Пошта редакції. Як довго зберігати документи?

Як довго зберігати документи?

Про обов'язок зберігання документів більшість суб'єктів господарювання знають завдяки існуванню Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41 (далі — Перелік № 41), який є основним нормативним актом при визначенні строків зберігання документів та їх відбору для включення до складу Національного архівного фонду України чи для знищення документів (п. 1.1 Переліку № 41) та призначений для використання всіма органами державної влади, місцевого самоврядування, іншими установами, організаціями та підприємствами незалежно від форм власності, а також фізичними особами — суб'єктами підприємницької діяльності (абзац другий п. 1.3 Переліку № 41).

Загалом усі документи залежно від строків зберігання можна розподілити на такі групи:

1) документи постійного зберігання. До таких документів, зокрема, належать документи Національного архівного фонду (культурна цінність таких документів установлюється відповідною експертизою; протягом року з початку діяльності підприємство повинне звернутися до одного з державних архівів за місцем свого розташування для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до Національного архівного фонду);

2) документи з установленим строком зберігання, після закінчення якого вони можуть бути знищені. Документи цієї групи, у свою чергу, поділяються на:

а) документи тривалого (більше 10 років) зберігання, зокрема документи щодо особового складу (строк зберігання становить до 75 років); для деяких документів Перелік № 41 визначає строк зберігання шляхом вказівки «75 років - «В», де «В» означає вік людини на момент завершення справи (тривалість зберігання такої справи після її закінчення діловодством складає різницю між 75 роками та віком особи на момент завершення справи);

б) документи тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Обчислення строків зберігання документів згідно з п.п. 2.9 Переліку № 41 здійснюється з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Щоправда, який момент вважати завершенням діловодства, Перелік № 41, на жаль, не вказує. Є підстави вважати, що якщо, наприклад, наказ датовано 02.12.2011 р., а підшитий у справу, засвідчувальний напис на якій складено 03.01.2012 р., відлічувати передбачений Переліком № 41 для відповідних документів строк зберігання потрібно з 01.01.2013 р.

Строк зберігання документів, для яких у Переліку № 41 стоїть відмітка «доки не мине потреба», визначається самими підприємствами.

Перелік № 41 для позначення строку зберігання деяких документів використовує відмітку «до ліквідації організації». Це означає, що такі документи зберігаються до того, як буде ініційовано процедуру ліквідації підприємства, після чого вони підлягають експертизі цінності, за результатами якої ті з них, які зачіпають права громадян та інтереси держави, передаються до відповідних архівних установ. Документи, що мають строк зберігання, позначений відміткою «постійно», також підлягають експертизі цінності, після чого вони або включаться до складу НАФ, або знищуються (п. 2.10 Переліку № 41).

Підкреслимо: строки зберігання документів, визначені Переліком № 41, є мінімальними, їх не можна скорочувати* (п. 2.11 Переліку № 41), проте вони можуть бути продовжені, якщо потреба в цьому зумовлена специфічними особливостями роботи конкретної організації («Податки та бухгалтерський облік», 2009, № 19, с. 10). Утім, не виключено й варіант дострокової передачі документів на державне зберігання. Проте подібна операція здійснюється на платній основі.

* У тому числі не вважатиметься правомірним знищення документів, строки зберігання яких не закінчилися, на вимогу фізичної особи з посиланням на законодавство про захист персональних даних.

Зауважимо, що наказом Мін'юсту від 12.04.2012 р. № 578/5 затверджено новий Перелік типових документів («Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 39), але він почне діяти тільки 01.01.2013 р. В аспекті цього питання набуття ним чинності кардинальних змін не спричинить.

Знищенню документів, строк зберігання яких закінчився, має передувати складання акта про вилучення документів для знищення. Спеціальну форму такого акта або обов'язкові для включення до нього реквізити законодавством не передбачено (лист Держкомархіву від 07.06.2006 р. № 03-622), тому його може бути складено в довільній формі з дотриманням прийнятих у діловодстві правил оформлення документів. Після цього акт про вилучення документів для знищення має бути розглянуто експертною комісією підприємства. Цей обов'язок не поширюється на фізосіб-підприємців (лист Держкомархіву від 28.07.2004 р. № 01-1113). Крім того, для документів тривалого (понад 10 років) зберігання та щодо особового складу перед їх включенням до акта про вилучення для знищення має бути створено зведені описи, які також передаються на розгляд експертної комісії підприємства. Рішення експертної комісії підприємства оформляється у вигляді протоколу. Схвалені комісією акти про вилучення та зведені описи передаються на погодження експертно-перевірочній комісії державного архіву (архіву держадміністрації або місцевої ради). Після цього акт про вилучення для знищення затверджується керівником підприємства. Тільки після цього документи може бути знищено.

Утім, і виконання суб'єктом господарювання всіх перелічених вище вимог не дає йому права знищити документи самостійно. Суб'єкт господарювання може здати їх підприємствам із заготівлі вторсировини. Здаються документи за накладними, в яких зазначається вага паперової макулатури, зданої на переробку. Дата здавання документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення документів для знищення. Ці акти вкладаються у справу архівного фонду та зберігаються в архіві суб'єкта господарювання (п. 3.7 Переліку № 41, див. також лист Держкомархіву від 01.12.2005 р. № 01-1478). Якщо обсяг справ для знищення незначний, їх може бути спалено, про що робиться відмітка в акті про вилучення для знищення, проте який обсяг навіть приблизно можна вважати незначним, нормативні акти не деталізують. До речі, акт про вилучення документів для знищення може стати у пригоді суб'єкту господарювання, наприклад, у разі отримання запиту від податкового органу про надання тієї чи іншої інформації або витребування документів в ході податкової перевірки. У такій ситуації відмова платника податків надати відповідний документ виглядатиме переконливіше, якщо до неї буде додано відповідний акт про вилучення документів для знищення (або акт (довідка) про передачу документів у держархів).

Якими можуть бути негативні наслідки, якщо суб'єкт господарювання відхилиться від установлених строків зберігання документів?

Стаття 92¹ КпАП передбачає адміністративну відповідальність за порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, що може виявитися в недбалому зберіганні, псуванні, незаконному знищенні, приховуванні, незаконній передачі іншій особі архівних документів, порушенні порядку доступу до вказаних документів, а також неповідомленні державній архівній установі про наявність архівних документів у разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану (див. також лист Державного комітету архівів України від 22.01.2003 р. № 05-75). За вказане порушення може бути накладено штраф на громадян від 3 до 7 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (далі — нмдг) (від 51 до 119 грн.) та попередження, або накладення штрафу на посадових осіб — від 5 до 10 нмдг (від 85 до 170 грн.). Розглядають справи та накладають відповідні адміністративні стягнення суди (ст. 221 КпАП) на підставі складених органами управління архівною справою та діловодством адмінпротоколів (ст. 255 КпАП).

Утім, Держкомархів у листі від 06.03.2007 р. № 01-321 дійшов висновку, що чинне законодавство встановлює адмінвідповідальність за порушення вимог до порядку зберігання, а також за незаконне знищення виключно документів Національного архівного фонду. Цього висновку Держкомархів доходив і раніше (див. лист від 27.12.2004 р. № 01-1915), незважаючи на те, що чинне законодавство дає поняттю «архівний документ» досить широке визначення: це документ незалежно від його виду, виду матеріального носія інформації, місця, часу створення та місця зберігання, а також форми власності на нього, який припинив виконувати функції, для яких був створений, але зберігається або підлягає зберіганню, ураховуючи значущість для людини, суспільства чи держави або його цінність для власника як об'єкта рухомого майна. Проте, якщо продовжити думку Держкомархіву, порушення щодо документів, не віднесених до документів НАФ, застосування заходів відповідальності за КпАП спричинити не повинні.

Крім того, порушення строків зберігання бухгалтерських документів, на думку Головного контрольно-ревізійного управління України, тягне адміністративну відповідальність за ст. 164² КпАП, оскільки є порушенням установленого порядку ведення бухгалтерського обліку (див. лист від 16.12.2002 р. № 02-18/724). Щоправда, штраф на підставі зазначеної статті — сфера компетенції органів державної контрольно-ревізійної служби (ст. 234¹ КпАП), а отже, суб'єкти господарювання та їх посадові особи, які під її контроль не підпадають, можуть цього штрафу не побоюватися.

Куди серйозніші наслідки можуть настати, якщо порушення допущено щодо документів, на підставі яких ведеться податковий та бухгалтерський облік.

Як відомо, податковий орган може вимагати від платників податків первинні документи, що використовуються в бухгалтерському та податковому обліку, інші регістри, фінансову, статистичну звітність, пов'язані з обчисленням та сплатою податків і зборів, виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на органи державної податкової служби з урахуванням строків їх зберігання. Якщо строки зберігання ще не закінчилися, а відповідні документи податковому органу не надано, — це може загрожувати платнику податків зняттям витрат та невизнанням податкового кредиту.

У свою чергу, згідно з п. 44.3 ПКУ платники податків зобов'язані забезпечити зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, а також документів, пов'язаних з виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом не менше 1095 днів із дня подання податкової звітності, для складання якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання — з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності. Якщо такі документи пов'язані з предметом перевірки, що вже почалася, або проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення, або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше 1095 днів (п. 44.4 ПКУ).

Звернемо увагу: передбачене Переліком № 41 застереження про необхідність зберігання певних категорій документів протягом визначеного періоду, але за обов'язкової умови завершення перевірки податкового органу, повинне тлумачитися саме у світлі наведеної норми з п. 44.4 ПКУ. Інакше кажучи, якщо на момент закінчення передбачених строків зберігання перевірку не розпочато, документи може бути знищено. Щоправда, слід попередити, раніше вищі судові інстанції виходили з буквального прочитання зазначеної норми, підкреслюючи, що якщо строки зберігання документів закінчилися, але у вказаний період на підприємстві перевірки податкових органів не проводилися, документи не підлягають знищенню (див., наприклад, ухвали ВАСУ від 12.03.2009 р. № К-16003/07, від 20.11.2007 р. № К-17039/06, К-34254/06). Схоже, що з аналогічного розуміння, ігноруючи прямі приписи ПКУ, мають намір виходити й податкові органи при проведенні перевірок (див. Єдину базу податкових знань, підрозділи 020.01, 030.01).

У зворотній ситуації, коли перевірку проведено, але передбачені строки зберігання документів ще не закінчилися, передавати документи для знищення не можна. Більше того, якщо до моменту закінчення строків зберігання документів буде знову проведена податкова перевірка, платник податків не може відмовити перевіряючим у доступі до документів на тій підставі, що вони вже були предметом перевірки.

Знищення або втрата документів, на підставі яких ведеться податковий та бухгалтерський облік, раніше встановлених строків може спричинити застосування до платника податків штрафу в розмірі 510 грн., а при повторному протягом року виявленні аналогічного порушення — 1020 грн. (п. 121.1 ПКУ). Цей штраф накладається на самого платника податків. А от його посадовим особам можуть загрожувати санкції за ст. 163¹ КпАП. Штраф може бути накладено судом на підставі адміністративного протоколу органів державної податкової служби протягом трьох місяців із дня складання адмінпротоколу.

Олена Уварова, юрист