Річна інвентаризація. 6. Інвентаризуємо касу

Інвентаризація каси — важливий та відповідальний захід. Її проводять з метою контролю за збереженням готівкових коштів на підприємстві. Недаремно ж кажуть: «Бережи хліб у куті, а гроші — у вузлі».

Нагадаємо: каса є приміщенням або місцем здійснення готівкових розрахунків, а також прий­мання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів (п. 1.2 Положення № 637).

Із наведеного визначення випливає: якщо підприємство використовує при розрахунках із покупцями РРО, то інвентаризацію потрібно проводити не тільки безпосередньо в касі, а й у місцях здійснення готівкових розрахунків, тобто в місцях застосування РРО та/або РК.

Для проведення інвентаризації каси керуються нормами відразу трьох нормативних документів — Інструкції № 69, Положення № 158 та Положення № 637.

Які завдання ставить перед собою інвентаризація каси? З урахуванням п. 7 Інструкції № 69 вони мають такий вигляд (див. рис. 6.1):

Рис. 6.1. Завдання інвентаризації каси

Щоб інвентаризація каси відбулася, керівник підприємства видає наказ про її проведення. У ньому він призначає інвентаризаційну комісію, визначає її склад і встановлює строки проведення інвентаризації.

Утім, якщо інвентаризацію проводять перед складанням річної фінансової звітності, то окремий наказ про інвентаризацію каси не видають. Адже в такому випадку всі активи підприємства, у тому числі кошти, цінні папери та інші грошові документи, будуть інвентаризуватися комплекс­но на підставі одного загального наказу щодо проведення інвентаризації.

Перед початком інвентаризації каси в матеріально відповідальної особи (тобто особи, котра відповідає за збереження коштів) беруть розписку (п. 4.10 Положення № 637). Як правило, роль матеріально відповідальної особи відводять касиру, з яким має бути укладено договір про повну матеріальну відповідальність згідно зі ст. 135¹ КЗпП.

Зазначена розписка входить до складу Акта про результати інвентаризації наявних коштів, форму якого наведено в додатку 7 до Положення № 637

Нею матеріально відповідальна особа підтверджує, що на початок інвентаризації всі видаткові та прибуткові документи на кошти, які здані до бухгалтерії, та вся готівка, що надійшла під її відповідальність, оприбуткована, а та, що вибула, списана у видаток. Для чого це потрібно? Щоб після проведення інвентаризації уникнути можливих заяв касира про наявність у нього документів, не включених до останнього звіту.

І ось інвентаризація каси стартувала. Вона згідно з п. 4.10 Положення № 637 уключає перерахунок фактичної наявності таких цінностей (див. рис. 6.2):

Рис. 6.2. Об’єкти інвентаризації каси

Інвентаризацію краще приурочити до початку або кінця робочого дня, коли в касовій книзі касир підбив підсумки за день та вивів залишок готівки на початок наступного дня (п. 4.3 Положення № 637).

Але часто трапляється, що інвентаризаційна комісія дістається до каси в середині дня, а до цього моменту касир може ще не встигнути відобразити в касовій книзі прибуткові та видаткові документи, виписані в день інвентаризації, і скласти звіт касира. Адже для цього, виходячи з п. 4.3 Положення № 637, у нього є час аж до кінця дня. Тож перейматися через нескладений звіт касиру, на наш погляд, не варто. Головне, щоб на кожну операцію з готівкою у нього був підтвердний касовий документ.

Нагадуємо: проводити інвентаризацію каси інвентаризаційна комісія має в повному складі та у присутності матеріально відповідальної особи (п.п. 11.2 Інструкції № 69).

Під час інвентаризації всі готівкові кошти, що зберігаються в касі, комісія перераховує покупюрно

Залишок готівки в касі звіряють з даними обліку за касовою книгою. Якщо підприємство застосовує РРО, готівку, наявну на місці проведення розрахунку, звіряють із сумою, яку зазначено в денному Х-звіті РРО (у РК та КОРО).

Важливо! Жодні документи або розписки до залишку готівки не включають. Також не беруть до уваги заяви касира про наявність у касі коштів та інших цінностей, що не належать підприємству. Це застережено п. 37 Положення № 158.

Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами*, вважається надлишком. Якщо раптом готівкових коштів у касі менше, ніж за даними обліку, маємо нестачу (п. 4.10 Положення № 637).

При виявленні під час інвентаризації надлишку або нестачі готівки з’ясовують обставини їх виникнення.

Надлишок прибуткують у касі. Роблять це так: виписують на цю суму прибутковий касовий ордер або проводять через РРО за допомогою операції «Службове внесення». Цю суму зараховують у дохід підприємства.

А що ж із сумою нестачі? Її стягують із винної особи. Докладніше про матеріальну відповідальність читайте на с. 91.

Тепер про інвентаризацію грошових коштів у дорозі (грошових сум, унесених до кас банків або пош­тових відділень для подальшого їх зарахування на поточні чи інші рахунки підприємства). Під час їх інвентаризації звіряють суми, що значаться на субрахунках 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті» та/або 334 «Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті», з даними квитанцій установ банку, поштового відділення, копій супровідних відомостей на здавання виручки інкасаторам банку.

Грошові документи перевіряють у тому самому порядку, що й готівку: їх кількість має збігатися з даними обліку.

Коли інвентаризують цінні папери, то їх перелічують поштучно. При цьому акцентують увагу на:

— фактичній наявності;

— правильності оформлення та реальності їх вартості, відображеної в обліку підприємства;

— повноті та своєчасності відображення в бухгалтерському обліку доходів від фінансових інвестицій.

Інвентаризацію цінних паперів проводять окремо за емітентами із зазначенням назви, серії, номера, номінальної та балансової вартості, строків погашення.

Якщо підприємство зберігає цінні папери в депозитарії, то їх наявність має бути підтверджена випискою депозитарію. Саме на неї слід орієнтуватися під час проведення інвентаризації.

А ще, як ми сказали вище, одним із завдань інвентаризації є перевірка дотримання умов та порядку зберігання коштів, цінних паперів та інших грошових документів. Тому інвентаризаційна комісія може перевірити правомірність оприбуткування і видачі готівки з каси та правильність документального оформлення операцій з готівковими коштами. Для цього вона інспектує такі первинні касові документи:

— прибуткові касові ордери (типова форма № КО-1) і видаткові касові ордери (типова форма № КО-2);

— журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (типова форма № КО-3 або № КО-3а);

— реєстр депонованої заробітної плати;

— книгу обліку виданих і прийнятих старшим касиром грошей (типова форма № КО-5);

— касову книгу (типова форма № КО-4).

Якщо касову книгу підприємство веде в електронному вигляді, то перевіряють правильність роботи програмних засобів обробки касових документів.

6.2. Документальне оформлення

Робота комісії з інвентаризації каси завершується складанням Акта про результати інвентаризації наявних коштів, форму якого наведено в додатку 7 до Положення № 637.

Цей Акт оформляють у двох примірниках. Його підписують усі члени інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальна особа, яка ще й підтверджує, що:

— кошти, зазначені в Акті, перебувають у неї на зберіганні під її відповідальністю;

— усі наявні кошти перевірені комісією в її присутності;

— претензій до інвентаризаційної комісії вона не має.

Один примірник Акта передають до бухгалтерії підприємства, а другий — залишається в матеріально відповідальної особи

При зміні матеріально відповідальних осіб Акт складають у трьох примірниках. Тоді один примірник передають до бухгалтерії, другий вручають матеріально відповідальній особі, котра здала цінності, а третій — матеріально відповідальній особі, яка прийняла цінності.

В Акті вказують дані про фактичну наявність коштів та інших цінностей у касі підприємства, а також їх залишок за даними бухгалтерського обліку.

Готівку в інвалюті записують до Акта із зазначенням (п. 37 Положення № 158):

— назви та суми іноземної валюти;

— курсу НБУ, що діє на день інвентаризації;

— суми іноземної валюти в перерахунку у грошову одиницю України.

Цей запис може бути, наприклад, таким: «Залишок іноземної валюти в касі становить 100 (сто) доларів США, що за курсом НБУ (13,526129 грн. за 1 долар США) на день складання Акта відповідає 1352 грн. 61 коп.».

Наведемо зразок заповнення Акта про результати інвентаризації наявних коштів на с. 51.

висновки

• Для проведення інвентаризації каси керуються нормами відразу трьох нормативних документів — Інструкції № 69, Положення № 158 та Положення № 637.

• Під час інвентаризації залишок готівки в касі звіряють з даними обліку за касовою книгою.

• Якщо є РРО, то готівку, наявну на місці проведення розрахунку, звіряють із сумою, яку зазначено в денному Х-звіті РРО.

• Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами, вважається надлишком. Якщо раптом готівкових коштів у касі менше, ніж за даними обліку, маємо нестачу.

• Роботу з інвентаризації каси комісія завершує складанням Акта про результати інвентаризації наявних коштів, форму якого наведено в додатку 7 до Положення № 637.