Здаємо готівку з каси до банку самостійно (за допомогою касира): як оформити ВКО?
Підприємство здає готівку (виручку) з каси до банку самостійно (за допомогою касира). Як у цьому випадку правильно заповнити ВКО? Чи потрібно в реквізитах, що стосуються одержувача («Одержав», «За (найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача)»), зазначати прізвище і паспортні дані касира, а в рядку «Підпис одержувача» касиру ставити свій підпис?
(м. Полтава)
Видачу готівки з каси для її здавання до банку оформляють видатковим касовим ордером (ВКО) з відображенням такої касової операції в касовій книзі (п. 3.7 Положення № 637). І в цьому випадку заповнення ВКО супроводжують свої особливості:
— у рядку «Видати» ВКО зазвичай указують одержувача грошових коштів. Але в цьому випадку це буде банк. Тому замість прізвища, імені та по батькові одержувача тут потрібно зазначити, що грошові кошти передаються банку — наприклад, записом: «ПАТ (найменування банку)», «банку за квитанцією», «на поточний рахунок № ___ до банку (найменування банку)», «здана готівка до банку» тощо.
Майте також на увазі, що ані в реквізиті «Видати», ані далі в реквізитах «Одержав», «Підпис одержувача» не може наводитися, наприклад, прізвище, ім’я, по батькові касира, який здає гроші до банку, оскільки гроші видаються не касиру «під звіт», а призначені для передання банку (внесення на поточний рахунок). Отже, прізвище, ім’я, по батькові та паспортні дані касира, який здає готівку до банку, у ВКО зазначати не потрібно (касир наприкінці ВКО тільки поставить свій підпис);
— у рядку «Підстава» зазначають підставу для видачі готівкових коштів із каси підприємства — тобто в цьому випадку, наприклад, «виручка», «виручка від реалізації продукції» тощо. Після цього суму готівки (виручки) в рядку «Сума» ВКО наводять літерами;
— рядок «Додаток» (у якому зазвичай указують документи, що додаються до ВКО і є підставою для його оформлення, наприклад, накази, заяви, відомості, розрахунки тощо, п. 3.4 Положення № 637) у цьому випадку не заповнюють;
— у рядках «Керівник» та «Головний бухгалтер» керівник і головний бухгалтер підписують ВКО (проставивши свої підписи, прізвища й ініціали, п. 3.4 Положення № 637);
— на окрему увагу заслуговує заключна частина ВКО, що стосується одержувача. Її при здаванні до банку готівкової виручки у ВКО заповнювати не потрібно. Адже це прямо встановлено абзацом п’ятим п. 3.10 Положення № 637. Він передбачає, що у видаткових касових ордерах, які оформляються на загальну суму проведених підприємством касових операцій (у тому числі здавання готівки до банку), реквізит «Одержав» (у якому зазначається сума готівки) не заповнюється. А через це не заповнюють і подальші рядки, що його стосуються: «Підпис одержувача», «За (найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача)». До речі, на те, що реквізит «Підпис одержувача» у «загальних» ВКО (складених на загальну суму касових операцій) може не заповнюватися, вказував і НБУ в листі від 22.04.2013 р. № 11-117/1363/4874. А тому і санкції з п. 7.24 Положення № 637 (на які у звичайних випадках указують податківці, див. консультацію в підкатегорії 109.21 БЗ) за ВКО без підпису одержувачу тут не загрожують.
І нарешті, видачу коштів із каси підтвердить касир, проставивши у ВКО своє прізвище, ініціали, підпис.
А тепер з урахуванням викладеного наведемо приклад заповнення ВКО при здаванні до банку готівкової виручки (див. зразок).
І наостанок ще один момент. Не забувайте також, що документом, який підтверджує здавання виручки до банку, в цьому випадку буде квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки (квитанція до заявки на переказ готівки), завірена підписами відповідальних осіб банку і відбитком печатки (штампу) банку. Її як підтвердний документ також додають до ВКО.
Людмила Солошенко, податковий експерт
