Складаємо штатний розпис на підприємстві
Одним із документів, необхідних для вирішення кадрових питань на підприємстві, є штатний розпис. Водночас на багатьох підприємствах виникають запитання щодо порядку його складання. Про ці та інші запитання, що виникають на практиці, ітиметься в цій статті.
Катерина СКРИПКІНА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Документи статті
ГКУ
— Господарський кодекс України від 16.01.2003 р. № 436-IV.КпАП
— Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-Х.Класифікатор професій
— Класифікатор професій ДК 003:2005, затверджений наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 26.12.2005 р. № 375.Постанова № 228
— постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ» від 28.02.2002 р. № 228.Лист № 162
— лист Мінпраці від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07.
Що являє собою штатний розпис?
Згідно з роз’ясненнями Мінпраці, наданими в
листі № 162, «штатний розпис — це документ, що встановлює для цього підприємства, установи, організації структуру, штати та посадові оклади працівників». Штатний розпис є переліком посад на підприємстві із зазначенням їх кількості та розмірів посадових окладів.На підставі штатного розпису, Правил внутрішнього трудового розпорядку, а також посадових (робочих) інструкцій керівник підприємства приймає рішення з кадрових питань, зокрема щодо приймання громадян на роботу, переведення працівників на іншу роботу, установлення посадового окладу, тарифної ставки (окладу) конкретного працівника відповідно до його посади (кваліфікації).
Кадрова служба, у свою чергу, керуючись штатним розписом, здійснює набір персоналу, оформляє необхідні кадрові документи, у тому числі про приймання на роботу, переведення на іншу роботу, установлення надбавок (доплат), аналізує якісний склад працівників та вносить пропозиції щодо його поліпшення, у встановленому порядку готує інформаційно-довідкову документацію, відповідну статистичну звітність.
Чи обов’язково складати штатний розпис?
Відповідно до
ст. 64 ГКУ підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, установлює чисельність працівників та штатний розпис. Як бачимо, ця норма ГКУ надає підприємству свободу в прийнятті рішення щодо складання штатного розпису, але разом з тим указує на його необхідність.Підприємство визначає форми та системи оплати праці, орієнтуючись на мінімальні державні гарантії, генеральну та галузеві угоди, установлює схеми посадових окладів, умови застосування та розміри надбавок, доплат, премій, зазначаючи все це в колективному договорі. Але в колективному договорі не відображається відповідність посад і посадових окладів. Таку відповідність можна встановити, склавши та затвердивши штатний розпис.
Щодо питання про необхідність складання штатного розпису надало свої роз’яснення Мінпраці в
листі № 162.Так, на думку Мінпраці, з урахуванням необхідності врегулювання та забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення та оплату праці затвердження штатного розпису на підприємстві
є обов’язковим. Його відсутність вважається порушенням вимог законодавства про працю, за яке роботодавець може нести адміністративну відповідальність відповідно до ч. 1 ст. 41 КпАП, а саме накладення штрафу на посадових осіб від 15 до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 255 до 850 грн.).
Яких правил слід дотримуватись при складанні штатного розпису?
Штатний розпис розробляється на підставі внутрішніх організаційно-нормативних документів, таких як організаційна структура та чисельність, Положення з оплати праці.
Щодо найменування структурних підрозділів, то для комерційних підприємств немає обмежень в їх визначенні. Як правило, структурні підрозділи поділяються на групи: адміністративно-управлінський апарат (дирекція, економічна служба, бухгалтерія, відділ кадрів тощо), виробничі підрозділи, обслуговуючі підрозділи (господарський відділ, відділ охорони тощо).
А от при зазначенні найменування посади у штатному розписі необхідно враховувати вимоги нормативно-правових актів, зокрема керуватися
Класифікатором професій. Назви посад та професій повинні відповідати назвам, наведеним у Класифікаторі професій. У штатному розписі має бути затверджено всі можливі на підприємстві посади, тобто затверджуються як посади основних працівників, так і посади, на які приймаються сумісники.У штатному розписі слід зазначати і
вакантні посади, оскільки на підставі цього документа планується необхідна чисельність працівників.Звертаємо увагу: створення назви посади шляхом об’єднання двох назв посад, якщо насправді має місце поєднання професій, є порушенням порядку, установленого
Класифікатором професій. У такому разі до штатного розпису має бути введено дві посади, а працівник, який їх суміщає, відповідно до ст. 105 КЗпП повинен одержувати доплату за суміщення професій (посад). Це не стосується подвійних посад, які в Класифікаторі професій зазначено через дефіс і є встановленою кодифікованою назвою однієї посади, наприклад слюсар-електромонтажник, секретар-друкарка тощо.Найменування професій робочих у штатному розписі необхідно зазначати в точній відповідності до єдиних тарифно-кваліфікаційних довідників (ЄТКД), звернувши особливу увагу на професії, уключені до Списків № 1 і № 2 виробництв, цехів, професій і посад, робота в яких дає право на пільгову пенсію.
Слід мати на увазі: посада, зазначена у штатному розписі, на яку прийнято працівника, заноситься до його трудової книжки. При цьому згідно з
п. 2.14 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення від 29.07.93 р. № 58, відомості про найменування роботи, професії або посади вносяться відповідно до Класифікатора професій.Питання відповідності найменування посади
Класифікатору професій дуже важливе і принципове особливо для працівників, які мають право на пенсію за віком на пільгових умовах. Записи в їхніх трудових книжках обов’язково повинні відповідати ще й Спискам виробництв, робіт, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення (далі — Списки). Якщо найменування тієї самої професії чи посади у Класифікаторі професій та Списках не збігається, доцільно зазначати найменування професії чи посади, наведене у Списках.При складанні штатного розпису використовується таке поняття, як «штатна одиниця», під яким розуміється певна посада в кожному із структурних підрозділів підприємства. Залежно від потреб підприємства в тій чи іншій посаді передбачається 1; 0,5 і менше штатної одиниці. 0,5 і менше штатної одиниці встановлюється, як правило, працівникам-сумісникам. Це означає, що, наприклад, працівник, прийнятий на 0,5 штатної одиниці, працює 50 % робочого часу і одержує половину повного окладу, відповідного цій посаді.
Слід зазначити, що при підготовці штатного розпису слід керуватися економічною обґрунтованістю та доцільністю утримання запланованої чисельності персоналу. При цьому наявність на підприємстві тих чи інших служб, їх якісний склад та чисельність визначаються напрямком господарської діяльності підприємства та обсягами робіт (послуг), що виконуються.
Чисельність основних виробничих робітників за професіями розраховується виходячи з технологічної трудомісткості робіт, що виконуються, номенклатури та кількості виробів, що випускаються.
Для розрахунку чисельності допоміжних робочих застосовуються норми обслуговування, що залежать від виробничих площ, кількості встановленого устаткування, кількості одиниць зберігання на складах та інших показників.
Чисельність спеціалістів та службовців визначається відповідно до типових структур апарату управління, нормативів чисельності та норм обслуговування з урахуванням обсягів роботи підрозділів.
Щодо встановлення окладів зазначимо таке. У колективному договорі встановлюється схема посадових окладів. Вона містить щодо кожної посади так звану «вилку» посадового окладу (його максимальний та мінімальний розмір). А у штатному розписі встановлюється оклад для кожного працівника окремо.
При цьому слід мати на увазі, що розмір заробітної плати залежить від складності та умов роботи, що виконується, професійно-ділових якостей працівника, результатів його роботи та господарської діяльності підприємства (ч. 2 ст. 1 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР).Крім того, при складанні штатного розпису слід пам’ятати:
посадовий оклад або місячна тарифна ставка (оклад) працівника не можуть бути менше законодавчо встановленого розміру мінімальної заробітної плати*. Нагадаємо, що у 2008 році встановлено такі розміри мінімальної заробітної плати: січень — березень — 515 грн., квітень — вересень — 525 грн., жовтень — листопад — 545 грн., грудень — 605 грн. При цьому якщо працівника приймають на роботу, наприклад, у вересні 2008 року на 0,5 ставки, місячна заробітна плата такого працівника повинна становити не менше 262,50 грн. (525 грн. х 0,5). Звертаємо увагу: до мінімальної заробітної плати не включаються доплати, надбавки та інші заохочувальні і компенсаційні виплати.* При встановленні окладів (тарифних ставок) слід також взяти до уваги положення Генеральної угоди між Кабміном, всеукраїнськими об’єднаннями організацій роботодавців та підприємців і всеукраїнськими профспілками та профоб’єднаннями на 2008 — 2009 роки (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2008, № 50, с. 6). Про це див. докладніше у статті «Нова Генугода — нові обов’язки для роботодавця» // «Податки та бухгалтерський облік», 2008, № 50, с. 28, а також у листі Мінпраці від 04.07.2008 р. № 435/13/84-08 та коментарі до нього // «Податки та бухгалтерський облік», 2008, № 68, с. 13.
У штатному розписі можуть встановлюватися
надбавки (доплати) до посадових окладів деяких категорій працівників. Такі надбавки (доплати) встановлюються самостійно власником або уповноваженим ним органом як складові системи оплати праці та повинні мати постійний характер. Перелік можливих доплат та надбавок до тарифних ставок (посадових окладів, окладів) наведено в п.п. 2.2.1 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5.Доплати та надбавки може бути встановлено у відсотках від посадового окладу (тарифної ставки) або у фіксованій сумі. У першому випадку при зміні розміру посадового окладу (тарифної ставки) розмір доплати або надбавки відповідно змінюватиметься, а в другому випадку сума доплати (надбавки) залишається постійною незалежно від зміни посадового окладу (тарифної ставки).
За якою формою має бути складено штатний розпис?
На сьогодні типової форми штатного розпису
немає. Виняток становлять тільки бюджетні установи та організації, для яких Постановою № 228 визначено, що типова форма штатного розпису затверджується Міністерством фінансів України. Форму штатного розпису для бюджетних установ та організацій затверджено наказом Міністерства фінансів України «Про затвердження документів, що застосовуються у процесі виконання бюджету» від 28.01.2002 р. № 57.Підприємства та організації інших форм власності мають право складати штатний розпис у довільній формі, керуючись роз’ясненнями, викладеними в
листі Мінпраці від 20.01.2005 р. № 18-23.Штатний розпис повинен містити такі складові, як гриф затвердження, заголовок і текст. Крім того, до штатного розпису вносять такі відомості: найменування структурного підрозділу, перелік посад, кількість штатних одиниць, розмір (суми) посадових окладів та надбавок, місячний фонд оплати праці.
Доцільно складати штатний розпис так, щоб посади відповідали структурі підприємства в порядку підпорядкованості підрозділів і при цьому враховувалася б підпорядкованість усередині структурного підрозділу.
Штатний розпис для працівників з погодинною оплатою праці можна складати так. Якщо у штатному розписі потрібно затвердити однакові найменування посад, але з різними посадовими окладами, то щодо кожної штатної одиниці в окремому рядку зазначається професія, кваліфікація (розряд, клас, категорія, група), тарифна ставка (оклад). Якщо в межах структурного підрозділу для однакових посад установлено однакові оклади, в одному рядку встановлюється кількість штатних одиниць працівників певної професії та кваліфікації (розряду, класу, категорії, групи) і тарифна ставка (оклад).
Для працівників з відрядною оплатою праці у штатному розписі, як правило, установлюється тарифна ставка або оклад, які розраховуються за певними методиками на підставі Положення про оплату праці та інших документів, що стосуються оплати праці.
Хто складає та затверджує штатний розпис?
Відповідь на це запитання залежить від структури підприємства. Так, якщо на підприємстві створено відділ організації праці та заробітної плати, саме такий відділ готує проект штатного розпису підприємства та погоджує його з керівниками відділів (служб), із заступниками керівника та керівником. Якщо відділу організації праці та заробітної плати на підприємстві немає, розробкою зазначеного документа займається кадрова служба (відділ кадрів). На маленьких підприємствах обов’язки з підготовки штатного розпису покладаються на окремого спеціаліста (наприклад, бухгалтера).
Затверджується штатний розпис на початку року керівником підприємства шляхом видання наказу про його затвердження.
Діє затверджений документ протягом календарного року.Перший примірник затвердженого штатного розпису залишається у справі служби документації, копії направляються до відділу кадрів для цілей набору працівників та складання відповідних звітів і до бухгалтерії для нарахування заробітної плати. Керівникам структурних підрозділів направляються відповідні витяги зі штатного розпису.
Якщо виникає необхідність введення нових штатних одиниць, виведення штатних одиниць, зміни розміру оплати праці (окладу) або істотних умов праці (систем та розмірів оплати праці, розрядів та найменувань посад тощо) до штатного розпису
можуть вноситися зміни. У принципі, кількість та періодичність змін штатного розпису протягом поточного року не обмежено. Водночас доцільно при розробленні штатного розпису враховувати перспективи розвитку підприємства, щоб не довелося вносити до нього зміни щомісячно.При внесенні змін необхідно враховувати норми
ст. 32 і 103 КЗпП, згідно з якими про зміни істотних умов праці (систем та розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи, установлення або відміни неповного робочого часу, суміщення професій, зміні розрядів, найменування посад тощо) у бік погіршення власник або уповноважений ним орган зобов’язаний повідомити працівника не пізніше, ніж за два місяці до набуття чинності такими змінами.Якщо зміни незначні, то про їх внесення до штатного розпису видається наказ, що містить підставу для таких дій. При цьому штатний розпис, затверджений на початку року, можна не переробляти.
У разі, коли протягом календарного року структура підприємства змінюється істотно, а також змінюються посадові оклади, вводяться нові посади, доцільно видати наказ про затвердження штатного розпису в новій редакції. У цій ситуації штатний розпис складається з урахуванням всіх змін та затверджується директором (керівником) підприємства на момент внесення цих змін.
Наведемо зразок наказу про затвердження штатного розпису підприємства та зразок штатного розпису.
| Товариство з обмеженою відповідальністю «Шанс» НАКАЗ
Про затвердження штатного розпису З метою встановлення відповідності посад на підприємстві з посадовими окладами НАКАЗУЮ: 1. Затвердити штатний розпис ТОВ «Шанс» і ввести його в дію з 1 січня 2008 року (додається).
|
ШТАТНИЙ РОЗПИС ТОВ «Шанс» на 2008 рік Уводиться з 01.01.2008 р.
|
Висновок: штатний розпис є важливим і необхідним документом у діяльності підприємства, який допомагає систематизувати інформацію щодо кадрового складу підприємства та встановити співвідношення між посадами та посадовими окладами.
