Міністерство праці та соціальної політики України
Строк компенсації підприємством працівнику витрат, понесених понад видану йому під звіт готівку, чинним законодавством не встановлено
Лист від 10.08.2009 р. № 193/06/186-09
(витяг)
<…>
Відповідно до <…> листа <…> Юридичне управління Міністерства праці та соціальної політики повідомляє таке.
Підприємства (юридичні особи) під час провадження господарської діяльності не лише отримують доходи, а й несуть витрати. Левову частку цих витрат можуть складати так звані матеріальні витрати — оплата сировини, матеріалів, а також оплата робіт та послуг тощо. Як правило, підприємства придбавають їх за грошові кошти, що перераховуються за безготівковим розрахунком, або за бартером. Проте трапляються ситуації, коли вони можуть придбаватися за готівкові кошти через певного працівника підприємства — підзвітну особу.
Щоб підзвітна особа мала можливість придбати необхідну для підприємства продукцію, таке підприємство насамперед повинне забезпечити її готівковими коштами. Порядок видачі готівкових коштів під звіт регулює Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 р. № 637, зареєстроване в Міністерстві юстиції України 13.01.2005 р. за № 40/10320.
На практиці можлива ситуація, коли підзвітна особа придбаває продукцію для підприємства за власні грошові кошти, тобто в підприємства виникає кредиторська заборгованість перед підзвітною особою, яку в подальшому необхідно буде погасити. Ця операція має право на існування, оскільки не суперечить чинному законодавству. Відповідно до Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 30.11.99 р. № 291, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 21.12.99 р. за № 893/4186, на субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» ведеться облік розрахунків з підзвітними особами. Сальдо субрахунку може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображаються розгорнуто: дебетове сальдо — у складі оборотних активів, кредитове сальдо — у складі зобов’язань балансу підприємства.
Виконавши виробниче завдання, пов’язане з придбанням продукції, підзвітна особа в обов’язковому порядку повинна звітувати щодо отриманих та витрачених сум. Для цього їй слід подати до бухгалтерії підприємства звіт про використання грошових коштів, отриманих під звіт, та додати до нього всі первинні документи, що підтверджують закупівлю продукції та понесення інших витрат. Подання такого звіту дає можливість підприємству компенсувати підзвітному працівнику витрати, понесені понад видану йому під звіт готівку.
Порядком складання звіту про використання грошових коштів, наданих на відрядження або під звіт, затвердженим наказом Державної податкової адміністрації України від 19.09.2003 р. № 440*, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 09.10.2003 р. за № 915/8236, установлено строк подання звіту та відповідальність за його порушення.
Строк компенсації підприємством підзвітному працівнику витрат, понесених понад видану йому під звіт готівку, чинним законодавством не встановлено .
Для визначення моменту початку перебігу строку звернення до суду працівник повинен звернутися до роботодавця з вимогою щодо повернення йому понесених витрат .
Грошові кошти, що обліковуються на субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами», зокрема кредитове сальдо — у складі зобов’язань балансу підприємства, підлягають погашенню, проте вони не належать до виплат, які підприємство зобов’язане виплачувати працівнику відповідно до умов трудового договору (компенсаційні виплати за невиданий спеціальний одяг та спеціальне взуття тощо). Установлений трудовим законодавством строк звернення до суду, на нашу думку, у цьому випадку не повинен застосовуватися.
<…>
Начальник Юридичного управління,
член Колегії І. Тубелець
* Наказ втратив чинність (згідно з наказом ДПАУ від 23.12.2010 р. № 996, який, у свою чергу, також втратив чинність). На сьогодні чинним є наказ МФУ від 05.12.2012 р. № 1276, проте на суть висновків це не впливає. — Прим. ред.
