Відокремлений підрозділ з РРО: коли потрібна касова книга
Наше підприємство має кілька торговельних точок (магазин і кіоски), які не мають філійного статусу (не занесено в ЄДР). На всіх точках розрахунки з покупцями проводяться через РРО. Чи обов’язково на кожній із них заводити касову книгу, якщо торговельні точки одразу здають свою виручку до банку, оминаючи головну касу підприємства? Як бути з касовою книгою, якщо ми оформимо новий магазин в іншому районі як філію підприємства із занесенням відомостей про нього до ЄДР?
(м. Харків)
Як ви знаєте, основним документом, що регулює касові операції, є
Положення № 637, і тому для відповіді на поставлені запитання важливо орієнтуватися в термінології цього документа. Для нас важливо, що у Положенні № 637 і філії (з кодом ЄДРПОУ), і прості торговельні точки (без коду ЄДРПОУ) названо відокремленими підрозділами* (п.1.2).* Хоча з позиції ГКУ та ЦКУ відокремленим підрозділом може бути лише філія (представництво), дані про яку занесено до Єдиного державного реєстру, а торговельна точка без ЄДРПОУ має статус лише структурного підрозділу. Детальніше про це див. у статті «РРО з касовою книгою, ліміт відокремленого підрозділу, зберігання готівки (за листами НБУ)» // «Податки та бухгалтерський облік», 2007, № 103.
Далі в
п. 4.2 Положення № 637 пояснено, який відокремлений підрозділ повинен вести касову книгу, а який не повинен. Перш ніж перейти до цих пояснень, нагадаємо, що згідно з цим же пунктом усі надходження і видача гривнєвої готівки відображаються в касовій книзі підприємства, яка ведеться в єдиному примірнику за умови відсутності в підприємства структурних підрозділів, що здійснюють готівкові розрахунки. Якщо ж такі на підприємстві є, то вони:—
ведуть (обов’язково) свою касову книгу (крім касової книги, що ведеться головним підприємством), якщо у них є як надходження готівки, так і витрати, наприклад, на оплату праці, госппотреби, інші операції з оформленням касових ордерів і відомостей;—
не ведуть окрему касову книгу, якщо здійснюють готівкові розрахунки із застосуванням РРО або РК і веденням КОРО, але не проводять операції з приймання (видачі) готівки за касовими ордерами.Деякий час існувало запитання з приводу необхідності наявності касової книги на торговельній точці, обладнаній РРО,
яка сама інкасує виручку до банку, оминаючи касу головного підприємства та не здійснює інших видаткових операцій. Проте НБУ зняв це запитання своїм листом від 06.02.2008 р. № 11-113/423-1352// « Податки та бухгалтерський облік», 2008, № 19: у такому разі касову книгу вести на торговельній точці не обов’язково і відповідно не обов’язково перед інкасацією до банку її оприбутковувати в касі головного підприємства. Цей же висновок підтверджено і ДПАУ в р. 4.3 Методрекомендацій № 210.Інше запитання, яке часто виникає в бухгалтерів у роздробі: чи необхідно обов’язково вести касову книгу на торговельній точці, якщо
у випадках повернення товару покупцям повертаються грошові кошти з відповідним проведенням операції через РРО (за відсутності інших видаткових операцій)? Їх бентежать вимоги пп. 3.4 і 3.5 Положень № 637, де зазначено, що:«...Видача грошових коштів із кас виконується за видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями...»
«...Видача грошових коштів особам, яких немає в штатному розписі підприємства, виконується за видатковими касами ордерами, які виписуються на кожну особу, або за окремою видатковою відомістю...».
Із цих норм вони роблять висновок, що будь-яку видачу грошових коштів із каси (а РРО згідно з термінологією
п. 1.2 Положення № 637 теж є касою) має бути оформлено видатковим ордером, а отже, це передбачає обов’язкову наявність касової книги. Інакше кажучи, на їхню думку, повернення грошей покупцям, яке обов’язково має бути оформлено через РРО*, окрім цього, має ще бути оформлено і ВКО.* Повернення грошових коштів покупцям — це розрахункова операція, згідно із Законом про РРО, а отже, її обов’язково має бути проведено через РРО (детальніше про це читайте в газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2008, № 33, с. 21).
Ми з таким підходом не згодні через наявність
п. 4.2 Положення № 637, що дає індульгенцію для кас — РРО, дозволяючи їм обходитися без касової книги, за умови, що вони не здійснюють таких видаткових операцій, як виплата зарплати і виплати на госппотреби. Адже повернення грошових коштів за товари не лише підпадає під визначення готівкових розрахунків згідно з Положенням № 637, але і є розрахунковою операцією згідно із Законом про РРО, нарівні з операцією з надходження виручки від покупців. Якщо визнати позицію щодо обов’язкового оформлення ВКО на повернення грошей, то виходить, що й будь-який продаж товарів необхідно відображати не лише в РРО, але і виписувати ПКО, а це вже доводить ситуацію до абсурду.Тому ще раз повторюємо свій висновок.
Вести касову книгу на торговельній точці (нехай це філія з кодом ЄДРПОУ або структурний підрозділ без такого коду) не обов’язково, якщо там здійснюються виключно такі операції, пов’язані з готівкою:— надходження виручки за товари, оформлені через РРО;
— повернення грошей покупцям за продану продукцію, оформлені через РРО;
— інкасування грошових коштів з РРО для здавання виручки до банку або до каси головного підприємства.
За наявності будь-яких інших видаткових операцій, пов’язаних із готівкою (таких, наприклад, як видача заробітної плати, видача на госппотреби тощо) у підрозділі слід вести касову книгу.
Наталія Яновська, економіст-аналітик
