Видаткова накладна: можна без печатки
Підкажіть, будь ласка, яка печатка має стояти на видатковій та прибутковій накладній — основна печатка підприємства, «для документів», «для довідок» тощо? І якщо є довіреність, чи обов’язково на видатковій накладній повинен бути відбиток печатки?
(м. Донецьк)
Почнемо з того, що згідно з ДСТУ 4163-2003 «Вимоги до оформлення документів» печатка належить до необов’язкових реквізитів документа, при цьому зазначено, що відбитком печатки посвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на яких проставляється відбиток печатки, визначають організації на підставі нормативно-правових актів. Він наводиться в інструкції з діловодства організації (п. 5.26 ДСТУ 4163-2003).
Щоб визначитися, на яких документах необхідно проставляти відбиток печатки, слід звернутися до нормативно-правових актів. У Законі України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV (далі — Закон № 996) у переліку обов’язкових реквізитів первинного документа такий реквізит, як печатка, не названо. Щодо Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р. № 88 (далі — Положення № 88), то в його п. 2.5 зазначено, що підпис може бути скріплено печаткою. Із цього можна зробити висновок: у загальному випадку проставляння печатки на первинному документі є не обов’язковим.
Аналогічно міркують і податківці, указуючи, що п. 2.4 Положення № 88 та ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік наявність відбитку печатки на первинному документі не передбачено як загальне правило. Водночас відбиток печатки стає обов’язковим, якщо вона зазначена як обов’язковий реквізит у затвердженій типовій формі (див. консультацію, опубліковану в журналі «Вісник податкової служби України», 2007, № 30).
Таким чином, у загальному випадку наявність відбитку печатки підприємства на первинному документі не є обов’язковою умовою його дійсності. Однак якщо формою первинного документа або відповідним нормативно-правовим актом передбачається наявність відбитку печатки, то печатка проставляється в обов’язковому порядку. Наприклад, це стосується податкової накладної (див. «Шпаргалка для заповнення ПН» // «Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 35, с. 10).
Так, у формі довіреності на одержання цінностей за Типовою формою № М-2 (див. додаток 1 до Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей, затвердженої наказом Мінфіну України від 16.05.96 р. № 99; далі — Інструкція № 99), одним із обов’язкових реквізитів є наявність печатки. Відповідно без печатки в цьому документі вже не обійтися. Пункт 12 Інструкції № 99 забороняє відпускати цінності в разі пред’явлення довіреності, виданої з порушенням установленого порядку або з незаповненими реквізитами.
Відносно ж видаткової (прибуткової) накладної така вимога ні формою документа, ні нормативно-правовим актом не передбачається, відповідно при її оформленні підписи уповноважених на це осіб скріплювати печаткою не обов’язково.
Причому слід зауважити, що жодного зв’язку між наявністю довіреності (в обов’язковому порядку з відбитком печатки, інакше її буде визнано недійсною) та обов’язковою наявністю (відсутністю) відбитку печатки на видатковій накладній не простежується. Наявність довіреності є тільки підтвердженням того, що товар відвантажується «потрібному» покупцю.
Водночас якщо підприємство скріплює підписи у видатково-прибуткових накладних печаткою, слід усе ж звернути увагу на її призначення.
Загальні вимоги до печатки описувалися в Інструкції № 17, затвердженій наказом МВС України від 11.01.99 р. № 17, зокрема, там зазначалося, що основна металева або каучукова печатка може бути в підприємства тільки одна, у визначених випадках допускалася наявність додаткової каучукової чи металевої печатки з цифрами «1», «2» тощо, а також простої круглої печатки та різних штампів для секретаріатів, канцелярії (загального відділу), управління справами, адміністративно-господарських управлінь (відділень), управлінь (відділів) кадрів тощо. Або якщо в підприємства є філія, то для неї також могла бути виготовлена каучукова чи металева печатка. У цьому випадку на печатці має бути слово «Філія» (п.п. 3.2.7 Інструкції № 17).
Після 21.02.2011 р. Інструкція № 17 втратила чинність (наказ МВС України від 11.01.2011 р. № 5). По-перше, з цієї дати не треба отримувати дозвіл в органах МВС на виготовлення печатки, по-друге, ніде не регламентовано вимоги до печатки. Отже, особливо сміливі можуть ставити будь-яку печатку.
Однак при цьому слід не забувати, що основна печатка підприємства, печатки «для документів», «для довідок» тощо — кожна із цих печаток має своє призначення (про що свідчить їх назва).
Печаткою скріплюються підписи певних уповноважених осіб, тобто основна печатка, наприклад, скріплює підписи керівника (головного бухгалтера). А отже, відбиток основної печатки підприємства не може бути проставлено у видатковій накладній, якщо товар відпускає зі складу комірник. Виняток — коли керівник підприємства безпосередньо займається відпуском товару зі складу.
Таким чином, якщо документ, зокрема видаткова накладна, складається структурним або відокремленим підрозділом, то підпис відповідальної особи скріплюється печаткою такого підрозділу. Причому краще цей момент застерегти в посадовій інструкції чи положенні про підрозділ або окремим наказом керівника.
Наталія Дзюба, економіст-аналітик
