Якщо пропала первинка
Втратити первинну документацію для підприємства подібно до форс-мажору. Та все ж у діяльності суб’єкта господарювання іноді можуть виникнути непередбачувані ситуації, у тому числі і втрата документів. Причини тому бувають різними: пожежа, повінь, крадіжка, халатність працівників, витівки гризунів тощо. Як бути в такому разі та що слід зробити, щоб урятувати становище? Про це зараз і поговоримо.
Людмила СОЛОШЕНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Як передбачає
ч. 7 ст. 9 Закону про бухоблік , підприємство повинне забезпечити зберігання первинних документів протягом установленого строку. Аналогічні вимоги можна зустріти і в розділі 6 Положення № 88, присвяченому зберіганню облікової документації. А оскільки документи, як відомо, є підтвердженням усіх операцій, що відбуваються на підприємстві, то їх відсутність або передчасну втрату буде розцінено при перевірці не інакше, як недотримання вимог законодавства та порушення порядку ведення обліку. Отже, розглянемо, чим загрожує суб’єкту господарювання втрата первинної документації?
Чим загрожує втрата первинної документації
Втрата документів може обернутися адміністративною, фінансовою, а в деяких випадках навіть і кримінальною відповідальністю.
Адміністративна відповідальність.
Як передбачено ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік, відповідальність за організацію бухгалтерського обліку, забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів та звітів протягом установленого строку, але не менше 3 років, покладається на власників (керівників) підприємства (лист Мінфіну від 28.10.2003 р. № 31-04200-30-29/4479 // «Податки та бухгалтерський облік», 2003, № 102). Також через відсутність документів може постраждати і головний бухгалтер — як посадова особа, відповідальна за ведення бухгалтерського обліку. Адже згідно з КпАП за відсутність підтверджуючих документів посадовим особам може загрожувати така адміністративна відповідальність:
Адміністративна відповідальність за відсутність первинної документації
| Вид порушення | Стаття КпАП | Розмір адмінштрафу | Примітка |
| 1. Відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку | Ст. 1642 | Адмінштраф у розмірі від 8 до 15 нмдг (тобто від 136 до 255 грн.) | Розглядати справи про адміністративні правопорушення в цьому випадку та накладати цей адмінштраф мають право органи державної контрольно-ревізійної служби (ДержКРС) (ст. 2341 КпАП)
|
| 2. Відсутність податкового обліку, порушення порядку ведення податкового обліку | Ст. 1631 | Адмінштраф у розмірі від 5 до 10 нмдг (тобто від 85 до 170 грн.) | У цьому випадку протокол про адміністративне правопорушення складають податківці (п. 1 ст. 255 КпАП), а розглядають справи про адміністративні правопорушення і накладають штраф суди (ст. 221 КпАП)
|
| 3. Незабезпечення належного стану первинного обліку | Ст. 1863 | Адмінштраф у розмірі від 10 до 15 нмдг (тобто від 170 до 255 грн.) | Накладати цей штраф мають право органи статистики, які розглядають справи про адміністративні правопорушення в цьому випадку (ст. 2443 КпАП)
|
За переліченими порушеннями адміністративна відповідальність за втрату документів може загрожувати тільки посадовим особам. А ось звичайного працівника в разі втрати документів може бути притягнуто лише до дисциплінарної відповідальності.
Втрата документів та податковий облік (фінансова відповідальність)
. Втрата первинних документів може обернутися для платника податків і фінансовою відповідальністю (податковими штрафами). Адже в цілях оподаткування, як відомо, важливим є документальне підтвердження операцій (насамперед це стосується витрат платника податків). Так, згідно з п.п. 5.3.9 Закону про податок на прибуток не включаються до складу валових витрат будь-які витрати, не підтверджені відповідними розрахунковими, платіжними та іншими документами, обов’язковість ведення та зберігання яких передбачено правилами ведення податкового обліку. А отже, суми, що потрапили до витрат, однак при цьому не підтверджені документально, при перевірці буде розцінено як неправомірно віднесені до валових витрат. У результаті об’єкт оподаткування виявиться заниженим і, як наслідок, до платника податків може бути застосовано фінансові санкції (штрафи і пеня) за порушення податкового законодавства.Схожа ситуація виникає і щодо ПДВ, де штрафонебезпечним може виявитися включення до податкового кредиту сум ПДВ,
не підтверджених відповідними документами (податковими накладними, касовими чеками, митними деклараціями, транспортними квитками, готельними рахунками тощо). При цьому, як передбачає п.п. 7.4.5 Закону про ПДВ, якщо суми податку, попередньо включені до складу податкового кредиту, залишаються не підтвердженими документально на момент перевірки платника податків податковим органом, то платник податків несе відповідальність у вигляді фінансових санкцій.По ходу також зазначимо про
п.п. 4.3.1 Закону № 2181, який у разі неведення платником податків податкового обліку або відсутності відповідних первинних документів зазначає про можливість розрахунку податківцями суми податкових зобов’язань платника податків непрямими методами. Однак слід зауважити: на практиці ця норма поки що так і не працює, і застосувати такі методи податківці не можуть, оскільки досі немає закону, який визначає методику визначення суми податкових зобов’язань непрямими методами, про яку йдеться в п.п. 4.3.3 Закону № 2181.Кримінальна відповідальність.
А ось навмисне псування документів (що, звісно, потребує доказу наміру в їх знищенні) навіть може загрожувати кримінальною відповідальністю. Так, згідно зі ст. 357 КК умисне знищення, пошкодження або приховування документів, учинене з корисливих мотивів або в інших особистих інтересах, караються штрафом до 50 нмдг (тобто до 850 грн.) або обмеженням волі на строк до 3 років. Якщо ж документи при цьому особливо важливі — штрафом до 70 нмдг (тобто до 1190 грн.) або обмеженням волі на строк до 3 років, або позбавленням волі на строк до 3 років. Але це, сподіватимемося, не наш випадок. А тому з’ясуємо, як же діяти суб’єкту господарювання, який виявив пропажу документації.
Якщо виявили зникнення документів
Дії
суб’єкта господарювання, який виявив зникнення первинної документації, застережено п. 6.10 Положення № 88 (на що зверталася увага також і в листах Держкомпідприємництва від 27.09.2000 р. № 2-223/3573 та Держкомархіву від 11.06.2007 р. № 02-904 ).Так, у разі зникнення або знищення первинних документів, облікових регістрів та звітів:
— (1) — керівник підприємства письмово
повідомляє про це правоохоронні органи;— (2) — наказом формується
комісія для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх зникнення або знищення. Зауважимо: вимог до складу та чисельності комісії законодавство не висуває. Зазвичай до складу комісії входять працівники бухгалтерії та фахівці, які можуть визначити причини та наслідки того, що сталося: юрист, головний інженер, інженер з охорони праці тощо. Також для участі в роботі комісії (залежно від характеру події, що сталася) можуть запрошуватися працівники слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду (п. 6.10 Положення № 88);— (3) —
результати роботи комісії оформляють актом, який затверджується керівником підприємства. Такий акт складається в довільній формі (щоправда, за його основу, наприклад, може бути взято форму Акта про нестачу архівних справ (документів) з додатка 6 до Правил № 16 ). У такому акті, як правило, описується факт втрати документації, місце випадку, причини того, що сталося, указуються особи, відповідальні за збереження документації з отриманими від них письмовими поясненнями, а також наводиться перелік відсутніх документів;— (4) — при цьому
копію акта в 10-денний строк направляють органу, у сфері управління якого перебуває підприємство (тобто вищому за рівнем органу, звісно, за його наявності), а також місцевому податковому органу.До речі,
повідомлення податкового органу про те, що сталося, важливе і для податкового обліку. Адже це на користь підприємства — платника податку на прибуток, що має намір зберегти в цьому випадку право на валові витрати. Так, згідно з п.п. 5.3.9 Закону про податок на прибуток у разі втрати, знищення або псування підтверджуючих документів, платник податків має право письмово заявити про це податковому органу та вжити заходів, необхідних для відновлення таких документів. При цьому письмова заява (довільної форми) подається до або разом із декларацією з податку на прибуток за поточний звітний період, в якому виявлено зникнення документів. У заяві, на наш погляд, варто зазначити причини втрати документів, додати документ, що їх підтверджує (довідку територіального управління МНС, довідку органу пожежної служби, довідку комунальних служб, ЖЕУ, довідку органів МВС або рішення суду тощо), а також акт комісії.У такому разі (після своєчасного повідомлення податківців)
право на валові витрати буде збережено за умови, що документи, яких не вистачає, буде відновлено в найближчому майбутньому — до закінчення наступного звітного періоду. Наприклад, якщо підтверджуючі документи втрачено в I кварталі 2009 року, то для «збереження» валових витрат належить повідомити про те, що сталося, податківців, подавши заяву до або разом з декларацією з податку на прибуток за I квартал (квартал втрати документів). При цьому відповідні суми залишаться у валових витратах, якщо протягом наступного, II кварталу 2009 року, підприємство відновить втрачену документацію. Як бачимо, подавши заяву, платник податків здобуває можливість збереження валових витрат і має в своєму розпорядженні цілий (наступний) звітний податковий період (квартал) для відновлення втрачених підтверджуючих документів.Також у разі втрати документів керівник може видати наказ про проведення
інвентаризації активів та зобов’язань (зі складанням актів-звірок з контрагентами та контролюючими органами з податків і зборів (обов’язкових платежів)). Нагадаємо: згідно з п. 3 Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженої наказом Мінфіну України від 11.08.94 р. № 69, проведення інвентаризації, наприклад, є обов’язковим у разі техногенних аварій, пожежі чи стихійного лиха, за розпорядженням судово-слідчих органів, при встановленні фактів крадіжок, зловживань, псування цінностей.Підприємствам у цьому випадку також можуть стати в нагоді роз’яснення Держкомархіву (Державного комітету архівів України), який у
листах від 11.06.2007 р. № 02-904, від 28.09.2005 р. № 03-1170, від 07.10.2003 р. № 01-1248, від 19.12.2002 р. № 01-1078, від 11.03.2002 р. № 01-197 зазначав, що в разі ненавмисного знищення або втрати документів на підприємстві слід вжити заходів, передбачених п.п. 4.5.4 Правил № 16 . Нагадаємо: згідно з цим підпунктом, виявивши пропажу документів, слід:— здійснити їх розшук
— якщо розшук не увінчався успіхом — скласти акт про нестачу архівних справ (документів) (за формою
додатка 6 до Правил № 16 );— призначити службове розслідування;
— видати наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів та справ;
— скласти довідку про причини відсутності документів та справ і передати її до архіву підприємства.
Отже, після того, як виявлено причини та перелік відсутньої документації, можна приступати до
відновлення облікових даних.
Відновлюємо документацію
Відновлювати облік можна як власними силами, так і за допомогою сторонніх (спеціальних) організацій, укладаючи з ними договір на надання подібних послуг. Докладніше зупинимося на першому випадку, коли підприємство збирається це робити самостійно.
Для цього видається
наказ про відновлення втраченої документації, після чого по крихтах починають збирати загублені дані. Насамперед, аналізується поточний стан справ у бухгалтерії, а також проводиться аналіз періодів, суміжних із «втраченими» та виявляються перехідні операції. Далі для відновлення документів підприємство може звернутися:— до своїх
контрагентів (постачальників та покупців) з проханням надати копії (дублікати) загублених документів (договорів, накладних, рахунків, актів тощо); не виключено, що в деяких випадках для отримання необхідної документації при цьому доведеться відвідати їх особисто (особливо, якщо операція з партнером, припустимо, здійснювалася разово);— до обслуговуючого
банку — щоб отримати виписку-реєстр операцій, проведених за розрахунковим рахунком, а також копії платіжних документів. Це допоможе відновити облік розрахунків, а також скласти список контрагентів, з якими проводилися безготівкові розрахунки. До речі, про можливість банків видавати клієнтам (на їх вимогу) дублікати банківських виписок (у разі їх втрати), зазначається й у п. 5.7 Положення про організацію операційної діяльності в банках України, затвердженого постановою Правління НБУ від 18.06.2003 р. № 254 (на що також зверталася увага в листі НБУ від 25.02.2005 р. № 12-112/310-1811 // «Податки та бухгалтерський облік», 2005, № 21);— до своїх
податкових органів — з проханням надати копії загублених звітів та податкових декларацій. А для успішнішого вирішення справи і отримання потрібної документації радимо звернутися при цьому безпосередньо до керівника податкового органу (начальника ДПІ) з письмовою заявою, до якої додати пояснювальну записку та документи, які пояснюють причини того, що сталося (довідку територіального управління МНС, довідку органу пожежної служби, довідку комунальних служб, ЖЕУ, довідку органів МВС або рішення суду тощо).Отримавши такими способами копії документів, підприємство відновлює власну документацію. При цьому в
Положенні № 88, наприклад, нічого не зазначається про будь-яку процедуру оформлення дублікатів утрачених документів у ході відновлення облікових даних. Разом із тим, якщо звернутися до ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа», то там можна зустріти таке визначення: дублікат оригіналу (службового документа) — повторно оформлений службовий документ для використання, замість втраченого або пошкодженого оригіналу, що має таку ж юридичну силу. До речі, визнає дублікати повноцінними документами й судова практика. Так, наприклад, про те, що ПДВ-законодавство (Закон про ПДВ та Порядок № 165) не забороняє продавцю видавати дублікат копії податкової накладної покупцю, зазначалося, зокрема, в ухвалі ВАСУ від 19.06.2007 р. (як бачимо, наявність цієї справи, вирішеної на користь платника податків, свідчить, що податківці на місцях іноді недовірливо ставляться до дублікатів податкових накладних).На підставі відновлених первинних документів формують журнал господарських операцій, регістри бухгалтерського та податкового обліку, форми звітності. Шляхом таких дій підприємство повинне спробувати повністю відновити втрачену документацію. Якщо після відновлення підсумкові дані у відновлених регістрах збігатимуться з даними, відображеними у звітності (даними ксерокопій звітів та декларацій, отриманих у відповідних органах), це означатиме, що облік відновлено повністю.
Якщо відновити вдалося не все
Та все ж до кінця відновити документи не завжди просто (наприклад, у разі ліквідації контрагентів або отримання відмови в наданні копій тощо).
Тут слід зауважити, що, на жаль, чинне законодавство
не передбачає пом’якшення вини платника податків у разі втрати документів. Тому, якщо до кінця всі документи відновити не вдалося, на невідновлену частину в обліку доведеться здійснити відповідні коригування (насамперед відкоригувати валові витрати, податковий кредит, за необхідності перерахувати податки тощо).Податок на прибуток та валові витрати
. Здійснюючи коригування, слід ураховувати особливі, установлені п.п. 5.3.9 Закону про податок на прибуток норми, що стосуються випадку втрати документації. Так, якщо платник податків, який бажає зберегти валові витрати, скористався нормами цього підпункту (тобто своєчасно повідомив про пропажу підтверджуючої документації податковий орган), однак при цьому (до кінця наступного звітного періоду) так і не відновив «валововитратні» документи, що зникли, то за підсумками такого наступного звітного періоду не підтверджені документально витрати не визнаються валовими (зі знаком «-» заповнюється рядок 05.2 декларації з податку на прибуток) і на суму недоплаченого податку нараховується пеня в розмірі облікової ставки НБУ, збільшеної в 1,2 раза (така пеня, по суті, є платою за відстрочення коригування валових витрат; її, на наш погляд, платник податків може відобразити в рядку 01.6 декларації з податку на прибуток).Разом із тим
Закон про податок на прибуток не такий уже й категоричний. І якщо згодом платнику податків усе ж удасться відновити втрачені документи, то він має право в періоді відновлення включити вже підтверджені витрати (причому з урахуванням раніше сплаченої пені) до валових витрат. Зауважимо, що на цю можливість також указує й п.п. 5.2.6 Закону про податок на прибуток.ПДВ та інші податки. А от щодо ПДВ та інших податкових платежів подібних норм законодавства, що надають «податкову» відстрочку для відновлення втраченої документації, на жаль, не передбачено. Тому якщо підтверджуючі документи втрачено, то «непідтверджені» суми вважатимуться відображеними в податковому обліку неправомірно. А отже, платнику податків, на жаль, треба буде провести відповідні коригування (зокрема, відкоригувати податковий кредит тощо), використовуючи при цьому процедуру виправлення помилок. І зробити це краще до початку перевірки. Інакше в перевіряючих з’являться всі підстави для донарахування податкових зобов’язань та застосування фінансових санкцій, звільнити від яких навряд чи допоможе пояснення причин відсутності документів.
