Ви нам писали. Виправляємо помилки у звіті за формою Ф4-ФСС з ТВП

Виправляємо помилки у звіті за формою Ф4-ФСС з ТВП

Лілія УШАКОВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

Закон № 2240 — Закон України «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням» від 18.01.2001 р. № 2240-III.

Порядок № 4 — Порядок формування та подання страхувальниками звітності по коштах загальнообов'язкового державного соціального страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, затверджений постановою правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 18.01.2011 р. № 4.

Інструкція № 16 — Інструкція про порядок надходження, обліку та витрачання коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, затверджена постановою Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 26.06.2001 р. № 16 (втратила чинність з 16.06.2011 р.).

Порядок № 123 — Порядок виправлення помилок минулих звітних періодів у звітності страхувальників по коштах загальнообов'язкового державного соціального страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням та похованням, затверджений постановою правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 25.12.2003 р. № 123 (втратив чинність з 04.04.2011 р.)

Порядок виправлення помилок, допущених страхувальниками при складанні звіту по коштах загальнообов'язкового державного соціального страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, за формою Ф4-ФСС з ТВП (далі — звіт за формою Ф4-ФСС з ТВП) установлено Фондом соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (далі — Фонд) у розд. VII Порядку № 4.

Умовно помилки у звіті за формою Ф4-ФСС з ТВП можна поділити на два види:

1) методологічні або арифметичні помилки;

2) помилки, пов'язані з нарахуванням сум страхових внесків до Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (далі — Фонд) за період до 01.01.2011 р. і витрат за загальнообов’язковим соціальним страхуванням у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням.

Розглянемо докладно порядок виправлення допущених у звіті за формою Ф4-ФСС з ТВП помилок залежно від їх виду.

До методологічних та арифметичних помилок належать помилки, пов'язані, наприклад:

— із незбігом показників у різних таблицях звіту за формою Ф4-ФСС з ТВП щодо витрат за рахунок коштів Фонду;

— з невідображенням або неправильним відображенням у звіті за формою Ф4-ФСС з ТВП сум коштів, отриманих від Фонду на надання матеріального забезпечення застрахованим особам;

— з невідображенням у звіті за формою Ф4-ФСС з ТВП сум донарахованих страхових внесків, пені, штрафів та не прийнятих до зарахування витрат, які страхувальником не оскаржуються або процедура оскарження завершена, тощо.

У разі виявлення таких помилок відповідальною особою органу Фонду при прийнятті звітності, ця особа повинна запропонувати страхувальнику самостійно виправити ці помилки.

Якщо ж страхувальник з будь-яких причин відмовляється їх виправляти, орган Фонду зобов'язаний самостійно визначити відповідні показники та врахувати їх при складанні зведених звітів. Після чого, у разі потреби, може бути здійснено перевірку цього страхувальника.

Відмовити страхувальнику у прийнятті звіту за формою Ф4-ФСС з ТВП у разі наявності в такому звіті методологічних та/або арифметичних помилок відповідальна особа Фонду, яка приймає звіти, не має права (п. 7.2 розд. VII Порядку № 4).

Помилки, що стосуються правильності нарахування сум страхових внесків до Фонду за період до 01.01.2011 р. та витрат за загальнообов’язковим соціальним страхуванням у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності, можуть бути пов'язані з:

— неправильним відображенням бази обкладення страховими внесками в період до 01.01.2011 р.;

— неправильним застосуванням ставки страхового внеску в період до 01.01.2011 р.;

— неправильним нарахуванням соціальних допомог, що надаються за рахунок коштів Фонду (допомоги по тимчасовій непрацездатності, допомоги по вагітності та пологах).

У разі виявлення таких помилок страхувальник зобов'язаний направити до Фонду письмове повідомлення про факт виявлення помилки, підписане керівником та головним бухгалтером або фізичною особою — підприємцем.

Письмове повідомлення повинне містити таку інформацію :

— найменування страхувальника;

— реєстраційний код страхувальника в органі Фонду або його номер у Державному реєстрі (для зареєстрованих після 01.01.2011 р.) та код ЄДРПОУ;

— період виявлення помилки;

— зміст помилки з посиланням на чинне законодавство, відповідно до якого здійснюються виправлення;

— суму відкоригованих внесків або витрат;

— суму нарахованої пені;

— дату складання повідомлення.

Воно складається у двох примірниках та зберігається у страхувальника (копія) та в органі Фонду разом зі звітом страхувальника за квартал, в якому це повідомлення було отримано.

Згідно з п. 7 розд. VIII «Прикінцеві та перехідні положення» Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI суми заборгованостей зі сплати страхових внесків за видами соціального страхування, що діяли до 01.01.2011 р., стягуються соціальними фондами відповідно до законодавства, яке діяло на момент виникнення такої заборгованості.

Таким чином, порядок стягнення заборгованості за коштами Фонду та розрахунку і нарахування пені залежатиме від періоду, в якому страхувальником було допущено помилку.

1. Помилку допущено в період до 01.01.2011 р. Якщо внаслідок такої помилки виникла заборгованість страхувальника за страховими внесками, такому страхувальнику необхідно розрахувати та нарахувати суму пені за весь період прострочення платежу.

Розрахунок та нарахування пені слід здійснювати відповідно до ст. 30 Закону № 2240, у редакції, що діяла до 01.01.2011 р., Порядку № 123 та Інструкції № 16. У таких випадках пеня розраховується виходячи зі 120 % облікової ставки НБУ, яка діяла на момент сплати, нарахованої на всю суму недоплати за весь період прострочення платежу (п. 5 Порядку № 123, абзац третій п. 5.2 Інструкції № 16). При цьому моментом сплати вважається день виникнення заборгованості перед Фондом, тобто при розрахунку пені слід застосовувати ставку НБУ, що діє на день виникнення заборгованості за страховими внесками.

Що стосується періоду прострочення платежу, за який нараховується пеня, то відповідно до пп. 5.4, 5.5 Інструкції № 16, це період з першого робочого дня, наступного за днем отримання заробітної плати, і закінчуючи днем прийняття банком платіжного доручення на сплату заборгованості за страховими внесками або днем погашення заборгованості страхувальником.

Звертаємо увагу: якщо з моменту виникнення помилки, що спричинила недоплату страхових внесків, і до дати проведення остаточних розрахунків з Фондом за періоди до 01.01.2011 р. у підприємства існувала переплата за внесками до Фонду (заборгованість Фонду перед страхувальником), що перевищувала суму недоплати, то пеня розраховуватиметься починаючи з дня, наступного за днем погашення Фондом заборгованості перед страхувальником, і до дня прийняття банком платіжного доручення на сплату донарахованих страхових внесків.

Надмірно перераховану суму пені має бути повернено страхувальнику за його письмовою заявою.

Якщо страхувальник самостійно виправляє виявлену помилку, допущену в період до 01.01.2011 р., перераховує суми страхових внесків та пеню, що підлягають сплаті, у повному обсязі та повідомляє робочий орган Фонду про факт виявлення помилки та перерахування нарахованих страхових внесків і пені до початку перевірки органом Фонду, то штрафи до такого страхувальника не застосовуватимуться (п. 7.7 Порядку № 4). Отже, для страхувальника важливо при виявленні помилки минулих років у найкоротші строки її виправити в порядку, наведеному далі, щоб убезпечити себе від можливих фінансових санкцій.

2. Помилку допущено після 01.01.2011 р. У цьому випадку до страхувальника може бути застосовано фінансові санкції в разі несвоєчасного повернення надмірно отриманих сум допомог.

Пеня на суму надмірно нарахованих сум допомог розраховується та нараховується в порядку, визначеному ст. 22 і 30 Закону № 2240, у редакції, що діє з 01.01.2011 р., та Порядком № 4. У цьому випадку на суму несвоєчасно повернених коштів пеня нараховуватиметься з розрахунку 0,1 % суми недоплати за кожний день прострочення платежу. Розрахунок пені, що нараховується в разі виявлення помилки, допущеної в минулих кварталах 2011 року, можна навести у вигляді формули:

П = Н х K х 0,1 %,

де П — сума пені;

Н — фактично перерахована Фонду сума надмірно отриманих страхових коштів;

K — кількість днів прострочення платежу;

0,1 % — ставка для нарахування пені.

Причому окремо варто звернути увагу читачів на визначення періоду прострочення платежу. Пояснимо чому. Відповідно до абзацу четвертого ч. 1 ст. 21 Закону № 2240 і роз'яснень, наведених Фондом у листі від 05.04.2011 р. № 01-16-755, у разі отримання страхувальником від Фонду страхових коштів, які перевищують фактичні витрати на надання допомог працівникам, такий страхувальник зобов'язаний повернути невикористані страхові кошти до робочого органу Фонду, що здійснював фінансування, протягом трьох робочих днів після виплати допомог застрахованим особам, але не пізніше третього робочого дня після найближчого з моменту отримання коштів від Фонду строку виплати зарплати.

При виконанні цих умов фінансові санкції до страхувальника не застосовуються.

У разі недотримання триденного строку повернення страхових коштів страхувальником, а так і буде, якщо виявлену помилку допущено в минулих кварталах 2011 року, то такий страхувальник зобов'язаний нарахувати на несвоєчасно повернену суму пеню в розмірі 0,1 % за кожний день прострочення.

Таким чином, при визначенні періоду прострочення платежу відлічувати кількість днів прострочення слід починаючи з дня, наступного за триденним строком повернення, і до дня фактичного перерахування Фонду суми надмірно отриманих страхових коштів уключно.

У разі виявлення помилок , пов'язаних з неправильним нарахуванням сум страхових внесків до Фонду за період до 01.01.2011 р. та витрат за загальнообов’язковим соціальним страхуванням у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності вони підлягають виправленню в місяці виявлення та відображенню у звіті за той звітний період, в якому їх було виявлено.

Звертаємо увагу: якщо внаслідок помилки, допущеної у 2011 році, не було своєчасно повернено надмірно нараховані суми допомог, то навіть у разі самовиправлення страхувальник зобов'язаний буде сплатити штраф у розмірі 10 % несвоєчасно повернених страхових коштів (див. лист від 05.04.2011 р. № 01-16-755). Цей штраф буде нараховано страхувальнику органом Фонду за результатами перевірки.

Далі розглянемо порядок виправлення зазначених помилок.

Порядок виправлення помилок, пов'язаних з неправильним відображенням бази обкладення страховими внесками, залежить від причин їх виникнення.

Наприклад, така помилка могла виникнути, якщо страхувальником у період до 01.01.2011 р. було нараховано дохід застрахованій особі, але помилково не включено до бази обкладення страховими внесками. У цьому випадку дохід, нарахований працівнику, було включено до складу витрат на оплату праці, тобто у страхувальника виникли зобов'язання зі сплати внесків до Фонду та утворилася недоїмка.

Послідовність дій страхувальника в разі самостійного виявлення такої помилки наведено в таблиці.

Далі розглянемо послідовність дій страхувальника в разі виявлення помилки, протилежної розглянутій вище, а саме коли нарахований дохід було помилково включено страхувальником до бази обкладення страховими внесками. У цьому випадку страхувальником із суми такого доходу було помилково нараховано (утримано) суми страхових внесків, унаслідок чого утворилася переплата. При виявленні такої помилки страхувальнику необхідно вчинити дії, зазначені в таблиці на с. 38.

Звертаємо увагу: якщо страхувальник у період до 01.01.2011 р. помилково не нарахував дохід працівнику та відповідно не включив до бази обкладення внесками, то зобов'язання зі сплати страхових внесків у такого страхувальника в цьому випадку не виникли. Річ у тім, що до бази обкладення внесками до Фонду включалися фактичні витрати на оплату праці. А якщо дохід не було нараховано, то, природно, його і не було включено до витрат, пов'язаних з оплатою праці. У цьому випадку страхувальнику слід керуватися п.п. 1.6.3 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. № 5, в якому зазначено таке: якщо нарахування доходу здійснюється за попередній період, зокрема у зв'язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, то вони відображаються у фонді оплати праці того місяця, в якому було здійснено нарахування. Отже, донараховані у 2011 році доходи за період до 01.01.2011 р. мають відображатися страхувальником у складі фонду оплати праці того місяця, в якому було здійснено їх донарахування, та обкладатися єдиним внеском на загальнообов'язкове соціальне страхування (далі — ЄСВ) за загальними правилами.

Такі помилки могли виникнути в період до 01.01.2011 р., зокрема, через неправильне застосування страхувальником ставок для утримання страхових внесків (0,5 % і 1 %). Нагадаємо: раніше ставка страхового внеску 0,5 % застосовувалася до заробітної плати, розмір якої був менше розміру прожиткового мінімуму для працездатної особи. А оскільки розмір прожиткового мінімуму змінювався з певною періодичністю, то існувала ймовірність виникнення помилок, пов'язаних з неправильним застосуванням ставок.

Результатом неправильного застосування страхувальниками ставок може бути як недоїмка, так і переплата за внесками.

Якщо внаслідок помилки виникла недоплата за страховими внесками, страхувальник повинен учинити такі дії, зазначені в таблиці.

Послідовність дій страхувальника в разі виявлення ним помилки, допущеної в минулих роках, унаслідок якої виникла переплата за страховими внесками, наведемо в таблиці.

На відміну від розглянутих вище, такі помилки могли виникнути у страхувальників як у період до 01.01.2011 р., так і після зазначеної дати.

Розглянемо порядок виправлення помилок, пов'язаних з неправильним нарахуванням сум допомог залежно від причини їх виникнення.

Послідовність дій страхувальника, якщо в минулих роках ним було надмірно нараховано суми допомог, наведемо в таблиці.

Якщо суми допомог було надмірно нараховано в минулих кварталах поточного року (після 01.01.2011 р.), то страхувальник при поданні звітності до Фонду повинен відобразити такі помилки шляхом коригування відповідних показників звітності. Послідовність дій страхувальника в разі самостійного виявлення такої помилки наведемо в таблиці.

Якщо в минулих звітних періодах суми допомог було виплачено не в повному обсязі (наприклад, у зв'язку з неправильним обчисленням середньої заробітної плати, визначенням кількості робочих (календарних) днів, що підлягають оплаті за рахунок коштів Фонду, тощо), страхувальнику слід учинити такі дії, зазначені в таблиці.

У разі виявлення страхувальником помилки у звіті за формою Ф4-ФСС з ТВП після його подання, але до закінчення граничного строку подання, установленого Порядком № 4, страхувальник має право повторно сформувати та подати звіт до органу Фонду за місцем обліку. Річ у тім, що чинним вважається останній електронний або паперовий звіт, поданий страхувальником до закінчення строку подання звітності, визначеного Порядком 4 (п. 7.1 Порядку № 4).

Для наочності порядок виправлення помилок у звіті за формою Ф4-ФСС з ТВП розглянемо на числових прикладах.

Приклад 1. Бухгалтер ПП «Кузня», зареєстрованого платником страхових внесків у Дзержинському районному відділенні ФТВП м. Харкова, у грудні 2010 року помилково не включив до бази для обкладення страховими внесками до Фонду матеріальну допомогу на оздоровлення, нараховану працівнику Карпенку Г. Г. у розмірі 500 грн. Зарплату працівнику за грудень 2010 року в розмірі 2000 грн. було виплачено 6 січня 2011 року.

Оскільки матеріальна допомога на оздоровлення у складі інших заохочувальних та компенсаційних виплат належить до фонду оплати праці на підставі п.п. 2.3.3 Інструкції № 5, то її суму мало бути включено до бази для обкладення внесками до Фонду. Помилку було виявлено у грудні 2011 року. Суму недоїмки та пеню сплачено 19 грудня 2011 року.

Станом на 01.01.2011 р. заборгованість зі сплати внесків, строк сплати яких не настав, становила 790 грн. Цю заборгованість було погашено при виплаті заробітної плати за грудень 2010 року.

Розрахуємо суму внесків, що підлягають сплаті:

— нарахування: 500,00 грн. x 1,4 % = 7 грн.;

— утримання: 500,00 грн. x 1 % = 5 грн.

Загальна сума недоїмки за внесками до Фонду склала 12 грн. (7 грн. + 5 грн.).

Розрахунок пені здійснимо в таблиці.

Про виявлену помилку підприємство повідомило Фонд, надавши письмове повідомлення.

Наведемо фрагмент звіту за формою Ф4-ФСС з ТВП за 2011 рік, у якому відображено донараховану суму внесків та суму пені.

ЗВІТ ПО КОШТАХ ЗАГАЛЬНООБОВ'ЯЗКОВОГО ДЕРЖАВНОГО СОЦІАЛЬНОГО СТРАХУВАННЯ У ЗВ'ЯЗКУ
З ТИМЧАСОВОЮ ВТРАТОЮ ПРАЦЕЗДАТНОСТІ ТА ВИТРАТАМИ, ЗУМОВЛЕНИМИ ПОХОВАННЯМ

за            2011 рік      

(I квартал, I півріччя, 9 місяців, рік)

I. Розрахунки по коштах загальнообов'язкового державного соціального страхування

Приклад 2. У зв'язку з тим, що у грудні 2010 року бухгалтер підприємства не врахував збільшення розміру прожиткового мінімуму на працездатну особу з 907 грн. до 922 грн., із заробітної плати працівника Петренка О. О. в розмірі 920 грн. було утримано страхові внески до Фонду за ставкою 1 %. Помилку виявлено у грудні 2011 року.

Станом на 01.01.2011 р. заборгованість зі сплати внесків, строк сплати яких не настав, становила 1230 грн. Цю заборгованість було погашено підприємством при виплаті заробітної плати за грудень 2010 року.

У цьому випадку внаслідок помилки було надмірно утримано страхові внески. Недоїмка не виникла, тому пеня не нараховується.

Бухгалтер підприємства після виявлення помилки склав та направив до органу Фонду письмове повідомлення із зазначенням причини виникнення помилки та розрахунком суми, на яку зменшуються внески внаслідок виявленої помилки.

Помилку слід виправити у звіті за формою № Ф4-ФСС з ТВП за 2011 рік.

Визначимо надмірно нараховану суму внесків:

(920,00 грн. x 1 % - 920,00 грн. x 0,5 %) = 4,60 грн.

Наведемо фрагмент звіту за формою № Ф4-ФСС з ТВП за 2011 рік, у якому відображено надмірно нараховану суму внесків.

Приклад 3. Бухгалтер підприємства в листопаді 2011 року виявив такі помилки, пов'язані з неправильним нарахуванням сум допомог, що надаються за загальнообов’язковим соціальним страхуванням:

1) у жовтні 2010 року допомога по тимчасовій непрацездатності у зв'язку з необхідністю догляду за хворою дитиною працівниці Квитко Н. М. було нараховано за 5 робочих днів, тоді як слід було нарахувати за 8 робочих днів. Середньоденний заробіток для розрахунку допомоги становив 105 грн. Сума допомоги, що підлягає виплаті працівниці за цим страховим випадком у зв'язку з виявленою помилкою, становить 315 грн. ((8 роб. дн. - 5 роб. дн.) х 105 грн.);

2) у лютому 2011 року допомогу по тимчасовій непрацездатності працівнику Марченку С. В. помилково було розраховано виходячи із середньоденної заробітної плати в розмірі 114 грн. При розрахунку допомоги потрібно було використати середньоденну заробітну плату в розмірі 144 грн. Допомогу нараховано за 5 робочих днів. Сума допомоги, нарахована працівнику в лютому 2011 року, склала 570 грн. Сума допомоги, що підлягає виплаті працівнику додатково за цим страховим випадком у зв'язку з виявленою помилкою, становить 150 грн. (5 роб. дн. х (144 грн. - 114 грн.)). Сума допомоги, яку підприємство мало нарахувати працівнику за цим страховим випадком, — 720 грн. (570 грн. + 150 грн.);

3) у липні 2011 року допомогу по вагітності та пологах працівниці Сумській Г. Ю. помилково було розраховано виходячи із середньоденної заробітної плати в розмірі 200 грн. При розрахунку допомоги потрібно було використати середньоденну заробітну плату в розмірі 195 грн. Допомогу нараховано за 126 календарних днів та виплачено в день виплати заробітної плати за першу половину місяця — 22 липня 2011 року в розмірі 25200 грн. Суму надмірно нарахованої допомоги по вагітності та пологах становить 630 грн. (126 к. дн. х (200 грн. - 195 грн.)). Помилку виявлено 28 листопада 2011 року. Сума допомоги, яку підприємство мало нарахувати працівниці за цим страховим випадком, дорівнює 24570 грн. (25200 грн. - 630 грн.).

Суму страхових коштів у розмірі 630 грн. було перераховано Фонду 29 листопада 2011 року.

Станом на 01.01.2011 р. підприємство повністю розрахувалося за страховими внесками з Фондом.

У першому та другому випадках допущені помилки не призвели до виникнення заборгованості перед Фондом, тому пеня не нараховується.

Що стосується третього випадку, то підприємству необхідно розрахувати суму пені таким чином:

630 х 125 х 0,1 % = 79,38 (грн.),

де 630 — фактично перерахована Фонду сума надмірно отриманої допомоги;

125 — кількість днів прострочення платежу (5 дн. у липні, 31 день у серпні, 30 дн. у вересні, 31 день у жовтні, 29 дн. у листопаді 2011 року);

0,1 % — ставка для нарахування пені.

Пеню в розмірі 78,75 грн. перераховано до Фонду 29 листопада 2011 року.

Про всі три помилки підприємство повідомило Фонд шляхом подання письмового повідомлення.

Оскільки в першому та другому випадках помилку виявлено у 2011 році, то для отримання фінансування з Фонду для виплати допомог працівникам, підприємство має подати до Фонду заяву-розрахунок.

Виявлені помилки підприємство відобразить у звіті за формою № ФСС з ТВП за 2011 рік.

Для наочності припустимо, що у 2011 році на підприємстві було тільки два страхові випадки, за якими й було допущено помилки. Фінансування за заявою-розрахунком, поданою підприємством, було отримано 8 грудня 2011 року. Виплату допомог працівникам Квитко Н. М. та Марченку С. В. здійснено 9 грудня 2011 року.

Наведемо фрагмент звіту за формою 4-ФСС з ТВП за 2011 рік, заповнений підприємством.

за           2011 рік         

(I квартал, I півріччя, 9 місяців, рік)

I. Розрахунки по коштах загальнообов'язкового державного соціального страхування

за       2011 рік        

(I квартал, I півріччя, 9 місяців, рік)

I. Розрахунки по коштах загальнообов'язкового державного соціального страхування

II. Розшифровка витрат за рахунок страхових коштів Фонду