Фізична особа (і в цьому її корінна відмінність від особи юридичної) узагалі-то може бути правомочною у двох статусах — (1) «звичайної» фізособи і (2) ФОП — суб’єкта господарювання. У якому саме статусі фізособа здійснила той чи інший правочин, видно з договору. Адже за загальним правилом (див. п. 2 ч. 1 ст. 208 ЦКУ) правочини між фіз- та юрособою належить здійснювати в письмовій формі*. Причому, формулюючи це правило, законодавець не визначив окремо форму правочину, стороною якого виступає ФОП. Тому такі правочини мають оформлюватися у письмовій формі.
* За винятком правочинів, що повністю виконуються сторонами в момент їх здійснення (див. ч. 1 ст. 206 ЦКУ).
Ідемо далі. Ви, безумовно, знаєте, що до підприємницької діяльності фізичних осіб застосовуються нормативно-правові акти, які регулюють підприємницьку діяльність юридичних осіб, якщо інше не встановлено законом або не витікає із суті відносин ( ст. 51 ЦКУ).
Таким чином, подібно до юросіб, які в господарській первинці вказують не тільки назву, а й організаційно-правову форму, не буде зайвим, якщо ФОП зазначить не тільки П. І. Б., а й — для підтвердження свого статусу суб’єкта господарювання — те, що він саме ФОП. Хоча якщо такий його статус зазначений в договорі, то чи буде він прямо зазначений у первинці чи ні, особливого значення не має.
Якщо дивитися з точки зору підприємства, то інформація про господарський статус вашого підрядника/постачальника — «фізика» принципово важлива вам для того, щоб відповісти на запитання: чи утримувати з адресованої ФОП виплати ПДФО (і ВЗ) та чи нараховувати на її суму ЄСВ? ☹ Податківці стверджують, що для НЕутримання з такої виплати ПДФО і ВЗ ФОП-загальносистемник повинен надати вам копію документа, що підтверджує його державну реєстрацію як ФОП (див. 104.13 БЗ і 132.05 БЗ відповідно). Така сама умова і для НЕнарахування ЄСВ на виплату при придбанні у ФОП робіт (послуг). А ось придбаваючи у нього товари нараховувати ЄСВ не треба і без цього.
До речі, що стосується ФОП-єдиноподатника (зверніть увагу, що такому ФОП другої групи п.п. 2 п. 291.4 ПКУ забороняє надавати вам, як юрособі, конкретно послуги) — достатньою підставою для НЕутримань з його виплати ПДФО і ВЗ податківці вважають факт наявності на дату виплати доходу такому платнику відомостей про нього в реєстрі платників єдиного податку (107.12 БЗ).
На нашу думку, у світлі останніх новацій у сфері держреєстрації статус ФОП-загальносистемника теж досить було б (аналогічно перевірці ФОП-єдиноподатника) перевірити за загальнодоступним ЄДР. Зробити це можна легко і просто — а головне, безкоштовно! — за посиланням https://usr.minjust.gov.ua/ua/freesearch. Інакше кажучи: статус ФОП підтверджують не три літери на папірці, а відомості в ЄДР. У крайньому випадку, для надійності можна було б залишити в бухгалтерії скріншот результатів пошуку. ☺
Насамкінець кілька слів про найпоширенішу первинку. Скажімо, в ПН (за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 31.12.2015 р. № 1307) її укладачеві — ФОП, платнику ПДВ, досить написати свої прізвище, ім’я та по батькові (повністю). А, наприклад, у лікарняному (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 44, с. 36) і в трудовій книжці (див. «Податки та бухгалтерський облік», 2015, № 94, с. 38) ми рекомендуємо перед П. І. Б. зазначати «ФОП».
Алгоритм тут можна порадити такий: якщо затверджена форма первинки вимагає зазначення «П. І. Б.» — у принципі, можна обмежитися «П. І. Б.». Якщо ж форма вимагає зазначити «найменування підприємства» — краще писати «ФОП П. І. Б.». А ще краще завжди писати «ФОП П. І. Б.». Так буде надійніше. ☺