Директор придбав товар за свої кошти (документи складено на нього): чи можна повернути йому кошти через підзвіт?
Директор придбав товар за готівку (без доручення). Документи (прибутковий касовий ордер та накладна) складено на його ім’я. Підкажіть, якими є наслідки цієї операції. Чи можна повернути йому ці кошти через підзвіт? Які податкові наслідки очікують підприємство?
(м. Харків)
У межах цього номера вже неодноразово зазначалося, що підзвітна особа діє від імені роботодавця/довірителя, а тому документи, що складаються при здійсненні такою особою купівлі товарів (робіт, послуг), повинні містити найменування/інші реквізити такого роботодавця/довірителя, а не підзвітної особи (звісно, у випадках, коли зазначення цих відомостей передбачено формою документа). Це правило стосується і придбання товарів директором підприємства, навіть незважаючи на те, що, враховуючи посаду, йому не потрібно отримувати з цією метою спеціальне доручення. У подібному випадку для коректного складання продавцем товару первинних/розрахункових документів директору було б достатньо пред’явити витяг зі статуту підприємства, проте, судячи з усього, він цього не зробив. Узагалі-то, у цій ситуації законодавчих підстав для відшкодування понесених директором витрат немає, а передачу ним товару підприємству слід було б охарактеризувати як:
1) продаж (якщо компенсація здійснювалася) — у такому разі в момент виплати директору відповідної суми підприємству здебільшого слід утримати з неї ПДФО за ставкою 5 % (з урахуванням бази оподаткування та інших особливостей, установлених ст. 173 ПКУ) з унесенням такої виплати до Податкового розрахунку за формою № 1ДФ (з ознакою доходу «105»). При цьому в подальшому вартість товару з урахуванням звичайних цін можна буде врахувати у витратах залежно від напряму його використання (у складі собівартості або інших витрат: адміністративних, збутових чи інших);
2) безоплатну передачу (якщо компенсація не здійснювалася) — у цій ситуації відповідно до п.п. 135.5.4 ПКУ підприємству слід відобразити доходи від безоплатно отриманих товарів — за датою їх оприбуткування в розмірі, визначеному виходячи зі звичайних цін (п.п. 135.5.4 ПКУ, п. 137.10 ПКУ). Необхідності утримання ПДФО через відсутність винагороди, що виплачується директору, в такому разі немає, проте в подальшому немає й підстав для включення вартості такого товару до витрат.
Водночас законодавство дозволяє подивитись на цю ситуацію і з іншого боку. Річ у тім, що операцію з придбання директором товару можна визнати діями, учиненими в інтересах іншої особи без її доручення, правові наслідки яких прописано в однойменній гл. 79 ЦКУ (частково вони вже розглядалися в попередніх матеріалах цього номера). При цьому, формально, норми цієї глави для цілей відшкодування відповідних сум не обмежують форму підтвердних документів, у тому числі не виставляють умови про те, щоб подібні документи було оформлено на таку іншу особу (у нашому випадку підприємство). У зв’язку з цим, з урахуванням викладеного, підприємству ніщо не має заважати прийняти придбаний директором товар та відшкодувати його вартість (причому відносини між сторонами в цій ситуації повинні регулюватися відповідними нормами про договір доручення, що, вочевидь, безпосередньо впливає на облік). Єдине, що при цьому необхідно брати до уваги, — 10-тисячний ліміт готівкових розрахунків з іншими суб’єктами господарювання відповідно до п. 2.3 Положення № 637 (див. лист НБУ від 01.09.2006 р. № 11-113/3225-9206 (див. на с. 42). Щодо граничного строку для відшкодування коштів у вказаному вище порядку, то його законодавчо не встановлено, а тому він має визначатися за загальними правилами, установленими ЦКУ.
Незважаючи на це, подібних ситуацій краще не допускати: передбачити реакцію податківців доволі складно, проте з високою ймовірністю вони наполягатимуть на тому, що ця операція відповідає купівлі/продажу, що спричинить негативні облікові наслідки (ситуація при цьому погіршується відсутністю усталеної судової практики в частині застосування приписів гл. 79 ЦКУ). Отже, діючи від імені підприємства як підзвітна особа, необхідно обов’язково звертати увагу на те, щоб відповідні документи оформлялися на ім’я такого підприємства.
Віталій Смердов, економіст-аналітик
