Зустрічаємо Новий рік разом: як облікувати витрати на проведення корпоративного свята
Навряд чи для когось є новиною те, що дружний, згуртований колектив зі своєю особливою корпоративною культурою — це одне з головних надбань підприємства. Розуміючи це, чимало роботодавців, які мають відповідні фінансові можливості, намагаються підтримати та укріпити у працівників цей настрій, організуючи для них різні корпоративні програми, у тому числі й новорічні вечори з музикою, танцями, шампанським та Дідом Морозом. Про порядок відображення в обліку підприємства витрат, пов’язаних з проведенням такого приємного та веселого заходу, як новорічне свято, ітиметься в цій статті.
Наталя БІЛОВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Документи статті
Закон про податок на прибуток
— Закон України «Про оподаткування прибутку підприємств» у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР.Закон про ПДВ
— Закон України «Про податок на додану вартість» від 03.04.97 р. № 168/97-ВР.Закон № 481
— Закон України «Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового, коньячного і плодового, алкогольних напоїв та тютюнових виробів» від 19.12.95 р. № 481/95-ВР.Закон № 889
— Закон України «Про податок з доходів фізичних осіб» від 22.05.2003 р. № 889-IV.
Організація новорічного вечора: обліковуємо витрати
Погодьтеся: на роботі ми проводимо більшу частину свого часу, тому в передноворічний вечір нам хочеться розділити радість з приводу наближення свята за новорічним столом і зі своїми колегами. Зрозуміло, що такий захід потребує від підприємства певних витрат, які залежать від масштабів, бюджету та тематики свята.
Як правило, корпоративні новорічні витрати пов’язані з:
— орендою приміщення (вечірку можна провести в банкетному залі ресторану, у нічному клубі, на теплоході, у фойє театру, у будиночку на турбазі тощо, хоча можна залишитися і в рідному офісі);
— організацією фуршету;
— організацією культурно-розважальної програми.
Якщо для проведення свята ви вибрали один із розважальних закладів (кафе, ресторан, нічний клуб тощо), то тут уже все організовано: і приміщення, і відповідне меню, уключаючи алкогольні напої, і музичний супровід. Вам залишається потурбуватися лише про видання керівником відповідного наказу про проведення новорічного вечора, затвердження кошторису витрат на підготовку та проведення свята, про оплату рахунка за послуги закладу та грамотне відображення понесених витрат в обліку підприємства. Причому варіанти відображення можуть бути різними.
Варіант 1. Свято як розвага — валових витрат та податкового кредиту з ПДВ немає.
Перше, що згадує бухгалтер, коли мова заходить про витрати на проведення новорічного вечора, — це
п.п. 5.3.1 Закону про податок на прибуток, в якому зазначено: витрати на організацію та проведення прийомів, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків розглядаються як такі, що не пов’язані з веденням господарської діяльності, а отже, що не підлягають включенню до складу валових витрат підприємства. Тобто в контексті цього підпункту новорічно-святкові витрати вважаються не пов’язаними з господарською діяльністю підприємства і не відносяться до валових витрат на підставі п.п. 5.2.1 Закону про податок на прибуток. На це звертає увагу ДПАУ в листі від 26.08.2004 р. № 7335/6/17-3116 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2004, № 86).Унаслідок відсутності зв’язку здійснених витрат з госпдіяльністю підприємство позбавляється права і на податковий кредит з ПДВ.
Приклад 1.
Підприємство «Будтех» 28.12.2009 р. проводить новорічний вечір у кафе «Піраміда». Витрати на проведення свята становлять 20000 грн.У бухгалтерському обліку ці операції відображаються такими записами:
Таблиця 1
Облік витрат на проведення новорічного вечора
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки | Сума,грн. | |
| Дт | Кт | |||
| 1 | Перераховано закладу ресторанного господарства передоплату за проведення новорічного вечора | 377 | 311 | 20000 |
| 2 | Відображено у складі витрат звітного періоду витрати на проведення новорічного вечора | 949 | 377 | 20000 |
| 3 | Віднесено на фінансовий результат суму витрат на проведення новорічного вечора | 791 | 949 | 20000 |
Однак не варто засмучуватися, оскільки на зазначені витрати можна поглянути й по-іншому.
Варіант 2. Свято як рекламний захід — валові витрати та податковий кредит з ПДВ є.
У
Законі про податок на прибуток є п.п. 5.4.4, що дозволяє врахувати у складі валових витрат витрати на організацію прийомів, презентацій і свят, придбання та розповсюдження подарунків, уключаючи безоплатну роздачу зразків товарів або безоплатне надання послуг (виконання робіт) з рекламною метою. Зробити це підприємство може в сумі, що не перевищує 2 % оподатковуваного прибутку за попередній звітний (податковий) рік.Отже, якщо в наказі або розпорядженні керівника підприємства мету проведення новорічної вечірки буде визначено як
рекламну, витрати на неї можна буде вважати пов’язаними з госпдіяльністю. Адже вдало проведена рекламна презентація підприємства з обов’язковою участю потенційних покупців (клієнтів), демонстрацією зразків продукції, що випускається (продається), напевно може стати гарантією укладання нових угод, розширення ринків збуту, виходу на новий фінансовий рівень та як наслідок — процвітання підприємства. А якщо є зв’язок здійснених витрат з госпдіяльністю, отже, є й валові витрати, щоправда, у межах 2 % ліміту.У цій ситуації як підтверджуючі документи вам знадобляться:
— список запрошених осіб із числа сьогоднішніх та потенційних партнерів;
— кошторис витрат на підготовку та проведення заходу;
— первинні документи (накладні, акти тощо), що підтверджують факт придбання ТМЦ (послуг) для проведення заходу;
— накладні на відпуск зі складу ТМЦ, які використовуються для проведення заходу;
— звіт про проведення заходу;
— звіт про виконання кошторису з відображенням у ньому фактичних витрат на проведення заходу.
Тільки майте на увазі: у
п.п. 5.4.8 Закону про податок на прибуток міститься пряма заборона на включення до валових витрат готівки, витраченої на рекламні цілі. Тому витрати на проведення новорічної вечірки, організованої з рекламною метою, потраплять до валових витрат лише у разі, якщо розрахунки здійснювалися в безготівковій формі.Господарський характер рекламного заходу, що проводиться, дозволяє підприємству
скористатися і правом на податковий кредит з ПДВ, причому в повному обсязі. Підтвердження — у листі ДПАУ від 15.05.2006 р. № 9120/7/16-1517-15 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2006, № 55). До речі, для відображення податкового кредиту форма проведення розрахунків (готівкова або безготівкова) значення не має.Приклад 2.
Підприємство «Зевс» 29.12.2009 р. проводить новорічний вечір з рекламною метою в ресторані «Еллада». Сума витрат на проведення цього заходу становить 60000 грн. (без ПДВ — 50000 грн.; ПДВ 20 % — 10000 грн.). Ресторан не є платником податку на прибуток.Оподатковуваний прибуток підприємства за 2008 рік (рядок 11 декларації з податку на прибуток) дорівнює 750000 грн. Сума рекламних витрат, яку може бути включено до валових витрат, становить 15000 грн. (750000 грн.
х 2 % :: 100 %). Частина, що залишилася, у розмірі 35000 грн. (50000 грн. - 15000 грн.) до валових витрат не відноситься.У податковому та бухгалтерському обліку ці операції відображаються такими записами:
Таблиця 2
Облік витрат на проведення новорічного вечора,
організованого з рекламною метою
| № з/п | Зміст господарської операції | Сума,грн. | Бухгалтерський облік | Податковий облік | ||
| Дт | Кт | ВД | ВВ | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | Перераховано закладу ресторанного господарства передоплату за проведення новорічного вечора, організованого з рекламною метою | 60000 | 371 | 311 | — | — |
| 2 | Відображено суму податкового кредиту з ПДВ у складі суми передоплати за проведення новорічного вечора, організованого з рекламною метою | 10000 | 641/ПДВ | 644 | — | — |
| 3 | Відображено у складі витрат звітного періоду витрати на проведення новорічного вечора, організованого з рекламною метою (підписано акт виконаних робіт) | 50000 | 93 | 631 | — | 15000 |
| 4 | Списано раніше відображену суму податкового кредиту з ПДВ | 10000 | 644 | 631 | — | — |
| 5 | Здійснено залік заборгованостей | 60000 | 631 | 371 | — | — |
| 6 | Віднесено на фінансовий результат витрати у зв’язку з проведенням новорічного вечора, організованого з рекламною метою | 50000 | 791 | 93 | — | — |
Варіант 3. Свято за рахунок профспілки — валові витрати можливі.
Проведення новорічного заходу може бути організовано і профспілковою організацією для членів профспілки за умови наявності в її кошторисі відповідної статті витрат.
У цьому випадку слід потурбуватися про наявність таких підтверджуючих документів:
— рішення профкому про проведення новорічного вечора для членів профспілки;
— кошторисів доходів та витрат;
— накладних на отримання ТМЦ, продуктів харчування від постачальників, актів виконаних робіт (наданих послуг);
— актів про списання ТМЦ, продуктів харчування для новорічного вечора.
Може статися, що власних коштів для проведення новорічного свята у профспілки виявиться недостатньо. Тоді підприємство має право надати їй
безповоротну фінансову допомогу або добровільне пожертвування.У профспілки як у неприбуткової організації сума отриманих коштів не обкладатиметься податком на прибуток (див.
п.п. 7.11.7 Закону про податок на прибуток).А підприємство, керуючись
п.п. 5.2.2 Закону про податок на прибуток, зможе включити добровільно перераховані суми такій неприбутковій організації до складу своїх валових витрат у розмірі, що перевищує 2 %, але не більше 5 % оподатковуваного прибутку попереднього звітного року.Варіант 4. Свято як збори трудового колективу або як семінар (конференція) — валові витрати та податковий кредит з ПДВ є.
Щоб провести новорічне свято під виглядом загальних зборів трудового колективу або семінару (конференції) за темою, пов’язаною з госпдіяльністю підприємства, доведеться відмовитися від ідеї влаштувати його в ресторані або кафе. Для цих цілей краще орендувати актовий або концертний зал (підійде і конференц-зал в будь-якому пансіонаті, санаторії або готелі в курортній або рекреаційній зоні).
При цьому необхідно буде оформити:
— наказ керівника про проведення заходу із зазначенням порядку денного зборів або програми роботи семінару (конференції);
— протокол загальних зборів або звіт про проведення семінару (конференції) з додаванням документів, що містять тези виступів учасників заходу;
— договір оренди приміщення, акт виконаних робіт, податкову накладну (якщо контрагент є платником ПДВ);
— інші первинні документи, пов’язані з проведенням заходу.
Такі дії нададуть підприємству можливість пов’язати витрати на проведення офіційного заходу (у тому числі, витрати на оренду приміщення) з
госпдіяльністю та відобразити їх у складі валових витрат, а «вхідний» ПДВ — у складі податкового кредиту.Майте на увазі: оскільки передноворічна зустріч працівників у цьому випадку має суто діловий характер, підприємство не повинне оплачувати послуги музикантів та Діда Мороза, а також здійснювати витрати на прикрашання залу гірляндами та кульками, на придбання продуктів харчування для застілля та на феєрверк.
Максимум, що можна собі дозволити у валововитратних цілях, — витрати на воду, чай, каву, печиво, та й то їм доведеться надати статус
представницьких (презентаційних) витрат з відповідним документальним оформленням, що підтверджує їх госпспрямованість. Інакше податківці, керуючись на п.п. 5.3.1 Закону про податок на прибуток, визнають їх витратами на фінансування особистих потреб працівників. Докладніше про «чайно-кавові» витрати підприємства ви можете прочитати у статті «Чайна церемонія» (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2006, № 47).Утім, залишати без пригощання трудовий колектив зовсім не обов’язково — адже ціна орендної плати є договірною, тому з відома орендодавця до неї може бути включено й інші послуги, які не обов’язково розшифровувати в договорі оренди. Це дозволить провести свято цілком гідно.
Залучення артистів для проведення новорічного вечора
Останнім часом традиційні Діди Морози, Снігуроньки та інші казкові персонажі з віршами-подарунками користуються вже не такою великою популярністю серед дорослої аудиторії, як ще кілька років тому, їх запрошують переважно до дітей.
Сьогодні чимало компаній вважають ознакою хорошого бізнес-тону залучати для участі в корпоративних заходах професіоналів — конферансьє, клоунів, факірів, гімнастів, співаків, музикантів, танцюристів, ді-джеїв тощо. У результаті новорічна програма за участі запрошених артистів, які виступають у залі, оформленому квітковими композиціями та повітряними кульками, перетворюється на яскраве шоу, що запам’ятовується. Такі дії, з одного боку, укріплюють корпоративний дух працівників та підвищують їх патріотизм щодо рідної фірми, а з іншого, — допомагають позиціювати підприємство як процвітаюче.
Розважальні послуги підприємству можуть надавати:
— фізичні особи, не зареєстровані суб’єктами підприємницької діяльності, які діють на підставі
договору цивільно-правового характеру;— фізичні особи —
суб’єкти підприємницької діяльності .При виплаті винагороди за надані послуги фізособі-артисту
за цивільно-правовим договором підприємство повинне утримати та перерахувати до бюджету податок з доходів фізичних осіб. Інформація про таку виплату відображається у формі № 1ДФ з ознакою доходу «01». При цьому нарахування та утримання внесків до соцфондів та до Пенсійного фонду не здійснюються.А от якщо розважати працівників підприємства на корпоративному вечорі прийшов
артист-підприємець (у межах своєї підприємницької діяльності), у договорі з ним слід указати інформацію про його підприємницький статус. Крім того, щоб уникнути подвійного оподаткування доходів підприємців від здійснюваної діяльності та з метою підтвердження підстав для неутримання з них податку з доходів, ДПАУ в листі від 06.02.2007 р. № 2174/7/17-0717 радить підприємству попросити такого підприємця надати копії:— Свідоцтва про державну реєстрацію фізичної особи — підприємця;
— Свідоцтва про сплату єдиного податку суб’єктом малого підприємництва — фізичною особою (якщо артист — єдиноподатник);
— платіжних документів про сплату податку.
Нагадуємо: виплата артистам-підприємцям
не обкладається податком з доходів фізичних осіб, але відображається у формі № 1ДФ з ознакою доходу «42».Тепер про відображення витрат на оплату розважальних послуг у
податковому обліку підприємства. На жаль, пов’язати їх із господарською діяльністю платника податків неможливо, тому такі витрати не враховуються у складі валових витрат, а сплачений за ними ПДВ (якщо артист-підприємець є платником ПДВ) — у складі податкового кредиту.У
бухгалтерському обліку зазначені витрати включаються до складу витрат звітного періоду.Приклад 3.
Підприємство «Зодіак» запросило для участі в корпоративному святі групу артистів (співаків, танцюристів та ді-джея), які не є підприємцями. З ними підприємство уклало договір цивільно-правового характеру. За таким договором кожному з артистів виплачено винагороду в сумі 5000 грн.У бухгалтерському обліку ці операції відображаються такими записами:
Таблиця 3
Облік витрат на оплату послуг запрошених артистів
| № з/п | Зміст господарської операції | Кореспондуючі рахунки | Сума,грн. | |
| Дт | Кт | |||
| 1 | Нараховано винагороду артисту за договором цивільно-правового характеру, підписано акт виконаних робіт | 949 | 685 | 5000 |
| 2 | Утримано податок з доходів фізичних осіб із суми винагороди за договором цивільно-правового характеру (5000 грн. х 15 %: 100 %) | 685 | 641/ПДФО | 750 |
| 3 | Виплачено винагороду за договором цивільно-правового характеру | 685 | 301, 311 | 4250 |
| 4 | Перераховано до бюджету податок з доходів фізичних осіб | 641/ПДФО | 311 | 750 |
| 5 | Віднесено на фінансовий результат суму нарахованої винагороди за договором цивільно-правового характеру | 791 | 949 | 5000 |
Придбання для новорічного вечора алкогольних напоїв за рахунок коштів підприємства
Шампанське на новорічному столі вже давно стало невід’ємним символом свята. Дзвін келихів та бій годинника дарують нам надії на втілення задуманих бажань і просто створюють гарний настрій. А як приємно підняти келих у колі колег!
Щоб радісні враження від чудового вечора з бризками шампанського нічим не було затьмарено, слід урахувати, що придбання до новорічного столу алкогольних напоїв коштом підприємства небезпечно з точки зору ліцензування.
Річ у тім, що відповідно до
ст. 15 Закону № 481 роздрібна торгівля алкогольними напоями може здійснюватися суб’єктами підприємницької діяльності всіх форм власності тільки за наявності в них ліцензій. При цьому під роздрібною торгівлею розуміється діяльність з продажу товарів безпосередньо громадянам та іншим кінцевим споживачам для їх особистого некомерційного використання незалежно від форм розрахунків, у тому числі на розлив у ресторанах, кафе, барах, інших підприємствах громадського харчування (ст. 1 Закону № 481).Звісно, не обізнаний у цих питаннях громадянин зауважить, що пригощання у святковий вечір працівників підприємства та гостей шампанським чи іншими алкогольними напоями зовсім не виглядає як їх продаж.
Однак грамотний і далекоглядний бухгалтер знає, що термін «продаж товарів» у
Законі № 481 не розшифровано і це дає привід податківцям застосовувати щодо нього визначення, наведене в Законі про податок на прибуток, де під продажем товарів розуміються і операції з їх безоплатного надання (див. п. 1.31).Використовуючи такий підхід, працівники ДПАУ в консультації, опублікованій у журналі «Вісник податкової служби України», 2004, № 47, с. 26, констатують: при розповсюдженні алкогольних напоїв з безоплатним їх наданням споживачам (у цьому випадку — працівникам підприємства та гостям вечора) до них переходить право власності на ці напої, що свідчить про здійснення операції з продажу товарів. А якщо такі операції проводяться без придбання відповідної ліцензії, до підприємства застосовується штраф у розмірі
200 % вартості отриманої партії товару (тобто придбаних для новорічного столу алкогольних напоїв), але не менше 1700 грн. (ст. 17 Закону № 481).Як бачите, з пригощанням шампанським за рахунок коштів підприємства слід бути обережними. Це, мабуть, один із тих окремих випадків, коли працівнику можна сказати: «Приносити із собою та розпивати алкогольні напої дозволяється».
Доставка працівників до місця проведення новорічного вечора
Збираючись на новорічний вечір, ми зазвичай надягаємо вишукане вечірнє вбрання, робимо красиву зачіску та створюємо собі гарний настрій. І в такий момент зовсім не хочеться, щоб по дорозі до місця проведення свята хтось із пасажирів в автобусі або метро випадково або навмисно завдав незручностей та порушив створену гармонію.
Чудово, якщо роботодавець розуміє це і надає можливість своїм працівникам дістатися до місця проведення вечора виділеним спеціально для цієї мети транспортом (автобусом, мікроавтобусом чи легковим автомобілем) — власним або орендованим.
Зрозуміло, що витрати на таку доставку хотілося б включити до валових витрат підприємства, а «вхідний» ПДВ щодо них — до податкового кредиту. Давайте подивимося, чи можливо це.
За загальним правилом, установленим
п.п. 5.2.1 Закону про податок на прибуток, до валових витрат платника податків потрапляють будь-які витрати, пов’язані з його господарською діяльністю. Якщо транспортний засіб підприємство використовує для доставки працівників, наприклад, від станції метро або зі «спального» району до місця роботи і назад, то тут запитань не виникає. За наявності відповідного положення в колективному договорі та наказу керівника здійснені транспортні витрати (на оренду транспортного засобу, ПММ, техобслуговування, зарплату водія тощо) на цілком законних підставах як такі, що пов’язані з госпдіяльністю, уключаються до валових витрат, а «вхідний» ПДВ — до податкового кредиту згідно з п.п. 7.4.1 Закону про ПДВ. Причому вартість послуг з доставки не розглядається як отримане працівниками додаткове благо і не обкладається податком з доходів фізичних осіб. Це підтверджує ДПАУ в листі від 25.11.2004 р. № 23054/7/17-3117 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2006, № 56).Із доставкою працівників на
корпоративне свято складніше — негосподарська спрямованість заходу, що проводиться, не дозволяє надати понесеним витратам валововитратний статус, оскільки вони за своїм характером дуже близькі до витрат, пов’язаних із фінансуванням особистих потреб фізичних осіб. А п.п. 5.3.1 Закону про податок на прибуток , нагадуємо, не дозволяє відносити такі витрати до валових. Не доводиться розраховувати тут і на податковий кредит з ПДВ — відповідну заборону встановлено п.п. 7.4.4 Закону про ПДВ.Утім, якщо ваш новорічний вечір організовано з рекламною метою
або оформлено як виробничі збори, семінар чи конференція за темою, пов’язаною з госпдіяльністю підприємства, то у витрат на доставку працівників до місця проведення заходу є шанси потрапити до валових витрат, а у сплаченого за ними ПДВ — до податкового кредиту.
Витрати на проведення новорічного вечора та ПДФО
Оскільки на новорічному вечорі споживачами розважальних послуг, продуктів харчування та напоїв, оплачених підприємством, є його працівники, які беруть участь у святкуванні, у бухгалтера виникає запитання: чи необхідно вартість таких послуг та продуктів уключати до їх доходу та обкладати податком з доходів фізичних осіб?
Це пов’язане з тим, що
Закон № 889 розглядає кошти, матеріальні та нематеріальні цінності, послуги та інші види доходу, що надаються найманій особі роботодавцем (якщо вони не є заробітною платою або виплатою за цивільно-правовими договорами) як додаткове благо (див. п.п. 4.2.9) з відповідним оподаткуванням.Однак турбуватися з цього приводу не варто. ДПАУ дуже ліберально підходить до питань оподаткування доходів запрошених на свято осіб. Так, у
листі від 26.08.2004 р. № 7335/6/17-3116 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2004, № 86) та в консультації, опублікованій у журналі «Вісник податкової служби України», 2004, № 41, с. 44, це відомство стверджує: усереднена вартість святкового вечора в розрахунку на одну особу не може бути показником для визначення доходу конкретної фізичної особи у вигляді додаткового блага згідно з п.п. 4.2.9 Закону № 889. Отже, оподатковуваний дохід у фізичних осіб у такій ситуації не виникає, оскільки витрати на проведення новорічного свята неможливо персоніфікувати.Немає необхідності обкладати зазначені витрати і внесками до Пенсійного фонду та соцфондів, оскільки ці витрати не належать до фонду оплати праці та
не є доходами окремо взятих працівників.Таким є порядок відображення в обліку підприємства витрат на підготовку та проведення новорічного вечора. Сподіваємося, що скориставшись цією інформацією ви грамотно вирішите всі облікові питання та з радісним настроєм зустрінете довгоочікуване свято. Бажаємо вам успіхів, фінансового благополуччя, душевного комфорту та всього найкращого!
