Зустрічаємо сезон щорічних відпусток: розрахунок та облік відпускних
Для більшості з нас літо, що наближається, асоціюється, насамперед, із майбутньою відпусткою. Однак бухгалтеру відпускна пора приносить чимало додаткового клопоту: потрібно нарахувати відпускні всім налаштованим на відпустку працівникам. Про те, що потрібно знати бухгалтеру, щоб правильно та без проблем розрахувати відпускні та відобразити їх нарахування в обліку підприємства, ітиметься в цій статті.
Алла СВІРІДЕНКО, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Документи статті
ПКУ
— Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.КпАП
— Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-Х.КЗпП
— Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.Закон про відпустки
— Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.Закон № 2464
— Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI.Список № 1290-1
— Список виробництв, цехів, професій і посад із шкідливими і важкими умовами праці, зайнятість працівників на роботах в яких дає право на щорічну додаткову відпустку, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 17.11.97 р. № 1290.Список № 1290-2
— Список виробництв, робіт, професій і посад працівників, робота яких пов'язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних географічних і геологічних умовах та умовах підвищеного ризику для здоров'я, що дає право на щорічну додаткову відпустку за особливий характер праці, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 17.11.97 р. № 1290.Порядок № 100
— Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.95 р. № 100.Порядок № 16
— Порядок застосування Списку виробництв, цехів, професій і посад із шкідливими і важкими умовами праці, зайнятість працівників на роботах в яких дає право на щорічну додаткову відпустку, затверджений наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 30.01.98 р. № 16.Рекомендації № 7
— Рекомендації щодо порядку надання працівникам з ненормованим робочим днем щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці, затверджені наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 10.10.97 р. № 7.
Згідно зі
ст. 4 Закону про відпустки щорічні відпустки підрозділяються на основні та додаткові. У свою чергу, до щорічних додаткових відпусток належать:1) додаткова відпустка за роботу із шкідливими і важкими умовами праці (
ст. 7 Закону про відпустки);2) додаткова відпустка за особливий характер праці (
ст. 8 Закону про відпустки);3) інші додаткові відпустки, передбачені законодавством.
Визначившись з тим, які види відпусток, передбачені чинним законодавством, вважаються щорічними, а отже, стосуються теми сьогоднішньої статті, переходимо до розгляду основних питань їх надання та оплати.
Хто має право на щорічну відпустку
Перелік осіб, які мають право на щорічну відпустку, наведемо у вигляді таблиці.
| Вид щорічної | Особи, які мають право на щорічну відпустку |
| Щорічна основна відпустка (ст. 2 Закону про відпустки) | Громадяни України, іноземні громадяни та особи без громадянства, які працюють в Україні та перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами та організаціями, а також працюють за трудовими договорами у фізичних осіб* |
| Щорічна додаткова відпустка за роботу із шкідливими і важкими умовами праці (ст. 7 Закону про відпустки, п. 3 Порядку № 16) | Працівники за Списком № 1290-1. |
| Щорічна додаткова відпустка за особливий характер праці (ч. 1 — 2 ст. 8 Закону про відпустки) | Працівники за Списком № 1290-2 (робота яких пов'язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних географічних і геологічних умовах та умовах підвищеного ризику для здоров'я) |
| Працівники з ненормованим робочим днем за списком посад, робіт і професій, визначеним колективним договором*** | |
| * Громадяни, які виконують роботи (надають послуги) для підприємств або фізичних осіб — підприємців на підставі цивільно-правових договорів, права на відпустку не мають. Пояснюється це тим, що в цьому разі відносини регулюються не трудовим, а цивільним законодавством. ** Працівники, які внаслідок установлення неповного робочого дня працюють в таких умовах менше половини його тривалості, установленої для відповідних виробництв, професій, посад, не мають права на щорічну додаткову відпустку за роботу із шкідливими та важкими умовами праці (див. лист Мінпраці від 22.03.2010 р. № 49/0/010/80-10 // «Податки та бухгалтерський облік», 2010, № 40). *** Згідно з п. 2 Рекомендацій № 7 ненормований робочий день не застосовується для працівників, зайнятих на роботі з неповним робочим днем, отже, такі працівники не можуть претендувати на щорічну додаткову відпустку за цією підставою. Працівники, яким установлено неповний робочий час шляхом зменшення тривалості робочого тижня з одночасним зменшенням тривалості робочого дня, також не користуються правом на додаткову відпустку за особливий характер праці. Водночас для працівників, які працюють на умовах неповного робочого тижня, застосування ненормованого робочого дня можливе, тобто вони мають право претендувати на додаткову відпустку за особливий характер праці (див. лист Державного департаменту нагляду за дотриманням законодавства про працю Мінпраці від 07.05.2002 р. № 010-430 // «Податки та бухгалтерський облік», 2010, № 40). | |
Слід зауважити: за наявності декількох підстав для надання працівнику щорічної додаткової відпустки такий працівник може скористатися тільки однією із них на власний вибір. Виняток становлять окремі категорії працівників відповідно до
Списку № 1290-1 та Списку № 1290-2, які мають право на щорічні додаткові відпустки за декількома підставами.Крім того, зазначене обмеження не поширюється на додаткові відпустки, установлені окремими законодавчими актами, можливість надання яких передбачено
абзацом п'ятим п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону про відпустки (суддям, держслужбовцям, працівникам прокуратури тощо).
Тривалість щорічних відпусток
Тривалість щорічної основної відпустки
, що надається працівникам за відпрацьований робочий рік, має бути не менше ніж 24 календарні дні. При цьому тривалість відпрацьованого робочого року обчислюється з дня укладення трудового договору.Зауважимо, що 24 календарні дні — це
мінімальна тривалість основної відпустки за відпрацьований рік, установлена ст. 75 КЗпП і ст. 6 Закону про відпустки. Водночас окремі категорії працівників мають право на щорічну основну відпустку більшої тривалості. Триваліші строки основної відпустки встановлено як самим Законом про відпустки, так й іншими нормативно-правовими актами.Докладніше про те, які категорії працівників мають право на основну відпустку більшої тривалості, читайте у статті «Щорічні відпустки та їх тривалість» (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2010, № 40).
Максимальна тривалість
додаткових відпусток для працівників конкретних виробництв, цехів, професій та посад установлюється:— за роботу із
шкідливими і важкими умовами праці — Списком № 1290-1;— за
роботу, яка пов'язана з підвищеним нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням або виконується в особливих природних географічних і геологічних умовах та умовах підвищеного ризику для здоров'я, — Списком № 1290-2.Конкретна тривалість
додаткових відпусток установлюється в колективному або трудовому договорі: для працівників за Списком № 1290-1 — залежно від результатів атестації робочих місць за умовами праці, а для працівників за Списком № 1290-2 — залежно від часу зайнятості працівників у зазначених умовах. При цьому до розрахунку часу, що дає право на додаткову відпустку, зараховуються тільки ті дні, коли працівник фактично був зайнятий на роботах зі шкідливими та важкими умовами праці або на роботах з особливим характером праці не менше половини тривалості робочого дня.Щорічна додаткова відпустка за ненормований робочий день
надається пропорційно часу, відпрацьованому на роботі або посаді, що дає право на цю відпустку, і її тривалість також зазначається в колективному договорі. Максимальна тривалість такої відпустки — 7 календарних днів.Загальна тривалість щорічних основної та додаткової відпусток не може перевищувати 59 календарних днів
, а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, — 69 календарних днів (ч. 3 ст. 10 Закону про відпустки).За загальним правилом, установленим
ч. 2 ст. 5 Закону про відпустки, святкові та неробочі дні, перелік яких установлено ст. 73 КЗпП, при визначенні тривалості щорічної відпустки не враховуються. Тобто, якщо на період, на який працівнику надається щорічна відпустка (як основна, так і додаткова), припадають святкові або неробочі дні, тривалість зазначених відпусток збільшується на кількість таких днів. Водночас оплата святкових та неробочих днів не здійснюється.
Порядок надання та оформлення щорічних відпусток
Статтею 6 Закону про відпустки
передбачено, що щорічна основна відпустка повної тривалості надається за відпрацьований робочий рік, відлік якого починається з дня укладення трудового договору з працівником.Стаж роботи, що дає право на щорічну відпустку (основну та додаткову), визначають відповідно до
ст. 82 КЗпП та ст. 9 Закону про відпустки.Право працівника на щорічні основну та додаткову відпустки
повної тривалості в перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на цьому підприємстві.Водночас в окремих випадках щорічна відпустка повної тривалості в перший рік роботи надається
в обов'язковому порядку до закінчення шестимісячного строку. Перелік таких пільгових категорій працівників установлено ч. 7 — 8 ст. 10 Закону про відпустки.Якщо працівнику надається відпустка до закінчення шестимісячного строку безперервної роботи на підприємстві
в інших випадках, то тривалість відпустки визначається пропорційно кількості відпрацьованого часу.Що стосується щорічної відпустки за
другий і наступні роки роботи, то відпустку повної тривалості може бути надано в будь-який час відповідного року.Черговість надання працівникам відпусток установлюється
графіком, який щорічно затверджується власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим представником трудового колективу.Конкретний строк
надання щорічної відпустки погоджується між працівником та власником або уповноваженим ним органом, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше, ніж за два тижні до встановленого графіком строку (ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки). Зробити це роботодавець може двома способами: або шляхом складання спеціального повідомлення про дату початку відпустки, або шляхом ознайомлення працівника з наказом про надання йому відпустки.Зверніть увагу: якщо адміністрація порушить цю умову, тобто працівника в установлений строк не буде попереджено про надання йому щорічної відпустки, він може вимагати перенесення відпустки на інший період. Таке право працівникам надано
п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗпП та п. 1 ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки.Як бачимо, у загальному випадку працівник не може вимагати надання йому відпустки в будь-який час за власним розсудом. Працівник може звернутися з проханням надати йому відпустку в бажаний строк, однак конкретну дату відпустки має бути в обов'язковому порядку погоджено з адміністрацією підприємства.
Водночас існують категорії працівників, яким відпустку
має бути надано в будь-який зручний для них час. Перелік таких осіб наведено в ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки.Щорічна додаткова відпустка за бажанням працівника може бути надана як одночасно зі щорічною основною відпусткою, так і окремо від неї (
ч. 2 ст. 10 Закону про відпустки). При цьому надаються такі відпустки працівникам, як правило, з таким розрахунком, щоб вони були використані до закінчення робочого року.Крім того,
на прохання працівника щорічну відпустку може бути поділено на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів (ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки)Процедура оформлення відпусток
починається зі складання графіка надання відпусток. Форму такого графіка чинним законодавством не встановлено, тому кожне підприємство розробляє його самостійно.Затверджений графік відпусток доводиться до відома працівників підприємства
під підпис. При цьому його дотримання є обов'язковим як для підприємства-роботодавця, так і для його працівників.Підставою для надання щорічної відпустки є
наказ (розпорядження) про надання відпустки, виданий на підставі графіка надання відпусток. Типову форму наказу (форму № П-3) затверджено наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489. Водночас ця форма має рекомендаційний характер і на практиці частенько застосовують спрощену форму наказу.На підприємствах, де графіки відпусток не складаються, застосовується дещо інший порядок оформлення відпусток. Відповідно до нього підставою для надання відпустки є
заява працівника, в котрій зазначається, з якого числа та на який строк він бажає піти у відпустку. Заява, підписана керівником підприємства, є підставою для оформлення наказу про надання відпустки.На практиці часто трапляються випадки, коли власник підприємства відмовляє працівнику в наданні щорічної відпустки повної тривалості, надаючи лише її частину, наприклад 14 календарних днів.
Із цього приводу зазначимо таке. Відповідно до
ч. 5 ст. 11 Закону про відпустки забороняється:—
ненадання щорічних відпусток повної тривалості впродовж двох років поспіль;—
ненадання їх протягом робочого року особам віком до 18 років;—
ненадання працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими та важкими умовами або з особливим характером праці.За порушення вимог законодавства про працю
, у тому числі за невиконання зазначених вище вимог, ч. 1 ст. 41 КпАП передбачено накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ, організацій у розмірі від 510 до 1700 грн.Докладніше питання надання та оформлення щорічних відпусток, а також правила їх перенесення та поділ на частини розглянуто у статті «Порядок надання та оформлення щорічних відпусток» (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2010, № 40).
Загальний порядок розрахунку відпускних
Розрахунок сум відпускних працівникам за час перебування у відпустці здійснюється відповідно до
Порядку № 100.Згідно з
п. 7 Порядку № 100 нарахування виплат за час щорічної відпустки здійснюється шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед початком відпустки 12 місяців або за менший фактично відпрацьований період на відповідну кількість календарних днів року або меншого відпрацьованого періоду (за винятком святкових та неробочих днів). Отриманий результат помножується на кількість календарних днів відпустки.Цей розрахунок можна зобразити у вигляді формули:
В = Д x ЗП : (К - С - Ч)
,де
В — сума відпускних;Д
— кількість календарних днів відпустки;ЗП
— сума заробітної плати, нарахованої в розрахунковому періоді;К
— загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді (за 12 місяців — це 365(у високосному році — 366) календарних днів);
С
— кількість святкових та неробочих днів, передбачених ст. 73 КЗпП, що припадають на розрахунковий період;Ч
— час, протягом якого працівник відповідно до чинного законодавства або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково в розрахунковому періоді.Отже, для розрахунку відпускних необхідно визначити розрахунковий період та кількість календарних днів у ньому, а також виплати, що нараховані в розрахунковому періоді та беруть участь у розрахунку середнього заробітку.
Тривалість розрахункового періоду
визначається відповідно до положень п. 2 Порядку № 100 та залежить від стажу роботи на цьому підприємстві.Так, якщо працівник відпрацював на підприємстві більше року,
розрахунковим періодом для визначення суми відпускних будуть 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки.Працівнику, який пропрацював менше року, середня заробітна плата обчислюється виходячи з
виплат за фактично відпрацьований час, тобто з першого числа місяця після оформлення на роботу по перше число місяця, в якому надається відпустка.Для працівників з відрядною оплатою праці
в разі відсутності оперативних даних для розрахунку заробітку за останній місяць розрахункового періоду його можна замінити іншим місяцем, який безпосередньо передує розрахунковому періоду (абзац дев'ятий п. 2 Порядку № 100).При визначенні тривалості розрахункового періоду із загальної кількості календарних днів
(К) виключаються:1) святкові та неробочі дні
, установлені ст. 73 КЗпП (С);2)
час, який працівник відповідно до чинного законодавства або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково (Ч) (абзац шостий п. 2 Порядку № 100). Зауважимо, що на цій підставі з розрахункового періоду виключають:—
дні простою не з вини працівника, за які за працівником частково зберігався заробіток;— час перебування
у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (шестирічного віку — згідно з медичним висновком);— час перебування
у відпустці без збереження заробітної плати як за ст. 25, так і за ст. 26 КЗпП (див. консультацію, опубліковану в газеті «Праця і зарплата», 2011, № 15, с. 13);— час, коли працівники
з незалежних від них причин працювали в режимі неповного робочого тижня (згідно з наказом роботодавця по підприємству працівників було переведено на роботу в умовах неповного робочого тижня у зв'язку з неможливістю забезпечити їх роботою протягом робочого тижня нормальної тривалості (ст. 32 КЗпП)).Що стосується
виплат, які включаються до розрахунку середньої заробітної плати (ЗП), то їх перелічено в п. 3 Порядку № 100. А от виплати, які до розрахунку не включаються, наведені в п. 4 Порядку № 100.Якщо працівник не зі своєї вини
не мав заробітку в розрахунковому періоді, обчислення середньої заробітної плати здійснюється виходячи з установлених йому у трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу.При підвищенні місячних окладів та тарифних ставок
(відповідно до законодавства або за рішеннями, передбаченими колективними договорами) виплати, які включаються до розрахунку середньої заробітної плати та нараховані до такого підвищення, коригують на коефіцієнт підвищення місячного посадового окладу (тарифної ставки) (п. 10 Порядку № 100).У межах цієї статті не перелічуватимемо виплати, зазначені в
пп. 3 — 4 Порядку № 100, тим більше нашим читачам вони добре відомі (див. статтю «Порядок розрахунку відпускних» // «Податки та бухгалтерський облік», 2010, № 40). Набагато важливіше на конкретних прикладах ознайомитися з порядком уключення окремих виплат та періодів до розрахунку середньої заробітної плати.
Розрахунок відпускних — практичні ситуації
Якщо в розрахунковому періоді нарахували премію або винагороду за підсумками роботи за рік
Згідно з
п. 3 Порядку № 100 премії за місяць, квартал, півріччя, дев'ять місяців уключають до заробітку місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату. Інакше кажучи, такі премії включаються до розрахунку в місяці, в якому вони нараховані.Одноразова винагорода
за підсумками роботи за рік та за вислугу років включається до середнього заробітку шляхом додавання до заробітку за кожний місяць розрахункового періоду 1/12 винагороди, нарахованої в поточному році за попередній календарний рік. При цьому виплати, що розглядаються, до розрахунку відпускних включаються з урахуванням таких нюансів:— для кожного місяця розрахункового періоду винагорода за підсумками роботи за рік та за вислугу років ураховується як
1/12 нарахованої суми, що додається до заробітку такого місяця. Тобто одноразова винагорода розподіляється не між місяцями року, за роботу в якому її було нараховано, а між місяцями розрахункового періоду, за який здійснюється розрахунок середньої заробітної плати;— до розрахунку включається тільки винагорода, нарахована в поточному році за попередній рік.
Якщо винагорода за підсумками роботи за рік нараховується в поточному році за поточний рік (наприклад у грудні 2010 року за підсумками роботи за 2010 рік), то, на думку Мінпраці, її не можна враховувати при розрахунку відпускних (див. листи Мінпраці від 02.03.2007 р. № 696/0/10-07/13 та від 24.06.2008 р. № 411/13/84-08).Приклад 1
. Працівника прийнято на роботу 13.09.2010 р. З 23.05.2011 р. йому надано відпустку тривалістю 14 календарних днів. У розрахунковому періоді працівнику нараховано зарплату в сумі 21000 грн. Крім того, у січні 2011 року працівнику нарахована винагорода за підсумками роботи за 2010 рік у сумі 2100 грн.У зв'язку з тим, що працівник пропрацював на підприємстві менше 12 календарних місяців, обчислення середньої зарплати здійснюється за фактичний час роботи (з 1-го по 1-ше число), що передує місяцю надання відпустки. Отже, у цьому випадку розрахунковим періодом буде жовтень 2010 року — квітень 2011 року (7 місяців).
Винагорода за підсумками роботи за 2010 рік уключається до розрахунку середньої зарплати, оскільки її нараховано у 2011 році (
абзац другий п. 3 Порядку № 100).Ураховуючи, що розрахунковий період для обчислення середньої заробітної плати становить 7 місяців,
винагорода потрапить до розрахунку відпускних у розмірі 7/12 від її суми:2100 х 7 : 12 = 1225 (грн.).
Визначимо кількість календарних днів, що беруться до розрахунку:
(31 + 30 + 31 + 31 + 28 + 31 + 30) - 4 (1 і 7 січня, 8 березня, 24 квітня) = 208 (к. дн.).
Розрахуємо середньоденну заробітну плату:
(21000 + 1225) : 208 = 106,85 (грн./дн.).
Сума відпускних становитиме:
14 х 106,85 = 1495,90 (грн.).
Якщо в розрахунковому періоді нарахували допомогу по тимчасовій непрацездатності та допомогу по вагітності та пологах
Відповідно до
абзацу четвертого п. 3 Порядку № 100 при обчисленні середньої заробітної плати для оплати періоду щорічної відпустки до розрахунку включаються виплати за період, протягом якого за працівником зберігався середній заробіток, та допомога по тимчасовій непрацездатності. При цьому календарні дні, на які припадає тимчасова непрацездатність працівника, уключаються до загальної кількості календарних днів розрахункового періоду. Такої ж думки дотримується і Мінпраці (див. лист від 04.04.2006 р. № 2300/0/14-06/13-15, № 31-18040-02-5/6826).Приклад 2.
З 30.05.2011 р. працівнику надається щорічна відпустка тривалістю 24 календарні дні. Працівник відпрацював на цьому підприємстві більше 1 року, тому розрахунковий період для визначення суми відпускних: травень 2010 року — квітень 2011 року. Сума заробітної плати за розрахунковий період становить 40886,37 грн. Сума оплати листка непрацездатності за період тимчасової непрацездатності з 13 по 21 грудня 2010 року склала 1113,63 грн.Визначимо кількість календарних днів у розрахунковому періоді, що беруться до розрахунку:
365 - 10 = 355 (к. дн.),
де 10 — кількість святкових та неробочих днів, що припадають на розрахунковий період.
Розрахуємо середньоденну заробітну плату:
(40886,37 + 1113,63) : 355 = 118,31 (грн./дн.).
Сума відпускних становитиме:
118,31 х 24 = 2839,44 (грн.).
Допомога по вагітності та пологах
також бере участь у розрахунку середньої заробітної плати при обчисленні сум відпускних, що підтверджує і Мінпраці в листі від 22.06.2006 р. № 4201/0/14-06/13 // «Податки та бухгалтерський облік», 2006, № 16.Приклад 3.
Працівниці підприємства на її прохання надано щорічну відпустку тривалістю 24 календарні дні відразу після закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами припадала на період з 13.01.2011 р. по 18.05.2011 р. включно, а в щорічну відпустку працівниця йде з 19.05.2011 р.Розрахунковий період для визначення суми відпускних: травень 2010 року
— квітень 2011 року. Заробітна плата за розрахунковий період становила 20000 грн. Загальна сума допомоги по вагітності та пологах за період з 13.01.2011 р. по 18.05.2011 р. склала 10499,58 грн., у тому числі за травень 2011 року — 1499,94 грн.Визначимо кількість календарних днів, що беруться до розрахунку:
365 - 10 = 355 (к. дн.),
де 10 — кількість святкових та неробочих днів, що припадають на розрахунковий період.
Розрахуємо середньоденну заробітну плату:
(10499,58 - 1499,94 + 20000) : 355 = 81,69 (грн./дн.).
Сума відпускних становитиме:
81,69 x 24 = 1960,56 (грн.).
Якщо в розрахунковому періоді нарахували відпускні за попередню відпустку та матеріальну допомогу
Відпускні, нараховані працівнику за час перебування в попередній щорічній відпустці, беруть участь у розрахунку середньої заробітної плати для оплати періоду щорічної відпустки на підставі
абзацу четвертого п. 3 Порядку № 100.Що стосується
матеріальної допомоги до відпустки, то її сума не включається до розрахунку середньої зарплати для визначення суми відпускних (п.п. «б» п. 4 Порядку № 100). Причому матеріальна допомога не враховується при обчисленні середньої заробітної плати для оплати відпусток незалежно від того, є вона разовою чи ні, надано її одному чи всім (більшості) працівників (див. лист Мінпраці від 13.12.2005 р. № 694/13/84-05 // «Податки та бухгалтерський облік», 2006, № 56).Крім того, на підставі
п.п. «б» п. 4 Порядку № 100 не враховуються при розрахунку середньої заробітної плати для оплати щорічних відпусток інші одноразові виплати, наприклад: компенсація за невикористану відпустку, допомога працівникам, які виходять на пенсію, вихідна допомога тощо.Приклад 4.
Працівнику підприємства надається щорічна відпустка з 30.05.2011 р. тривалістю 24 календарні дні. У розрахунковому періоді (травень 2010 року — квітень 2011 року) йому було нараховано такі виплати:—
заробітну плату — 19772,73 грн.;—
відпускні (відпустка з 6 по 29 липня 2010 року включно) — 1329,36 грн.;—
матеріальну допомогу на оздоровлення до відпустки — 500 грн.Визначимо кількість календарних днів у розрахунковому періоді, що беруться до розрахунку:
365 - 10 = 355 (к. дн.).
Розрахуємо середньоденну заробітну плату:
(19772,73 + 1329,36) : 355 = 59,44 (грн./дн.).
Сума відпускних становитиме:
59,44 x 24 = 1426,56 (грн.).
Якщо в розрахунковому періоді працівник працював на умовах неповного робочого часу
Робота на умовах неповного робочого часу не спричинює будь-яких обмежень обсягу трудових прав працівників, у тому числі вони мають право на щорічну основну
відпустку повної тривалості, а розрахунок відпускних здійснюється в загальному порядку. Такий висновок прямо випливає з положень ч. 3 ст. 56 КЗпП.При цьому, якщо працівник працював у
режимі неповного робочого тижня з незалежних від нього причин, тобто за ініціативою роботодавця (ст. 32 КЗпП), то кількість робочих днів, протягом яких він не працював, виключається з розрахунку середньої заробітної плати для оплати відпускних (див. лист Мінпраці від 12.03.2007 р. № 66/06/186-07 // «Податки та бухгалтерський облік», 2007, № 42).При розрахунку середньої заробітної плати для оплати відпустки працівника, який працює на умовах неповного робочого тижня відповідно до
ст. 56 КЗпП, дні, протягом яких він не працював, не виключаються.Приклад 5.
Працівниця підприємства йде у відпустку з 16.05.2011 р. на 24 календарні дні. Розрахунковим періодом для визначення суми відпускних є травень 2010 року — квітень 2011 року. З травня 2010 року по лютий 2011 року включно працівниця працювала в режимі повного робочого тижня. З березня 2011 року за бажанням працівниці її було переведено в режим неповного робочого тижня (3 дні на тиждень). Заробітна плата з травня 2010 року по лютий 2011 року становила 3000 грн. на місяць, з березня по квітень 2011 року — 1800 грн.Розрахуємо кількість календарних днів, що беруться до розрахунку:
365 - 10 = 355 (к. дн.).
Визначимо середньоденну заробітну плату:
(3000 x 10 + 1800 x 2) : 355 = 94,65 (грн./дн.).
Сума відпускних становитиме:
94,65 x 24 = 2271,60 (грн.).
Приклад 6.
Працівник підприємства йде в щорічну основну відпустку з 23.05.2011 р. на 24 календарні дні. Розрахунковим періодом є травень 2010 року — квітень 2011 року. Режим роботи зазначеного працівника протягом розрахункового періоду був такий:—
травень — вересень 2010 року включно — повний робочий п'ятиденний тиждень;—
з жовтня 2010 року по січень 2011 року працівників підприємства було переведено на неповний робочий тиждень (3 дні на тиждень: понеділок — середа) у зв'язку зі змінами в організації виробництва та праці, про що їх було повідомлено за два місяці;— лютий
— квітень 2011 року — повний робочий п'ятиденний тиждень.Сума заробітної плати за розрахунковий період становила 20006 грн.
Розрахуємо середню заробітну плату для визначення суми відпускних.
Кількість календарних днів у розрахунковому періоді:
365 - 10 - 34 = 321 (к. дн.),
де 10 — кількість святкових та неробочих днів, що припадають на розрахунковий період;
34 — кількість робочих днів, протягом яких працівник не працював із жовтня 2010 року по січень 2011 року у зв'язку зі змінами організації виробництва та праці підприємства.
Середня заробітна плата:
20006 : 321 = 62,32 (грн.).
Сума відпускних становитиме:
62,32 x 24 = 1495,68 (грн.).
Якщо в розрахунковому періоді був простій
Відповідно до
абзацу шостого п. 2 Порядку № 100 і з розрахункового періоду виключається час, який працівник відповідно до чинного законодавства або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково . На цій підставі із загальної кількості днів розрахункового періоду виключаються дні простою з вини підприємства, які оплачуються згідно з нормами ст. 113 КЗпП у розмірі не нижче 2/3 установленої працівнику тарифної ставки (окладу). Такий висновок підтверджує і Мінпраці листами від 20.12.2007 р. № 929/13/84-07 та від 24.04.2009 р. № 247/13/8409 // «Податки та бухгалтерський облік», 2009, № 65.Не виключається з розрахункового періоду час простою не з вини працівника, якщо за час простою за ним зберігався середній заробіток.
Час простою, що відбувся
з вини працівника, не оплачується і з розрахункового періоду, за який здійснюється розрахунок середньої заробітної плати для визначення суми відпускних, не виключається.Приклад 7.
Працівник з 16.05.2011 р. іде в щорічну відпустку тривалістю 24 календарні дні. З 01.02.2011 р. по 28.02.2011 р. працівник не працював у зв'язку з простоєм підприємства, що виник не з його вини. Оплата за час простою здійснювалася в розмірі 2/3 окладу працівника. Розрахунковим періодом для визначення суми відпускних є травень 2010 року — квітень 2011 року. Заробітна плата, нарахована в розрахунковому періоді, — 58333,33 грн., у тому числі за період з 01.02.2011 р. по 28.02.2011 р. — 3333,33 грн.Визначимо кількість календарних днів, що беруться до розрахунку:
365 - 10 - 28 = 327 (к. дн.).
Середньоденна заробітна плата:
(58333,33 - 3333,33) : 327 = 168,20 (грн.).
Розрахуємо суму відпускних:
168,20 х 24 = 4036,80 (грн.).
Приклад 8.
Працівник іде в щорічну відпустку з 23.05.2011 р. тривалістю 24 календарні дні. З 01.02.2011 р. по 04.02.2011 р. працівник не працював у зв'язку з простоєм з його вини. Розрахунковим періодом для визначення суми відпускних є травень 2010 року — квітень 2011 року. Заробітна плата, нарахована в розрахунковому періоді, — 45500,00 грн.Оскільки простій відбувся з вини працівника, то дні такого простою з розрахункового періоду для розрахунку середньої заробітної плати не виключаються.
Кількість календарних днів, що беруться до розрахунку:
365 - 10 = 355 (к. дн.).
Середньоденна заробітна плата:
45500 : 355 = 128,17 (грн.).
Сума відпускних:
128,17 х 24 = 3076,08 (грн.).
Якщо на розрахунковий період припадає час перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку
На підставі згаданого раніше
абзацу шостого п. 2 Порядку № 100 період, протягом якого працівниця перебувала у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, не включається до розрахункового періоду для визначення суми відпускних.Приклад 9.
Працівниця підприємства 04.05.2011 р. вийшла на роботу після закінчення відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку. З 23.05.2011 р. працівниці надано щорічну основну відпустку тривалістю 14 календарних днів, не використану нею до виходу у відпустку для догляду за дитиною. Розмір місячного окладу працівниці — 2200 грн.У цьому випадку працівниця не мала жодного повністю відпрацьованого місяця в розрахунковому періоді. У зв'язку з цим згідно з
абзацом третім п. 4 Порядку № 100 розрахунок середньої зарплати здійснюється виходячи з установленої у трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу. Причому відповідно до листа Мінпраці від 22.12.2005 р. № 717/018/84-05 ураховується тарифна ставка (посадовий оклад), установлена на день виходу в щорічну відпустку.Середньоденна заробітна плата:
(2200 x 12) : (365 - 10) = 74,37 (грн./дн.).
Визначимо суму відпускних:
74,37 x 14 = 1041,18 (грн.).
Інша ситуація складається в разі, якщо жінка, яка перебуває у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, одночасно працює на підприємстві на умовах неповного робочого часу (неповного робочого дня або неповного робочого тижня). Розрахунок відпускних за час відпустки в такій ситуації здійснюватиметься в загальному порядку виходячи із заробітної плати, нарахованої працівниці за розрахунковий період, та кількості календарних днів у розрахунковому періоді (звісно, без урахування суми допомоги, що виплачується органами праці та соціального захисту населення).
Податковий та бухгалтерський облік відпускних
Розгляд порядку оподаткування відпускних почнемо з обкладення зазначених виплат податком на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО).
ПДФО.
Для цілей обкладення ПДФО відпускні є заробітною платою з відповідним оподаткуванням. У зв'язку з цим:—
по-перше, сума відпускних у складі заробітної плати обкладається ПДФО за ставкою, установленою п. 167.1 ПКУ (до суми доходу, що не перевищує 9410 грн., застосовується ставка 15 %, а сума перевищення оподатковується за ставкою 17 %);—
по-друге, сума відпускних ураховується при визначенні граничного розміру доходу, що дає право на отримання податкової соціальної пільги (далі — ПСП). Нагадаємо, що розмір доходу, за якого особа має право на ПСП, у 2011 році становить 1320 грн., а для одного з батьків, який утримує двох і більше дітей віком до 18 років, — 1320 грн. х кількість дітей, на яких надається пільга;—
по-третє, об'єкт обкладення ПДФО при нарахуванні відпускних зменшується на суму утриманого з них єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування та ПСП (за наявності права на неї).При цьому звертаємо увагу: для цілей застосування ставок ПДФО, а також при визначенні граничного розміру доходу, що дає право на застосування ПСП, «
перехідні» відпускні включаються до відповідних податкових періодів їх нарахування. Це випливає з положень абзацу третього п.п. 169.4.1 ПКУ.Єдиний внесок на загальнообов'язкове соціальне страхування.
Відпускні відносяться до складу додаткової заробітної плати підприємства та включаються до бази обкладення єдиним внеском на загальнообов'язкове державне соціальне страхування (далі — ЄСВ) на підставі п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону № 2464.Нарахування ЄСВ здійснюється в межах максимальної величини бази нарахування єдиного внеску (
ч. 3 ст. 7 і п. 4 ч. 1 ст. 1 Закону № 2464, п. 3.15 Інструкції № 21-5). При цьому із сум відпускних, що припадають на період більше ніж один місяць, ЄСВ нараховується та утримується з урахуванням правил, установлених п.п. 4.3.2 Інструкції № 21-5. Відповідно до них максимальна величина, з якої сплачується ЄСВ, при нарахуванні відпускних застосовується окремо за кожний місяць.Отже, для цілей порівняння з максимальною величиною бази суми відпускних необхідно
розподілити за періодами, до яких вони належать. Виплати за кожний місяць (з урахуванням нарахованої заробітної плати за відпрацьовані в цих місяцях дні) окремо порівнюються з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ, що діяла в періоді, за який здійснюється нарахування відпускних.Нагадаємо: у 2011 році максимальна величина бази для нарахування ЄСВ дорівнює
п'ятнадцяти розмірам прожиткового мінімуму для працездатних осіб та становить: у січні — березні — 14115,00 грн., у квітні — вересні — 14400,00 грн., у жовтні — листопаді — 14775,00 грн., у грудні — 15060,00 грн.Строки сплати ПДФО та ЄСВ із сум відпускних наведемо у таблиці.
| Вид виплати | ПДФО | ЄСВ | |
| нарахування | утримання | ||
| При отриманні грошових коштів на виплату відпускних (перерахування відпускних) з банківського рахунка | |||
| За дні відпустки, що припадають на звітний місяць | Одночасно з отриманням грошових коштів у банку (перерахуванням грошових коштів з банківського рахунка) (п.п. 168.1.2 ПКУ) | Одночасно з отриманням грошових коштів у банку (абзац другий ч. 8 ст. 9 Закону № 2464) | Не пізніше 20 числа місяця, наступного за звітним місяцем (абзац перший ч. 8 ст. 9 Закону № 2464) |
| За дні відпустки, що припадають на наступний місяць | Не пізніше 20 числа місяця, наступного за місяцем нарахування відпускних (абзац перший ч. 8 ст. 9 Закону № 2464) | ||
| При виплаті відпускних з виручки | |||
| За дні відпустки, що припадають на звітний місяць | Протягом наступного за днем виплати банківського дня (п.п. 168.1.4 ПКУ) | У день виплати відпускних (абзац другий ч. 8 ст. 9 Закону № 2464) | Не пізніше 20 числа місяця, наступного за звітним місяцем (абзац перший ч. 8 ст. 9 Закону № 2464) |
| За дні відпустки, що припадають на наступний місяць | Не пізніше 20 числа місяця, наступного за місяцем нарахування відпускних (абзац перший ч. 8 ст. 9 Закону № 2464) | ||
Податок на прибуток.
Як уже зазначалося, суми відпускних уключаються до фонду оплати праці у складі фонду додаткової заробітної плати на підставі п.п. 2.2.12 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5. Отже, такі виплати потрапляють до складу витрат підприємства відповідно до п. 142.1 і пп. 138.10.1 — 138.10.3 ПКУ.У свою чергу, суми ЄСВ, нарахованого на виплати за час перебування у відпустці, відображаються у складі витрат відповідно до
п. 143.1 і п.п. 138.10.4 ПКУ.Бухгалтерський облік.
Нарахування відпускних відображається за кредитом субрахунку 661 «Розрахунки із заробітної плати» у кореспонденції з дебетом субрахунку 471 «Забезпечення виплат відпусток».Виплата суми заробітної плати за весь час відпустки здійснюється не пізніше, ніж
за 3 дні до його початку (ст. 21 Закону про відпустки). При цьому з роз'яснень Мінпраці, наведених у листі від 26.06.2009 р. № 155/13/116-09 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2009, № 66) випливає, що в цьому випадку маються на увазі календарні дні. Тобто роботодавець зобов'язаний виплатити працівнику всю суму відпускних за три календарні дні до початку відпустки (між днем виплати відпускних та першим днем відпустки мають минути три календарні дні).А тепер порядок відображення перехідних відпускних у бухгалтерському та податковому обліку розглянемо на прикладі.
Приклад 10.
Працівницю відділу збуту прийнято на роботу 15.01.2007 р. У квітні 2011 року вона написала заяву про надання їй щорічної відпустки з 16.05.2011 р. Працівниця є інвалідом III групи, тому тривалість її щорічної відпустки становить 26 календарних днів.Таким чином, період перебування працівниці у відпустці — з 16.05.2011 р. по 10.06.2011 р. (включно). До роботи слід приступити 14.06.2011 р. (на неділю 12.06.2011 р. припадає Трійця, а отже, понеділок 13.06.2011 р. є вихідним днем).
Протягом розрахункового періоду (травень 2010 року — квітень 2011 року) працівниця отримала дохід, що складається з:
—
основної заробітної плати — 26300 грн.;—
відпускних за час попередньої щорічної основної відпустки — 2954,54 грн.;—
матеріальної допомоги — 700 грн.;—
допомоги по тимчасовій непрацездатності — 538,26 грн.;— премії за I квартал 2011 року
— 300 грн.;—
винагороди за підсумками роботи за 2010 рік (нарахована в січні 2011 року) — 1200 грн.;—
оплати часу перебування у відрядженні — 850,26 грн.Крім того, з 08.09.2010 р. по 22.09.2010 р. працівниці було надано відпустку без збереження заробітної плати тривалістю 15 календарних днів.
Оклад працівниці у травні
— червні 2011 року становив 2400 грн. Заробітна плата за відпрацьовані дні травня — 884,21 грн. Заробітна плата за відпрацьовані дні в червні після повернення з відпустки — 1440,00 грн. Заробітну плату за травень та суму відпускних перераховано на картковий рахунок працівниці 12.05.2011 р.Підприємство належить до 23 класу професійного ризику, якому відповідає ставка ЄСВ у розмірі 37,26 %.
Розрахунок середньої заробітної плати для оплати відпускних за умовами прикладу наведемо в таблиці.
| № | Показник | Значення |
| 1 | 2 | 3 |
| 1 | Кількість календарних днів у розрахунковому періоді, дн. | 365 |
| 2 | Кількість святкових та неробочих днів, що припадають на розрахунковий період, дн. | 10 |
| 3 | Тривалість розрахункового періоду, що враховується при розрахунку відпускних, дн. (365 - 10 - 15*) | 340 |
| * Із розрахункового періоду виключається час, який працівник відповідно до чинного законодавства або з інших поважних причин не працював і за ним не зберігався заробіток, у тому числі час перебування у відпустці за свій рахунок. | ||
| 4 | Сумарний заробіток за розрахунковий період, що враховується при розрахунку середньої заробітної плати для оплати відпускних, грн.: | 32143,06 |
| * Сума матеріальної допомоги не включається до розрахунку середньої заробітної плати при обчисленні відпускних згідно з п.п. «б» п. 4 Порядку № 100. | ||
| 5 | Середня заробітна плата для розрахунку відпускних, грн./дн.: (32143,06 : 340) | 94,54 |
| 6 | Сума відпускних, грн.: (94,54 х 26), у тому числі за дні відпустки: | 2458,04 |
| — що припадають на травень 2011 року, грн. (94,54 х 16) | 1512,64 | |
| — що припадають на червень 2011 року, грн. (94,54 х 10) | 945,40 | |
| 7 | Оподатковуваний дохід працівниці за травень, грн. (1512,64 + 884,21) | 2396,85 |
| 8 | Оподатковуваний дохід працівниці за червень, грн. (1440 + 945,40) | 2385,40 |
Операція з нарахування та виплати відпускних відобразиться в бухгалтерському та податковому обліку підприємства так*:
* Заробітна плата повинна виплачуватися не рідше ніж два рази на місяць (ст. 115 КЗпП), однак для спрощення прикладу проводки з виплати авансу не наводяться.
| № з/п | Зміст операції | Бухгалтерський облік | Сума, | Витрати | |
| дебет | кредит | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 12 травня (день виплати відпускних і заробітної плати за травень 2011 року) | |||||
| 1 | На картрахунок працівниці перераховано: | ||||
| — відпускні (2458,04 - 88,49 - 355,43) | 661 | 311 | 2014,12 | — | |
| — заробітну плату за травень 2011 року | 661 | 311 | 724,52 | — | |
| 2 | Перераховано ПДФО та ЄСВ із суми заробітної плати за травень та всієї суми відпускних: | ||||
| — ПДФО (355,43 + 127,86) | 641/ПДФО | 311 | 483,29 | — | |
| — ЄСВ (915,87 + 329,46 + 88,49* + 31,83*) | 657 | 311 | 1365,65 | — | |
| * Звертаємо увагу: Інструкція № 21-5 не містить вимог про обов'язкову сплату ЄСВ у частині утримань при кожній виплаті доходу, однак для зручності більшість бухгалтерів вважають за краще перераховувати як нараховану, так і утриману суму єдиного внеску одночасно. | |||||
| 31 травня (день нарахування заробітної плати за травень 2011 року) | |||||
| 3 | Нараховано суму відпускних за травень 2011 року | 471 | 661 | 1512,64 | 1512,64 |
| 4 | Нараховано заробітну плату за травень 2011 року | 93 | 661 | 884,21 | 884,21 |
| 5 | Нараховано ЄСВ на суму: | ||||
| — заробітної плати за травень 2011 року (884,21 х 37,26 : 100) | 93 | 657 | 329,46 | 329,46 | |
| — відпускних за травень 2011 року (1512,64 х 37,26 : 100) | 471 | 657 | 563,61 | 563,61 | |
| 6 | Проведено утримання із суми заробітної плати та відпускних за травень 2011 року: | ||||
| — ЄСВ (2396,85 х 3,6 : 100) | 661 | 657 | 86,29 | — | |
| — ПДФО ((2396,85 - 86,29) х 15 : 100) | 661 | 641/ПДФО | 346,58 | — | |
| 30 червня (день нарахування заробітної плати за червень 2011 року) | |||||
| 7 | Нараховано суму відпускних за червень 2011 року | 471 | 661 | 945,40 | 945,40 |
| 8 | Нараховано заробітну плату за червень 2011 року | 93 | 661 | 1440,00 | 1440,00 |
| 9 | Нараховано ЄСВ на суму: | ||||
| — заробітної плати за червень 2011 року (1440,00 х 37,26 : 100) | 93 | 657 | 536,54 | 536,54 | |
| — відпускних за червень 2011 року (945,40 х 37,26 : 100) | 471 | 657 | 352,26 | 352,26 | |
| 10 | Проведено утримання із суми заробітної плати та відпускних за червень 2011 року: | ||||
| — ЄСВ (2385,40 х 3,6 : 100) | 661 | 657 | 85,87 | — | |
| — ПДФО ((2385,40 - 85,87) х 15 : 100) | 661 | 641/ПДФО | 344,93 | — | |
| 7 липня (день виплати заробітної плати за червень 2011 року) | |||||
| 11 | Перераховано ПДФО та ЄСВ із суми заробітної плати за червень 2011 року: | ||||
| — ПДФО ((1440 - 51,84) х 15 : 100) | 641/ПДФО | 311 | 208,22 | — | |
| — ЄСВ (536,54 + 51,84) | 657 | 311 | 588,38 | — | |
| 12 | Заробітну плату за червень 2011 року перераховано на картрахунок працівниці (1440 - 51,84 - 208,22) | 661 | 311 | 1179,94 | — |
На цьому ми завершуємо розгляд питань, пов'язаних з наданням відпусток. Сподіваємося, що за допомогою цієї статті ви зможете правильно розрахувати та своєчасно виплатити відпускні працівникам свого підприємства, а також відобразити їх суму в податковому та бухгалтерському обліку.
