Як ФОП вести трудові книжки працівників: відповіді на запитання

Оксана Хмелевська, експерт з питань оплати праці
Тривалий час відомості до трудових книжок працівників роботодавці-підприємці вносили під чуйним керівництвом фахівців центрів зайнятості. Але нещодавно ця «практика» канула в Лету. Зараз підприємці вимушені самостійно розбиратися з премудрощами ведення трудових книжок. Ми готові допомогти вам у цій справі, шановні друзі.

Коли ведуть і де зберігають трудові книжки?

Трудова книжка (далі — ТК) — основний документ працівника про його трудову діяльність (ст. 48 КЗпП). ТК ведуть, а точніше, роблять у ній записи, на всіх працівників, які працюють у ФОП за місцем основної роботи більше 5 днів (ст. 48 КЗпП*, п. 1.1 Інструкції № 58**).

* Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

** Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.93 р. № 58.

У вас працевлаштований сумісник (тобто працівник, в якого вже є основне місце роботи)? До його трудової книжки ви не маєте жодного стосунку. Роботодавець сумісника записи до його ТК не вносить. Але на вимогу такого працівника повинен видати довідку про роботу в нього за сумісництвом. На підставі цієї довідки роботодавець за основним місцем роботи зробить у ТК запис про роботу за сумісництвом (п. 2.14 Інструкції № 58).

Про виконання робіт або надання послуг за цивільно-правовим договором запис до трудової книжки не вносять. Підстава: характер таких відносин — не трудовий

Майте на увазі: підприємець не зберігає в себе трудові книжки своїх працівників. Зробивши запис про прийняття на роботу, він зобов’язаний повернути ТК працівнику. ТК зберігається безпосередньо у працівника.

Чи вписувати до своєї ТК відомості про підприємництво?

До ТК вносять записи про роботу за наймом на підставі трудового договору. ФОП не може укласти трудовий договір із самим собою. Крім того, у Класифікаторі професій ДК 003:2010, затвердженому наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 р. № 327, на підставі якого вносяться записи до трудової книжки, відсутня посада або професія «приватний підприємець».

Тому вести ТК на самого себе у підприємця немає жодних законних підстав (записи в ній не матимуть юридичної сили).

Але не думайте, що без трудової книжки пропаде ваш пенсійний стаж. Він залежить від сум сплаченого ЄСВ «за себе». Відомості про них потрапляють до Держреєстру застрахованих осіб з поданих вами звітів за формою № Д5 і Д6. Отже, подавайте ці звіти своєчасно і не переймайтеся з приводу своєї ТК. Тим паче, що наш уряд налаштований незабаром відправити трудові книжки «у відставку».

Уряд підготував проект закону, що скасовує необхідність вести ТК працівників. При цьому ТК «зі стажем» залишаться у громадян, і їх можна буде використовувати для підтвердження трудового стажу.

Якщо цей закон буде прийнято, то, за задумом Кабміну, забути про ведення ТК роботодавці зможуть з 01.07.2016 р. Передбачається, що відомості про роботу, починаючи з цієї дати, можна буде отримати в Пенсійному фонді на основі електронної бази даних (реєстру).

Чи можна «відкрити» ТК на працівника?

«Відкриття» ТК починається із заповнення її титульної сторінки. З формального прочитання п. 2.12 Інструкції № 58 однозначно випливає: підприємець не має права заповнювати титульну сторінку трудової книжки. Водночас фахівці юридичного департаменту Мінсоцполітики не бачать у цьому нічого протизаконного (див. «Праця i зарплата» № 23 (939) від 17.06.2015 р.). Та все ж наша порада: краще дочекатися відповідних змін до Інструкції № 58 (якщо самі ТК не скасують раніше ☺).

Зауважимо, ніщо в такій ситуації не заважає підприємцеві прийняти працівника за основним місцем роботи і не робити записи в ТК. При цьому:

— якщо в трудовому договорі не буде зазначено, що працівник прийнятий за сумісництвом, то така робота вважатиметься основною;

трудовий стаж працівника може підтверджуватися тим самим трудовим договором, примірник якого буде в нього на руках навіть після розірвання договору.

Якою мовою заповнювати ТК?

ТК заповнюють і ведуть українською та російською мовами. Для цього в ній передбачено відповідні розділи (п. 2.1 Інструкції № 58).

Проте Мінпраці у своєму листі від 19.10.2005 р. № 09-488-к зазначає: відповідно до ст. 10 Конституції України державною мовою є українська. Отже, ведення діловодства та заповнення ТК здійснюються державною мовою. Тому, на думку Мінпраці, ТК повинна заповнюватися згідно з чинним законодавством, тобто українською мовою.

На наш погляд, потрібно дотримуватися норм Інструкції № 58 і заповнювати ТК двома мовами. Хоча в тій самій консультації (її реквізити див. вище) фахівці юрдепартамента Мінсоцполітики рекомендують заповнювати ТК українською мовою.

Що потрібно знати про заповнення ТК?

Записи до ТК вносьте виключно ручкою: кульковою або з пером (якщо вмієте нею користуватися ☺). Який колір ручки обрати? На ваш вибір один з трьох: синій, чорний і фіолетовий. Такі вимоги ви побачите в п. 2.4 Інструкції № 58.

Крім того, зазначений пункт висуває вимоги до формату цифр при заповненні графи 2 «Дата» розділів трудової книжки. Заповнюйте таку графу арабськими цифрами, число і місяць — двозначними, рік — чотиризначними. Наприклад, працівник прийнятий на роботу 16 листопада 2015 року, тоді у відповідних колонках графи 2 це записують так: «16 11 2015».

Запис у трудовій книжці повинен точно відповідати тексту відповідного наказу (розпорядження)

Що ще слід пам’ятати? Докладіть усіх зусиль для того, щоб зробити записи у трудовій книжці акуратно!

Скільки днів відводитися на внесення записів до ТК? Роботодавець уносить записи до ТК після видання відповідного наказу (розпорядження) в такі строки:

— про прийняття на роботу або переведення на іншу роботу, а також про заохочення та нагородження — не пізніше тижневого строку;

— про звільнення — у день звільнення.

Як внести запис про прийняття на роботу?

Відкривайте розділ «Відомості про роботу» ТК. У графі 3 як заголовок зазначаєте повне найменування роботодавця, наприклад, «Фізична особа — підприємець Стеценко Тарас Григорович».

Нижче у графі 1 зазначаємо порядковий номер запису (продовжуємо нумерацію, розпочату роботодавцями-попередниками).

У графі 2 — дату прийняття на роботу (початку дії трудового договору).

У графу 3 вносимо запис «Прийнятий на роботу (посада, професія) за трудовим договором (дата і номер договору)». При цьому найменування роботи, професії чи посади, на яку прийнятий працівник, наводите відповідно до Класифікатора професій ДК 003:2010.

У графі 4 зазначаємо підставу для внесення цього запису (наказ або розпорядження ФОП про прийняття на роботу, його дату і номер). Так діяти рекомендує Мінсоцполітики в листі від 30.03.2015 р. № 191/06/187-15.

Як зробити запис про звільнення працівника?

Якщо трудові відносини з працівником припиняються, то це також зазначають у його ТК. Надійними помічниками в такому процесі стануть пп. 2.26 — 2.29 Інструкції № 58.

Загальний алгоритм унесення запису про звільнення до ТК працівника виглядає так:

— у графі 1 зазначають порядковий номер запису;

— у графі 2 — дату звільнення;

— у графі 3 — причину звільнення з точним її формулюванням згідно з КЗпП, а також з посиланням на відповідну його статтю та пункт;

— у графі 4 — документ, на підставі якого внесено запис (наказ (розпорядження) ФОП), його дату і номер.

Наприклад,

запис про звільнення може виглядати так: «Звільнений у зв’язку зі скороченням штату працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України»

Якщо звільнення відбувається у зв’язку зі смертю працівника, то в розділі «Відомості про роботу» ТК (п. 4.3 Інструкції № 58):

— у графі 3 — роблять запис: «Робота припинена у зв’язку зі смертю»;

— у графі 4 — зазначають дату і номер наказу (розпорядження) ФОП.

Зауважимо: як правило, дата наказу про припинення трудового договору не збігається з датою смерті. Водночас, на думку Мінпраці (лист від 31.12.2010 р. № 284/06/186-10), датою припинення трудового договору, яку слід зазначити у графі 2 ТК, має бути дата смерті працівника, незалежно від того, працював померлий працівник цього дня чи ні.

Важливо! Трудові договори, укладені до 01.01.2015 р., потрібно зняти з реєстрації в центрі зайнятості. У цьому випадку у графі 4 ТК роблять запис про дату зняття з реєстрації трудового договору: «трудовий договір (номер) знято з реєстрації (дата)».

При цьому для звільнених осіб працездатного віку необхідно зазначити час, тривалість і місце проходження підвищення кваліфікації, яку пройшов працівник за останні 2 роки перед звільненням.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі