Облік конвертів та марок
Як організувати видачу конвертів у бюджетній установі з великим обсягом поштових відправлень? Чи необхідно укладати договір про матеріальну відповідальність з працівником канцелярії, який отримує конверти та марки в підзвіт та займається відправкою й отриманням цінних листів та бандеролей?
(м. Запоріжжя)
В установах з великим обсягом поштових відправлень зазвичай є такий структурний підрозділ, як канцелярія.
Канцелярія здійснює постановку та удосконалення діловодства, організовує облік і реєстрацію кореспонденції, забезпечує контроль за виконанням розпорядчих документів, організовує використання та збереження документальних матеріалів, створює архівний фонд тощо.
Співробітники канцелярії ведуть облік і реєстрацію вхідних та вихідних документів, здійснюють систематичний контроль за їх виконанням.
Згідно з
постановою КМУ «Про встановлення порядку виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку» від 19.04.93 р. № 283 знаки поштової сплати (поштові марки, конверти з марками, листівки з марками) належать до бланків документів суворого обліку.Як визначено в
листі Державного казначейства України від 26.06.2008 р. № 15-04/1510-10301, рух бланків суворого обліку бюджетними установами в бухгалтерському обліку відображається на підставі платіжно-прибуткових документів за вартістю їх придбання (виготовлення). В аналітичному обліку наводяться дані про місце зберігання, нумерацію, кількість і вартість таких бланків.Бланки документів суворого обліку, які зберігаються в установі, відображаються відповідно до
Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ та Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затверджених наказом Головного управління Державного казначейства України від 10.12.99 р. № 114 за дебетом субрахунку 331 «Грошові документи в національній валюті» за вартістю, яка складається з видатків на їх виготовлення (придбання). Витрати на доставку бланків не входять до вартості ії придбання, а списуються на видатки установи. Одночасно вартість бланків документів суворого обліку обліковуються на позабалансовому рахунку 08 «Бланки суворого обліку».Типові форми первинного обліку бланків суворої звітності затверджено
наказом Міністерства статистики України від 11.03.96 р. № 67.Придбання знаків поштової оплати здійснюється на підставі прибутково-видаткової накладної типової форми СЗ-1. На місцях зберігання облік ведеться з використанням Прибутково-видаткової книги з обліку бланків суворої звітності типової форми № СЗ-2.
Усі цінності бюджетної організації, у тому числі і бланки суворої звітності,
повинні знаходитись на відповідальному зберіганні матеріально відповідальних осіб.Право доступу до місць зберігання бланків суворого обліку повинна мати тільки матеріально відповідальна особа, з якою укладено договір про повну матеріальну відповідальність. Тому з особою, відповідальною за збереження та використання знаків поштової сплати (поштові марки, конверти з марками, листівки з марками), які належать до
бланків документів суворого обліку , потрібно укласти договір про матеріальну відповідальність.При передаванні бланків під звіт матеріально відповідальній особі також необхідно на кожну таку особу, яка здійснює облік бланків суворої звітності, та на кожний вид бланків окремо відкрити Картку-довідку за виданими та використаними бланками суворої звітності типової форми № СЗ-5.
У канцелярії оформляти конверти для подальшого надсилання їх до адресатів може не тільки матеріально відповідальна особа, а й інші працівники, на яких покладено таку функцію.
Передача знаків поштової сплати з місць зберігання до осіб, на яких покладено функцію щодо їх заповнення, повинна здійснюватись під особистий підпис або з обов’язковим записом у Прибутково-видатковій книзі з обліку бланків суворої звітності типової форми № СЗ-2.
Для списання використаних поштових знаків з підзвіту матеріально-відповідальних осіб застосовується Акт на списання використаних бланків суворої звітності типової форми № СЗ-3.
Нагадаємо, що в разі виявлення нестачі бланків суворого обліку в результаті інвентаризації або в процесі поточної діяльності установи, необхідно встановити її причину та винних осіб. Розмір збитку, який підлягає відшкодуванню винною особою, щодо виявленої недостачі бланків суворої звітності визначається
Порядком визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженим постановою КМУ від 22.01.96 р. № 116, у таких розмірах:— у п’ятикратному розмірі до номінальної вартості, зазначеної на бланках цінних паперів та документів суворого обліку, або до вартості документів суворого обліку, установленої законодавством;
— у п’ятдесятикратному розмірі до вартості придбання (виготовлення) бланків цінних паперів та документів суворого обліку, на яких не зазначена номінальна вартість або вартість яких не встановлена законодавством.
Із суми стягнутого відшкодування у першу чергу здійснюється відшкодування збитків, завданих установі, а залишок коштів перераховується до Державного бюджету України.
Відмітимо також, що конверти без марок, які не є документами суворого обліку, обліковують на субрахунку 234 «Господарські матеріали і канцелярське приладдя» за ціною їх придбання.
Тетяна РЯБУХА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
