Простої: документуємо, оплачуємо, обліковуємо

Простої: документуємо, оплачуємо, обліковуємо

Людмила СОЛОШЕНКО, податковий експерт

Підприємство, що зіткнулося з простоєм, перед­усім цікавить, як документально оформити такі операції, а також як бути з витратами в період простою — як їх відобразити в бухгалтерському та податковому обліку. Проте перш ніж упритул підійти до документальних і облікових моментів, спершу з’ясуємо, що ж є простоєм.

Визначення простою знаходимо у трудовому законодавстві. Так, простій — це призупинення роботи, викликане відсутністю організаційних або технічних умов, необхідних для виконання роботи, невідворотною силою або іншими обставинами (ст. 34 КЗпП). Як бачимо, будь-яких тимчасових меж простою або умов щодо його масштабності (тобто охоплення простоєм окремих працівників, цехів або, припустимо, усього підприємства) наведене визначення не містить. А ключовим чинником в цьому випадку є власне факт призупинення роботи. Тому якщо це властиве ситуації, що виникла, то в підприємства з’являються всі підстави говорити про простій. А він, у свою чергу, у кожному конкретному випадку залежно від обставин може виявитися:

— нетривалим або тривалим;

— «локальним» (на рівні окремих працівників або підрозділів підприємства) або «загальним» (стосуватися всього підприємства в цілому). Важливо, щоб за наявності зазначених обставин підприємство визначило ситуацію як простій, уживши відповідних заходів, а також належним чином оформивши операції документально.

Отже, передусім, про початок простою (крім простою структурного підрозділу або всього підприємства — якщо вище за рівнем керівництво вже «в курсі») працівник має попередити власника або уповноважений ним орган або бригадира, майстра, інших посадових осіб. Таке повідомлення може здійснюватися в усній або письмовій формі (наприклад, шляхом складання доповідної або службової записки, див. лист Мінпромполітики від 01.10.2007 р. № 24/5-4-296).

Чи мають працівники в період простою бути присутніми на робочих місцях? Це питання підприємство вирішує самостійно! (зазначений момент краще обумовити в наказі про простій)

Необхідність присутності працівників під час простою на підприємстві може закріплюватися в правилах внутрішнього трудового розпорядку. Якщо простій, наприклад, має цілодобовий (тижневий) характер, то необхідність присутності (відсутності) в такому разі працівників на роботі краще обумовити в наказі — докладніше про це ми ще скажемо далі (лист Мінпраці від 23.10.2007 р. № 257/06/187-07).

Схожі роз’яснення наводилися й у листі Мінпраці від 19.05.2009 р. № 5615/0/14-09/026. У ньому повідомлялося, що в період простою працівники можуть бути присутніми на робочих місцях, якщо цього вимагає виробництво й існує необхідність через певний період терміново залучити працівників до роботи. Якщо від початку простою відома дата можливого відновлення робіт, то працівників можна не зобов’язувати постійно перебувати на робочих місцях, а вони повинні з’явитися на роботі в установлений в наказі час.

Будь-яку подію в діяльності підприємства (у тому числі і простій) потрібно задокументувати. Разом із тим порядок документального оформлення простою чинним законодавством не визначено. Тому кожне підприємство для себе це питання вирішує самостійно. Рекомендації, запропоновані Мінпраці, такі: після повідомлення про простій можуть оформлятися акт простою (довільної форми*, у якому зазначаються причини, що викликали призупинення роботи; до акта додається повідомлення про простій (службова/доповідна записка) у разі складання письмово) і наказ власника або уповноваженого органу про те, що виник простій (див. лист Мінпраці від 23.10.2007 р. № 257/06/18707). Нижче пропонуємо вашій увазі зразки таких документів:

Щодо обліку та документального підтвердження часу простою, важливих для оплати, нагадаємо, що затверджена у минулому наказом Мінстату України від 09.10.95 р. № 253 форма Листка обліку простоїв (типова форма № П-16), призначена для фіксації тривалості простоїв та внесення відповідних записів до табеля обліку використання робочого часу, з 01.09.2009 р. наказом Держкомстату України від 05.12.2008 р. № 489 була скасована. Досі жодного нового документа замість неї так і не з’явилося. У зв’язку з цим підприємство може скласти такий документ в довільній формі, зокрема, орієнтуючись на форму скасованого документа.

Також облік часу простою за кожним працівником ведеться в табелі обліку використання робочого часу (типової форми № П-5). Для позначення часу простою в ньому використовують літерне позначення «П» (код 23). Докладно про заповнення табелів ви можете прочитати в газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2011, № 92, с. 34.

Складені документи, що підтверджують ситуа­цію, яка виникла на підприємстві, є підставою для належного відображення операцій у період простою в обліку. Адже незважаючи на припинення процесу виробництва підприємство в період простою, як і раніше, несе низку витрат, пов’язаних із забезпеченням діяльності. До таких передусім належать витрати на:

— оплату часу простою працівникам;

— амортизацію та утримання основних засобів;

— оплату комунальних послуг та інших витрат, пов’язаних з управлінням і обслуговуванням підприємства.

При цьому ситуація ускладнюється тим, що порядок обліку деяких витрат, які виникають під час простою, прямо законодавством не врегульовано. А тому при їх обліку виходитимемо із загальних облікових правил і норм. Розберемося з найхарактернішими «простійними» витратами підприємства і поговоримо про їх облік більш предметно.

Серед перших запитань, що виникають в підприємства в такому разі: чи потрібно оплачувати простій? Чи завжди його оплачують працівникам? У якому розмірі здійснюються виплати? Поглянемо, що з цього приводу нам говорить трудове законодавство.

Час простою не з вини працівника оплачується з розрахунку не нижче 2/3 тарифної ставки встановленого працівникові розряду (окладу).

Це передбачено ст. 113 КЗпП. Зазначимо: у такому разі йдеться про мінімальний розмір оплати часу простою (тобто законодавчо встановлену мінімальну державну гарантію, нижче за яку не може здійснюватися виплата, — ст. 12 Закону про оплату праці). Хоча ніщо не забороняє підприємству, наприклад, у колективному договорі передбачити оплату часу простою й у вищому розмірі (ст. 15 Закону про оплату праці; лист Мінпраці від 23.10.2007 р. № 257/06/187-07). Зверніть увагу (!): час простою (з розрахунку 2/3) оплачують саме виходячи з установленої працівнику тарифної ставки (а не, скажімо, середнього заробітку). Тому норми постанови КМУ від 08.02.95 р. № 100 (про середню зарплату) цієї ситуації не стосуються.

Розрахунок оплати часу простою підкріпимо прикладами.

Приклад 1 (при почасовій оплаті праці). Годинна тарифна ставка працівника — 24 грн./год. Тривалість простою — 10 годин. Тоді оплата часу простою працівника становитиме:

24 грн./год. х 2/3 х 10 годин = 160 грн.

Приклад 2 (при підрядній оплаті праці). Підрядна розцінка за одиницю продукції — 6 грн./од. Норма виробітку продукції — 5 од./год. Тривалість простою — 20 годин.

За таких умов розмір оплати за 1 годину (при виконанні норм виробітку) становитиме: 6 грн./од. х 5 од./год. = 30 грн./год. Тоді оплата часу простою працівника становитиме:

30 грн./год. х 2/3 х 20 годин = 400 грн.

Приклад 3. Місячний оклад працівника — 3150 грн. Припустимо, у вересні 2013 року (21 робочий день) було 10 робочих днів простою.

Тоді заробіток працівника за вересень становитиме:

— за 11 робочих днів вересня 2013 року:

3150 грн. : 21 день х 11 днів = 1650 грн.

— за 10 робочих днів простою у вересні 2013 року:

3150 грн. : 21 день х 10 днів х 2/3 = 1000 грн.

Разом заробіток працівника за вересень = 1650 грн. + 1000 грн. = 2650 грн.

Разом із тим за особливих обставин (не плутати із загальним випадком, розглянутим вище (!)) — якщо простій пов’язаний із виробничою ситуацією, небезпечною для життя або здоров’я працівника або людей, які оточують його, і природного довкілля, — час простою оплачується працівникам у розмірі середнього заробітку (абзац третій ст. 113 КЗпП, абзац третій ст. 6 Закону України «Про охорону праці» від 14.10.92 р. № 2694-ХII). Відповідно до абз. 3 п. 2 розд. II Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100, середня зарплата розраховується виходячи з виплат за 2 останні календарні місяці роботи, що передують місяцю простою. Тобто в такому випадку, на відміну від ситуації, розглянутої вище, простій оплачується вже виходячи із середнього заробітку. У свою чергу, визнання ситуації, що виникла, «небезпечною для життя або здоров’я працівників або природного довкілля» за необхідності може підтверджуватися фахівцями підприємства з охорони праці за участю представників профспілкової організації.

А от час простою з вини працівника (наприклад, працівник зіпсував виробниче устаткування) не оплачується. Отже, для оплати простою важливі: (1) ступінь небезпеки ситуації, що виникла, а також (2) відсутність провини працівників в тому, що сталося.

Оплата простоїв не з вини працівників включається до фонду оплати праці

Згідно з п.п. 2.2.12 Інструкції № 5 оплата вимушених простоїв (як оплата за невідпрацьований час) формує фонд додаткової заробітної плати. А тому в бухобліку її обліковують відповідно у складі адміністративних витрат, витрат на збут або інших операційних витрат (залежно від того, працівники яких ділянок (підрозділів) підприємства при цьому простоюють) і відображають записом Дт 92, 93, 949 — Кт 661.

У такому разі на окрему увагу також заслуговують норми п.п. 15.9 П(С)БО 16, що зараховують витрати на оплату простоїв до складу загальновиробничих витрат підприємства. Проте, вважаємо, що загально­виробничими (Дт 91 — Кт 661) такі витрати насправді можуть вважатися лише тоді, коли:

— призупинення роботи (виробництва) має нетривалий (короткостроковий) характер (зокрема, при недовгочасному простої окремих працівників, ділянок або напрямів виробництва);

— сам виробничий процес при цьому не призупиняється і не зупиняється (тобто коли, як і раніше, існує об’єкт витрат і як наслідок — пов’язані з ним загальновиробничі витрати);

— виплати здійснюються в межах, установлених ст. 113 КЗпП. Суми перевищення розміру оплати простоїв, визначеного КЗпП, не враховуються при формуванні виробничої собівартості продукції, а будучи витратами періоду, відносяться до складу собівартості реалізованої продукції (робіт, послуг) (п. 46 Методрекомендацій № 373 і п. 11 П(С)БО 16).

В інших випадках, якщо йдеться про тривалі простої з призупиненням процесу виробництва (випуску) продукції (робіт, послуг) і витрати на оплату простоїв працівників, що виникають, уже жодним чином з виробництвом і конкретними об’єктами витрат пов’язати не можна (оскільки об’єкт витрат відсутній), такі витрати не можуть вважатися для підприємства загальновиробничими, а є іншими операційними витратами (відображаються по дебету субрахунку 949).

У податковому обліку витрати на оплату простоїв працівників відносять до складу податкових витрат на підставі п. 142.1 ПКУ як витрати на оплату праці фізичних осіб, що перебувають з підприємством у трудових відносинах. Такі витрати залежно від категорії працівників зараховують до складу податкових адміністративних витрат, витрат на збут або інших витрат (пп. 138.10.2 — 138.10.4, 138.12.2 ПКУ) з відображенням відповідно в рядках 06.1, 06.2, 06.4.39 додатка ІВ до рядка 06.4 декларації з податку на прибуток підприємства. При короткострокових простоях, як наголошувалося, витрати на оплату простоїв можуть включатися до загально­виробничих витрат підприємства (п.п. 138.8.5 ПКУ) — тоді у складі податкової собівартості реалізованої продукції (п. 138.4 ПКУ) вони відповідно потраплять до рядка 05.1 декларації з податку на прибуток.

З можливістю включення витрат на оплату вимушених простоїв до складу податкових витрат погоджуються й податківці (див. консультацію з розділу 102.07.17 ЄБПЗ). Хоча в зазначеній консультації для них чомусь визначено лише одне місце — у складі інших витрат з відображенням у рядку 06.4.39 додатка ІВ до декларації.

Крім того, сума оплати простоїв (як заробітна плата) обкладається ЄСВ як у частині нарахувань (Дт 91, 92, 93, 949 — Кт 651; нарахований ЄСВ при цьому в податковому обліку відносять до податкових витрат на підставі п. 143.1 ПКУ, з відображенням у рядках 05.1, 06.1, 06.2, 06.4.13 додатка ІВ до декларації з податку на прибуток), так і в частині утримань (Дт 661 — Кт 651). Також із таких сум у загальному порядку справляється податок на доходи фізичних осіб (Дт 661 — Кт 641/ПДФО).

Отже, як бачимо, вимушені простої (не з вини працівників) згідно з чинним законодавством оплачуються.

А чи можна, наприклад, обійшовши таку оплату, відправити працівників у зв’язку з простоєм у відпустку без збереження заробітної плати — за свій рахунок? Ні, такі дії розцінюватимуться як порушення трудового законодавства. Особливо, якщо врахувати, що відповідні норми, які існували в минулому в частині другій ст. 26 Закону про відпустки (і які допускали, нагадаємо, можливість надання на час простою такої відпустки в порядку, визначеному колективним договором), були вилучені ще в далекому 2000-му році. Отже, законодавчих підстав чинити так, направляючи працівників на період простою в неоплачувану відпустку, на сьогодні більше немає (на що зверталася увага й у листі Мінпраці від 18.03.2009 р. № 2961/0/14-09/06). При наданні ж, наприклад, працівникам відпусток за свій рахунок «за сімейними обставинами», слід ураховувати, що тривалість такої відпустки не може перевищувати 15 календарних днів на рік (ст. 26 Закону про відпустки). Докладніше про відпустки розповідає спецвипуск газети «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 4.

У разі простою можливий і такий варіант, як тимчасове переведення на іншу роботу працівників. Зокрема, як передбачено ст. 34 КЗпП, при простої працівники можуть бути переведені на іншу роботу на тому ж підприємстві, в установі, організації на весь час простою або на інше підприємство, в установу, організацію, але в тій же місцевості на строк до одного місяця.

Таке переведення здійснюється (1) з відома працівника і (2) з урахуванням його спеціальності та кваліфікації.

Ми вважаємо (і з нами погоджується більшість фахівців), що в цьому випадку ст. 34 КЗпП одним місяцем обмежує лише строк переведення на іншу роботу, тоді як кількість переведень протягом календарного року і загальна їх тривалість не обмежені.

При цьому порядок оплати такої тимчасової роботи ст. 34 КЗпП не визначено. Роз’яснення з цього приводу наводилися в листі Мінпраці від 23.01.2009 р. № 57/13/84-09: у цьому випадку керуються нормами ст. 33 КЗпП, тобто оплату праці переведеному працівнику здійснюють за фактично виконану роботу, але не нижче середнього заробітку за попередньою роботою. Тому в такій ситуації працівнику належить не 2/3 тарифної ставки, а звичайний заробіток (причому скоригований до середнього заробітку на попередній роботі, якщо виробіток на новому місці виявиться нижчим). Нагадаємо, що з «перевідними» нюансами і оформленням таких операцій вам у подробицях допоможе розібратися стаття «Переведення на іншу роботу» // «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 26, с. 39.

На цьому розмову про простої сьогодні завершуємо. У подальшому до цієї теми ми ще повернемося й поговоримо вже про амортизацію основних засобів, що простоюють, і облік інших витрат, які виникають у період простою в підприємства.

	висновки
	Після повідомлення про простій оформляються акт простою і наказ про простій по підприємству. Час простою працівників фіксується в табелях обліку використання робочого часу. Вимушені простої не з вини працівників оплачуються з розрахунку не нижче 2/3 тарифної ставки (а за особливих обставин — виходячи із середнього заробітку). Простої з вини працівників не оплачуються.

Документи статті

1. ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

2. КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

3. Закон про оплату праці — Закон України «Про оплату праці» від 24.03.95 р. № 108/95-ВР.

4. Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР.

5. Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 р. № 5.

6. Методрекомендації № 373 — Методичні рекомендації з формування собівартості продукції (робіт, послуг) у промисловості, затверджені наказом Міністерства промислової політики України від 09.07.2007 р. № 373.

7. П(С)БО 16 — Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 «Витрати», затверджене наказом Міністерства фінансів України від 31.12.99 р. № 318.