Порядок виплати лікарняних

Порядок виплати лікарняних

У цій статті розглянемо порядок фінансування роботодавців Фондом соціального страхування з тимчасової втрати працездатності для виплати допомог застрахованим особам, а також строки виплати лікарняних.

Лілія УШАКОВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор»

Визначивши розмір виплат у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю працівника, роботодавець має здійснити їх виплату.

У загальному випадку оплата періоду тимчасової непрацездатності працівника, що настала внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві, провадиться за рахунок двох джерел, а саме: за рахунок коштів роботодавця (оплачуються перші п’ять днів хвороби) і за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (далі — Фонд) (виплачується допомога по тимчасовій непрацездатності). В інших випадках, передбачених ч. 1 ст. 35 Закону № 2240, за весь період непрацездатності, зазначений у листку непрацездатності, виплачується допомога по тимчасовій непрацездатності.

Фінансування страхувальників-роботодавців для надання допомоги по тимчасовій непрацездатності найманим працівникам здійснюється безпосередньо Фондом (ст. 21 Закону № 2240). І оскільки процедура отримання фінансування з Фонду є більш трудозатратною та розтягнутою в часі, почнемо розгляд порядку виплати лікарняних саме з неї.

Для отримання фінансування від Фонду страхувальник-роботодавець має відкрити окремий поточний рахунок у банку для зарахування страхових коштів відповідно до Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492. Особливості правового режиму використання такого окремого рахунка, визначені Законом № 2240, передбачаються в договорі банківського рахунка (див. лист НБУ від 14.12.2010 р. № 25-111/2972-22535).

Реквізити окремого поточного рахунка для зарахування страхових коштів зазначаються страхувальником у заяві-розрахунку за формою, наведеною в додатку до Порядку № 26, яку страхувальник має сформувати і подати до Фонду для отримання фінансування.

У заяві-розрахунку:

— на лицьовому боці вказуються реквізити страхувальника-роботодавця та узагальнена інформація про нараховані застрахованим особам суми допомог, що виплачуються за рахунок коштів Фонду, за видами допомог без вирахування обов’язкових платежів (нарахована сума);

— на зворотному боці наводиться розшифровка інформації щодо нарахованих допомог для кожної застрахованої особи: П. І. Б. застрахованої особи, номер страхового свідоцтва*, номер листка непрацездатності, причина непрацездатності, період непрацездатності, кількість днів, що підлягають оплаті всього та в за рахунок коштів Фонду, сума лікарняних усього та за рахунок коштів Фонду.

* За відсутності в застрахованої особи страхового свідоцтва замість номера страхового свідоцтва слід зазначити: ідентифікаційний номер застрахованої особи (реєстраційний номер облікової картки платника податків). У разі якщо застрахована особа через свої релігійні переконання відмовилася від прийняття ідентифікаційного номера (реєстраційного номера облікової картки платника податків) та має відповідну позначку в паспорті, зазначають паспортні дані: серію та номер (БКNNXXXXXX — «БК» — константа, що вказує на реєстрацію за паспортними даними; «NN» — дві українські літери серії паспорта (верхній регістр); «ХХХХХХ» — шість цифр номера паспорта (із провідними нулями) (див. лист Фонду від 01.03.2011 р. № 01-16-345 // «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 21).

Інформація про лікарняні, що оплачуються тільки за рахунок коштів підприємства (наприклад, якщо непрацездатність працівника тривала п’ять або менше днів), у заяві-розрахунку не відображається (див. лист № 01-16-707 // «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 33).

Заява-розрахунок заповнюється у двох примірниках (один залишається у страхувальника, другий — подається до Фонду), підписується керівником, головним бухгалтером та засвідчується печаткою підприємства.

Фондом також розроблено та затверджено Порядок № 23, п. 1.3 якого встановлено право роботодавця за добровільним рішенням подавати до Фонду заяву-розрахунок в електронному вигляді. У разі подання електронного документа згідно з Порядком № 23 документ на папері не подається.

Слід зауважити, що на сьогодні ні Закон № 2240, ні Порядок № 26 не встановлюють конкретних строків подання роботодавцями заяви-розрахунку на розгляд до робочого органу Фонду. Однак на офіційному сайті Фонду http://www.fse.gov.ua розміщено проект постанови «Про внесення змін і доповнень до Порядку фінансування страхувальників для надання застрахованим особам матеріального забезпечення за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, затвердженого постановою правління Фонду від 26.12.2010 р. № 26». У разі затвердження цього проекту роботодавці зобов’язані будуть оформляти заяву-розрахунок протягом трьох робочих днів після надходження рішення комісії (уповноваженого) із соціального страхування. А поки що для забезпечення своєчасності страхових виплат роботодавець може подавати заяви-розрахунки в міру обробки документів, поданих застрахованими особами, без обмеження періодичності й частоти їх подання до Фонду (див. лист Мінпраці від 18.02.2011 р. № 1742/0/14-11/18 // «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 17, лист № 01-16-707).

При обробці заяви-розрахунку, поданого страхувальником, фахівці Фонду перевіряють:

— відповідність форми поданої заяви-розрахунку формі, наведеній у додатку до Порядку № 26;

— правильність заповнення реквізитів заяви-розрахунку;

— наявність даних про страхувальника в Державному реєстрі загальнообов’язкового державного соціального страхування;

— дані про сплату страхувальником єдиного внеску на загальнообов’язкове соціальне страхування (далі — ЄСВ). Звертаємо увагу: у разі несплати страхувальником ЄСВ з будь-яких причин (наприклад, у зв’язку з простоєм підприємства не з вини застрахованої особи) робочий орган Фонду не має права відмовити у фінансуванні сум допомог, зазначених у заяві-розрахунку, але може повідомити про порушення порядку сплати ЄСВ Пенсійний фонд і Держпраці (див. лист Фонду від 03.03.2011 р. № 01-16-371). У цьому випадку Фонд може тільки провести перевірку правильності нарахування страхувальником допомог. Якщо порушення відсутні, здійснюється фінансування;

— показники середньоденного розміру допомоги по тимчасовій непрацездатності й допомоги по вагітності та пологах, що визначаються на підставі заяви-розрахунку страхувальника відповідно до наказу Фонду «Про окремі питання, пов’язані з опрацюванням робочими органами відділень Фонду заяв-розрахунків страхувальників-роботодавців» від 25.02.2011 р. № 39-ос.

У разі виявлення фахівцями робочого органу Фонду у процесі обробки заяви-розрахунку помилок у заяві-розрахунку, у тому числі пов’язаних з неправильним нарахуванням сум допомог, щодо яких фінансування не здійснювалося, фінансові (штрафні) санкції не застосовуються, оскільки факт використання страхових коштів відсутній (див. лист № 01-16-707).

Якщо помилок в заяві-розрахунку немає, робочі органи Фонду провадять фінансування страхувальників протягом 10 робочих днів після надходження від роботодавця заяви-розрахунку (п. 8 Порядку № 26).

Суми оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності виплачуються працівнику в найближчий після призначення день, установлений для виплати заробітної плати, незалежно від надходження коштів Фонду на виплату допомог. Здійснюючи цю виплату, роботодавець має сплатити обов’язкові платежі, які з неї справляються, у строки, наведені в таблиці на с. 27.

Допомога по тимчасовій непрацездатності. Згідно з п. 9 Порядку № 26, отримавши від Фонду на окремий спеціальний рахунок у банку страхові кошти, страхувальник-роботодавець зобов’язаний здійснити виплату допомоги по тимчасовій непрацездатності у строк, установлений ст. 52 Закону № 2240, а саме не пізніше найближчого дня, установленого для виплати зарплати.

При цьому зауважимо, що строки, установлені для виплати допомоги по тимчасовій непрацездатності п. 9 Порядку № 26 і ст. 52 Закону № 2240, не збігаються. Справа в тому, що в ч. 2 ст. 52 Закону № 2240 строк виплати допомоги прив’язаний до дня призначення допомоги, а не до дня надходження фінансування, як у п. 9 Порядку № 26. У зв’язку з цим можлива ситуація, коли найближчий після дня призначення допомоги день для виплати заробітної плати настане, а допомогу від Фонду на окремий поточний рахунок отримано не буде. Коментуючи цю ситуацію, фахівці Фонду вказують на те, що фактично строк виплати допомоги безпосередньо залежить від того, в які строки було подано заяву-розрахунок до робочого органу Фонду. У зв’язку з цим комісія (уповноважений) із соціального страхування та страхувальник-роботодавець мають у такий спосіб організувати роботу з призначення, розрахунку та нарахування лікарняних і подання до робочого органу Фонду заяви-розрахунку, щоб було дотримано строків, установлених ч. 2 ст. 52 Закону № 2240 (див. лист Фонду від 26.05.2011 р. № 07-35-1406). Звертаємо увагу: страхувальник-роботодавець до отримання коштів із Фонду на окремий поточний рахунок у банку не може самостійно виплачувати допомогу зі свого основного поточного рахунка за рахунок власних коштів, оскільки процедуру взаємозаліку Законом № 2240 не передбачено. Водночас, отримавши кошти з Фонду на виплату допомог по тимчасовій непрацездатності, страхувальник може не очікувати найближчого дня виплати зарплати, а виплатити суми допомоги раніше (див. листи № 01-16-489 і № 01-16-707).

Що стосується сум допомог, не отриманих працівниками в строк у зв’язку з хворобою або з інших поважних причин, то такі суми має бути віднесено на рахунок депонентів до отримання їх такими працівниками (лист № 01-16-707).

У разі якщо після подання до робочого органу Фонду заяви-розрахунку роботодавець виявив помилку, що призвела до заниження або завищення сум допомог, він зобов’язаний без зволікань надіслати до Фонду письмове повідомлення про факт виявлення помилки, підписане керівником та головним бухгалтером або фізичною особою — підприємцем. У ньому слід зазначити, зокрема, прізвище та ініціали застрахованої особи, номер листка непрацездатності та вид допомоги, щодо якого виявлено помилку (див. лист Фонду від 05.04.2011 р. № 01-16-755). Якщо фінансування за заявою-розрахунком, де виявлено помилку, уже було здійснено Фондом, надміру отримані суми допомог має бути повернено роботодавцем на рахунок органу відділення Фонду, з якого здійснювалося фінансування, у строки, визначені абзацом четвертим ч. 1 ст. 21 Закону № 2240 і п. 10 Порядку № 26, — протягом 3 робочих днів. Згідно з роз’ясненнями Фонду, наведеними в листі від 05.04.2011 р. № 01-16-755, зазначений триденний строк слід відлічувати від дати виплати допомоги застрахованим особам.

Також не слід забувати, що частину отриманих на окремий поточний рахунок страхових коштів на виплату допомог по тимчасовій непрацездатності має бути спрямовано страхувальником на сплату обов’язкових платежів, утримання яких провадиться з нарахованих сум допомог по тимчасовій непрацездатності. Про порядок оподаткування лікарняних і строки сплати обов’язкових платежів ітиметься у статті «Лікарняні в обліку та звітності» на с. 26. А тепер розглянемо, яку відповідальність передбачено за порушення вимог законодавства про соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності.

Положеннями ч. 1 ст. 30 Закону № 2240 передбачено фінансову відповідальність:

1) за порушення порядку використання страхових коштів. У разі виявлення цього порушення на страхувальників-роботодавців може бути накладено штраф у розмірі 50 % неправомірно використаної суми страхових коштів. Крім того, такі страхувальники зобов’язані компенсувати Фонду в повному обсязі неправомірно використану суму страхових коштів;

2) за несвоєчасне повернення або повернення не в повному обсязі страхових коштів, отриманих та не використаних для надання матеріального забезпечення найманим працівникам, на страхувальників-роботодавців може бути накладено штраф у розмірі 10 % несвоєчасно повернених або повернених не в повному обсязі страхових коштів зі стягненням пені в розмірі 0,1 % таких сум за кожен день прострочення платежу.

Також за порушення законодавства про соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності ст. 165⁵ КУпАП передбачено адміністративну відповідальність. Згідно з цією нормою порушення посадовими особами підприємств, установ, організацій, фізичними особами, які використовують найману працю, порядку використання коштів загальнообов’язкового державного соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, несвоєчасне або неповне їх повернення, несвоєчасне подання або неподання встановленої звітності, подання недостовірної звітності про використання страхових коштів тягнуть за собою накладення штрафу від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 136 до 255 грн.). Ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за одне із правопорушень, зазначених вище, тягнуть за собою накладення штрафу від 10 до 20 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 170 до 340 грн.).

У наступній статті розглянемо порядок відображення лікарняних в обліку та звітності.