Почнемо із загального правила. Податкова накладна (далі — ПН) складається на кожне повне або часткове постачання товарів/послуг, а також суму коштів, що надійшли на поточний рахунок як попередня оплата (аванс) (п. 201.7 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI, далі — ПКУ). Виписувати ПН для кожного покупця в роздрібній торгівлі — справа досить клопітка. Та й безглузда — адже сама ПН покупцям не потрібна. Тому із загального правила було зроблено виняток, який прописали в п. 13 Порядку № 957*. Так, відповідно до нього при постачанні товарів/послуг кінцевому споживачу — неплатнику ПДВ, розрахунки за які здійснюються через касу/РРО або через банківську установу чи платіжний пристрій, продавець зобов’язаний складати ПН за щоденними підсумками (якщо ПН не була складена на ці операції).
* Порядок заповнення податкової накладної, затверджений наказом Мінфіну від 22.09.2014 р. № 957 (у редакції наказу від 14.11.2014 р. № 1129ср. ).
Таким чином, у роздрібній торгівлі можна виписати одну ПН на декілька операцій за щоденними підсумками (але не за підсумками місяця!). Суми розрахунків і суми ПДВ у такій ПН зазначають загальним підсумком на підставі щоденних звітів за касовими апаратами. Але — зверніть увагу — за вирахуванням сум тих купівель (і ПДВ, що на них припадає), на які на вимогу покупця складалися окремі ПН. Наприклад, якщо з такою вимогою до вас звернувся підзвітник, який купив щось у вас для свого підприємства.
Важливо! Не плутайте підсумкову ПН із зведеною (п. 18 Порядку № 957). Зведену ПН також дозволено виписувати на декілька постачань одразу: один раз на 5 днів, один раз на 10 днів тощо. Головне — не рідше одного разу на місяць. Проте зведена ПН застосовується при безперервних або ритмічних постачаннях товарів, підтверджених договорами з покупцями. У роздрібній торгівлі товар продається на підставі усних домовленостей без ідентифікації покупців, тому зведена ПН тут не підходить! При продажу товарів кінцевим споживачам — неплатникам ПДВ на підставі щоденних звітів з РРО потрібно складати підсумкові ПН не рідше 1 разу на добу. Про нюанси заповнення підсумкової ПН читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 81, с. 3. А про зведену — у «Податки та бухгалтерський облік», 2014, № 83, с. 15.
Порушення порядку складання будь-якої ПН є порушенням порядку ведення податкового обліку. Тобто якщо платник ПДВ не складе своєчасну підсумкову ПН, то винних у цьому посадових осіб можуть оштрафувати. Згідно зі ст. 1631 Кодексу України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-Х адмінштраф становить 85 — 170 грн., а за повторне протягом року порушення — 170 — 255 грн. Отже, краще не лінуватися і виписувати підсумкові ПН щодня.
І ще один момент. До введення спецрахунків з ПДВ реєструвати ПН, які залишаються у продавця, в Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН) було не потрібно (п. 4 Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженого постановою КМУ від 29.12.2010 р. № 1246). Однак з 01.02.2015 р. система електронного адміністрування ПДВ передбачає обов’язкову реєстрацію підсумкових ПН у ЄРПН. Щодо січня, то, з одного боку, вимога їх тотальної обов'язкової реєстрації не висувається. Проте, з іншого боку, вже в лютому можна «заробити» штраф за несвоєчасну реєстрацію.