Виправляємо помилки у звітності з ЄСВ
Як свідчить народна мудрість: «Не помиляється той, хто нічого не робить». Оскільки додаток 4 до Порядку № 22-2 подається зі звіту за січень 2011 року, цілком імовірно, що в один чи кілька звітів за минулі звітні періоди закралася помилка. А хтось міг виявити помилку, яку було допущено при формуванні пенсійної звітності за періоди до 2011 року. Як виправити допущені помилки, ви дізнаєтеся з цієї статті.
Катерина ЧЕРНЕГА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»
Види помилок
Для того, щоб визначитися, як виправляти помилки, потрібно їх класифікувати.
Помилки, які можуть бути допущені страхувальниками у звітності, що подається до органів Пенсійного фонду, можна умовно розбити на такі види:
1) загальні помилки (реквізити таблиць 5, 6, 7). Згідно з
п. 5.5 Порядку № 22-2 до них належать помилки у:— П. І. Б. застрахованої особи (реквізит «
Прізвище, ім’я, по батькові ЗО»);— зазначенні громадянства (реквізит «
Громадянин України»);— коді страхувальника (реквізит
«Ідентифікаційний код ЄДРПОУ/реєстраційний номер облікової картки платника податків»);— номері облікової картки застрахованої особи (реквізит «
Номер облікової картки ЗО»);— у коді категорії ЗО (реквізит «
Код категорії ЗО»);— у коді підстави для обчислення стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства (спеціальний стаж) (реквізит «
Код підстави для обліку спецстажу»);2) ненадання відомостей, які відображаються в таблиці 5 щодо застрахованих осіб:
— з якими було укладено чи розірвано трудовий договір або цивільно-правовий договір (крім цивільно-правового договору, укладеного з фізичною особою — підприємцем, якщо виконувані роботи (послуги, що надаються) відповідають видам діяльності, зазначеним у свідоцтві про державну реєстрацію їх як підприємців);
— у яких відбулися зміни у П. І. Б. чи в номері застрахованих осіб;
— яким було надано відпустку для догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку (надаються, починаючи зі звіту за серпень 2011 року);
— яким було надано відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (надаються, починаючи зі звіту за серпень 2011 року);
3) ненадання відомостей про застрахованих осіб, період роботи яких зараховується до спеціального стажу (відображаються в таблиці 7);
4) помилки в сумових показниках (реквізити таблиць 1, 6):
— неправильне відображення бази обкладення ЄСВ (внесками до Пенсійного фонду — до 2011 року), у тому числі неправильне застосування максимальної величини бази нарахування ЄСВ (максимальної величини заробітної плати (доходу), з якої сплачувалися внески до Пенсійного фонду, — до 2011 року);
— застосування неправильного розміру ставок для ЄСВ (внесків до Пенсійного фонду — до 2011 року);
— донарахування (зменшення) ЄСВ за попередні звітні періоди внаслідок збільшення класу професійного ризику виробництва.
Крім зазначених вище помилок, на практиці можливі ситуації, у результаті яких необхідно проводити коригування в додатку 4. Така необхідність може виникнути в разі, коли:
— працівнику було нараховано заробітну плату за дні хвороби (листок непрацездатності надано після нарахування заробітної плати);
— хвороба працівника настала в період відпустки.
Порядок виправлення загальних помилок, допущених при формуванні звітності з ЄСВ, описано в
розділі V Порядку № 22-2. Щодо помилок у грошових показниках, у тому числі допущених при формуванні пенсійної звітності за періоди до 2011 року, то окремих норм, які регулювали б порядок їх виправлення, у цьому документі немає. Але те, як вони виправляються, можна зрозуміти із форм звіту з ЄСВ.Щодо загальних помилок, допущених при формуванні пенсійної звітності за періоди до 2011 року, то виправляти їх потрібно згідно з:
—
Порядком формування та надання органам Пенсійного фонду України відомостей про застраховану особу, що використовуються в системі загальнообов'язкового державного пенсійного страхування, затвердженим постановою правління Пенсійного фонду України від 10.06.2004 р. № 7-6, якщо помилки допущені за періоди до 2010 року;—
Порядком № 26-1.Перш ніж перейти до порядку виправлення кожного із зазначених вище видів помилок, розглянемо загальні правила.
Загальні правила виправлення помилок
Відповідно до
п. 5.1 Порядку № 22-2 в страхувальника є можливість повторно подати додаток 4 за звітний місяць у разі виявлення помилок у звіті до кінцевого строку його подання. При цьому діючим вважається останній електронний чи паперовий звіт, поданий страхувальником до закінчення строків подання звітності. При формуванні повторного додатка 4 його подають повністю у правильному вигляді, таблиці 5 — 7 подаються зі статусом «Початкова».Зазначимо, що повторний додаток 4 можна подати
не пізніше 20 числа місяця, наступного за базовим звітним періодом. Якщо останній день строку подання звіту припадає на вихідний, святковий чи інший неробочий день, то останнім днем подання звіту вважається перший після нього робочий день (п. 2.15 Порядку № 22-2).Відповідно до
п. 5.4 Порядку № 22-2 у разі якщо недостовірні відомості про застрахованих осіб, які подано та/або накопичено в електронних базах даних персоніфікованого обліку, виявили працівники Пенсійного фонду, то вони про це повідомлять роботодавця протягом 2 робочих днів. У такому випадку страхувальник-роботодавець протягом наступних 10 робочих днів має подати необхідні «скасовуючі» документи за недостовірними даними та одночасно «початкові» документи із зазначенням правильних відомостей.Для виправлення в додатку 4 самостійно виявлених помилок граничні строки не встановлено.
Далі розглянемо докладно порядок виправлення можливих видів помилок, самостійно виявлених страхувальником.
Виправляємо загальні помилки
Відповідно до
п. 5.7 Порядку № 22-2 загальні помилки (перелічені в п. 5.5 цього Порядку), допущені в минулих звітних періодах у реквізитах таблиць 5, 6, 7, виправляються шляхом формування та подання разом зі звітом за поточний звітний період звіту за попередній звітний період, що складається з:— Переліку таблиць звіту, у реквізиті «
Звіт за місяць» якого зазначається той місяць, у звіті за який допущено помилку;— відповідної таблиці (таблиць) додатка 4, у якій (яких) було допущено помилки (таблиці 5, 6, 7) із відміткою «
скасовуюча» за попередній звітний період, у якому було надано неправильні дані. При цьому в таблицях додатка 4 повторюються неправильні реквізити. У реквізиті «Звіт за місяць» зазначається місяць, у звіті за який допущено помилку;— відповідної таблиці (таблиць) додатка 4, у якій (яких) було допущено помилки (таблиці 5, 6, 7) із відміткою «
початкова» із зазначенням правильних реквізитів за ті звітні періоди, у даних яких було допущено помилку. У реквізиті «Звіт за місяць» зазначається місяць, у звіті за який допущено помилку.Звертаємо увагу: при виправленні загальних помилок
не допускається зміна у грошових показниках (у сумах нарахованого заробітку, сумах ЄСВ за звітний місяць). Тобто такі показники мають залишитися такими самими, як у неправильному звіті.У разі якщо помилку, яка належить до загальних, було допущено при формуванні персоніфікованої звітності за періоди до 2010 року, залежно від того, у якому реквізиті була помилка, страхувальник має відкоригувати відповідний раніше поданий:
Список осіб, які працюють або працювали у роботодавця у звітному році (додаток 15 до Інструкції № 16-6), Індивідуальні відомості про застраховану особу — ІНДАНІ (додаток 13 до Інструкції № 16-6), Список підстав, що дають право на застосування пільг працівникам підприємства при визначенні пенсії — СПП (додаток 14 до Інструкції № 16-6) за відповідний рік у порядку, передбаченому для виправлення помилок у персоніфікованій звітності, поданій страхувальниками до 2010 року.Загальні помилки, допущені в пенсійному звіті (додаток 4 до
Порядку № 26-1), що подавався протягом 2010 року, виправляються за правилами, передбаченими Порядком № 26-1 (докладно про них читайте у статті «Виправлення помилок у пенсійній звітності» // «Податки та бухгалтерський облік», 2010, № 35).У разі якщо додаток 4 помилково надано не за звітний період, а за попередній період, страхувальник має подати до відповідного органу Пенсійного фонду два звіти: звіт за попередній звітний період і звіт за поточний звітний період (
п. 5.3 Порядку № 22-2).Порядок виправлення загальних помилок, допущених у додатку 4 за попередній звітний період, розглянемо на конкретному прикладі.
Приклад 1.
14 березня 2011 року на роботу до ТОВ «Арсенал» було прийнято працівника Засядька Андрія Володимировича (ідентифікаційний номер 2785672378). Це підприємство є основним місцем роботи Засядька А. В.При формуванні даних про прийнятого працівника у програмному забезпеченні було неправильно зазначено ідентифікаційний номер: замість 2785672378 зазначено номер 27856723
87 . У березні 2011 року Засядьку А. В. було нараховано заробітну плату за фактично відпрацьований час у сумі 1909,09 грн. Сума утриманого ЄСВ склала 68,73 грн.Помилку виявлено у вересні 2011 року, після закінчення граничного строку подання додатка 4 за серпень 2011 року.
Оскільки працівник у березні 2011 року був прийнятий на робоче місце, період роботи на якому не включається до спеціального стажу, неправильні дані (ідентифікаційний номер) потрапили до таблиць 5 та 6 додатка 4 за березень — серпень 2011 року.
Порядок виправлення помилки, допущеної в ідентифікаційному номері працівника, такий:
1) формуємо таблиці 5 та 6 за березень — серпень 2011 року з відміткою «
скасовуюча», у яких повторюються тільки неправильні дані на працівника Засядька А. В. з неправильним ідентифікаційним номером 27856723 87, наведені в раніше поданому звіті;2) формуємо таблиці 5 та 6 за березень — серпень 2011 року з відміткою «
початкова», у яких зазначаються дані на працівника Засядька А. В. із правильним ідентифікаційним номером 27856723 78 ;3) формуємо супроводжуючий Перелік таблиць звіту, зазначивши в реквізиті «
Звіт за місяць» місяць, за який виправляється помилка.Сформовані звіти подаються разом із додатком 4 за вересень 2011 року.
Як заповнити таблиці 5 та 6 при виправленні помилки, розглянемо на прикладі березня 2011 року (див. с. 31).
Якщо не надали відомості на застрахованих осіб
Як бути, якщо ви помилково не надали до органу Пенсійного фонду відомості про застрахованих осіб, з якими було укладено чи розірвано трудовий договір або цивільно-правовий договір, у яких відбулися зміни у П. І. Б. чи в номері застрахованих осіб або про осіб, яким надано відпустку для догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку?
Згідно з
п. 5.6 Порядку № 22-2 у разі якщо в таблиці 5 страхувальник не зазначив застраховану особу, з якою було укладено чи розірвано трудовий договір за попередній період, він подає разом зі звітом за поточний звітний період звіт за попередній період, у якому допущено помилку, що містить:— титульний аркуш (перелік таблиць звіту);
— таблицю 5 зі статусом «додаткова» з даними на таку застраховану особу.
На нашу думку, таблицю 5 зі статусом «додаткова» логічно подавати і в тих випадках, коли помилково не було надано відомості на застрахованих осіб, які змінили П. І. Б. або яким було надано відпустку для догляду за дитиною від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку.
Якщо страхувальник, у якого є робочі місця, робота на яких зараховується до спеціального стажу, помилково не надав таблицю 7 додатка 4 з відомостями на застрахованих осіб, які працюють на таких місцях, він має подати разом зі звітом за поточний звітний період звіт за попередній період, у якому допущено помилку, що містить:
— титульний аркуш (перелік таблиць звіту);
— таблицю 7 зі статусом «додаткова» з даними на таку застраховану особу.
Звертаємо увагу: якщо страхувальник подає за один і той самий звітний період таблиці зі статусом і «
скасовуюча», і «додаткова», то вони подаються з окремими титульними аркушами, тобто як два окремі звіти. Це прямо передбачено п. 5.8 Порядку № 22-2.Приклад 2.
Працівника підприємства (Гавриленка Олега Васильовича, ІПН — 2456558888) було звільнено 17 серпня 2011 року за згодою сторін (п. 1 ст. 36 КЗпП). На цьому підприємстві Гавриленко О. В. працював за сумісництвом. Помилково при формуванні додатка 4 за серпень 2011 року таблицю 5 не було сформовано. Помилку виявлено у вересні 2011 року, після закінчення граничного строку подання додатка 4 за серпень 2011 року.Для виправлення допущеної помилки страхувальник має сформувати та подати разом із додатком 4 за вересень 2011 року звіт, що складається з переліку таблиць звіту та таблиці 5 зі статусом «додаткова» з даними на таку застраховану особу.
Як заповнити таблицю 5, покажемо на с. 35.
Виправляємо помилки, допущені в базі для справляння страхових внесків
Одразу ж зазначимо, що в разі якщо дохід нараховується в поточному місяці за попередній, зокрема, у зв'язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилки, тобто коли
помилково дохід не було нараховано та включено до бази для нарахування ЄСВ, сума донарахованого доходу включається до зарплати того місяця, коли проведено нарахування. Інакше кажучи, донарахування доходу здійснюється в місяці виявлення такої неточності. Це прямо зазначено в п.п. 4.3.3 Інструкції № 21-5. Таким чином, донарахування доходів за минулі періоди не є помилкою.Отже, коригувати дані, зазначені в додатку 4 за минулі звітні періоди в цьому випадку не потрібно. Зобов'язання зі сплати ЄСВ виникають не раніше нарахування доходу, тому донараховані суми ЄСВ відображаються в додатку 4 за поточний місяць без нарахування штрафних санкцій.
Тепер розглянемо ситуації, коли допущені страхувальником помилки тягнуть за собою необхідність коригування.
Перша ситуація: дохід було нараховано, але помилково не включено до бази для справляння страхового внеску.
Відповідно до ст. 7 Закону № 2464 до бази для нарахування та утримання ЄСВ включаються: нарахована заробітна плата за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у тому числі в натуральній формі, що визначаються згідно із Законом України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР, оплата перших п'яти днів тимчасової втрати працездатності за рахунок коштів роботодавця та допомога по тимчасовій втраті працездатності, винагорода фізичних осіб за виконання робіт (надання послуг) за цивільно-правовими договорами.У разі якщо одну з перелічених вище виплат було нараховано, але вона помилково не потрапила до бази нарахування ЄСВ, і, відповідно, не була відображена в додатку 4, страхувальник має виправити помилку, тобто донарахувати ЄСВ та здійснити коригування даних додатка 4.
При виправленні таких помилок необхідно враховувати такі правила:
1) при нарахуванні страхових внесків за минулі періоди використовуємо
розмір страхового внеску, що діяв на день нарахування виплат (доходу), на які нараховуються страхові внески (п.п. 4.1.4 Інструкції № 21-5);2) обмеження виплат
максимальною базою нарахування ЄСВ, на які нараховуються страхові внески, що встановлюється законодавством, здійснюється за кожен місяць окремо в розмірі обмеження, яке діяло в період, за який здійснюється нарахування виплат. «Перехідні» виплати (відпускні та лікарняні) для цілей порівняння з максимальною базою нарахування ЄСВ розподіляються за місяцями, на які вони припадають;3)
для цілей порівняння з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ виплати слід враховувати в такій послідовності:— заробітна плата;
— винагороди за цивільно-правовими договорами;
— лікарняні.
У разі якщо страхувальник виявив, що дохід було нараховано, але він помилково не потрапив до бази нарахування ЄСВ, така помилка виправляється в
додатку 4 за місяць, в якому її виявлено, через таблицю 1 та таблицю 6. Аналогічно виправляється помилка, допущена при обчисленні пенсійних внесків за періоди до 2011 року.Порядок заповнення зазначених таблиць додатка 4 такий:
1. Якщо
помилку допущено у звітних періодах починаючи із січня 2011 року, то в таблиці 1 за місяць, у якому виправляють помилку, заповнюють:— рядок 6 —
зазначають суму рядків 6.1 та 6.3 (сума нарахованого та утриманого ЄСВ);— рядок 6.1
— зазначають суму ЄСВ, нарахованого на дохід, помилково не включений до бази обкладення ЄСВ у минулому звітному періоді (з урахуванням максимальної бази нарахування ЄСВ, що діяла в місяці нарахування доходу), у тому числі в рядках 6.1.1 — 6.1.8 зазначають суму донарахованого ЄСВ у розрізі ставок у частині нарахувань. Наприклад, якщо до бази обкладення ЄСВ помилково не було включено лікарняні, то суму донарахованого ЄСВ треба буде відобразити в рядку 6.1.8 (33,2 %);— рядок 6.3
— зазначають суму ЄСВ, утриманого з доходу, який у минулому періоді не включено до бази обкладення (з урахуванням максимальної бази нарахування ЄСВ, що діяла в місяці нарахування доходу), у тому числі в рядках 6.3.1 — 6.3.5 зазначають суму доутриманого ЄСВ у розрізі ставок у частині утримань. Наприклад, якщо ЄСВ доутримано з лікарняних, заповнюється рядок 6.3.5 (2 %);— рядок 6.4
— зазначають суму доходу, який у минулому звітному періоді помилково не включено до бази обкладення ЄСВ (з урахуванням максимальної величини, що діяла в місяці нарахування доходу);— рядок «
Зміст помилки» — зазначають період, у якому допущено помилку, вид виплати, на яку не нараховано і з якої не утримано ЄСВ.Якщо
помилку була допущено при обчисленні пенсійних внесків у звітних періодах до 2011 року, то в додатку до таблиці 1 заповнюється:—
рядок 3.1 — зазначається загальна сума донарахованих і доутриманих пенсійних внесків, у тому числі в рядку 3.1.1 зазначають суму пенсійних внесків у частині нарахувань, у рядку 3.1.2 — суму пенсійних внесків у частині утримань;—
рядок 3.2 — зазначають суму виплати, на яку донараховано пенсійні внески;—
рядок 3.5 — тут необхідно зазначити, чи тягне за собою допущена помилка зміни в персоніфікованій звітності;2) у
таблиці 6 на застраховану особу, нарахований дохід якої помилково не потрапив до бази обкладення ЄСВ (пенсійними внесками — до 2011 року), заповнюється рядок:—
із кодом типу нарахувань (далі — КТН) 2 (реквізит 10), якщо помилку допущено за звітні періоди починаючи із січня 2011 року. У реквізиті 11 зазначається місяць і рік, за який виправляється помилка, у реквізиті 15 зазначається сума донарахованого доходу, у реквізиті 16 — сума донарахованого доходу з урахуванням максимальної величини, що діяла в місяці нарахування доходу, у реквізиті 17 — сума утриманого ЄСВ із зазначеного доходу. Усі грошові показники таблиці 6 у цьому випадку повинні мати додатне значення;—
із КТН 6, якщо помилку допущено при нарахуванні пенсійних внесків за періоди до 2011 року*. Порядок заповнення решти реквізитів аналогічний до зазначеного вище.* Згідно зі ст. 19 Закону № 1058 базою обкладення внесками до Пенсійного фонду були фактичні витрати на оплату праці, винагороди за виконання робіт за договорами цивільно-правового характеру, що підлягають обкладенню податком із доходів фізичних осіб, а також суми оплати лікарняних.
Заповнивши таблиці 1 та 6, перевірити себе можна так: підсумок
реквізиту 16 таблиці 6 із КТН 2 має дорівнювати значенню рядка 6.4 таблиці 1, а підсумок реквізиту 17 таблиці 6 зі КТН 2 — значенню рядка 6.3 таблиці 1. Аналогічно перевіряють правильність виправлення помилок, допущених у пенсійній звітності за періоди до 2011 року, тільки дані таблиці 6 зіставляють із даними додатка до таблиці 1.Друга ситуація: нарахований дохід, що не підлягає обкладенню ЄСВ, помилково включено до бази обкладення страховими внесками
. У цьому випадку помилка також виправляється через таблицю 1 та таблицю 6 таким чином:1. Якщо
помилку допущено у звітних періодах починаючи з 2011 року, то в таблиці 1 за місяць, у якому виправляють помилку, заповнюють:— рядок 7 —
зазначають суму рядків 7.1 та 7.3 (загальну суму, на яку необхідно зменшити ЄСВ у частині нарахувань та в частині утримань);— рядок 7.1
— зазначають суму надмірно нарахованого ЄСВ, у тому числі в рядках 7.1.1 — 7.1.8 наводять розшифровку надмірно нарахованого ЄСВ у розрізі ставок;— рядок 7.3
— зазначають суму надмірно утриманого ЄСВ, у тому числі в рядках 7.3.1 — 7.3.5 зазначають суму надмірно утриманого ЄСВ у розрізі ставок;— рядок 7.4
— зазначають суму доходу, на яку надмірно нараховано і з якої надмірно утримано ЄСВ;— рядок «
Зміст помилки» — зазначають період, у якому допущено помилку, вид виплати, на яку надмірно нараховано і з якої надмірно утримано ЄСВ.Якщо
помилку була допущено при обчисленні пенсійних внесків у звітних періодах до 2011 року, то в додатку до таблиці 1 заповнюється:—
рядок 3.3 — зазначається загальна сума, на яку зменшено пенсійні внески в частині нарахувань та в частині утримань, у тому числі в рядку 3.3.1 зазначають суму, на яку зменшено пенсійні внески в частині нарахувань, у рядку 3.3.2 — суму, на яку зменшено пенсійні внески в частині утримань;—
рядок 3.2 — зазначають суму виплати, на яку надмірно нараховано пенсійні внески;—
рядок 3.5 — тут необхідно зазначити, чи тягне за собою допущена помилка зміни в персоніфікованій звітності;2) у
таблиці 6 на застраховану особу, дохід якої помилково було включено до бази обкладення ЄСВ (пенсійними внесками — до 2011 року), заповнюється рядок:—
із КТН 3 (реквізит 10), якщо помилку допущено за звітні періоди починаючи із січня 2011 року. У реквізиті 11 зазначається місяць і рік, за який виправляється помилка, у реквізитах 15 і 16 зазначається сума доходу, з якого надмірно утримано ЄСВ, у реквізиті 17 — сума надмірно утриманого ЄСВ із зазначеного доходу. Усі грошові показники таблиці 6 повинні мати додатне значення;—
із КТН 7, якщо помилку допущено при нарахуванні пенсійних внесків за періоди до 2011 року.Перевірити, чи правильно заповнено таблиці додатка 4 можна так: підсумок
реквізиту 16 таблиці 6 із КТН 3 має дорівнювати значенню рядка 7.4 таблиці 1, а підсумок реквізиту 17 таблиці 6 із КТН 3 — значенню рядка 7.3 таблиці 1.Звертаємо увагу:
суми пені та штрафів в додатку 4 не відображаються .До додатка 4 за звітний місяць, у складі якого виправляється помилка, допущена в минулих звітних періодах, складається супроводжуючий Перелік таблиць звіту
. При цьому в реквізиті «Звіт за місяць» зазначають місяць, у якому виправляється допущена помилка.Як бачимо,
усі сумові помилки, допущені як при обчисленні ЄСВ за періоди з 01.01.2011 р., так і при обчисленні пенсійних внесків за періоди до зазначеної дати, виправляються через додаток 4 за місяць, у якому виявлено помилку. Водночас, у разі якщо помилку було допущено в базі нарахування пенсійних внесків у звітних періодах до 2010 року, крім виправлень у додатку 4, необхідно додатково подати форму ІНДАНІ (додаток 13 до Інструкції № 16-6) за звітний рік, у якому було допущено помилку з процедури виправлення помилок у персоніфікованій звітності, поданій страхувальниками до 2010 року.Зазначимо, що аналогічно (через таблиці 1 та 6) виправляються в додатку 4 помилки, пов'язані із
застосуванням неправильного розміру чи неправильним порядком застосування:— максимальної величини зарплати (доходу), з якого справляються внески до Пенсійного фонду — до 01.01.2011 р.;
— максимальної бази нарахування ЄСВ — з 01.01.2011 р.;
Зазначені показники ідентичні, розмір їх дорівнює 15 розмірам прожиткового мінімуму для працездатних осіб, що діє у відповідному місяці.
Приклад 3.
У серпні 2011 року було виявлено помилки, допущені в попередніх звітних періодах, такого характеру:1) у березні 2011 року колишньому працівнику Павлюченку Ігорю Олександровичу (ідентифікаційний номер — 2873541777), якого було звільнено 21.01.2011 р., було нараховано компенсацію за невикористану відпустку в сумі 2028,20 грн., яку помилково не було нараховано йому при звільненні. На суму компенсації було нараховано ЄСВ у сумі 755,71 грн. (2028,20 грн.
х 37,26 %*) та утримано ЄСВ у сумі 73,02 грн. (2028,20 грн. х 3,6 %). Однак виплати за невідпрацьований час, які нараховуються фізичній особі, яка не перебуває в трудових відносинах із підприємством, не підлягають обкладенню ЄСВ (див. консультацію фахівця Пенсійного фонду в газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 41). У зв'язку з цим, унаслідок помилки завищено суму ЄСВ, що підлягає сплаті за березень 2011 року;2) у червні 2011 року працівнику Проненку Миколі Сергійовичу (ідентифікаційний номер — 2798535444) було нараховано та виплачено матеріальну допомогу на оздоровлення в сумі 1000 грн. Помилково цю виплату не включено до бази обкладення ЄСВ. Унаслідок допущеної помилки було занижено суму ЄСВ, що підлягає сплаті до Пенсійного фонду за червень 2011 року. Суми ЄСВ, які має бути донараховано у зв'язку з виправленням помилки, становлять: у частині нарахувань — 372,60 грн. (1000 грн.
х 37,26 %), у частині утримань — 36 грн. (1000 грн. х 3,6 %). За серпень 2011 року Проненку М. С. нараховано заробітну плату в сумі 3500 грн. Сума ЄСВ, утриманого із заробітної плати Проненка М. С., склала 126 грн.* Ставку ЄСВ у частині нарахувань прийнято умовно.
Наведемо додаткові дані, необхідні для заповнення таблиці 6 додатка 4 за серпень 2011 року:
— Тимченку Олегу Миколайовичу (ідентифікаційний номер — 2888535111) нараховано зарплату в сумі 3000 грн., ЄСВ у частині утримань склав 108 грн.;
— Варченко Тетяні Борисівні (ідентифікаційний номер — 2658535777) нараховано зарплату в сумі 3200 грн., ЄСВ у частині утримань склав 115,20 грн.;
— Пальченку Петру Павловичу (ідентифікаційний номер — 2879535999) нараховано зарплату в сумі 3700 грн., ЄСВ у частині утримань склав 133,20 грн.
У зв'язку з тим, що помилки, допущені в минулих звітних періодах, виявлено в серпні 2011 року, їх необхідно виправити в додатку 4 за цей місяць із допомогою:
— таблиці 1, де для виправлення першої помилки, допущеної в березні 2011 року, слід заповнити
рядок 7, у тому числі рядки 7.1, 7.1.1, 7.3, 7.3.1, 7.4, а для виправлення другої помилки, допущеної в червні 2011 року, — рядок 6, у тому числі рядки 6.1, 6.1.1, 6.3, 6.3.1, 6.4;—
таблиці 6, де на звільненого працівника Павлюченка І. О. заповнюється рядок з КТН 3 із зазначенням суми компенсації за невикористану відпустку та надмірно утриманого з неї ЄСВ, а на працівника Проненка М. С. заповнюється рядок із КТН 2 із зазначенням суми матеріальної допомоги та утриманого з неї ЄСВ.Використовуючи наведені вище дані, заповнимо таблицю 1 тільки в частині, що вимагає виправлення помилок, і таблицю 6 додатка 4 (див. с. 39).
Фрагмент таблиці 1 додатка 4
<…>
Таблиця 1. Нарахування єдиного внеску
| № з/п | Назва показника | Сума (грн.) |
|
| <…> |
|
| 6 | Донараховано та/або доутримано єдиного внеску у зв'язку з виправленням помилки, допущеної в попередніх звітних періодах (р. 6.1 + р. 6.2 + р. 6.3) | 408,60 |
| 6.1 | Донараховано єдиного внеску (крім сум, зазначених у р. 6.2) | 372,60 |
| 6.1.1 | 36,76 — 49,7 % | 372,60 |
| 6.1.2 | 36,3 % | — |
| 6.1.3 | 45,96 % | — |
| 6.1.4 | 8,41 % | — |
| 6.1.5 | 5,3 % | — |
| 6.1.6 | 5,5 % | — |
| 6.1.7 | 34,7 % | — |
| 6.1.8 | 33,2 % | — |
| 6.2 | Донараховано єдиного внеску за попередні звітні періоди внаслідок збільшення класу професійного ризику виробництва | — |
| 6.3 | Додатково утримано єдиного внеску | 36,00 |
| 6.3.1 | 3,6 % | 36,00 |
| 6.3.2 | 2,85 % | — |
| 6.3.3 | 6,1 % | — |
| 6.3.4 | 2,6 % | — |
| 6.3.5 | 2 % | — |
| 6.4 | Сума виплат, на яку донараховано єдиний внесок | 1000,00 |
|
| Зміст помилки У червні 2011 року не нараховано та не утримано єдиний внесок з матеріальної допомоги на оздоровлення. |
|
| 7 | Зменшено суму єдиного внеску у зв'язку з виправленням помилки, допущеної в попередніх звітних періодах (р. 7.1 + р. 7.2 + р. 7.3) | 828,73 |
| 7.1 | Зменшено нарахування (крім сум, зазначених у р. 7.2) | 755,71 |
| 7.1.1 | 36,76 — 49,7 % | 755,71 |
| 7.1.2 | 36,3 % | — |
| 7.1.3 | 45,96 % | — |
| 7.1.4 | 8,41 % | — |
| 7.1.5 | 5,3 % | — |
| 7.1.6 | 5,5 % | — |
| 7.1.7 | 34,7 % | — |
| 7.1.8 | 33,2 % | — |
| 7.2 | Зменшено суму єдиного внеску за попередні звітні періоди внаслідок зменшення класу професійного ризику виробництва | — |
| 7.3 | Зменшено утримань | 73,02 |
| 7.3.1 | 3,6 % | 73,02 |
| 7.3.2 | 2,85 % |
|
| 7.3.3 | 6,1 % |
|
| 7.3.4 | 2,6 % |
|
| 7.3.5 | 2 % |
|
| 7.4 | Сума виплат, на яку зайво нараховано єдиний внесок | 2028,20 |
|
| Зміст помилки У березні 2011 року зайво нараховано та утримано єдиний внесок з компенсації за невикористані дні відпустки, що нарахована колишньому працівнику після звільнення. | — |
| <…> | ||
<…>
Виправляємо помилки, пов'язані із застосуванням неправильного розміру ставки страхового внеску
До 2011 року помилки, пов'язані із застосуванням неправильного розміру ставки пенсійних внесків, були рідкісним явищем. Таку помилку могло бути допущено у зв'язку зі зміною статусу категорії застрахованої особи (наприклад, отриманням працівником статусу інваліда). Нагадаємо, що підприємства, де працюють інваліди, визначали пенсійні внески в частині нарахувань окремо
за ставкою 4 % для працюючих інвалідів (незалежно від групи інвалідності) і за ставкою 33,2 % для інших працівників.Після набуття чинності
Законом № 2464 (з 01.01.2011 р.), яким було введено ЄСВ, вірогідність помилок, пов'язаних із застосуванням неправильного розміру ставки ЄСВ, зросла. Згідно зі ст. 8 Закону № 2464 для кожного виду виплат встановлено свої розміри ставок ЄСВ. Крім того, різні ставки передбачено для окремих категорій страхувальників і застрахованих осіб. У такому різноманітті ставок неуважний страхувальник цілком може допустити помилку.Як же її виправити? Точних інструкцій, що дають відповідь на це запитання,
Порядок № 22-2 не містить. Тому керуватимемося логікою.Одразу зазначимо, що особливість таких помилок полягає в тому, що
спотворюється тільки сума ЄСВ (у частині нарахувань та/або в частині утримань), не торкаючись бази обкладення ЄСВ.Якщо
помилку було допущено в розмірі ставки ЄСВ у частині нарахувань, то вона виправляється тільки за допомогою таблиці 1 додатка 4. У цьому випадку заповнюються такі рядки цієї таблиці:—
рядки 6, 6.1, у тому числі рядки 6.1.1 — 6.1.8 (залежно від того, яку правильну ставку має бути застосовано до доходу), «Зміст помилки» — якщо ЄСВ донараховується;—
рядки 7, 7.1, у тому числі рядки 7.1.1 — 7.1.8 (залежно від того, яку правильну ставку має бути застосовано до доходу), «Зміст помилки» — якщо ЄСВ зменшується.У разі якщо помилку було допущено в розмірі ставки внеску до Пенсійного фонду в частині нарахувань, то вона виправляється в додатку до таблиці 1 шляхом заповнення:
— рядків 3.1, 3.1.1 — якщо внески донараховуються;
— рядків 3.3, 3.3.1 — якщо внески зменшуються.
Якщо
помилку допущено в розмірі ставки внеску в частині утримань, необхідно заповнити:1) у
таблиці 1:—
рядок 6.3, у тому числі рядки 6.3.1 — 6.3.5 (залежно від того, яку правильну ставку має бути застосовано до доходу), «Зміст помилки» — якщо ЄСВ донараховується;—
рядок 7.3, у тому числі рядки 7.3.1 — 7.3.5 (залежно від того, яку правильну ставку має бути застосовано до доходу), «Зміст помилки» — якщо ЄСВ зменшується;2) у
таблиці 6 відповідні рядки на працівників із КТН 2 (якщо в результаті помилки внески занижено) чи КТН 3 (якщо в результаті помилки ЄСВ завищено). При цьому реквізити 15 та 16 не заповнюються.У разі якщо неправильні розміри ставок ЄСВ було застосовано і в частині нарахувань, і в частині утримань, то одночасно необхідно зробити всі зазначені вище дії.
Інших таблиць додатка 4 виправлення помилок, пов'язаних із застосуванням неправильного розміру ставки внеску, не торкається. Водночас, помилкою, що супроводжує помилку, пов'язану з неправильним застосуванням розміру ставки ЄСВ, може бути неправильне застосування коду категорії застрахованої особи (
реквізит «Код категорії ЗО»). Така помилка належить до загальних і виправляється шляхом подання таблиці 6 додатка 4 із відміткою «скасовуюча» за попередній звітний період, у якому було зазначено неправильний код категорії застрахованої особи, і таблиці 6 із відміткою «початкова» із зазначенням правильного коду (див. розділ «Виправляємо загальні помилки»).У разі якщо помилку в розмірі ставки внесків до Пенсійного фонду було допущено в минулих звітних періодах до 2010 року, то додатково необхідно подати форму ІНДАНІ (
додаток 13 до Інструкції № 16-6) з типом «Коригувальна» за рік, у якому допущено помилку, супроводивши її Ярликом-розпискою.Існує ще один випадок, коли
необхідно коригувати суму нарахованого ЄСВ унаслідок неправильного застосування розміру ставки ЄСВ — зміна класу професійного ризику виробництва внаслідок зміни основного виду діяльності. Таке коригування проводиться за період з дати встановлення нового класу професійного ризику виробництва на підставі повідомлення органу Пенсійного фонду України за формою додатка 1 до Порядку № 26-1 з відміткою «Зміни».Страхувальник самостійно проводить перерахунок нарахованого ЄСВ за зазначений вище період. Отриману різницю між нарахованою сумою ЄСВ за розміром, установленим раніше, та нарахованою сумою ЄСВ за новим розміром за зазначений період страхувальник відображає в таблиці 1 додатка 4 за звітний період, у якому отримано повідомлення в рядках:
—
6.2 — якщо згідно з повідомленням клас професійного ризику виробництва та, відповідно, розмір ставки ЄСВ у частині нарахувань збільшено;—
7.2 — якщо згідно з повідомленням клас професійного ризику виробництва та, відповідно, розмір ставки ЄСВ у частині нарахувань зменшено.Далі розберемося, як проводяться в додатку 4 коригування доходів, нарахованих у минулому звітному періоді, у зв'язку з обставинами, що знову відкрилися.
Проводимо коригування у зв'язку з обставинами, що знову відкрилися
Перерахунок зарплати в разі хвороби працівника.
На практиці не є рідкісними випадки (особливо в бюджетних установах), коли працівнику нарахували заробітну плату за весь місяць, а потім він надав листок непрацездатності, що засвідчує про його хворобу в цьому місяці. Такі ситуації можливі, коли заробітна плата нараховується до кінця поточного місяця або в разі якщо належним чином не ведеться табельний облік.У зазначеному вище випадку виникає необхідність в перерахунку заробітної плати. Щодо лікарняних, то вони нараховуються, як правило, у тому місяці коли надано листок непрацездатності.
Сума виплат з тимчасової непрацездатності відображається в таблиці 1 (у
рядках 1, 1.3, 1.4, 2, 2.3, 4, 4.3) та таблиці 6 додатка 4 за місяць, у якому їх нараховано. У таблиці 6 на застраховану особу, якій нараховано лікарняні, заповнюється окремий рядок, де, зокрема, зазначається в реквізиті 9 — код категорії застрахованої особи «29», у реквізиті 11 — місяць і рік, за який їх нараховано. При цьому слід мати на увазі, що суми виплат, нараховані за дні тимчасової непрацездатності, вносяться до поля відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на зазначений місяць.Заробітна плата, яку нараховано за робочі дні, протягом яких працівник хворів згідно з листком непрацездатності, є надмірно нарахованою. Тому в місяці, коли працівник надав листок непрацездатності, необхідно здійснити перерахунок, і виключити суму надмірно нарахованої заробітної плати з персоніфікованих даних за місяць, у якому її було нараховано.
Спеціального КТН для коригування зарплати за дні хвороби в таблиці 6
Порядком № 22-2 не передбачено. Згідно з усними консультаціями фахівців Пенсійного фонду, у цьому випадку допускається внесення від’ємних значень до таблиці 6. При цьому, на наш погляд, необхідно заповнити реквізит 11, у якому зазначити, за який місяць проводиться коригування. У таблиці 1 відсторнована сума заробітної плати відображається у складі загального фонду оплати праці за звітний місяць.Таким чином, коригування заробітної плати за дні хвороби працівника відображається в
таблиці 6 додатка 4 за звітний місяць, у якому було надано лікарняний, таким чином:1) заповнюється рядок на застраховану особу, за яким необхідно здійснити коригування заробітної плати, де зазначаються:
— у
реквізиті 9 — «01» («02» — для працівників-інвалідів);— у
реквізиті 11 — місяць і рік, за який проводиться коригування заробітної плати;— у
реквізитах 15 та 16 — сума надмірно нарахованої зарплати за дні хвороби зі знаком «-»;— у
реквізиті 17 — сума утриманого внеску із суми надмірно нарахованої зарплати за дні хвороби зі знаком «-»;2)
заповнюється рядок чи рядки (залежно від того, на скільки місяців припадає лікарняний) на ту саму застраховану особу, де зазначається:— у
реквізиті 9 — «29»;— у
реквізиті 11 — місяць і рік, за який нараховано лікарняні;—
у реквізиті 15 — сума лікарняних зі знаком «+»;—
у реквізиті 16 — сума лікарняних у межах максимальної бази нарахування ЄСВ із знаком «+»;— у
реквізиті 17 — сума утриманого внеску (2 %) із суми лікарняних зі знаком «+».Після заповнення таблиць додатка 4 необхідно зіставити дані таблиці 1 з даними таблиці 6.
Приклад 4
. У липні 2011 року працівнику підприємства Зоренку Дмитру Петровичу (ідентифікаційний номер — 2456562333) нарахували зарплату за всі робочі дні місяця в сумі 3500 грн.У таблиці 6 додатка 4 за липень 2011 року за працівником у реквізитах 15 та 16 відображено зарплату в сумі 3500 грн., а у графі 17 — утриманий ЄСВ — 126 грн.
10 серпня 2011 року працівник надав листок непрацездатності, згідно з яким він хворів з 28.07.2011 р. по 09.08.2011 р.
Таким чином, 2 дні хвороби працівника припадають на робочі дні липня 2011 року, за які йому нараховано заробітну плату. Страховий стаж працівника — 10 років 8 місяців.
Сума лікарняних, що припадають на липень 2011 року, становить 330,70 грн. (сума утриманого ЄСВ — 6,61 грн.), сума лікарняних, що припадають на серпень 2011 року — 1157,45 грн. (сума утриманого ЄСВ — 23,15 грн.).
Сума помилково нарахованої зарплати за 2 робочі дні липня 2011 року (28, 29 липня) склала 333,33 грн. (3500 грн. : 21 роб. дн.
х 2 роб. дн., сума утриманого з неї ЄСВ — 12 грн. (333,33 х 3,6 %).Заробітна плата Зоренку Д. П. за фактично відпрацьовані дні серпня 2011 року склала 2386,36 грн., сума утриманого ЄСВ — 85,91 грн.
Помилка виправляється в додатку 4 за серпень 2011 року таким чином:
— у таблиці 6 помилково нарахована зарплата за 2 робочі дні липня 2011 року (333,33 грн.) та утриманий із неї ЄСВ (12 грн.) відображається з від’ємним значенням. При цьому в
реквізиті 11 зазначається місяць і рік, за який надмірно нараховано зарплату за дні хвороби — липень 2011 року;— перехідні лікарняні відображаються в таблиці 6 у загальному порядку та в таблиці 1 у
рядках 1, 1.3, 1.4, 2, 2.3.На підставі наведених вище даних розглянемо порядок заповнення таблиці 6 тільки в частині виправлення допущеної помилки, тобто в розрізі працівника Зоренка Д. П.
Якщо хвороба настала в період відпустки
. Ситуація, коли працівник захворів, перебуваючи в щорічній відпустці, докладно розглядалася у статті нашого фахівця «Хвороба під час відпустки» // «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 61.Нагадаємо, що відповідно до
п. 1 ч. 2 ст. 11 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР у такій ситуації щорічну відпустку має бути продовжено чи перенесено на інший період.У разі, коли відпустка подовжується, сума відпускних не перераховується. Якщо при цьому і відпустка (з урахуванням продовження), і лікарняні припадають на один місяць,
додаток 4 за цей місяць заповнюється в загальному порядку: відпускні відображаються в таблиці 6 у складі зарплати, лікарняні — в окремому рядку із зазначенням у реквізиті 9 «29» та в реквізиті 11 — місяця та року, за який їх нараховано.Але можлива й інша ситуація, коли в результаті продовження відпустки на кількість днів хвороби працівника,
частина відпустки припадає на наступний місяць і при з'ясуванні цієї обставини місяць уже закрито. У цьому випадку необхідно відкоригувати персоніфіковані дані за допомогою таблиці 6 додатка 4 за поточний місяць так. На працівника, який захворів під час відпустки, заповнюється:1)
рядок, де зазначаються:— у
реквізиті 9 — «01», («02» — для працівників-інвалідів);— у
реквізиті 11 — місяць і рік, за який коригуються відпускні;зазначаються місяць і рік, у якому нараховані відпускні;
— у реквізитах
15 і 16 — сума нарахованих у минулому місяці відпускних, що припадають на поточний місяць, із від’ємним значенням «-»;— у
реквізиті 17 — сума утриманого внеску із суми нарахованих у минулому місяці відпускних, що припадають на поточний місяць, із від’ємним значенням «-»;2) рядок, де відображається зарплата, нарахована у звітному місяці, до складу якої входять і відпускні, що припадають на цей місяць;
3) рядок, де відображаються лікарняні.
Якщо щорічна
відпустка на прохання працівника переноситься на інший період, необхідно здійснити перерахунок відпускних за дні відпустки, які збіглися з періодом тимчасової непрацездатності. Інакше кажучи, суму відпускних, нарахованих за дні, які збіглися із днями хвороби, потрібно відсторнувати. За дні хвороби працівнику нараховуються лікарняні.У разі коли про хворобу працівника стало відомо до закриття заробітної плати за місяць, у якому працівник захворів у відпустці, нарахування може бути відкориговано в цьому самому місяці, та із заповненням додатка 4 проблем не виникне.
Якщо відпускні за весь час відпустки нараховано, і на момент, коли стало відомо про хворобу працівника, місяць закрито, виникне необхідність у коригуванні відпускних у додатку 4 за місяць, коли було надано працівником листок непрацездатності. Коригування проводиться в таблиці 6, де на працівника заповнюється рядок, у якому сума відпускних відображається з від’ємним значенням.
Відповідальність страхувальника
Помилки, допущені платниками при формуванні звітності з ЄСВ, унаслідок яких було занижено зобов'язання зі сплати ЄСВ, тягнуть за собою накладення на таких платників
фінансових санкцій.Згідно з
ч. 2 ст. 25 Закон № 2464 у разі виявлення своєчасно не сплачених сум страхових внесків, платники ЄСВ зобов'язані самостійно обчислити ці внески та сплатити їх із нарахуванням пені.Пеня нараховується на суму недоїмки
з розрахунку 0,1 % суми недоплати за кожен день прострочення платежу, починаючи з першого календарного дня, наступного за днем закінчення строку внесення відповідного платежу, до дня його фактичної сплати (перерахування) включно.Розрахунок пені здійснюється відповідно до
п. 7.5 Інструкції № 21-5.Крім того,
територіальний орган Пенсійного фонду на підставі акта перевірки має право прийняти рішення про накладення на платника ЄСВ, що самостійно обчислив (донарахував) своєчасно не нарахований ЄСВ, штраф у розмірі 5 % донарахованих сум за кожен повний чи неповний базовий звітний період, за який донараховано таку суму, але не більше 50 % суми донарахованого ЄСВ.Кількість звітних періодів
у цьому випадку розраховуватиметься, починаючи з місяця, на який припадає строк надання звітності за період, за який донараховано (обчислено) суми ЄСВ, і закінчуючи місяцем, у якому платник подав звіт з ЄСВ, де зазначено такі донараховані суми (п.п. 7.2.3 Інструкції № 21-5).Сплата штрафних санкцій здійснюється платником ЄСВ протягом
10 робочих днів після отримання ним відповідного рішення.Разом із фінансовими санкціями, що накладаються на страхувальника, його посадові особи, винні в порушенні законодавства про облік і збір ЄСВ, можуть бути притягнені до адміністративної
відповідальності.Відповідно до
ч. 1 і 2 ст. 1651 КпАП порушення порядку нарахування, обчислення та строків сплати ЄСВ, а також надання недостовірних відомостей, що використовуються в Державному реєстрі загальнообов'язкового соціального страхування, інших відомостей, передбачених Законом № 2464, тягнуть за собою накладення на таких посадових осіб штрафу в розмірі від 20 до 30 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 340 до 510 грн.).За ті самі дії, здійснені особою, яка протягом року була піддана адміністративному стягненню за такі порушення, накладається штраф у розмірі
від 30 до 40 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 до 680 грн.).Докладно про порядок стягнення територіальними органами Пенсійного фонду своєчасно не сплачених сум ЄСВ, про порядок накладення, стягнення та розміри фінансових санкцій, адміністративних і кримінальних штрафів, читайте у статті «ЄСВ: перевірки та відповідальність» (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2010, № 96, с. 15).
На цьому ми закінчуємо розгляд теми щодо порядку заповнення звітності з ЄСВ та виправлень помилок у ній. На завершення побажаємо роботи без помилок і без проблем із контролюючими органами.
