Інвентаризація каси — важливий та відповідальний захід. Її проводять з метою контролю за збереженням готівкових коштів на підприємстві. Недаремно ж кажуть: «Бережи хліб у куті, а гроші — у вузлі».
Нагадаємо: каса є приміщенням або місцем здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів (п. 1.2 Положення № 637).
Із наведеного визначення випливає: якщо підприємство використовує при розрахунках із покупцями РРО, то інвентаризацію потрібно проводити не тільки безпосередньо в касі, а й у місцях здійснення готівкових розрахунків, тобто в місцях застосування РРО та/або РК.
Для проведення інвентаризації каси керуються нормами відразу трьох нормативних документів — Інструкції № 69, Положення № 158 та Положення № 637.
Які завдання ставить перед собою інвентаризація каси? З урахуванням п. 7 Інструкції № 69 вони мають такий вигляд (див. рис. 6.1):
Рис. 6.1. Завдання інвентаризації каси
Щоб інвентаризація каси відбулася, керівник підприємства видає наказ про її проведення. У ньому він призначає інвентаризаційну комісію, визначає її склад і встановлює строки проведення інвентаризації.
Утім, якщо інвентаризацію проводять перед складанням річної фінансової звітності, то окремий наказ про інвентаризацію каси не видають. Адже в такому випадку всі активи підприємства, у тому числі кошти, цінні папери та інші грошові документи, будуть інвентаризуватися комплексно на підставі одного загального наказу щодо проведення інвентаризації.
Перед початком інвентаризації каси в матеріально відповідальної особи (тобто особи, котра відповідає за збереження коштів) беруть розписку (п. 4.10 Положення № 637). Як правило, роль матеріально відповідальної особи відводять касиру, з яким має бути укладено договір про повну матеріальну відповідальність згідно зі ст. 1351 КЗпП.
Зазначена розписка входить до складу Акта про результати інвентаризації наявних коштів, форму якого наведено в додатку 7 до Положення № 637
Нею матеріально відповідальна особа підтверджує, що на початок інвентаризації всі видаткові та прибуткові документи на кошти, які здані до бухгалтерії, та вся готівка, що надійшла під її відповідальність, оприбуткована, а та, що вибула, списана у видаток. Для чого це потрібно? Щоб після проведення інвентаризації уникнути можливих заяв касира про наявність у нього документів, не включених до останнього звіту.
І ось інвентаризація каси стартувала. Вона згідно з п. 4.10 Положення № 637 уключає перерахунок фактичної наявності таких цінностей (див. рис. 6.2):
Рис. 6.2. Об’єкти інвентаризації каси
Інвентаризацію краще приурочити до початку або кінця робочого дня, коли в касовій книзі касир підбив підсумки за день та вивів залишок готівки на початок наступного дня (п. 4.3 Положення № 637).
Але часто трапляється, що інвентаризаційна комісія дістається до каси в середині дня, а до цього моменту касир може ще не встигнути відобразити в касовій книзі прибуткові та видаткові документи, виписані в день інвентаризації, і скласти звіт касира. Адже для цього, виходячи з п. 4.3 Положення № 637, у нього є час аж до кінця дня. Тож перейматися через нескладений звіт касиру, на наш погляд, не варто. Головне, щоб на кожну операцію з готівкою у нього був підтвердний касовий документ.
Нагадуємо: проводити інвентаризацію каси інвентаризаційна комісія має в повному складі та у присутності матеріально відповідальної особи (п.п. 11.2 Інструкції № 69).
Під час інвентаризації всі готівкові кошти, що зберігаються в касі, комісія перераховує покупюрно
Залишок готівки в касі звіряють з даними обліку за касовою книгою. Якщо підприємство застосовує РРО, готівку, наявну на місці проведення розрахунку, звіряють із сумою, яку зазначено в денному Х-звіті РРО (у РК та КОРО).
Важливо! Жодні документи або розписки до залишку готівки не включають. Також не беруть до уваги заяви касира про наявність у касі коштів та інших цінностей, що не належать підприємству. Це застережено п. 37 Положення № 158.
Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами*, вважається надлишком. Якщо раптом готівкових коштів у касі менше, ніж за даними обліку, маємо нестачу (п. 4.10 Положення № 637).
* Касовими документами вважаються документи, за допомогою яких відповідно до законодавства України оформляються касові операції (касові ордери, відомості на виплату грошей тощо), звіти про використання коштів, а також відповідні журнали встановленої форми для реєстрації цих документів та книги обліку (п. 1.2 Положення № 637).
При виявленні під час інвентаризації надлишку або нестачі готівки з’ясовують обставини їх виникнення.
Надлишок прибуткують у касі. Роблять це так: виписують на цю суму прибутковий касовий ордер або проводять через РРО за допомогою операції «Службове внесення». Цю суму зараховують у дохід підприємства.
А що ж із сумою нестачі? Її стягують із винної особи. Докладніше про матеріальну відповідальність читайте на с. 91.
Тепер про інвентаризацію грошових коштів у дорозі (грошових сум, унесених до кас банків або поштових відділень для подальшого їх зарахування на поточні чи інші рахунки підприємства). Під час їх інвентаризації звіряють суми, що значаться на субрахунках 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті» та/або 334 «Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті», з даними квитанцій установ банку, поштового відділення, копій супровідних відомостей на здавання виручки інкасаторам банку.
Грошові документи перевіряють у тому самому порядку, що й готівку: їх кількість має збігатися з даними обліку.
Коли інвентаризують цінні папери, то їх перелічують поштучно. При цьому акцентують увагу на:
— фактичній наявності;
— правильності оформлення та реальності їх вартості, відображеної в обліку підприємства;
— повноті та своєчасності відображення в бухгалтерському обліку доходів від фінансових інвестицій.
Інвентаризацію цінних паперів проводять окремо за емітентами із зазначенням назви, серії, номера, номінальної та балансової вартості, строків погашення.
Якщо підприємство зберігає цінні папери в депозитарії, то їх наявність має бути підтверджена випискою депозитарію. Саме на неї слід орієнтуватися під час проведення інвентаризації.
А ще, як ми сказали вище, одним із завдань інвентаризації є перевірка дотримання умов та порядку зберігання коштів, цінних паперів та інших грошових документів. Тому інвентаризаційна комісія може перевірити правомірність оприбуткування і видачі готівки з каси та правильність документального оформлення операцій з готівковими коштами. Для цього вона інспектує такі первинні касові документи:
— прибуткові касові ордери (типова форма № КО-1) і видаткові касові ордери (типова форма № КО-2);
— журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (типова форма № КО-3 або № КО-3а);
— реєстр депонованої заробітної плати;
— книгу обліку виданих і прийнятих старшим касиром грошей (типова форма № КО-5);
— касову книгу (типова форма № КО-4).
Якщо касову книгу підприємство веде в електронному вигляді, то перевіряють правильність роботи програмних засобів обробки касових документів.
6.2. Документальне оформлення
Робота комісії з інвентаризації каси завершується складанням Акта про результати інвентаризації наявних коштів, форму якого наведено в додатку 7 до Положення № 637.
Цей Акт оформляють у двох примірниках. Його підписують усі члени інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальна особа, яка ще й підтверджує, що:
— кошти, зазначені в Акті, перебувають у неї на зберіганні під її відповідальністю;
— усі наявні кошти перевірені комісією в її присутності;
— претензій до інвентаризаційної комісії вона не має.
Один примірник Акта передають до бухгалтерії підприємства, а другий — залишається в матеріально відповідальної особи
При зміні матеріально відповідальних осіб Акт складають у трьох примірниках. Тоді один примірник передають до бухгалтерії, другий вручають матеріально відповідальній особі, котра здала цінності, а третій — матеріально відповідальній особі, яка прийняла цінності.
В Акті вказують дані про фактичну наявність коштів та інших цінностей у касі підприємства, а також їх залишок за даними бухгалтерського обліку.
Готівку в інвалюті записують до Акта із зазначенням (п. 37 Положення № 158):
— назви та суми іноземної валюти;
— курсу НБУ, що діє на день інвентаризації;
— суми іноземної валюти в перерахунку у грошову одиницю України.
Цей запис може бути, наприклад, таким: «Залишок іноземної валюти в касі становить 100 (сто) доларів США, що за курсом НБУ (13,526129 грн. за 1 долар США) на день складання Акта відповідає 1352 грн. 61 коп.».
Наведемо зразок заповнення Акта про результати інвентаризації наявних коштів на с. 51.
висновки
-
Для проведення інвентаризації каси керуються нормами відразу трьох нормативних документів — Інструкції № 69, Положення № 158 та Положення № 637.
-
Під час інвентаризації залишок готівки в касі звіряють з даними обліку за касовою книгою.
-
Якщо є РРО, то готівку, наявну на місці проведення розрахунку, звіряють із сумою, яку зазначено в денному Х-звіті РРО.
-
Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами, вважається надлишком. Якщо раптом готівкових коштів у касі менше, ніж за даними обліку, маємо нестачу.
-
Роботу з інвентаризації каси комісія завершує складанням Акта про результати інвентаризації наявних коштів, форму якого наведено в додатку 7 до Положення № 637.