Якщо у відрядженні працівник орендував житло у підприємця
Працівника підприємства, яке працює на загальній системі, було направлено у відрядження. Житло в оренду працівнику надавав підприємець, який працює на єдиному податку. Чи потрібно в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ відображати орендну плату, виплачену підприємцю працівником?
(м. Запоріжжя)
Відповідно до ст. 121 Кодексу законів про працю України працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати на наймання житлового приміщення в порядку та розмірах, що встановлюються законодавством.
При відшкодуванні витрат на відрядження працівників бюджетні організації керуються Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59), та постановою КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 р. № 98.
Для підприємств, що не фінансуються за рахунок бюджетних коштів, положення Інструкції № 59 мають рекомендаційний характер. Граничні розміри добових та витрат на наймання житлового приміщення для працівників такі підприємства можуть установити у внутрішньому документі — Положенні про відрядження. Граничні розміри добових, які може бути включено до складу податкових витрат, установлено в п.п. 140.1.7 ПКУ (у 2013 році для відряджень в межах України — 229,40 грн., для відряджень за кордон — 860,25 грн.).
Витрати на відрядження відшкодовують працівнику на підставі Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (форму затверджено наказом Мінфіну від 05.12.2012 р. № 1276), та оригіналів первинних документів, що підтверджують понесені витрати працівника у зв’язку з відрядженням. Первинні документи є також підставою для включення витрат на відрядження працівника до витрат підприємства (п.п. 140.1.7 ПКУ). У цій ситуації для підтвердження витрат на проживання працівник, який орендував житло у підприємця-єдиноподатника, повинен подати роботодавцю такі документи:
1) договір оренди (за наявності);
2) акт, який підтверджує, що протягом певного періоду часу орендарем використовувалося майно. Зауважимо, що з юридичної точки зору складання такого акта є необов’язковим. Проте такий документ необхідний для цілей податкового обліку як первинний документ (див. п. 138.2 і п.п. 139.1.9 ПКУ);
3) розрахунковий документ, виписаний у довільній формі, що свідчить про прийняття підприємцем оплати за оренду нерухомості;
4) паперовий документ, що підтверджує здійснення операції з використанням платіжної картки (сліп), якщо розрахунки з підприємцем працівник здійснював за допомогою платіжної картки.
За практикою, що склалася, у разі, коли відряджений працівник орендував житло в підприємця-єдиноподатника, роботодавець вимагав також копії свідоцтва про сплату єдиного податку та документ, що засвідчує держреєстрацію підприємця як суб’єкта підприємницької діяльності (виписка або витяг із Держреєстру). Ці документи потрібні були для того, щоб не утримувати податок на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО) з доходу підприємця. При цьому згідно з роз’ясненнями податківців, які раніше було розміщено в ЄБПЗ на офіційному сайті ДПСУ (www.sts.gov.ua), дохід підприємця потрібно було відображати в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ з ознакою «157».
Проте в жовтні 2012 року в журналі «Вісник податкової служби України», 2012, № 37, с. 29 з’явилася консультація Тетяни Федченко, начальника відділу оподаткування самозайнятих осіб Управління адміністрування податків на доходи фізичних осіб Департаменту оподаткування фізичних осіб ДПСУ, та Наталії Фокиної, головного державного податкового інспектора, згідно з якою підприємство, що направило працівника у відрядження, не є податковим агентом для підприємця, в якого відряджений орендував житло та особисто оплачував оренду. Аргументи такі: житло було надане в оренду громадянину, і оплачував вартість оренди він особисто, а не підприємство, що підтверджують первинні документи. Підприємство ж відшкодовує працівнику витрати на відрядження на підставі підтвердних документів. У зв’язку з викладеним фахівці ДПСУ роблять висновок: відображати дохід підприємця у вигляді орендної плати, яку було сплачено відрядженим працівником, у Податковому розрахунку за формою № 1ДФ не потрібно. Проте слід зауважити, що в роз’ясненні податківців є згадка про необхідність отримання копій документа, що підтверджує держреєстрацію підприємця, та свідоцтва про сплату єдиного податку. Аналогічна консультація розміщена в ЄБПЗ за кодом 160.26.1.
Таким чином, податківці змінили свою позицію. Зауважимо, що нам вона здається логічною, на відміну від попередньої. Виходить, якщо у відрядженні працівник мав справу з підприємцем, відображати дохід підприємця, отриманий ним від громадянина (вашого працівника), у Податковому розрахунку за формою № 1ДФ немає необхідності. На наш погляд, ураховуючи, що підприємство — не податковий агент, не варто було б вимагати і копії документа, що підтверджує держреєстрацію підприємця, та/або свідоцтва про сплату єдиного податку. Проте роз’яснення податківців свідчать про те, що краще їх мати.
Слід зауважити, що у випадках, коли оплата за орендоване у відрядженні житло надходить на відповідний рахунок підприємця безпосередньо з поточного рахунка підприємства, що відрядило працівника, а також коли відряджений працівник проводить оплату з використанням корпоративної платіжної картки підприємства*, підприємство, що відрядило працівника, буде податковим агентом щодо доходу, виплаченого цьому підприємцю. Тобто воно (підприємство) має отримати від підприємця копію свідоцтва про сплату єдиного податку та/або виписки (витягу) з Держреєстру для неутримання податку на доходи фізичних осіб та відобразити виплачений підприємцю дохід у Податковому розрахунку за формою № 1ДФ. Якщо єдиноподатник перебуває на другій групі, оплата оренди підприємством — неплатником єдиного податку за свого працівника може обернутися для нього негативними наслідками (доведеться піти зі спрощеної системи та сплатити 15 % єдиного податку), оскільки має місце порушення умов перебування підприємця на другій групі платника єдиного податку.
Катерина Скрипкіна, економіст-аналітик
* У цьому випадку оплату оренди також буде здійснено від імені підприємства, що видало працівнику корпоративну платіжну картку (абз. 15 п. 1.4 Положення № 223).
