі 6 податкової накладної. У звичайних випадках ціна поставки одиниці товару (послуги) без урахування ПДВ відповідає договірній ціні. Якщо договірна ціна товарів менша за звичайну, у гр. 6 указується перевищення звичайної ціни над фактичною | п. «ж» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ п. 12.5, 19 Порядку № 165 |
| Ставка податку та відповідна сума податку в цифровому значенні | |
|
У формі податкової накладної обсяги поставок (без ПДВ) відображаються у графах 7 — 10 залежно від виду операцій: оподатковуваної за ставкою 20 % (гр. 7), оподатковуваної за ставкою 0 % (гр. 8 — на території України, гр. 9 — експорт), неоподатковуваної (гр. 10). При поставці одному покупцю оподатковуваних і неоподатковуваних операцій складаються окремі податкові накладні, тобто не допускається одночасного заповнення в одній податковій накладній графи 10 та граф 7, 8, 9. Винятки становлять: (1) операції з поставки товарів (послуг), до яких одночасно застосовується як ставка 0 %, так і ставка 20 % (або винагорода оподатковується за повною ставкою); (2) нарахування на сплату процентів або комісій у межах договору фінансового лізингу. У цих випадках складається одна ПН (докладніше див. п. 9 Порядку № 165). У гр. 11 розділу І відображається загальна сума коштів, що підлягає сплаті (без ПДВ). Сума ПДВ (значення гр. 7 р. V х 20 %) відображається в розділі VI — у гр. 7 (операції, оподатковувані за ставкою 20 %). У цьому самому розділі у гр. 8 і 9 (операції, оподатковувані за ставкою 0 %) ставиться позначка , у гр. 10 (операції, звільнені від ПДВ) роблять запис «Без ПДВ» з обов’язковим посиланням на відповідний пункт Закону | п.п. «з» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ пп. 9 — 11 Порядку № 165 |
| Загальна сума коштів, що підлягає сплаті з урахуванням ПДВ | |
|
Загальна сума оплати разом з ПДВ відображається в розділі VII податкової накладної | п.п. «и» п.п. 7.2.1 Закону про ПДВ п. 12.10 Порядку № 165 |
| Печатка та підпис у ПН | |
|
Обов’язковість цих реквізитів передбачено п. 18 Порядку № 165. Печатка платника-продавця має проставлятися на всіх примірниках податкових накладних (якщо аркушів декілька, то податківці вимагають наявності печатки на кожному з них), на ній обов’язково має бути ідентифікаційний код підприємства чи ідентифікаційний номер фізичної особи. Не можна засвідчувати податкові накладні печаткою «Канцелярія», «Фінансовий відділ», «Для документів», «Для довідок» та подібними (див. лист ДПАУ від 26.11.99 р. № 6666/6/16-1220-27 // «Податки та бухгалтерський облік», 2005, № 68). Філії можуть засвідчувати податкові накладні спеціальною круглою печаткою «Для податкових накладних», на якій зазначено: — назву філії; — окремий номер, що відповідає номеру шифру чи коду філії; — ідентифікаційний код філії та індивідуальний податковий номер платника ПДВ — головного підприємства, яким філії делеговано право виписування ПН (див. листи ДПАУ від 04.08.99 р. № 11497/7/16-1120 // «Податки та бухгалтерський облік», 2005, № 68, від 26.11.99 р. № 17621/7/16-1220-27). Приватний підприємець — платник ПДВ має проставляти на своїх податкових накладних печатку (див. лист ДПАУ від 18.05.99 р. № 7155/7/17-0217, п. 2 р. IV листа ДПАУ від 04.11.99 р. № 16-112, від 21.12.2005 р. № 12922/6/16-1116, журнал «Вісник податкової служби України», 2006, № 41, с. 27). Тому, придбаваючи товар у приватного підприємця, переконайтеся, що в нього є печатка. Податкова накладна підписується власноручно особою, уповноваженою платником ПДВ — продавцем. Право підпису податкових накладних закріплюється за певними працівниками наказом керівника. Факсимільний підпис на податковій накладній не дозволяється. Так само вважає і Держіпдприємництва, що зазначено в його листі від 19.03.2004 р. № 1699 // «Податки та бухгалтерський облік», 2006, № 68. Водночас, на думку ВГСУ, застосування факсимільного підпису в податковій накладній є правомірним, і підписана в такий спосіб податкова накладна не позбавляє покупця права на податковий кредит (див. постанову ВГСУ від 01.07.2004 р. № 5/1961-3/213). Хоча таке право ще потрібно відстояти. Покупець не ставить печатку та не підписує отриману від продавця податкову накладну
| п. 18 Порядку № 165 |
Звертаємо увагу: якщо податкову накладну заповнено без помилок, то у
покупця товарів (робіт, послуг) не буде проблем з податковим кредитом. У ситуації, коли постачальник товарів (робіт, послуг) порушив порядок заповнення податкової накладної та відмовляється її переоформити, покупець має право згідно з п.п. 7.2.6 Закону про ПДВ подати разом з декларацією з ПДВ за звітний період заяву зі скаргою на постачальника, що є підставою для включення сум цього податку до складу податкового кредиту. До заяви додаються копії товарних чеків чи інших розрахункових документів, що свідчать про факт сплати податку в результаті придбання товарів.Така скарга буде підставою для проведення позапланової виїзної перевірки постачальника з метою з’ясування достовірності та повноти нарахування ним зобов’язань з ПДВ.
Матеріал підготувала економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор» Марина Ковенко
