Комп’ютерний практикум. Щомісячна персоніфікація: з «1С 7.7» — до «Бест-Звіт»

5 лютого компанія «1С» нарешті випустила нові форми звітності для конфігурації «Бухгалтерський облік для України» на базі платформи 7.7. У пакеті містяться, у тому числі, і нові форми щомісячної персоніфікованої звітності до Пенсійного фонду. Сьогодні розповімо про те, як їх сформувати, та, за необхідності, експортувати до програми «Бест-Звіт Плюс» для підписання ЕЦП та відправлення до Пенсійного фонду.

Юрій ЦИГАНОК, головний редактор газети «Бухгалтер & Комп’ютер»

Отже, що потрібно зробити, щоб навчити «1С:Бухгалтерію 7.7» складати нову Пенсійну звітність? Насамперед — отримати у свого 1С-франчайзі або фахівця з «1С», який вас обслуговує, архівний файл з новими формами звітності. Після його розпаковування на диску вашого комп’ютера ви отримаєте папку, що містить 5 файлів, один з яких, найголовніший — rp10q1.exe.

Тепер слід запустити власне «1С:Бухгалтерію», відкрити регламентовані звіти («Отчеты

Після того, як процедуру завантаження буде завершено, у списку «Группа отчетов» з’явиться пункт «Отчетность за 1 квартал 2010 года № 1». Вибираємо його, і нижче у списку звітів знаходимо розділ «Органы Пенсионного фонда». Першим пунктом у ньому значиться «Отчет в Пенсионный фонд (месячная персонификация)» — він нам і потрібний (рис. 2).

Відкриваємо його подвійним клацанням миші (альтернативний варіант — виділити його одним клацанням та натиснути кнопку «Открыть»). Ви побачите перед собою титульний лист нового пенсійного звіту (рис. 3).

Порада. Якщо звіт не відкривається, закрийте вікно регламентованих звітів та знову увійдіть до нього через «Отчеты → Регламентированные отчеты». Спробуйте відкрити звіт — після перезавантаження регламентованих звітів він має запрацювати.

У першому випуску звітності за 1 квартал 2010 року для «1С:Бухгалтерії 7.7» є необхідний та достатній для всіх госпрозрахункових підприємств та організацій набір таблиць

— таблиця 1 «Нарахування внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування»;

— таблиця 5 «Трудові відносини застрахованих осіб»;

— таблиця 6 «Відомості про нарахування заробітку (доходу) застрахованим особам»;

— таблиця 7 «Суми, нараховані за дні тимчасової непрацездатності, щорічні і додаткові відпустки, та суми, нараховані в попередніх періодах»;

— таблиця 8 «Наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства».

Для швидкого переходу між таблицями звіту призначено кнопку «Перейти >» у верхньому ряду кнопок на панелі управління звіту — вона знаходиться безпосередньо над його формою в тому ж вікні (рис. 3).

Виходитимемо з того, що картка вашої фірми в довіднику «Фирмы» заповнена, усі дані про працівників внесено до довідника «Сотрудники» і зарплата за січень нарахована. У цьому разі можна приступати до заповнення звіту.

Насамперед, переконайтеся, що на панелі управління звіту правильно зазначені ваша фірма та звітний період (у цьому випадку — «Січень 2010 р.»). Крім того, зверніть увагу на прапорець «Формат вывода: … с копейками». Нам зараз складно прогнозувати, як саме буде настроєно програмне забезпечення в самому Пенсійному фонді, але профільні фахівці Видавничого будинку «Фактор» переконані, що показники звіту повинні відображатися з копійками. У такому разі цей прапорець має бути включений.

Що ж, тепер можна сміливо натиснути кнопку «Заполнить», і після виконання процедури обробки даних (її тривалість залежить від чисельності працівників та потужності комп’ютера) звіт буде заповнено показниками.

Рекомендуємо не покладатися на милість розробників (адже це тільки перший випуск звітності, і процедури обробки даних можуть бути ще не бездоганними) і самостійно перевірити показники звіту.

Насамперед, перевірте правильність заповнення всіх титульних реквізитів форми: від звітного періоду та реєстраційних даних страхувальника до показників середньостатистичної чисельності штатних працівників та кількості застрахованих осіб.

Потім варто перевірити дані таблиць з персоніфікованими даними, адже зробити це зовсім нескладно.

Таблиця 5 повинна містити дані про всіх прийнятих або звільнених у звітному місяці працівників (уключаючи дату звільнення та прийняття на роботу). Якщо тут ви виявите будь-які неточності (наприклад, не буде зазначений звільнений у звітному місяці працівник), перевірте картки відповідних працівників у довіднику «Сотрудники».

У таблиці 6 має бути зазначено всіх працівників, яким у звітному місяці нараховувалася зарплата, а також відповідні нараховані суми (повні та в межах максимальної величини, на яку нараховуються внески), а також власне суми утримань внесків за ставками 1 — 5 %.

Якщо у звітному місяці були нарахування допомоги по тимчасовій непрацездатності, то такі дані відображаються в таблиці 7. Перевірте сам факт наявності таких працівників у таблиці та правильність відображення відповідних сум щодо них (зверніть увагу, що суми оплати перших 5 днів за рахунок підприємства та допомога за рахунок коштів Фонду відображаються окремими рядками).

І, нарешті, слід перевірити показники таблиці 1. Оскільки вона ідентична колишньому додатку 23, то проблем із розумінням, звідки взялася та чи інша цифра, виникнути не повинно. Крім того, за необхідності можна скористатися кнопкою «Раскрыть (F5)», яка виведе розшифровку показників таблиці 1 за рахунками бухгалтерського обліку.

Якщо у звіті ви виявите помилки, неправильно перенесені або зовсім незаповнені відомості, виправити це можна вручну, виділивши відповідну комірку та внісши правильні відомості (показники).

Переконавшись у правильності всіх відомостей та показників звіту, на всяк випадок збережіть його, натиснувши кнопку «Действия >» та вибравши із випадного меню команду «Сохранить». Це особливо важливо зробити, якщо ви вручну правили якісь показники звіту. Адже при повторному автоматичному заповненні звіту всі виправлення буде втрачено, а маючи збережений звіт, його просто можна буде відновити.

Готовий звіт ви, імовірно, захочете роздрукувати — для цього, як нескладно здогадатися, призначена кнопка «Печать». Але її натиснення не призведе до негайного виведення звіту на друк, а лише виконає підготовку «макета звіту», у процесі чого в нижній частині вікна можуть з’явитися якісь повідомлення, що не є критичними (наприклад, про те, що не заповнена таблиця 8). І вже готовий макет можна роздрукувати командою «Файл → Печать» у головному меню програми або кнопкою із зображенням принтера на загальній панелі інструментів.

Важливо! Друк звіту завжди слід починати з натиснення кнопки «Печать» на панелі управління форми звіту. І лише після підготовки макета звіт можна роздрукувати командою «Файл → Печать» у головному меню програми або кнопкою із зображенням принтера на загальній панелі інструментів.

Роздрукувавши звіт, пригадайте про те, що якщо на підприємстві працюють більше 10 застрахованих осіб, то новий пенсійний звіт із щомісячними персоніфікованими відомостями необхідно подавати принаймні разом з його електронною копією. Тому давайте з’ясуємо, як це зробити.

Відповідь на запитання буквально сама «впадає в очі» — це велика кнопка «Сохранить в файлы *.xml» над шапкою титульного листа звіту (див. рис. 3).

Але перш ніж двічі натиснути її, укажіть на панелі управління звітів параметр «Каталог выгрузки». Він визначає, в яку саме папку на диску вашого комп’ютера буде вивантажено xml-файли зі звітами. Для систематизованого зберігання пенсійних звітів у зовнішніх файлах рекомендуємо створити окремі папки за звітними місяцями. Створивши папку та вказавши її в згаданому полі (для цього можна скористатися кнопкою […] та просто вибрати створену папку), сміливо клацайте двічі по кнопці «Сохранить в файлы *.xml».

Про хід вивантаження звіту та його успішне завершення «1С:Бухгалтерія» проінформує вас у вікні повідомлень (рис. 4).

Замість цього переможного повідомлення може вискочити й інше — «Выгрузка не выполнена». У цьому випадку програма повинна повідомити вас про причини такого непорозуміння. Найімовірніша причина (про що буде повідомлено в окремому інформаційному вікні) — існують незаповнені показники, які є обов’язковими для вивантаження звіту у форматі XML. Одночасно з таким повідомленням в окремій табличці з’явиться перелік незаповнених показників, які стали причиною цього непорозуміння (рис. 5).

Закрийте інформаційне повідомлення натисненням кнопки «ОК», поверніться до форми звіту та заповніть незаповнені показники. Якщо ви не знаєте, що означає той чи інший показник у таблиці, просто зробіть на ньому подвійне клацання мишею, і ви потрапите на нього у звіті. Так ви переконаєтеся, що показник «ID_OUT» — це вихідний номер звіту у страхувальника, а «КодПФ» — код органу Пенсійного фонду, до якого подається звіт. Обидва вони знаходяться в шапці титульного листа звіту.

Заповнивши відсутні показники, ще раз спробуйте скористатися кнопкою «Сохранить в файлы *.xml». Цього разу повинно все вийти, і переможну реляцію з подальшими інструкціями ви прочитаєте у вікні повідомлень, зображеному на рис. 4.

Дотримуйтеся цих інструкцій:

1) переконайтеся, що на вашому комп’ютері встановлена програма-архіватор, яка дозволяє створювати zip-файли (WINZIP, WINRAR або їх безоплатний аналог 7zip);

2) запустіть Провідник Windows або будь-яку аналогічну йому за призначенням програму;

3) відкрийте папку, до якої вивантажені xml-файли звіту;

4) виділіть усі xml-файли, які є в папці;

5) заархівуйте їх у формат *.zip (це можна зробити, клацнувши правою кнопкою миші по виділених файлах та в контекстному меню вибравши команду створення архіву);

6) і, нарешті, в отриманому файлі приберіть розширення — видаліть символи «.zip», щоб як розширення залишилося «.pfz». Це й є зрозумілий Пенсійному фонду формат файлів.

Важливо! За умовчанням Windows приховує від користувача розширення зареєстрованих типів файлів, до яких належить і *.zip. Необхідно відключити цю опцію через меню Провідника: «Сервис» → «Свойства папки…» → закладка «Вид» → вікно «Дополнительные параметры». Після цього ви зможете прибрати розширення *.zip.

Отриманий файл з розширенням «.pfz» запишіть на флешку або дискету, і разом з паперовими звітами вирушайте до свого відділення Пенсійного фонду.

На цьому статтю можна було б і завершити, якби не… «Бест-Звіт Плюс». Дійсно, багато користувачів цієї програми формують звіти в «1С», вивантажують їх в xml-файли, втягують у «Бест-Звіт Плюс», за допомогою якого вже підписують ЕЦП та відправляють адресатам електронною поштою.

Тому давайте разом розберемося, як це зробити з новим пенсійним звітом, форми якого з’явилися в «Бест-Звіт Плюс», починаючи з версії 8.82.002 від 19 січня.

Запускаємо «Бест-Звіт Плюс» та в головному меню програми вибираємо «Документ → Імпорт → Звіт в форматі XML…». У вікні «Імпорт файлів XML», що відкрилося, відкриваємо папку, до якої вивантажили файли з «1С:Бухгалтерії», та вибираємо той самий файл з розширенням *.pfz, який старанно створили перед цим. Натискуємо кнопку «Открыть», і починається процедура завантаження, про успішне завершення якої програма повідомить в інформаційному віконці: «Документ успішно прийнято до періоду Січень 2010».

От і чудово. Нагадуємо, що доступ до модуля щомісячної персоніфікації здійснюється через меню «Звітність → Щомісячна персоніфікація». Відкрийте його та переконайтеся, що імпортований звіт знаходиться там, де йому і належить бути (рис. 6).

Упевнені, що користувачам програми «Бест-Звіт Плюс» немає необхідності пояснювати далі, що робити зі звітом. Підписати його та відправити до Пенсійного фонду для них не складе труднощів.