Заповнюємо касову книгу
Чи потрібно заповнювати касову книгу, якщо по касі за день не було руху готівки? Як саме здійснюються виправлення неправильних даних у касовій книзі?
(м. Полтава)
Як відомо, усі надходження та видачу готівки підприємства відображають у
касовій книзі за типовою формою № КО-4 (п. 4.2 Положення № 637). Тут попутно зауважимо, що деякі (неглобальні) зміни до форми касової книги було внесено постановою № 252, якою затверджено при цьому її оновлену форму (додаток 5 до Положення № 637). Так, тепер:— угорі кожної сторінки касової книги нумерацію слід проставляти в реквізиті «Сторінка» (а не «Аркуш», як це було в колишній формі);
— дещо змінилися назви окремих граф касової книги, так:
графа 3 тепер називається «Номер кореспондуючого рахунку, субрахунку» (замість «Номер кореспондуючого рахунку»);
графа 4 отримала назву «Надходження» (замість колишнього «Прибуток»).
При цьому виникає питання щодо застосування нової форми касової книги. Звичайно, щоб унеможливити будь-які причіпки з боку перевіряючих, найбезпечніше після
постанови № 252 застосовувати оновлену форму касової книги. Хоча, безумовно, сподіваємося, що зважаючи на незначні зміни, що сталися в її формі, контролюючі органи все ж дозволять довести і раніше відкриті книги, не вважаючи це порушенням касової дисципліни (із цього приводу див. також редакційний коментар до постанови № 252 // «Податки та бухгалтерський облік», 2009, № 46, с. 29).Нагадаємо особливості заповнення касової книги, по ходу відповідаючи на поставлені запитання. Порядок ведення касової книги обумовлено
гл. 4 Положення № 637.Загальні вимоги до оформлення касової книги
. Аркуші касової книги повинні бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені відбитком печатки підприємства (юридичної особи). При цьому кількість аркушів у касовій книзі посвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства (юрособи) (п. 4.2 Положення № 637).Записи в касовій книзі.
Записи в касовій книзі здійснюються в такому порядку:(1) Записи здійснюються
у 2 примірниках (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору чорнильною або кульковою ручкою:— перші примірники (невідривна частина аркуша) — «Вкладні аркуші касової книги» — залишаються в касовій книзі;
— другі примірники (відривна частина аркуша) — «Звіт касира» — є документом, за яким касир звітує щодо руху грошей у касі.
І перші, і другі примірники повинні мати однакові номери.
(2) Записи касових операцій здійснюються на невідривній частині аркуша, для чого аркуш згинають по лінії відрізу, підкладаючи відривну частину аркуша під невідривну. Залишок готівкових грошових коштів у касі підприємства на початок робочого дня (дані рядка «Залишок на початок дня») має дорівнювати залишку готівки на кінець попереднього дня (дані рядка «Залишок на кінець дня» за попередній день). Бланк звіту касира до закінчення операцій дня, в якому вони проводилися, не відривається.
(3) Записи в касовій книзі за операціями отримання (видачі) готівки здійснюються касиром
за кожним касовим ордером у день надходження (видачі) готівки. Якщо з каси здійснювалися виплати, пов’язані з оплатою праці за відомостями на виплату грошей (додаток 1 до постанові № 637), то слід мати на увазі, що такі операції закриваються видатковим касовим ордером та відображаються в касовій книзі після закінчення строків цих виплат (пп. 3.9, 4.3 Положення № 637). До цього дня сума з відомості на виплату грошей, не списана до витрат каси, відображається в касовій книзі у залишках у рядку «у тому числі на зарплату». При цьому, якщо за відомістю частина зарплати депонується, то, закриваючи відомість на виплату грошей, складають два видаткові касові ордери: один ВКО — на фактично виплачену за відомістю суму і другий ВКО — на загальну суму депонованої за відомістю заробітної плати, що підлягає здаванню в банк.У такому ж порядку оформляються і операції з виплати готівкою заробітної плати касиром, якому старший касир видає необхідну для цього суму грошових коштів (
п. 4.6 Положення № 637). При цьому потрібну суму готівки старший касир видає іншим касирам під підпис у Книзі обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей (типова форма № КО-5, додаток 6 до Положення № 637 ). У такому разі касир наприкінці робочого дня зобов’язаний скласти звіт про отриману та видану готівку за відповідними касовими документами та здати залишок готівки і касові документи за проведеними операціями старшому касирові під підпис у Книзі обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей.У разі
відсутності руху готівки в касі протягом робочого дня записи в касовій книзі в цей день можуть не здійснюватися.Якщо бухгалтерія і касир підприємства (юридичної особи) не працюють у вихідні та святкові дні, а його відокремлений підрозділ, що використовує при розрахунках РРО (РК) у ці дні працює, але при цьому не веде касової книги, то записи в касовій книзі юридичної особи здійснюються в наступний за вихідними перший робочий день підприємства — юридичної особи (
п. 4.3 Положення № 637).(4) Щодня
наприкінці робочого дня касир (п. 4.3 Положення № 637):— підбиває підсумок операцій з надходження та витрати готівки за день;
— виводить залишок готівки в касі на кінець дня (і відповідно на початок наступного дня);
—
передає до бухгалтерії (як звіт касира) другі (відривні) примірники аркушів касової книги разом з доданими до них прибутковими та видатковими касовими ордерами, на підставі яких протягом дня надходила або витрачалася готівка (при цьому кількість доданих до звіту касира документів у касовій книзі зазначається прописом). Звіт касира передається до бухгалтерії підприємства під підпис бухгалтера в касовій книзі.Виправлення в касовій книзі.
Як правило, виправлення в касовій книзі не допускаються. Якщо ж виправлень уникнути не вдалося, то коригування записів у касовій книзі здійснюється так (коректурним способом, п. 4.2 Положення № 637, гл. 4 Положення № 88):— неправильний текст чи цифри закреслюються і над ними пишуться правильний текст або цифри;
— закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене;
— виправлення супроводжуються написом «Виправлено» та підтверджуються підписами касира та головного бухгалтера (або особи, яка його заміщає) із зазначенням дати виправлення.
Контроль за веденням касової книги.
Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера або працівника підприємства, уповноваженого на те керівником (п. 4.5 Положення № 637).Касова книга також може вестися
в електронній формі, на що також зверталася увага в листі НБУ від 30.08.2002 р. № 11-113/1504. Особливості її ведення в цьому випадку обумовлено п. 4.4 Положення № 637. Докладніше це питання розглядалося у статті «Касові операції в запитаннях — відповідях», див. «Податки та бухгалтерський облік», 2007, № 85.
Людмила Солошенко, економіст-аналітик
