Представницькі витрати: відображаємо в обліку

Представницькі витрати: відображаємо в обліку

Наталя Білова, податковий експерт

Ви напевно обзавелися всіма необхідними документами, які підтверджують зв’язок здійснених вами представницьких витрат із госпдіяльністю підприємства. Чудово! Можете сміливо переходити до наступного, найважливішого для бухгалтера, етапу — до відображення здійснених витрат у податковому та бухгалтерському обліку. Пропонуємо почати з податкового обліку.

Поняття «представницькі витрати» ПКУ не розшифровує. Проте його п.п. «а» п.п. 138.10.2 дозволяє врахувати ці витрати як адміністративні у складі податкових витрат. Причому без будь-яких обмежень!

Згодні з податковоприбутковим статусом представницьких витрат і фахівці Міндоходів (див. листи № 5743 і № 14054, а також консультацію у підкатегорії 102.07.20 БЗ)

При цьому вони підкреслюють, що такого статусу ці витрати можуть набути лише за умови, що в підприємства є пакет відповідних «представницьких» документів, оформлених належним чином. Таку «документальну» умову закріплено в п. 138.2 ПКУ.

А ще контролери, обговорюючи ПДФО-питання, які мають відношення до представницьких витрат, натякають, що претендувати на податкові витрати підприємство може тільки в разі, якщо організований ним прийом має рекламний характер. Мовляв, тільки за цієї умови витрати на такий захід можуть бути визнані пов’язаними з госпдіяльністю підприємства. В іншому разі спрацює норма п.п. 139.1.1 ПКУ, яка забороняє відображати в податкових витратах витрати, що не належать до госпдіяльності (див. консультацію, розміщену у підкатегорії 103.02 БЗ).

На наш погляд, такі вимоги зайві. Вважаємо, що офіційний прийом чи ділова зустріч партнерів зовсім не зобов’язані мати рекламне забарвлення. Підприємство проводить такі заходи з представницькою метою і цього вже досить, щоб витрати на їх організацію потрапили до податкових витрат на підставі спеціального п.п. «а» п.п 138.10.2 ПКУ. Залучати ж для цього «рекламний» п.п. 140.1.5, а отже, і п.п. «г» п.п. 138.10.3 ПКУ, який стосується вже витрат на збут, немає потреби.

Інша справа — подарунки партнерам (квіти, пам’ятні сувеніри тощо). Витрати на їх придбання дійсно можна розглядати як рекламні. У разі належного документального оформлення такої акції вартість презентів підприємство може віднести до витрат на збут і включити до складу податкових витрат саме на підставі «рекламного» п.п. 140.1.5 і п.п. «г» п.п. 138.10.3 ПКУ.

Утім, якщо ви побоюєтеся, що контролери не підтримають вашого підходу до податковоприбутковості представницьких витрат, можете ці витрати нарівні з витратами на придбання подарунків підвести під рекламний захід. Тоді й усі підтвердні документи заповніть відповідним чином — у рекламному ключі.

У цій ситуації вас напевно порадує, що за рекламною операцією податковий дохід відображати не потрібно, точніше він у вас дорівнюватиме нулю (якщо, звісно, ваш партнер не є з позиції ст. 39 ПКУ «підконтрольною» особою*). Чому? Зараз пояснимо.

Узагалі-то безоплатне передання товарів належить до їх продажу і теоретично могло б спричинювати виникнення доходу. Проте за правилом, установленим п. 135.4 ПКУ, основою для визначення доходу є договірна вартість товарів, а вона в цьому випадку дорівнює нулю. Тому і власне доходи потрібно визначати на нульовому рівні. Детальніше про безоплатне передання товарів із рекламною метою ви можете прочитати в газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2013, № 91, с. 33.

І представницькі, й рекламні витрати включаємо до податкових витрат того звітного періоду, в якому вони здійснені, згідно з правилами ведення бухгалтерського обліку (п. 138.5 ПКУ).

При цьому представницькі витрати як складову адміністративних витрат записуємо до рядка 06.1 декларації з податку на прибуток підприємства. А рекламні витрати (витрати на подарунки) як складову витрат на збут фіксуємо в рядку 06.2 декларації.

Увага! До представницьких витрат не включаємо витрати на транспортне обслуговування працівників підприємства, які беруть участь у прийомі делегацій. Ці витрати можуть бути враховані у складі податкових витрат також як адміністративні витрати і теж на підставі п.п. «а» п.п. 138.10.2 ПКУ, але як загальні корпоративні витрати, у тому числі організаційні витрати.

Ви впевнені, що здійснені вами витрати на представницькі цілі пов’язані з господарською діяльністю підприємства та спрямовані на використання в оподатковуваних операціях. Чудово!

Це дає вам повне право за наявності податкових накладних суми «вхідного» ПДВ за такими витратами включити до свого податкового кредиту. Підставою для цього є ст. 198 ПКУ

Із датою виникнення права на податковий кредит теж усе стандартно. Нею вважається дата першої з подій (п. 198.2 ПКУ):

— або дата списання коштів із банківського рахун­ка підприємства в оплату товарів/послуг;

— або дата отримання підприємством товарів/послуг, що підтверджене податковою накладною.

А як щодо подарунків партнерам? І тут немає проблем.

При придбанні товарів, які згодом будуть передані гостям у вигляді подарунків, ви у звичайному порядку відображаєте податковий кредит із ПДВ, оскільки плануєте використовувати ці товари в госпдіяльності.

Передання товарів у подарунок підпадає під визначення терміна «постачання», а це спричинює у вас нарахування податкових зобов’язань із ПДВ виходячи з договірної ціни, яка дорівнює нулю. Формально на підтвердження такої оподатковуваної операції слід виписати звичайну податкову накладну, але з нульовою вартістю товару, а якщо одержувачем є неплатник ПДВ, то з типом причини «02».

Однак майте на увазі: нульовою вартість товару буде лише в разі, якщо партнер, із представниками якого організована зустріч, — не «підконтрольна» особа*. У відносинах же з підконтрольними особами потрібно орієнтуватися на звичайні ціни, які визначаються за трансфертними правилами згідно зі ст. 39 ПКУ.

Зверніть увагу: коригувати раніше відображений податковий кредит за товарами, які ви подарували, або нараховувати за ними податкові зобов’язання, як це відбувається при негосподарському використанні ТМЦ, не потрібно!

Прийом представників делегацій, які прибули на підприємство для участі в діловій зустрічі, зазвичай передбачає забезпечення їх харчуванням, проживанням, а також організацію транспортного обслуговування та культурного дозвілля. І тут виникає запитання: чи потрібно обкладати ПДФО вартість продуктів харчування, квитків на культурні заходи та інші, понесені підприємством витрати на обслуговування та прийом гостей?

Без сумніву, за доходами (з позиції фізособи), які неможливо персоніфікувати, об’єкт обкладення ПДФО відсутній

Уточнимо, що до таких «знеособлених» витрат підприємства можна віднести оплату харчування за типом шведського столу, витрати на транспортне обслуговування представників (якщо перевозяться групи фізичних осіб). Про необкладення в цьому випадку таких сум ПДФО зазначають і фахівці Міндоходів у консультації, розміщеній у підкатегорії 103.02 БЗ. Немає тут і ЄСВ.

А що з представницькими витратами, які можна персоніфікувати? Маються на увазі витрати на оплату проживання представників офіційних делегацій у готелі, включаючи бронювання, придбання квитків на культурно-масові заходи, пам’ятні подарунки, символічні презенти, роздачу зразків товарів тощо. На нашу думку, і тут підстав для обкладення цих сум ПДФО та ЄСВ немає. Представницькі витрати не є доходами запрошеної сторони. Адже вони спрямовані на організацію офіційного заходу за участю представників суб’єкта господарювання, у встановленні ділових зв’язків з яким зацікавлена приймаюча сторона. Про фінансування ж особистих потреб гостей — фізичних осіб тут не йдеться. Тим більше, таке фінансування прямо заборонено п.п. 139.1.1 ПКУ.

У бухгалтерському обліку представницькі витрати нарівні з організаційними витратами, витратами на проведення річних зборів тощо названі в числі загальних корпоративних витрат. А ті, у свою чергу, входять до складу адміністративних витрат (п. 18 П(С)БО 16). Такі витрати відображаємо на рахунку 92 «Адміністративні витрати».

Витрати на придбання квітів та пам’ятних сувенірів обліковуємо як витрати на рекламу, які належать до витрат на збут. Їх відображаємо на рахунку 93 «Витрати на збут».

І представницькі, й рекламні витрати включаємо до складу витрат того звітного періоду, в якому вони здійснені (п. 7 П(С)БО 16)

А тепер проілюструємо все викладене вище прикладом.

Приклад. Із метою розширення партнерських зв’язків та обговорення умов ділової співпраці підприємство організувало офіційну ділову зустріч із представниками потенційного покупця.

Витрати на проведення зазначеного заходу становили:

— проживання представників у готелі — 900 грн. (у тому числі ПДВ 20 % — 150 грн.);

— вечеря в ресторані (оплачена готівкою через підзвітну особу) — 2400 грн. (у тому числі ПДВ 20 % — 400 грн.);

— буфетне обслуговування (рахунок оплачено в безготівковій формі) — 600 грн. (без ПДВ);

— екскурсійне обслуговування (згідно з актом наданих послуг, підписаним з екскурсійною фірмою) — 700 грн. (без ПДВ).

Гостям вручені пам’ятні сувеніри на суму 300 грн.

У бухгалтерському та податковому обліку ці операції підприємство відображає такими записами:

Порядок обліку представницьких витрат

Таким є порядок обліку представницьких витрат. Як бачите, усе просто. Бажаємо вам успішної роботи! Хай коло ваших партнерів постійно розширюється, а статки примножуються!

	висновки
	Фахівці Міндоходів погоджуються з податковоприбутковим статусом представницьких витрат за умови, що в підприємства є пакет відповідних «представницьких» документів, оформлених належним чином. Представницькі витрати п.п. «а» п.п. 138.10.2 ПКУ дозволяє включати до складу податкових витрат як адміністративні. Причому без будь-яких обмежень. Представницькі витрати не є доходами запрошеної сторони, оскільки про фінансування особистих потреб гостей — фізичних осіб тут не може бути й мови.

Документи статті

1. ПКУ — Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI.

2. П(С)БО 16 — Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 «Витрати», затверджене наказом Міністерства фінансів України від 31.12.99 р. № 318.

3. Лист № 5743 — лист ДПСУ від 22.11.2012 р. № 5743/0/61-12/15-1415.

4. Лист № 14054 — лист Міністерства доходів і зборів України від 25.10.2013 р. № 14054/6/99-99-19-03-02-15.