Інвентаризація-2017: шпаргалка з організації і проведення

Річна інвентаризація — 2017: чи обов’язково її проводити?

Як свідчить ч. 1 ст. 10 Закону про бухоблік, для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку і фінансової звітності підприємства зобов’язані проводити інвентаризацію активів та зобов’язань, під час якої перевіряють і документально підтверджують їх наявність, стан і оцінку. Причому на вимогу абзацу другого п. 7 розд. І спеціального «інвентаризаційного» Положення № 879 обов’язковим є проведення інвентаризації, у тому числі перед складанням річної фінансової звітності. Виходить,

Основний документ, яким вам належить керуватися при проведенні річної інвентаризації й оформленні її результатів, — Положення № 879. Крім того, при інвентаризації використовують і спеціальні «інвентаризаційні» документи:

— для нафти і нафтопродуктів — Інструкцію № 281;

— для активів та зобов’язань сільгосппідприємств — Методичні рекомендації з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, розрахунків та незавершеного виробництва сільськогосподарських підприємств (див. додаток до листа Мінагрополітики від 04.12.2003 р. № 37-27-12/14023);

— для майна державних підприємств, що приватизуються (корпоратизуються), а також майна державних підприємств і організацій, яке передається в оренду (повертається після закінчення строку дії договору оренди або його розірвання), — Положення № 158.

Об’єкти інвентаризації

Відразу скажемо, що проведення річної інвентаризації вимагає від вас максимальних зусиль. Адже, як передбачено пп. 6 та 7 розд. I Положення № 879, перед складанням річної фінзвітності проводять суцільну інвентаризацію, яка охоплює всі види активів і зобов’язань підприємства. Якщо точніше, то під інвентаризацію потрапляють:

— основні засоби (ОЗ);

— нематеріальні активи (НМА);

— незавершені капітальні інвестиції;

— запаси, у тому числі незавершене виробництво (НЗВ);

— готівка, грошові кошти і їх еквіваленти, бланки документів суворої звітності;

— дебіторська і кредиторська заборгованості;

— доходи і витрати майбутніх періодів, забезпечення і резерви.

Більш того, врахуйте, що в ході інвентаризації перевіряють:

— власне майно підприємства незалежно від його місцезнаходження, у тому числі предмети, що передані в прокат, оренду, перебувають на реконструкції, модернізації, консервації, в ремонті, запасі або резерві;

— майно, яке не належить підприємству, але тимчасово перебуває в його користуванні, розпорядженні або на зберіганні (об’єкти оперативної оренди ОЗ, ТМЦ на відповідальному зберіганні, переробці, комісії або монтажі).

Строки проведення річної інвентаризації

Пункт 10 розд. I Положення № 879 в загальному випадку рекомендує проводити річну інвентаризацію щорічно до дати балансу (тобто до 31 грудня). Водночас 31 грудня — це гранична дата, на яку процедура інвентаризації має бути вже позаду. А ось сам період її проведення залежить від виду активів і зобов’язань, що інвентаризуються (див. таблицю).

Строки проведення річної інвентаризації

Конкретні строки початку — закінчення інвентаризації на підприємстві, а також об’єкти, що підлягають інвентаризації, встановлює керівник у наказі про проведення інвентаризації. При цьому головне завдання — укластися в граничні строки, визначені Положенням № 879.

І ще одне важливе правило, що стосується строків проведення інвентаризації:

Припустимо, в наказі про проведення інвентаризації говориться, що річну інвентаризацію проводять станом на 30 листопада 2017 року. Це означає, що сама інвентаризація проходитиме в грудні (наприклад, з 1 по 15 грудня 2017 року). При цьому інвентаризаційні описи заповнюють станом саме на кінець дня 30 листопада 2017 року*. Виняток становлять випадки інвентаризації об’єктів ОЗ і матцінностей, які на дату інвентаризації перебуватимуть за межами підприємства. Їх інвентаризують до моменту тимчасового вибуття з території підприємства.

* Зверніть увагу: інвентаризаційні описи заповнюють станом саме на кінець дня 30 листопада 2017 року. Адже згідно з п. 1 розд. II НП(С)БО 1 баланс підприємства складається на кінець останнього дня звітного періоду. Відповідно й інвентаризаційні описи складаємо аналогічним чином.

Правила формування інвентаризаційних комісій

Інвентаризаційна комісія. Для проведення річної інвентаризації наказом керівника підприємства створюють інвентаризаційну комісію (п. 1 розд. II Положення № 879).

До складу комісії включають:

— представників апарату управління підприємства;

— представників бухгалтерської служби (аудиторської фірми, централізованої бухгалтерії, суб’єкта підприємницької діяльності — фізособу, яка веде на підприємстві бухоблік на договірних засадах);

— досвідчених працівників підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни і первинний облік (інженерів, технологів, механіків, виконавців робіт, товарознавців, економістів, бухгалтерів).

Крім того, за рішенням керівника підприємства до складу комісії можна включити членів ревізійної комісії госптовариства.

А ось якщо бухоблік веде сам керівник, то вибору немає — він же повинен очолити інвентаризаційну комісію.

Нерідко на практиці можна зустріти підприємства, на яких працює лише одна людина — директор. У зв’язку із цим виникає запитання: чи має «право на життя» інвентаризаційна комісія з однієї людини?

Фахівці Мінфіну цілком допускають таку можливість. На їх думку, якщо на підприємстві всього один працівник — керівник, то для проведення інвентаризації він у відповідному розпорядчому документі затверджує склад інвентаризаційної комісії з однієї особи (див. лист Мінфіну від 27.05.2014 р. № 31-08410-07-29/12918).

Звичайно ж, такий варіант проведення інвентаризації — комісією з одного працівника — є найпростішим, а тому і найбажанішим для такого малого підприємства. Але ми вимушені попередити: у цьому випадку підприємство мимоволі порушить вимогу п.п. 2.4 розд. ІІ Положення № 879, згідно з яким забороняється включати в інвентаризаційну комісію тих працівників, у віданні яких перебувають активи, за якими проводиться інвентаризація. Адже в нашому випадку складається саме така ситуація: на підприємстві працює тільки один працівник, який і є матеріально відповідальним за всі активи.

Так як же бути, щоб не порушити припису Положення № 879? На нашу думку, бажано, щоб інвентаризацію для «самотнього» працівника провела особа, спеціально запрошена для цього на підставі цивільно-правового договору. Такий варіант не суперечить вимогам Положення № 879 і також згаданий у листі Мінфіну від 27.05.2014 р. № 31-08410-07-29/12918 (ср. ).

Приклад наказу про призначення інвентаризаційної комісії див. у спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік«, 2015, № 93, с. 11.

Робочі інвентаризаційні комісії. На підприємствах з невеликим обсягом інвентаризаційної роботи постійно діюча комісія організовує і проводить інвентаризацію активів самостійно.

На великих підприємствах з великою кількістю об’єктів інвентаризації її проведення однією комісією просто не можливе. Тому на таких підприємствах інвентаризаційна комісія виконує переважно організаційні, регулюючі і контрольні функції, перелічені в п.п. 2.5 розд. II Положення № 879. А для проведення інвентаризації майна безпосередньо в місцях зберігання і виробництва створюють робочі інвентаризаційні комісії.

До складу робочих інвентаризаційних комісій також включають представників апарату управління, бухгалтерської служби і досвідчених працівників підприємства. Причому цікаво, що в робочі комісії можна включати також членів інвентаризаційної комісії (п.п. 2.2 розд. II Положення № 879).

Зазвичай, це роблять у наказі про проведення інвентаризації.

При формуванні комісії директору потрібно пам’ятати про обмеження, встановлені п.п. 2.4 розд. II Положення № 879:

— не можна призначати головою робочої комісії для перевірки активів, що перебувають на відповідальному зберіганні в тих же матеріально відповідальних осіб, одного і того ж працівника 2 роки поспіль;

— матеріально відповідальна особа не може входити до складу робочої комісії для перевірки активів, що перебувають у нього на відповідальному зберіганні, оскільки є особою, що перевіряється.

Зверніть увагу! Інвентаризацію проводять повним складом інвентаризаційної комісії й у присутності матеріально відповідальної особи.

А як бути, якщо один з членів інвентаризаційної комісії відсутній з поважної причини? Чи можна «перелічити» активи і зобов’язання без нього?

Яка б не була причина відсутності одного або декількох членів інвентаризаційної комісії, проводити інвентаризацію «недоукомплектованим» складом не можна. Тому якщо член комісії відсутній через хворобу або у зв’язку з відрядженням, тоді керівник підприємства, що затвердив склад такої комісії, повинен зробити його заміну (див. лист Мінфіну від 15.12.2003 р. № 31-04200-30-23/19). Для цього необхідно видати окремий наказ керівника, яким відсутнього працівника виключають зі складу комісії, а замість нього вводять до складу комісії іншого працівника.

Документальне оформлення інвентаризації

Наказ про проведення інвентаризації. Повторимося, що питання, пов’язані зі створенням інвентаризаційних комісій, а також конкретними строками проведення інвентаризації на підприємстві, належать до повноважень керівника підприємства (див. листи Мінфіну від 11.04.2016 р. № 31-11420-07-10/10433 і від 11.09.2017 р. № 35220-07/23-3607/7/2824).

У ньому, окрім інших обов’язкових реквізитів, зазначають: дату, на яку проводять інвентаризацію, строки її проведення, види активів і зобов’язань, що інвентаризуються. Крім того, цим же наказом нерідко затверджують склад робочих інвентаризаційних комісій.

Водночас пам’ятайте! Строки і порядок проведення інвентаризації, у тому числі річної, можна встановити в наказі про організацію бухгалтерського обліку або в наказі про облікову політику. У цьому випадку видавати наказ про проведення річної інвентаризації не потрібно. Достатньо безпосередньо перед початком річної інвентаризації окремим наказом керівника затвердити склад робочих інвентаризаційних комісій.

Інвентаризаційні описи і звіряльні відомості. Результати інвентаризації оформляють з використанням інвентаризаційних описів, актів інвентаризації і звіряльних відомостей.

Так, у ході інвентаризації інвентаризаційна комісія оформляє (п. 15 розд. II Положення № 879):

— інвентаризаційні описи, в яких фіксує наявність, стан і оцінку активів підприємства й активів, що належать іншим підприємствам і обліковуються за балансом;

— акти інвентаризації, в яких показує наявність грошових документів, бланків документів суворої звітності, фінансових інвестицій, готівки, а також повноту відображення грошових коштів на рахунках у банку (реєстраційних рахунках), дебіторської і кредиторської заборгованостей, зобов’язань, коштів цільового фінансування, витрат і доходів майбутніх періодів, забезпечень (резервів), що створюються відповідно до вимог П(С)БО, міжнародних стандартів та інших актів законодавства.

Після закінчення інвентаризації оформлені інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) комісія передає в бухгалтерію. Бухгалтерія перевіряє всі підрахунки, проведені інвентаризаційною (робочою інвентаризаційною) комісією в інвентаризаційних описах.

При цьому на останній сторінці інвентаризаційного опису обов’язково роблять відмітку про перевірку цін і підрахунок підсумків, яку завіряють підписами осіб, що її проводили (п. 19 розд. II Положення № 879).

Після цього бухгалтерія звіряє дані інвентаризаційних описів з даними бухгалтерського обліку, і в разі виявлення розбіжностей (надлишків або нестач) складає звіряльні відомості активів та зобов’язань (п. 20 розд. II Положення № 879).

Форма інвентаризаційних документів. Положення № 879 не встановлює типових форм описів, актів і звіряльних відомостей. Тут говориться лише про те, що інвентаризаційну первинку слід оформляти відповідно до вимог Положення № 88.

Як же в такому разі бути? Варіантів, насправді, декілька.

(1) Найпростіший спосіб — підприємство може скористатися вже готовими формами інвентаризаційних описів (актів інвентаризації) і звіряльних відомостей.

Наприклад, типові форми інвентаризаційної первинки можна знайти в наказі № 572. Звичайно ж, ці форми обов’язкові для застосування тільки бюджетними установами. Проте «звичайні» підприємства теж можуть використовувати їх за власним бажанням. На це прямо вказує п. 2 згаданого наказу.

Крім того, для оформлення результатів інвентаризації можна використовувати форми документів, затверджені постановою № 241. Незважаючи на «поважний вік» цього документа, підприємства до цього дня можуть застосовувати наведені тут форми (див. листи Держкомстату від 26.05.2004 р. № 03-04-05/41 і від 30.01.2003 р. № 03-04-05/18).

Ну і нарешті, деякі інвентаризаційні форми «розкидані» і по інших нормативних актах. Детальніше про те, які форми первинних інвентаризаційних документів застосовувати в кожному конкретному випадку, ми розповімо трохи пізніше, коли говоритимемо про правила інвентаризації окремих видів активів та зобов’язань (див. відповідні розділи номера).

(2) Якщо ж готові форми вас з якоїсь причини не влаштували, ви можете трохи допрацювати їх, доповнивши новими реквізитами з урахуванням специфіки діяльності підприємства.

(3) Ну і, нарешті, можна взагалі не прив’язуватися до встановлених форм і документувати процес інвентаризації за допомогою самостійно виготовлених бланків (див. листи Держкомстату від 15.07.2010 р. № 14/2-18/72 і Мінфіну від 15.01.2015 р. № 31-11410-08-10/871). Головне — пам’ятайте: такі «саморобні» бланки обов’язково мають бути оформлені відповідно до вимог первинних документів, установлених Законом про бухоблік і Положенням № 88.

Але яку б форму інвентаризаційних описів, актів інвентаризації і звіряльних відомостей ви не обрали (одну зі встановлених або самостійно розроблену), обов’язково потрібно дотримуватися правил оформлення таких документів, установлених Положенням № 879. Зупинимося на них детальніше.

Правила заповнення інвентаризаційних документів. Матеріали інвентаризації (описи, акти, звіряльні відомості) складають не менше ніж у двох екземплярах (п. 21 розд. II Положення № 879). При цьому вони можуть бути заповнені як рукописним способом, так і за допомогою електронних засобів обробки інформації (п. 14 розд. II Положення № 879).

Перед початком інвентаризації матеріально відповідальні особи в інвентаризаційному описі (акті інвентаризації) надають розписку про те, що всі прибуткові і видаткові документи на активи здані в бухгалтерію, прийняті цінності оприбутковані, а ті, що вибули, списані. Після закінчення інвентаризації інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) підписують усі члени інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) і матеріально відповідальні особи. При цьому матеріально відповідальні особи надають розписку в тому, що перевірка активів відбулася в їх присутності, у зв’язку з чим претензій до членів комісії вони не мають, і що вони приймають на відповідальне зберігання перелічені в описі активи.

В інвентаризаційних описах активи відображають за найменуваннями в кількісних одиницях виміру, прийнятих в обліку, з можливим виділенням за субрахунками і номенклатурою, окремо за (п. 16 розд. II Положення № 879):

— місцезнаходженням таких цінностей;

— особами, відповідальними за їх зберігання.

На кожній сторінці інвентаризаційного опису вказують словами число порядкових номерів активів і загальну кількість у натуральних вимірниках усіх активів, записаних на цій сторінці, незалежно від того, в яких одиницях виміру (штуках, метрах, кілограмах тощо) вони відображені.

Акти інвентаризації заповнюють з урахуванням об’єктів інвентаризації. При цьому мають бути забезпечені їх ідентифікація і порівнянність з даними бухобліку.

Записи в інвентаризаційних описах (актах інвентаризації) потрібно робити послідовно в кожному рядку. На окремому листі (окрім останнього) мають бути заповнені всі рядки. А ось рядки, що залишилися незаповненими на останніх листах інвентаризаційних описів (актів інвентаризації), прокреслюють (п. 17 розд. II Положення № 879).

Якщо помилку все ж допустили, то її потрібно виправити. Для цього слід закреслити неправильний запис і написати над ним правильний. Причому таке виправлення необхідно зробити в усіх екземплярах документа. Виправлення підписують усі члени інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) і матеріально відповідальні особи.

На активи, що належать іншим підприємствам, складають окремі звіряльні відомості, копії яких направляють власникам.

Протокол інвентаризації. Його складає інвентаризаційна комісія після закінчення інвентаризації. У протоколі інвентаризації наводять (п. 1 розд. IV Положення № 879):

— результати інвентаризації;

— висновки про виявлені розбіжності між фактичною наявністю активів і зобов’язань і даними бухгалтерського обліку;

— причини виникнення нестач, втрат і надлишків;

— пропозиції із заліку нестач і надлишків з пересортиці;

— пропозиції про списання нестач у межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням причин і вжитих заходів щодо попередження таких втрат і нестач;

— іншу інформацію, яка є істотною для прийняття рішення про визнання й оцінку активів та зобов’язань і розкриття інформації у фінансовій звітності.

Протокол інвентаризаційної комісії разом з іншими «інвентаризаційними» документами передають на затвердження керівникові підприємства.

На підставі затвердженого протоколу результати інвентаризації відображають у бухобліку і фінансовій звітності того періоду, в якому вона закінчена.

Інвентаризація майна в зоні АТО

Окремо декілька слів скажемо про інвентаризацію майна в зоні АТО.

Пункт 8 розд. I Положення № 879 встановлює спрощені інвентаризаційні вимоги для підприємств:

— що перебувають на тимчасово окупованій території;

— що перебувають на території проведення антитерористичної операції (АТО)*;

* Перелік населених пунктів, на території яких здійснювалася антитерористична операція, наведений у додатку до розпорядження КМУ від 02.12.2015 р. № 1275-р.

— структурні підрозділи (відокремлене майно) яких розташовані на тимчасово окупованій території або на території проведення АТО.

Такі підприємства проводять інвентаризацію у випадках, обов’язкових для її проведення, у тому числі перед складанням річної фінансової звітності, але тільки тоді, коли стане можливо забезпечити безпечний і безперешкодний доступ уповноважених осіб до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, в яких відображені зобов’язання і власний капітал цих підприємств. Після отримання доступу до майна підприємства зобов’язані:

— проінвентаризувати майно за станом на 1-ше число місяця, наступного за місяцем, у якому зникли перешкоди для доступу до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку;

— відобразити результати інвентаризації в бухобліку відповідного звітного періоду.

Документом, що підтверджує обмеженість доступу до активів з метою їх інвентаризації, є сертифікат Торгово-промислової палати України. У ньому підтверджуються факт і період проведення АТО або військових дій на території України (див. лист ДФСУ від 23.06.2016 р. № 13823/6/99-99-15-02-02-15). А значить:

Такий же підхід до питання інвентаризації майна в зоні АТО й у фахівців Мінфіну. У своїх роз’ясненнях вони вже не раз акцентували увагу на тому, що суб’єкти господарювання, майно яких перебуває в зоні проведення АТО, не звільнені від інвентаризації об’єктів, що перебувають там, проте можуть її проводити не у встановлені Положенням № 879 строки, а коли це стане можливим (див. листи від 12.01.2015 р. № 31-11420-08-10/558 і від 29.06.2016 р. № 31-11410-07-10/18732).

Описані відмінності в правилах інвентаризації логічно тягнуть за собою особливості заповнення такими підприємствами річної фінансової звітності. Так, абзац дев’ятий п. 12 Порядку № 419 із цього приводу рекомендує активи, за якими не була проведена інвентаризація, показувати у звітності за даними бухобліку. Причому на той факт, що інформація у фінзвітності наведена без проведення інвентаризації через відсутність доступу до активів, потрібно вказати в примітках до фінзвітності (див. лист Мінфіну від 29.06.2016 р. № 31-11410-07-10/18732).

І, нарешті, ще один важливий момент. За роз’ясненнями Мінфіну, об’єкти, що перебувають на тимчасово окупованій території або на території проведення АТО на дату річного балансу, підприємство повинне оцінювати з урахуванням цих реалій. Оскільки через збройний конфлікт відбулося зменшення корисності активів підприємства, то в обліку і звітності їх показують за правилами П(С)БО 28.

А ось списати такі активи без інвентаризації не вийде. А вона, як ми вже сказали, відкладається до того моменту, коли підприємство отримає безпечний і безперешкодний доступ до них (див. листи ДФСУ від 17.02.2017 р. № 3339/6/99-99-15-02-02-15 і від 10.02.2017 р. № 2714/6/99-99-15-03-02-15).

Із загальним порядком проведення інвентаризації розібралися, а тепер розглянемо особливості інвентаризації конкретних активів і зобов’язань підприємства.