Старе в новій обгортці, або Заповнюємо новий Податковий розрахунок за формою № 1ДФ
Про затвердження Міндоходів нової форми Податкового розрахунку за формою № 1ДФ ми вже інформували вас на сторінках нашої газети (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 18, с. 3). За цією формою необхідно відзвітувати до податкової вже за підсумками 1 кварталу 2014 року. Як це зробити, читайте далі.
Лілія Ушакова, експерт з питань оплати праці
Хто подає Податковий розрахунок за формою № 1ДФ?
Податковий розрахунок за формою № 1ДФ зобов’язані подавати особи, які мають статус податкових агентів з податку на доходи фізичних осіб (далі — ПДФО). Це прямо прописано в п. 176.2 ПКУ, а також у п. 1.2 Порядку № 49. Саме цей Порядок з 01.04.2014 р. регулює питання формування та подання Податкового розрахунку за формою № 1ДФ.
Якщо протягом звітного періоду податковий агент не нараховував/не виплачував доходи фізособам, не перераховував ПДФО до бюджету, то він не подає Податковий розрахунок за формою № 1ДФ за цей звітний період
У разі якщо мали місце нарахування та/або виплата доходів фізособам та/або сплата податку, Податковий розрахунок за формою № 1ДФ ви подаєте в обов’язковому порядку.
Куди подаємо?
Як і раніше, Податковий розрахунок за формою № 1ДФ подає:
— юрособа та її уповноважені відокремлені підрозділи (за наявності) — до податкового органу за своїм місцезнаходженням;
— самозайнята особа* — до податкового органу за своєю податковою адресою, тобто за місцем свого проживання, за яким така особа перебуває на обліку як платник податків.
* Самозайнята особа — це платник податків, який є фізичною особою — підприємцем або провадить незалежну професійну діяльність за умови, що така особа не є працівником у межах такої підприємницької чи незалежної професійної діяльності (див. п.п. 14.1.226 ПКУ).
Окремий порядок подання Податкового розрахунку за формою № 1ДФ передбачено для неуповноважених відокремлених підрозділів юрособи. За них такий розрахунок за формою № 1ДФ у вигляді окремого витягу (порції) подає юрособа до податкового органу за своїм місцезнаходженням. А потім копію такого окремого витягу (порції) надсилає до податкового органу за місцезнаходженням його неуповноваженого відокремленого підрозділу (п. 2.6 Порядку № 49).
У які строки подаємо?
У частині строків подання без змін. Податковий агент формує і подає Податковий розрахунок за формою № 1ДФ окремо за кожен квартал (податковий період) протягом 40 календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного кварталу (п.п. «б» п. 176.2 ПКУ, п. 2.1 Порядку № 49). Причому, якщо останній день строку подання Податкового розрахунку припаде на вихідний або святковий день, то останнім днем строку вважатиметься операційний (банківський) день, наступний за вихідним або святковим днем.
Отже, за 1 квартал 2014 року Податковий розрахунок необхідно буде подати не пізніше 12 травня 2014 року, за 2 квартал — не пізніше 11 серпня 2014 року, за 3 квартал — не пізніше 10 листопада 2014 року, за 4 квартал 2014 року — не пізніше 9 лютого 2015 року.
У який спосіб подаємо?
А ось і новинка! Тепер подати Податковий розрахунок за формою № 1ДФ на папері можна тільки, якщо в його табличній частині кількість заповнених рядків не перевищує п’яти (див. п. 2.3 Порядку № 49).
Якщо ж кількість рядків шість і більше, подати Податковий розрахунок доведеться в один із таких способів:
— засобами електронного зв’язку в електронній формі з накладенням цифрового підпису;
— на папері разом з електронною формою на електронному носії інформації.
Як заповнюємо?
Ще раз повторимо: вже за підсумками 1 кварталу 2014 року Податковий розрахунок необхідно формувати і подавати до податкових органів за новою формою, затвердженою наказом Міндоходів від 21.01.2014 р. № 49. Ознайомитися з ним ви могли в газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 18, с. 3. Там же було наведено текст Порядку № 49 з додатком, п. 1 якого містить довідник ознак доходів фізичних осіб, п. 2 — довідник ознак податкових соціальних пільг (далі — ПСП).
Повертаючись до нової форми № 1ДФ, зазначимо, що вона «перебралася» до міндоходівського Порядку № 49 виключно з «косметичними» змінами. Так, у ній:
— посилання на органи державної податкової служби замінили на контролюючі органи;
— прибрали перед табличною частиною реквізит «Сума податкового боргу станом на 01.01.2011 (грн., коп.)»;
— наприкінці звіту замість слів «Наведена інформація є вірною» зазначено «Наведена інформація є правильною».
Отже, проблем із заповненням Податкового розрахунку від Міндоходів у досвідчених бухгалтерів виникнути не повинно. Але, як мовиться, повторення — мати навчання. Тож давайте і ми з вами пригадаємо (а для тих, хто цю форму заповнюватиме вперше, стисло розповімо), як форму № 1ДФ заповнити без помилок.
Для зручності порядок заповнення окремих реквізитів і всіх граф табличної частини Податкового розрахунку наведемо в таблиці.
| Реквізит/графа | Що вказуєте |
| 1 | 2 |
| «(податковий номер юридичної особи (податковий номер або серія та номер паспорта самозайнятої фізичної особи))» | Якщо податковий агент: — юрособа, то зазначаєте її податковий номер; — фізособа — реєстраційний номер облікової картки платника податків або серію і номер паспорта, якщо згідно з відміткою в паспорті така фізособа має право здійснювати будь-які платежі за серією і номером паспорта. Важливо! Заповнювати клітинки необхідно зліва направо. Якщо податковий номер юрособи містить менше 8 значимих цифр, його необхідно доповнити зліва нулями до 8 цифр |
| «Звітний/Звітний новий/Уточнюючий» | «Звітний» проставляєте, якщо формуєте документ за звітний період вперше, «Звітний новий» — якщо виправляєте допущені помилки до закінчення граничного строку подання Податкового розрахунку, «Уточнюючий» — якщо виправляєтеся після закінчення строку подання Податкового розрахунку |
| «Звітний період» | Вказуєте арабськими цифрами порядковий номер звітного кварталу і рік (наприклад, «за 1 квартал 2014 року») |
| «Працювало у штаті» | Проставляєте найбільшу з місячних за звітний квартал (на перше число місяця) облікову кількість штатних працівників облікового складу. Її визначаєте відповідно до Інструкції № 286. Заповнюєте тільки для першої порції Податкового розрахунку |
| Отже, при поданні Податкового розрахунку за 1 квартал 2014 року ви розраховуєте на перше число кожного з трьох місяців цього кварталу облікову кількість штатних працівників облікового складу. Порівнюєте отримані значення і вказуєте в цій графі найбільше із цих трьох значень. Зверніть увагу: не включаються до облікової кількості штатних працівників, зокрема, працівники, прийняті на роботу за сумісництвом з інших підприємств (зовнішні сумісники) (п.п. 2.6.1 Інструкції № 286). Якщо ж працівник є внутрішнім сумісником (оформлений за сумісництвом на тому ж підприємстві, де і основне місце роботи), то в обліковій кількості штатних працівників він ураховується як одна фізична особа. | |
| «Працювало за цивільно-правовими договорами» | У цій графі зазначаєте кількість фізосіб, з якими у звітному кварталі були укладені цивільно-правові договори (далі — ЦПД). Заповнюєте тільки для першої порції Податкового розрахунку |
| Порядок № 49 не уточнює як розрахувати цей показник. Із роз’яснень, наведених податківцями в підкатегорії 103.25 БЗ, випливає, що при його розрахунку необхідно також керуватися положеннями Інструкції № 286. Якщо дотримуватись цих роз’яснень, то до кількості працюючих за цивільно-правовими договорами не потраплять: | |
| Графа 1. «№ з/п» | Проставляєте порядковий номер рядка, який заповнюється. У загальному випадку на кожну фізособу заповнюєте стільки рядків, скільки видів доходів з різними ознаками їй нараховувалися/виплачувалися у звітному кварталі. Перелік можливих ознак доходів наведено в додатку до Порядку № 49 (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 18, с. 3). Тобто за загальним правилом щодо кожної фізособи, дані про доходи якої ви наводите в Податковому розрахунку, має виконуватися правило: одна ознака доходу — один рядок. — якщо до зарплати працівника в місяцях звітного кварталу застосовувалися ПСП, для яких у Порядку № 49 передбачені різні ознаки пільг (нагадаємо, що довідник ознак пільг можна знайти в газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 18, с. 3) (п. 3.8 Порядку № 49). У цьому випадку кількість рядків з ознакою доходу «101» (зарплата) дорівнюватиме кількості ПСП з різними ознаками |
| Приклад 1. Працівниці в 1 кварталі 2014 року нараховано зарплату (ознака доходу «101») і допомогу по вагітності та пологах («128»). На працівницю заповнюємо 2 рядки, оскільки доходи мають різні ознаки. | |
| Графа 2. «Податковий номер або серія та номер паспорта» | Зазначаєте реєстраційний номер облікової картки платника податків фізособи, про яку ви наводите інформацію в Податковому розрахунку. Якщо фізособа відмовилася від його отримання і має відмітку в паспорті про те, що має право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта, у цій графі вказуєте серію і номер її паспорта |
| Зверніть увагу: внести до Податкового розрахунку інформацію про фізособу, в якої немає ані реєстраційного номера, ані відповідної відмітки в паспорті, неможливо! | |
| Графа 3а. «Сума нарахованого доходу (грн., коп.)» | Указуєте в розрізі ознак доходів (див. табл. 1 додатка до Порядку № 49) і ознак ПСП (див. табл. 2 додатка до Порядку № 49) усі доходи, які були нараховані конкретній фізособі у звітному кварталі |
| Нарахований у звітному кварталі дохід зазначаєте незалежно від того, було його виплачено фізособі чи ні. Суму доходу проставляєте без вирахування сум податку на доходи фізосіб (далі — ПДФО), єдиного соціального внеску (далі — ЄСВ) та ПСП (за наявності) | |
| Графа 3. «Сума виплаченого доходу (грн., коп.)» | Наводите в розрізі ознак доходів (див. п. 1 додатка до Порядку № 49) і ознак ПСП (див. п. 2 додатка до Порядку № 49) суми доходів, які були фактично виплачені конкретній фізособі у звітному кварталі. При цьому в абзаці другому п. 3.3 Порядку № 49 зазначено, що «заробітна плата, що виплачується у встановлені терміни в наступному місяці, повинна бути відображена в податковому розрахунку за той період, у який входить попередній місяць, за який заробітну плату було нараховано». Отже, в разі повної і своєчасної (в установлені терміни) виплати зарплати значення граф 3а і 3 збігатимуться. Якщо зарплата виплачується несвоєчасно, інформацію про її нарахування (виплату) відображаєте за фактом |
| Виплачений дохід вказуєте без вирахування сум ПДФО, ЄСВ і ПСП. Щодо виплати доходів «у встановлені терміни» зазначимо таке. На нашу думку, під установленими термінами слід розуміти строки виплати зарплати, зазначені у ст. 115 КЗпП. Ця стаття зобов’язує виплачувати зарплату регулярно в робочі дні у строки, установлені колективним договором або нормативним актом роботодавця, погодженим з профкомом, але не пізніше семи днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата. Якщо день виплати заробітної плати збігається з вихідним, святковим або неробочим днем, заробітна плата має бути виплачена напередодні. Виходить, що якщо зарплата, нарахована за останній місяць звітного кварталу, виплачується пізніше встановленої дати, рівність граф 3а і 3 дотримуватися не повинна. Проте в податківців щодо цього питання інша, більш лояльна думка (див. лист ДПСУ від 24.05.2011 р. № 9649/6/17-0215). Із їх роз’яснень випливає, що своєчасною є виплата зарплати за поточний місяць у наступному. Цей висновок, найімовірніше, ґрунтується на прикладі, наведеному в п. 3.3 Порядку № 49, згідно з яким «до податкового розрахунку за I квартал входить заробітна плата за січень, нарахована у січні та виплачена в лютому, за лютий (нарахована у лютому та виплачена в березні), за березень (нарахована в березні та виплачена у квітні)». Підхід податківців до визначення своєчасності виплати зарплати, з одного боку, «на руку» податковим агентам, оскільки спрощує заповнення Податкового розрахунку за формою № 1ДФ. Адже навіть у разі виплати зарплати з порушенням строків, установлених на підприємстві, але до кінця місяця, наступного за звітним кварталом, у Податковому розрахунку за формою № 1ДФ збіжаться значення граф 3а і 3. Тобто не потрібно буде «дробити» місячну суму зарплати. Водночас, опинившись у ситуації, коли зарплата за останній місяць звітного кварталу не виплачена у строки, установлені на підприємстві, але існує ймовірність того, що вона буде виплачена в місяці, наступному за звітним кварталом, бухгалтер вимушений очікувати таку виплату й формувати Податковий розрахунок за формою № 1ДФ за звітний квартал уже після того, як працівники отримають зарплату, або ж, якщо зарплата так і не була виплачена, формувати Податковий розрахунок після закінчення місяця, наступного за звітним кварталом. Як бачимо, положення п. 3.3 Порядку № 49 припускають подвійне тлумачення порядку заповнення графи 3 Податкового розрахунку за формою № 1ДФ. Отже, тут повинен працювати п.п. 4.1.4 ПКУ, який закріплює презумпцію правомірності рішень платника податків у випадках, коли законодавство припускає суперечливе тлумачення своїх норм. | |
| Графа 4а. «Сума утриманого податку (грн., коп.) нарахованого» | У розрізі ознак доходів і ознак ПСП проставляєте суму ПДФО, утриманого з доходу фізособи |
| Графа 4. «Сума утриманого податку (грн., коп.) перерахованого» | Зазначаєте фактичну суму перерахованого до бюджету ПДФО з конкретного виду доходу. У разі повної і своєчасної (в установлені строки) виплати зарплати повинні збігатися значення граф 3а і 3 та значення граф 4а і 4 Податкового розрахунку за формою № 1ДФ |
| Графа 5. «Ознака доходу» | Проставляєте ознаки доходів згідно з довідником, наведеним у п. 1 додатка до Порядку № 49. Зверніть увагу: до цього довідника були внесені зміни та доповнення! Ознайомитися з ним ви можете в газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 18, с. 3 |
| Важливо! Якщо подаєте уточнюючі Податкові розрахунки за формою № 1ДФ за звітні періоди з 01.01.2011 р. по 31.12.2013 р., то доходи відображайте з ознаками, які діяли в редакції наказу ДПАУ від 24.12.2010 р. № 1020 (див. роз’яснення Міндоходів «Порядок подання податкового розрахунку (форма 1ДФ)» від 27.02.2014 р.). | |
| Графа 6. «Дата прийняття на роботу (дд/мм/рррр)» | Заповнюєте тільки на тих фізосіб, які були працевлаштовані на роботу у звітному періоді і при цьому їм було нараховано дохід у цьому звітному періоді. Якщо працівник не змінював місце роботи у звітному періоді, графу 6 на нього не заповнюєте |
| Приклад 6. Працівника прийнято на роботу з 14.03.2014 р. Сума зарплати, нарахованої за фактично відпрацьований час у березні 2014 року, становила 2000,00 грн. У рядку із заробітною платою, нарахованою працівнику в 1 кварталі 2014 року, проставляємо у графі 6 «14.03.2014». Приклад 7. Працівника прийнято на роботу 31.03.2014 р. Проте зарплата йому була нарахована і виплачена у квітні 2014 року (у березні дохід не нараховувався і не виплачувався). У Податковому розрахунку за формою № 1ДФ за 1 квартал 2014 року на цього працівника рядок без сумових показників, але з датою прийняття, не формуємо. Дату прийняття на роботу (31.03.2014) проставляємо у графі 6 при заповненні Податкового розрахунку за 2 квартал 2014 року, незважаючи на те, що вона належить до минулого звітного періоду (див. роз’яснення податківців у підкатегорії 103.25 БЗ). | |
| Графа 7 «Дата звільнення з роботи (дд/мм/рррр)» | Заповнюєте лише на тих працівників, які: — були звільнені у звітному періоді за місцем роботи, на якому вони отримували дохід у вигляді заробітної плати, |
| Приклад 8. Працівник підприємства пішов у відпустку з 29.12.2013 р. на 24 календарні дні з подальшим звільненням (23.01.2014 р.). Сума відпускних була нарахована, виплачена йому в грудні 2013 року і відображена в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ за 4 квартал 2013 року. Оскільки дохід у вигляді зарплати працівнику в 1 кварталі 2014 року не нараховувався, то рядок без сумових показників, але з датою звільнення у графі 7 ми на нього в Податковому розрахунку за формою № 1ДФ за 1 квартал 2014 року не формуємо. | |
| Графа 8 «Ознака подат. соц. пільги» | Вказуєте ознаку ПСП згідно з довідником, наведеним у п. 2 додатка до Порядку № 49. Цю графу заповнюєте тільки щодо працівників, до зарплати яких у звітному кварталі застосовувалася ПСП |
| Графа 9 «Ознака (0, 1)» | Цю графу заповнюєте, тільки якщо подаєте «Звітний новий» або «Уточнюючий» Податковий розрахунок. У графі проставляєте ознаку «0», якщо рядок потрібно ввести, або ознаку «1», якщо рядок потрібно вилучити |
Важливо! У незаповнених полях інформаційних рядків Податкового розрахунку за формою № 1ДФ, який здаєте на папері, обов’язково проставляєте прокреслення.
Якщо ви здаєте розрахунок в електронній формі, то такі поля залишаєте незаповненими.
Сподіваємося, що завдяки матеріалу, наведеному в цій статті, ви легко заповните Податковий розрахунок за 1 квартал 2014 року. А травневі свята зустрінете вже зі зданим розрахунком!
| висновки |  | |
|
Документи статті
-
ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.
-
Порядок № 49 — Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку, затверджений наказом Міндоходів України від 21.01.2014 р. № 49.
-
Інструкція № 286 — Інструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Державного комітету статистики України від 28.09.2005 р. № 286.
