Звіт з ЄСВ: особливості заповнення додатка 4

Звіт з ЄСВ: особливості заповнення додатка 4

Починаючи зі звіту за січень 2013 року роботодавці-страхувальники зобов’язані подавати в органи Песійного фонду додаток 4 за новими правилами. Про новий порядок заповнення такого звіту вже розповідалося на сторінках нашої газети (див. «ПтаБО», 2013, № 9, с. 4). Водночас, як показує практика, інколи складаються нестандартні ситуції щодо нарахування тієї чи іншої виплати, що мають свої особливості відображення у додатку 4. За роз’ясненнями з таких питань ми звернулися до фахівців Пенсійного фонду України.

Валентина БОРШОВСЬКА, заступник директора Департаменту — начальник відділу персоніфікованого обліку, інформаційних систем та мереж Пенсійного фонду України

КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

Закон про ЄСВ — Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.10 р. № 2464-VI.

Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.

Для того щоб заповнити таблицю 6 додатка 4, наведемо розрахунок додаткових даних.

Сума ЄСВ, утримана з лікарняних:

2175 x 2 % = 43,50 (грн.).

Сума ЄСВ, утримана із зарплати за відпрацьовані дні лютого 2013 року:

1760 x 3,6 % = 63,36 (грн.).

У таблиці 6 додатка 4 за січень 2013 року на такого працівника має бути заповнено рядок, в якому не буде інформації про нараховані виплати (оскільки працівник увесь місяць хворів), але буде заповнено графу 15 «Кількість днів перебування у трудових відносинах/ЦП відносинах протягом календарного звітного місяця». У цій графі необхідно зазначити кількість календарних днів у січні 2013 року, протягом яких працівник перебував у трудових відносинах з підприємством, а саме 31.

При цьому слід мати на увазі, що при заповненні таблиці 1 додатка 4 за січень 2013 року такий працівник не враховується в показнику «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати», оскільки протягом звітного місяця такому працівнику жодні виплати не нараховувалися.

Фрагменти заповненої таблиці 6 додатка 4 за січень 2013 року і за лютий 2013 року щодо зазначеного у прикладі працівника наведено на рис. 1 (с. 27).

Рис. 1. Витяг із таблиці 6
 (хвороба більше місяця)

У таблиці 5 додатка 4 за січень 2013 року необхідно відобразити інформацію про дату початку відносин за договором цивільно-правового характеру в графі 10, а також указати код категорії застрахованої особи — «3» (особи, які виконують роботи за договорами цивільно-правового характеру).

У додатку 4 за січень 2013 року в таблиці 6 має бути відображена інформація щодо такої фізичної особи в графах 6, 7, 8 та 12. У графі 9 слід проставити код категорії застрахованої особи «26». У графі 11 — «01.2013». І обов’язково слід заповнити графу 15 — кількість календарних днів, протягом яких фізична особа знаходилася в цивільно-правових відносинах, у звітному місяці (у нашому прикладі — «18»). Також фізична особа враховується при заповненні перед таблицею 1 додатка 4 показника «Кількість осіб, які виконували роботи (надавали послуги) за договорами цивільно-правового характеру».

Таблиця 6 додатка 4 за лютий 2013 року заповнюється аналогічно січневій: у ній має бути відображена інформація щодо такої фізичної особи в графах 6, 7, 8 та 12. У графі 9 слід проставити код категорії застрахованої особи «26». У графі 11 — «02.2013». І обов’язково слід заповнити графу 15 — кількість календарних днів, протягом яких фізична особа знаходилася в цивільно-правових відносинах, у звітному місяці (у нашому прикладі — 28). Також фізична особа враховується при заповненні перед таблицею 1 додатка 4 показника «Кількість осіб, які виконували роботи (надавали послуги) за договорами цивільно-правового характеру».

Згідно ч. 2 ст. 7 Закону про ЄСВ у разі, якщо термін виконання робіт (надання послуг) за цивільно-правовим договором перевищує календарний місяць, дохід, виплачений за результатами роботи, для нарахування ЄСВ ділять на кількість місяців, за які він нарахований.

У додатку 4 за березень 2013 року в таблиці 6 інформація про нараховану суму за договором цивільно-правового характеру має бути відображено, як показано на рис. 2 (с. 29). Також цю фізособу враховуємо при заповненні таблиці 1 додатка 4 в показнику «Кількість осіб, які виконували роботи (надавали послуги) за договорами цивільно-правового характеру».

Рис. 2. Витяг із таблиці 6
 (цивільно-правовий договір на 3 місяці)

Крім того, у таблиці 5 додатка 4 за березень 2013 року необхідно відобразити інформацію про дату закінчення відносин за договором цивільно-правового характеру, вказавши в графі 7 код категорії особи — «3».

У цій ситуації слід урахувати: попри те, що в лютому 2013 року працівнику не було нараховано будь-які виплати, на нього слід заповнити рядок у таблиці 6 додатка 4 на лютий 2013 року із зазначенням у графі 15 кількості календарних днів, протягом яких працівник перебував у трудових відносинах з підприємством. При цьому варто враховувати, що при заповненні таблиці 1 додатка 4 за лютий 2013 року такий працівник не враховується в показнику «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати».

Наведемо фрагменти заповнених таблиць 6 додатка 4 за січень 2013 року* та за лютий 2013 року щодо цього працівника (див. рис. 3 на с. 30).

* Відзначимо, що існує і другий підхід при нарахуванні відпускних, коли відпускні нараховують частинами окремо за кожним місяцем, на який припадає відпустка.

Рис. 3. Витяг із таблиці 6
(повний місяць у відпустці; нарахування відпускних у місяці виплати відпускних)

Незважаючи на те що в лютому 2013 року працівнику не були нараховані будь-які виплати, на нього слід заповнити рядок у таблиці 6 додатка 4 на лютий 2013 року із зазначенням у графі 15 кількості календарних днів, протягом яких працівник перебував у трудових відносинах з підприємством, а також кількості календарних днів, протягом яких працівник перебував у відпустці «за свій рахунок» (графа 14) (див. рис. 4 на с. 32).

Рис. 4. Витяг із таблиці 6
(працівник-інвалід перебував повний місяць у відпустці «за свій рахунок»)

При заповненні таблиці 1 додатка 4 за лютий 2013 року такий працівник не враховується в показнику «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати».

Додаткові дані: зарплата за лютий 2013 року склала 3000 грн., сума ЄСВ, утримана із зарплати, — 108 грн.

Наведемо фрагмент таблиці 6 додатка 4 за січень 2013 року, в якому неправильно зазначено кількість днів відпустки «за свій рахунок», і за лютий 2013 року, в якому необхідно відкоригувати кількість календарних днів відпустки «за свій рахунок», яку було відображено у додатку 4 за січень (див. рис. 5 на с. 33).

Рис. 5. Витяг із таблиці 6
 (виправлення помилки: неправильно зазначено кількість днів відпустки «за свій рахунок»)

При зміні сумісництва на основне місце роботи шляхом видання наказу про переведення із сумісництва на основне місце роботи трудові відносини не припиняються. При нарахуванні ЄСВ максимальну величину порівнюють із загальною сумою зарплати, нарахованої працівнику за лютий 2013 року, — 20000 грн. (12000 + 8000).

Оскільки нарахована сума зарплати перевищила максимальну величину (20000 > 19499), ЄСВ нараховуємо на максимальну величину (19499 грн.):

— у частині нарахувань: 19499 x 37 % = 7214,63 (грн.);

— у частині утримань: 19499 х 3,6 % = 701,96 (грн.).

Заповнюємо додаток 4 за лютий 2013 року таким чином.

У таблиці 5 здійснюються два записи:

перший запис — із зазначенням дати припинення трудових відносин за сумісництвом у графі 10 «дата закінчення» — «18» (18 лютого), у графі 7 — «2» («2 — наймані працівники (без трудової книжки)»); графу 12 не заповнюємо;

другий запис — у графі 10 «дата початку» вказуємо дату початку трудових відносин за основним місцем роботи — «19» (19 лютого), у графі 7 — «1» («1 — наймані працівники з трудовою книжкою»).

У таблиці 6 заповнюємо один рядок на суму нарахованої зарплати за лютий 2013 року. При цьому у графі 19 проставляємо «1» (у роботодавця на останнє число місяця знаходиться трудова книжка) (див. рис. 6 на с. 34).

Рис. 6. Витяг із таблиць 5 і 6
 (переведення із сумісництва на основне місце роботи)

При нарахуванні ЄСВ на суму середньої заробітної плати за вимушений прогул, зазначену у рішенні суду, слід керуватися ч. 2 ст. 7 Закону про ЄСВ. ЄСВ нараховується на суму, що визначається шляхом ділення нарахованої середньої заробітної плати (доходу), на кількість місяців, за які її нараховано.

У цьому випадку середній заробіток ділимо на два місяці, за які його нараховано (січень та лютий):

6000 грн. : 2 міс. = 3000 (грн./міс.).

ЄСВ за січень нараховуємо з урахуванням максимальної величини січня та лютого (19499 грн.):

— у частині нарахувань: 3000 x 37 % = 1110 (грн.);

— у частині утримань: 3000 х 3,6 % = 108 (грн.).

При нарахуванні ЄСВ на зарплату за фактично відпрацьований час після поновлення в лютому 2013 року (2200 грн.) максимальну величину порівнюємо із загальним нарахованим доходом за лютий 2013 року. Оскільки загальна сума зарплати лютого не перевищила максимальну величину для лютого ((3000 + 2200) < 19499), ЄСВ нараховуємо на всю суму нарахованої зарплати за лютий (5200 грн.):

— у частині нарахувань: 5200 x 37 % = 1924 (грн.);

— у частині утримань: 5200 х 3,6 % = 187,2 (грн.).

У таблиці 6 додатка 4 за лютий 2013 року (див. рис. 7 на с. 36) на працівника слід заповнити два рядки:

перший рядок — середня зарплата за січень 2013 року (графа 11) за вимушений прогул 3000 грн. із проставлянням у графі 10 — «1», у графі 19 — «1», і у графі 15 — «31»;

другий рядок — середня зарплата за вимушений прогул за лютий 2013 року (3000 грн.) і зарплата за фактично відпрацьований час у лютому 2013 року (графа 11) у сумі 2200 грн. із проставлянням у графі 19 — «1» (трудова книжка на кінець лютого знаходиться у роботодавця) та у графі 15 — «28».

Рис. 7. Витяг із таблиці 6
 (поновлення на підставі рішення суду)

Крім того, у зв’язку з незаконним звільненням та поновленням на роботі потрібно подати таблицю 5 додатка 4 за грудень 2012 року типу «Додаткова» (окремий звіт у складі таблиці 5 і титульного аркуша). У ній на працівника заповнюємо рядок із відображенням у графі 10 у колонках «дата початку» дати незаконного звільнення.

Слід зауважити, що в таблиці 5 додатка 4 інформація про дату початку та закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 років не показується. Тому в таблиці 5 додатка 4 за лютий 2013 року інформація про дату закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 років не наводиться.

У таблиці 6 (див. рис. 8 на с. 36) відводимо для працівника один рядок, в якому відображаємо нарахування відпускних у сумі 3100 грн. (графи 16 і 17) та суму утриманого ЄСВ (111,6 грн.). У графі 10 проставляємо код типу нарахувань «10» (надана відпустка), у графі 15 — «28» (кількість календарних днів перебування у трудових відносинах — указуємо всі календарні дні місяця виходу з відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років, а не лише календарні дні щорічної відпустки з 05.02.13 р. по 28.02.13 р.).

Рис. 8. Витяг із таблиці 6
 (щорічна відпустка при виході з відпустки для догляду за дитиною до 3 років)

При заповненні таблиці 6 додатка 4 слід виходити з того, що компенсацію за невикористані дні відпустки необхідно відображати не як нарахування відпускних за дні відпустки, а як зарплату — в одному рядку з нарахованою за звітний місяць зарплатою. Тому в таблиці 6 додатка 4 за лютий 2013 року на звільненого працівника заповнюємо один рядок, в якому відображаємо загальну суму нарахувань — 22000 грн. (18000 + 4000). При цьому у графі 10 код типу нарахування «10» проставляти не потрібно (фактично працівник не використовує дні відпустки).

При справлянні ЄСВ потрібно враховувати, що нарахований за лютий 2013 року дохід перевищив максимальну величину (22000 > 19499), і тому ЄСВ нараховуємо виходячи з максимальної величини (19499 грн.):

— у частині нарахувань: 19499 x 37 % = 7214,63 (грн.);

— у частині утримань: 19499 х 3,6 % = 701,96 (грн.).

Крім того, дані про звільнення працівника потрібно показати в таблиці 5 додатка 4 за лютий 2013 року, проставивши у графі 10 «дата закінчення» — «28» (28 лютого — дата звільнення), а у графі 12 — статтю КЗпП, на підставі якої працівника звільнено (наприклад, при звільненні за власним бажанням записуємо «ст. 38 КЗпП» — див. рис. 9 на с. 38).

Рис. 9. Витяг із таблиць 5 і 6
 (звільнення за власним бажанням з виплатою компенсації за невикористану відпустку)

Що стосується таблиці 5 додатка 4, то варто зазначити: у звіті за лютий 2013 року необхідно відобразити дату початку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (4 лютого), при цьому категорія особи у графі 7 — «5», а у звіті за червень 2013 року — дату закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (9 червня), при цьому категорія особи у графі 7 — «5».

Тепер розглянемо порядок заповнення таблиці 6 додатка 4 протягом усього періоду відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.

У таблиці 6 додатка 4 за лютий 2013 року необхідно вказати дані про нараховану заробітну плату за відпрацьовані дні лютого. При цьому у графі 15 необхідно зазначити кількість календарних днів перебування у трудових відносинах — 28.

У таблиці 6 додатка 4 звітів за березень, квітень і травень 2013 року заповнюється порожній рядок щодо такої працівниці. При цьому вказуємо код категорії застрахованої особи — «1» (графа 9) і кількість календарних днів перебування у трудових відносинах (графа 15): у березні — 31, у квітні — 30, у травні — 31.

У таблиці 6 додатка 4 звіту за червень 2013 року заповнюється порожній рядок щодо такої працівниці. При цьому вказуємо код категорії застрахованої особи — «1» (графа 9) і кількість календарних днів перебування у трудових відносинах — 9 (графа 15), тобто період до дня виходу працівниці у відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку.

Зверніть увагу: суму виплачуваної допомоги по вагітності та пологах у таблиці 6 не показуємо, оскільки з неї не справляється ЄСВ.

Порядок заповнення таблиць 5 і 6 протягом перебування працівниці у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами див. на рис. 10 (с. 39 — 40).

Рис. 10. Витяг із таблиць 5 і 6 за лютий — червень 2013 року
 (надання відпустки по вагітності та пологах
з 04.02.13 р. по 09.06.13 р.)

Ні, не потрібно. Показник «Разом за аркушем документів» за графами 13, 14 і 15 таблиці 6 заповнювати не потрібно.