Транспортна документація: що необхідно знати про неї
Останнім часом кількість автомобілів на дорогах збільшилася у декілька разів. Багато з них належать підприємствам, установам, організаціям, а також приватним підприємцям. У зв’язку з цим інтерес до питань оформлення первинної транспортної документації неухильно зростає. Про порядок документального оформлення використання службових легкових авто та перевезення вантажів у межах України йтиметься в запропонованій статті.
Марина КОВЕНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Документи статті
Закон про автотранспорт
— Закон України «Про автомобільний транспорт» від 05.04.2001 р. № 2344-III.Інструкція № 74
— Інструкція про порядок застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля та обліку транспортної роботи, затверджена наказом Державного комітету статистики України від 17.02.98 р. № 74.Інструкція № 228
— Інструкція про порядок виготовлення, зберігання, застосування єдиної первинної транспортної документації для перевезення вантажів автомобільним транспортом та обліку транспортної роботи, затверджена наказом Міністерства статистики України, Міністерства транспорту України від 07.08.96 р. № 228/253.Наказ № 488
— наказ Міністерства транспорту України, Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку роботи вантажного автомобіля» від 29.12.95 р. № 488/346.Наказ № 74
— наказ Державного комітету статистики України «Про затвердження типової форми первинного обліку роботи легкового автомобіля та Інструкції про порядок її застосування» від 17.02.98 р. № 74.Правила № 363
— Правила перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджені наказом Міністерства транспорту України від 14.10.97 р. № 363.Постанова № 207
— постанова КМУ «Про затвердження Переліку документів, необхідних для здійснення перевезення вантажу автомобільним транспортом у внутрішньому сполученні» від 25.02.2009 р. № 207.Практично кожний суб’єкт господарювання використовує у своїй діяльності автотранспорт. У свою чергу, експлуатація автотранспорту повинна здійснюватися з оформленням відповідної первинної транспортної документації. Форми первинної документації щодо обліку транспортної роботи та витрат палива автомобілями встановлено
наказами № 488 та № 74. До них зокрема належать:— подорожній лист вантажного автомобіля (ф. № 2);
— подорожній лист службового легкового автомобіля (ф. № 3);
— товарно-транспортна накладна (ф. № 1-ТН);
— талон замовника (ф. № 1-ТЗ).
На сьогодні всі ці документи не вважаються бланками суворого обліку, а отже, можуть оформлятися на звичайних бланках, виготовлених друкарським способом або підготовлених самостійно (наприклад, роздрукованих на комп’ютері). Нагадаємо: статус бланків суворого обліку було присвоєно переліченим документам відповідно до
п. 1.3 Інструкції № 228. Однак 31 травня 2006 року Інструкцію № 228 було виключено із Державного реєстру нормативно-правових актів згідно з Висновком Мін’юсту від 15.05.2006 р. № 10/68, а після появи наказу Держкомстату України та Мінтрансу України від 03.11.2006 р. № 507/1059 вона втратила чинність.Крім того, згадку про суворість бланків ТТН та подорожніх листів вантажного автомобіля, що містилася в
п. 11.2 Правил № 363, було виключено наказом Мінтрансу України від 22.05.2006 р. № 493.Проте це не означає, що ці бланки можна взагалі не використовувати. Так, відповідно до
ст. 48 Закону про автотранспорт при здійсненні вантажних перевезень, у тому числі і для власних потреб, водій автомобіля, що експлуатується юридичною особою, зобов’язаний мати при собі, крім усього іншого, ТТН та подорожній лист. Не суперечить цій нормі і п. 11.1 Правил № 363, згідно з яким основними документами на перевезення вантажів є товарно-транспортні накладні та подорожні листи.У зв’язку з цим надамо характеристику зазначених форм первинного обліку транспортної роботи та розглянемо особливості їх застосування.
Подорожній лист
Як уже зазначалося, для легкових і вантажних автомобілів застосовують різні форми подорожніх листів.
Подорожній лист легкового автомобіля
(форма № 3, затверджена Інструкцією № 74) є підставою не тільки для обліку транспортної роботи та списання витраченого пального, а й для взаєморозрахунків між перевізником та замовником за надання транспортних послуг. Цей документ повинні оформляти всі підприємства, установи і організації незалежно від відомчого підпорядкування та форми власності:— які надають службові легкові автомобілі для транспортного обслуговування юридичних осіб на комерційній основі або використовують їх у службових поїздках для власних потреб;
— для яких за їх замовленням здійснюється транспортне обслуговування службовими легковими автомобілями (далі — замовники).
У розумінні
Інструкції № 74 до категорії службових легкових автомобілів належать легкові автомобілі, що перебувають на балансі юридичних осіб та використовуються для задоволення власних потреб або надаються замовнику на договірних умовах (з водієм). На перший погляд може видатися, що вимога чинного законодавства щодо обов’язковості ведення подорожніх листів службового легкового автомобіля поширюються виключно на юридичних осіб, а от фізичні особи — суб’єкти підприємницької діяльності можуть обійтися і без нього. Разом із тим згідно з правилами ст. 16 Закону України «Про дорожній рух» від 30.06.93 р. № 3353-XII та ст. 2 Правил дорожнього руху, затверджених постановою КМУ від 10.10.2001 р. № 1306, водій зобов’язаний мати при собі і на вимогу працівників міліції пред’являти, крім усього іншого, дорожні (маршрутні) подорожні листи та документи на вантаж. Тому, щоб уникнути спорів із працівниками ДАІ, подорожній лист краще оформити.Більше того, для підприємців на загальній системі подорожній лист є одним із документів, на підставі якого вони зможуть відображати витрати на експлуатацію автомобіля, а платники ПДВ — податковий кредит. На це, зокрема, звертав увагу Держкомпідприємництва в
листі від 31.05.2007 р. № 3903.Подорожній лист не знадобиться при перевезенні підприємцем (або особою, яка не є суб’єктом підприємницької діяльності)
власного вантажу з особистою некомерційною метою.Тепер стосовно зберігання та оформлення бланків подорожніх листів. Відповідно до
п. 1.4 Інструкції № 74 бланки подорожніх листів службових легкових автомобілів виготовляються друкарським способом, зберігаються на складі підприємства та видаються під розпис особі, відповідальній за облік їх кількості, оформлення та видачу подорожніх листів водіям. Відповідальна особа (як правило, диспетчер або бухгалтер) призначається наказом керівника підприємства. Списання використаних бланків подорожніх листів здійснюється щоквартально за актом, що затверджується керівником підприємства.Подорожній лист оформляється тільки
на один робочий день (зміну) і видається при випуску машини з гаража водію за умови здачі подорожнього листа за попередній день роботи. У деяких випадках подорожній лист може оформлятися на триваліший строк. Так, наприклад, у разі направлення водія у відрядження подорожній лист видається на строк такого відрядження.Для обліку та контролю за рухом подорожніх листів, виданих водію під розпис, використовується
журнал обліку руху подорожніх листів . Усі видані подорожні листи заносяться до цього журналу за такими реквізитами:— дата видачі;
— номер подорожнього листа;
— прізвище та ініціали водія;
— його підпис при отриманні подорожнього листа;
— дата повернення подорожнього листа;
— підпис відповідальної особи.
При видачі подорожніх листів відповідальна особа перевіряє за журналом повернення водієм подорожнього листа, виданого в попередній робочий день.
Порядок заповнення подорожнього листа легкового автомобіля досить докладно описано в
пп. 2.2 — 2.7 Інструкції № 74. Згідно з нормами згаданого документа записи до подорожнього листа вносяться в такій послідовності:1) перед видачею водію подорожнього листа записи здійснює відповідальна особа (диспетчер);
2) після видачі подорожнього листа водію записи вносять
медичний працівник, механік, заправник та водій;3) після виконання завдання — відповідальна особа, у розпорядження якої було надано автомобіль;
4) після повернення автомобіля в гараж — заправник, водій та механік. Після чого подорожній лист передається диспетчеру чи іншій відповідальній особі для подальших розрахунків транспортної роботи, вартості послуг та заробітної плати.
Зверніть увагу: водій може виїжджати на лінію
тільки після медичного огляду лікаря чи іншого медичного працівника і відповідної відмітки про це в полі «Водій за станом здоров’я до керування допущений» подорожнього листа.Тут відразу виникає закономірне запитання: як бути, якщо водія направляють у відрядження? Чи повинен він, будучи у відрядженні, проходити медичний огляд?
Насамперед нагадаємо: згідно з
п. 2.1 Інструкції № 74 у випадках транспортного обслуговування в міжміському сполученні строком понад добу (відповідно до наказу або розпорядження керівника) подорожній лист може видаватися на тривалий строк. Отже, направляючи водія у відрядження, диспетчер має повне право виписати один подорожній лист на весь строк відрядження. При цьому водій пройде медичний огляд тільки один раз — безпосередньо перед виїздом у відрядження. А отже, і відмітка лікаря в подорожньому листі на відрядження буде тільки одна.А тепер наведемо приклад заповнення подорожнього листа службового легкового автомобіля за ф. № 3.
Приклад 1.
Легковий автомобіль BMV 330 D 12.05.2009 р. здійснює доставку менеджера зі збуту (Петрова М. Ю.) між структурними підрозділами підприємства, розташованими в різних районах міста. Загальна протяжність маршруту відповідно до показань спідометра — 78 км.У цьому випадку подорожній лист буде заповнено так:
Подорожні листи вантажного автомобіля
(форма № 2, затверджена наказом № 488) призначено для первинного обліку обсягів перевезених вантажів та транспортної роботи вантажного автомобіля, а також для виконання розрахунків між перевізником та замовником автомобільного транспорту. Як випливає з постанови № 207, подорожній лист з відміткою про проходження медогляду і техогляду має бути тільки у водіїв юридичної особи. Однак слід мати на увазі, що у Правилах № 363 вантажоперевезення без подорожнього листа заборонено (п. 11.3). Тому за обставин, що склалися, ми б рекомендували підприємцям не відмовлятися від оформлення подорожнього листа за формою № 2. Тим більше, що зазначена форма первинного обліку транспортної роботи містить необхідні дані про обсяг витраченого пального. Ця інформація знадобиться не тільки для списання бензину, а і для розрахунку екозбору (як відомо, його сплачують усі підприємці, які використовують у господарській діяльності автомобілі, незалежно від системи оподаткування).Порядок виготовлення, зберігання, застосування єдиної первинної транспортної документації для перевезення вантажів автомобільним транспортом було встановлено
Інструкцією № 228. Однак, як уже зазначалося, сьогодні ця Інструкція не має юридичної сили. Проте у зв’язку з відсутністю будь-якого нормативного акта, що роз’яснює порядок заповнення первинної транспортної документації, рекомендуємо все ж орієнтуватися на положення Інструкції № 228.Особи, які здійснюють перевезення вантажним автомобільним транспортом (
незалежно від того, власні це автомобілі чи орендовані), зобов’язані при виїзді автомобіля, видати водію належно оформлений подорожній лист. Він оформляється тільки на один робочий день (зміну) за умови здачі водієм подорожнього листа за попередній день роботи. Строк видачі подорожнього листа може бути і тривалішим, якщо водій виконує перевезення вантажів у міжміському сполученні понад одну добу і це встановлено наказом керівника підприємства.Облік обсягів вантажоперевезень у тоннах та тонно-кілометрах ведеться в подорожніх листах на підставі товарно-транспортних накладних незалежно від форми оплати транспортних послуг (відрядної, погодинної, покілометрової тощо) та видів перевезень вантажів. При цьому не дозволяється включати до подорожніх листів обсяги вантажоперевезень (у тоннах та тонно-кілометрах), не підтверджені товарно-транспортними накладними.
Подорожній лист за ф. № 2 заповнюється в такій послідовності:
— диспетчером перед видачею бланка водію;
— медичним працівником, відповідальними особами та водієм після видачі його водію;
— вантажовідправником або органами ДАІ МВС за маршрутом прямування авто;
— диспетчером та водієм після повернення автомобіля в гараж;
— відповідальною особою після здачі подорожнього листа водієм.
Після цього подорожній лист передається на обробку для подальших перерахунків, обліку транспортної роботи та визначення її вартості (якщо це необхідно).
А тепер наведемо приклад заповнення подорожнього листа за ф. № 2.
Приклад 2
. ТОВ «Лія» 15.05.2009 р. здійснює перевезення партії товару, що належить ТОВ «Світ електроніки», вантажним автомобілем MAN F 2000 19.293FK зі складу, розташованого по вул. Томській, б.106, до магазину оптової торгівлі, що знаходиться за адресою: вул. Кірова, б. 28. Маса вантажу, що перевозиться, дорівнює 10 т. Загальна протяжність маршруту відповідно до показань спідометра — 50 км. Відповідно до договору про поставку транспортних послуг використовується погодинна форма оплати.
До подорожнього листа додано талон замовника та товарно-транспортну накладну. Про них ітиметься далі.
Талон замовника
При роботі з
погодинною формою оплати транспортних послуг до подорожнього листа додається талон замовника. Типову форму талона замовника вантажного автомобіля затверджено наказом № 488 . Її призначено для обліку транспортної роботи в підприємства-перевізника та обліку транспортних послуг у замовника, а також вона є підставою для проведення розрахунків за виконані транспортні послуги.Талон замовника, по суті, є додатком до подорожнього листа і оформляється відповідно до нього. Талон замовника виписує відповідальна особа перевізника у двох примірниках:
— перший примірник залишається в замовника автотранспорту;
— другий примірник разом із подорожнім листом та доданими до нього товарно-транспортними накладними водій здає диспетчеру підприємства-перевізника.
Товарно-транспортна накладна
Відповідно до
ст. 48 Закону про автотранспорт автомобільні перевізники, водії повинні мати та пред’являти особам, уповноваженим здійснювати контроль на автотранспорті й у сфері безпеки дорожнього руху, документи, на підставі яких виконуються вантажні перевезення. Одним із таких документів є товарно-транспортна накладна (далі — ТТН). Про те, що ТТН є одним із основних документів на перевезення вантажів, зазначено й у п. 11.1 Правил № 363*.* З набранням чинності постановою КМУ від 21.05.2009 р. № 515 (05.06.2009 р.) ТТН включено до переліку документів, які необхідно мати водієві юрособи або фізособи-підприємця
при перевезенні вантажу лише на договірних умовах.Однак для представників головного податкового відомства ТТН є не просто документом, необхідним для оформлення перевезення вантажів, а й підставою для віднесення витрат з перевезення до складу валових витрат (
лист ДПАУ в м. Києві від 23.10.2007 р. № 341/Н/31-607; консультації в журналі «Вісник податкової служби України», 2007, № 24; 2008, № 16). Аргументують вони це тим, що відповідно до п. 2 наказу № 488 форми первинної перевізної документації є обов’язковими до застосування для всіх суб’єктів господарської діяльності незалежно від форми власності.На нашу думку, така позиція головного податкового відомства не має достатніх підстав, оскільки
наказ № 488 не зареєстрований у Мін’юсті та не має юридичної сили нормативно-правового акта. Положення цього документа мають рекомендаційний характер і не обов’язкові до застосування.Нагадаємо: згідно з вимогами
п.п. 5.3.9 Закону про податок на прибуток валові витрати має бути підтверджено відповідними розрахунковими, платіжними та іншими документами. Отже, транспортні витрати можуть підтверджуватися й іншими первинними документами: платіжними дорученнями на оплату транспортних послуг, актами виконаних робіт, рахунками за транспортні послуги та іншими документами, що відповідають вимогам Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV та Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом МФУ від 24.05.95 р. № 88 , тобто містять усі необхідні реквізити. Це підтверджує і судова практика (ухвала ВАСУ від 06.03.2001 р. у справі № 7/6; постанова ВГСУ від 17.02.2005 р. у справі № 34/281а; постанова ВГСУ від 03.08.2005 р. у справі № 41/132а).Таким чином, сміливі платники податку можуть відобразити валові витрати щодо транспортних послуг і без ТТН. Ну, а обережним платникам податку або тим, хто не має наміру спорити з контролюючими органами, краще звернутися до вантажовідправника з проханням про оформлення ТТН.
ТТН виписується
вантажовідправником на кожну поїздку автомобіля та для кожного вантажоодержувача окремо. Причому оформляється вона в чотирьох примірниках:—
перший залишається у вантажовідправника і є підставою для списання ТМЦ;—
другий передається вантажоодержувачу і є підставою для оприбуткування ТМЦ;—
третій та четвертий примірники, завірені підписом та печаткою вантажоодержувача, залишаються у перевізника. Перевізник, у свою чергу, надсилає третій примірник замовнику (для проведення розрахунків), а четвертий залишає в себе для обліку транспортної роботи та нарахування заробітної плати.Для зручності наведемо порядок заповнення ТТН у вигляді таблиці:
Порядок заповнення товарно-транспортної накладної
| Реквізит заповнює | Розділ (графи) | Опис |
| 1 | 2 | 3 |
| I. До прибуття автомобіля для завантаження | ||
| Вантажовідправник | Шапка ТТН | Номер і дата виписування ТТН; найменування замовника, вантажовідправника та вантажоодержувача; адреси пунктів завантаження та розвантаження |
| Графи 1 — 7 | Відомості про вантаж. Якщо в ТТН неможливо перелічити всі найменування вантажу, то необхідно скласти документ довільної форми з обов’язковим зазначенням відомостей про вантаж (графи 1 — 10 ТТН). У цьому випадку в ТТН робиться відмітка, що до неї додається згаданий документ (п. 11.8 Правил № 363) | |
| II. Після завантаження автомобіля | ||
| Вантажовідправник | Шапка ТТН | Номер відповідного подорожнього листа вантажного автомобіля; марка і державний номер автомобіля; найменування перевізника, а також прізвище та ініціали водія; державні номери причепів |
| графа 8 | Реквізити документів, що додаються до ТТН (товарні, залізничні накладні, сертифікати, свідоцтва тощо) | |
| графа 9 | Вид тари, в якій перевозиться товар. Якщо товар не упаковано, ставиться «н/у» | |
| Графа 10 | Кількість зайнятих місць щодо кожного наведеного у графі 1 найменування вантажу та кожного виду упаковки. При перевезенні вантажу навалом або насипом робиться відповідна відмітка і кількість місць не вказується | |
| Графа 11 | Спосіб визначення маси вантажу (зважування, розрахунковий тощо) | |
| Графи 15 — 20 | Відомості про вантажні операції. Час прибуття автомобіля на завантаження встановлюється на момент надання водієм подорожнього листа до пункту завантаження. Завантаження вважається закінченим після вручення водію оформленої відповідним чином ТТН | |
| Графи 21 — 22 | Відомості про додаткові операції (перерахунок, зважування, аналіз) та витрачений час | |
| Графа 23 | Підпис особи, відповідальної за завантаження | |
| III. Після прибуття автомобіля до пункту розвантаження | ||
| Вантажоодержувач | Графи 15 — 23 | Заповнюється в порядку, розглянутому вище (див. розділ II) |
| Решта реквізитів | У рядку «Зазначений вантаж» ставиться відбиток пломби, якою провадиться пломбування вантажу; у рядку «Кільк. місць» — загальна кількість зайнятих вантажем місць; у рядку «Маса бруто, т» — кількість вантажу в тоннах; у наведеному нижче рядку — посада, прізвище, ім’я та по батькові, підпис та печатка особи, відповідальної за розвантаження; у рядку «Здав водій-експедитор» — прізвище, ім’я та по батькові, а також підпис водія; у рядку «За дорученням №» — номер і дата довіреності. Тут же необхідно зазначити найменування підприємства-вантажоодержувача, а також посаду, прізвище та ініціали особи, яка отримала вантаж | |
| Перевізник | Шапка ТТН | Код замовника, номер маршруту, гаражні номери причепів, найменування видів перевезень (централізовані перевезення, за кілометровим тарифом тощо) |
| Графи 12 — 14 | Відомості про вантаж | |
| Графи 24 — 36 | Дані, необхідні для розрахунку вартості транспортних послуг | |
| Графи 37 — 47 | Розрахунок вартості транспортних послуг | |
На шляху доставки вантажу до ТТН можуть уноситися коригувальні записи. Так, у разі зміни адреси пункту призначення відповідні записи виконуються в рядку «Переадресування», а записи в рядках «Вантажоодержувач» та «Пункт розвантаження» закреслюються так, щоб їх можна було прочитати.
Якщо ж товар у момент його транспортування необхідно перенавантажувати з однієї машини на іншу (наприклад, через поломку), тоді складається акт, на підставі якого у графі «Відмітки про складені акти» проставляються його реквізити і стисло описується зміст акта. При цьому старі записи в рядках «Автопідприємство», «Водій» та «Автомобіль» закреслюються (так, щоб їх можна було прочитати), і пишуться нові. Усі зміни завіряються підписами відповідальних осіб.
А тепер наведемо зразок заповнення ТТН, використовуючи дані прикладу 2.
На цьому завершуємо розгляд питань, присвячених транспортній документації. Сподіваємося, що тепер ви легко впораєтеся з її заповненням.
* У тих випадках, коли в ТТН у розділі «
Відомості про вантаж» немає можливості перелічити усі назви і характеристики відпущених товарно-матеріальних цінностей, до товарно-транспортної накладної як товарний розділ повинні прикладатися як невід'ємна частина спеціалізовані форми (товарна накладна та інші форми), затверджені в установленому порядку, по яких провадиться списування товарно-матеріальних цінностей у вантажовідправника і оприбуткування їх у вантажоодержувача, а також ведеться складський, оперативний і бухгалтерський облік.У цих випадках графи
1, 2, 4, 5, 6 і 7 розділу «Відомості про вантаж» товарно-транспортної накладної не заповнюються. У вільних рядках граф записуються назви спеціалізованих форм, номери і дати їх виписки.
