Процедура інвентаризації
Інвентаризації готівки, грошових коштів та їх еквівалентів і бланків документів суворої звітності присвячений п. 6 Положення № 879. Крім того, при проведенні інвентаризації каси доведеться керуватися ще і п. 4.10 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі — Положення № 637).
Отже, при проведенні інвентаризації комісія визначає фактичну наявність (п.п. 6.1 розд. III Положення № 879):
— готівки (у національній та іноземній валюті);
— грошових коштів;
— грошових коштів, що перебувають у дорозі;
— грошових документів (оплачених санаторно-туристичних путівок, проїзних квитків, поштових марок тощо);
— цінних паперів (векселів, акцій, інвестиційних сертифікатів тощо);
— бланків документів суворої звітності.
Інвентаризацію краще приурочити до початку або кінця робочого дня, коли в касовій книзі касир підбив підсумки за день і розрахував залишок готівки на початок наступного дня. Але зробити так виходить не завжди. Часто буває, що інвентаризаційна комісія дістається каси в середині дня, а до цього моменту касир може ще не встигнути відобразити в касовій книзі прибуткові та видаткові документи, виписані в день інвентаризації, і скласти звіт касира. Хвилюватися через це, на наш погляд, не варто. Адже для цього у нього є час аж до кінця дня (п. 4.3 Положення № 637). Головне, щоб на кожну операцію з готівкою у касира був підтверджуючий касовий документ.
Інвентаризацію готівки в касі підприємства проводять у такій послідовності:
1. Перед початком інвентаризації касир надає розписку про те, що всі документи здані в бухгалтерію, усі грошові кошти, що надійшли, повністю оприбутковані, а вибулі — списані у витрати. Ця розписка наведена на титульній стороні Акта про результати інвентаризації наявних коштів (детальніше про це трохи пізніше).
2. Комісія підраховує фактичну наявність у касі грошових коштів шляхом повного покупюрного перерахунку всієї готівки.
3. Комісія перевіряє правильність оприбутковування і списання готівкових грошових коштів, а також оформлення касових документів, таких як:
— касова книга (типова форма № КО-4);
— прибуткові касові ордери (типова форма № КО-1), видаткові касові ордери (типова форма № КО-2) і відомості на виплату грошей;
— журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (типова форма № КО-3 або № КО-3а);
— реєстри депонованої заробітної плати;
— книги обліку виданих і прийнятих старшим касиром грошей (типова форма № КО-5).
4. Фактичну наявність грошових коштів зіставляють з даними бухгалтерського обліку. Якщо підприємство застосовує РРО, фактичну суму готівки звіряють із сумою, вказаною в денному Х-звіті РРО (у РК і КОРО). Зрозуміло, що фактична сума готівки повинна збігатися із сумою, відображеною в бухгалтерському обліку і підтвердженою касовими документами.
Якщо ж за фактом готівки в касі більше, ніж значиться в обліку, — у наявності надлишок готівкових грошових коштів.
На суму надлишку виписують прибутковий касовий ордер, оприбутковують його у касі і зараховують у дохід підприємства
А ось якщо фактична сума готівки менша за облікову — тоді у вас нестача, яку доведеться стягнути з матеріально відповідальної особи (детальніше про матвідповідальність див. на с. 30).
Окрім готівки, в процесі інвентаризації перевіряють фактичну наявність грошових коштів у дорозі, тобто грошових сум, внесених у каси банків або поштові відділення для подальшого їх зарахування на поточні або інші рахунки підприємства. Для цього суми, що значаться на субрахунках 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті» та/або 334 «Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті», звіряють з даними квитанцій установ банку, поштових відділень, копій супровідних відомостей на здачу виручки інкасаторам банку (п.п. 6.2 розд. III Положення № 879).
Інвентаризацію коштів на розрахункових, поточних, валютних та інших рахунках, на акредитивах проводять шляхом звіряння залишків сум за даними бухгалтерського обліку з даними банківських виписок (п.п. 6.3 розд. III Положення № 879).
Грошові документи перевіряють так само, як і готівку: їх фактична кількість повинна збігатися з даними обліку.
Інвентаризацію цінних паперів проводять за окремими емітентами. При цьому в ході інвентаризації цінних паперів у документарній формі встановлюють (п.п. 6.4 розд. III Положення № 879):
— наявність цінних паперів шляхом перерахунку поштучно;
— правильність оформлення і реальність їх вартості, відображеної в балансі;
— повноту і своєчасність відображення в бухобліку доходів від фінансових інвестицій.
Інвентаризація цінних паперів у бездокументарній формі, переданих на зберігання депозитарним установам, полягає у звірянні залишків, відображених на рахунках бухобліку, з даними виписок з рахунків у цінних паперах підприємства, виданих депозитаріями.
Оформляємо результати інвентаризації
Дані інвентаризації каси інвентаризаційна комісія оформляє Актом про результати інвентаризації наявних коштів, форма якого наведена в додатку 7 до Положення № 637.
Цей Акт оформляють у двох екземплярах, його підписують усі члени інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальна особа
Один екземпляр Акта передають у бухгалтерію, а другий залишається в матеріально відповідальної особи. В Акті вказують дані про фактичний залишок грошових коштів у касі підприємства, а також їх залишок за даними бухобліку і визначають результат інвентаризації.
Готівку в інвалюті записують в Акт із зазначенням найменування і суми інвалюти, курсу НБУ, що діє на день інвентаризації, суми інвалюти в перерахунку в грошову одиницю України.
Цей запис може бути, наприклад, таким: «Залишок іноземної валюти в касі складає 50 (п’ятдесят) доларів США, що за курсом НБУ (2649,2211 грн. за 100 доларів США) на день складання Акта відповідає 1324 грн. 61 коп.».
А ось якщо вам потрібно оформити результати інвентаризації грошових коштів, грошових документів і бланків суворої звітності, тоді можете скласти один з таких документів:
— Акт про результати інвентаризації грошових коштів, затверджений наказом № 572;
— Акт інвентаризації наявності грошових документів, бланків документів суворої звітності, затверджений наказом № 572;
— Інвентаризаційний опис цінностей і бланків документів суворої звітності (форма № инв-16), затверджений постановою № 241.
В акт інвентаризації грошових документів і бланків документів суворої звітності вносять дані про назву, номер, серію і номінальну вартість проінвентаризованих документів (п.п. 6.1 розд. III Положення № 879). Що стосується цінних паперів, то про них в акті зазначають назву, серію, номер, номінальну і балансову вартість, а також строки погашення (п.п. 6.4 розд. III Положення № 879).
