Обліковуємо трудові книжки
Трудові книжки зберігають на підприємствах, в установах та організаціях, а при звільненні працівників видають їм під розписку в журналі обліку. Так передбачає п. 3 постанови № 301.
Одразу порадуємо вас:
трудові книжки і вкладиші до них уже давно не вважаються бланками суворої звітності
Хочете переконатися? Зазирніть у постанову № 301 — зараз там немає навіть натяку на «суворість» цих документів.
Щоправда, п. 7.2 Інструкції № 58 трудову книжку все ще розглядає як «суворий» бланк, а п. 7.1 цієї Інструкції досі пропонує використовувати для обліку:
— придбаних бланків трудових книжок — Книгу обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-9), яку веде бухгалтерія підприємства;
— заповнених трудових книжок — Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10)*.
* Форми № П-9, П-10 і П-11 затверджено наказом Мінстату від 27.10.95 р. № 277.
Але цим вимогам не варто надавати значення — просто в уповноважених органів наразі не дійшли руки до внесення змін до Інструкції № 58.
Насправді Книгу обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них за типовою формою № П-9 ви зараз не ведете. А ось Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них за типовою формою № П-10, як і раніше, актуальна. У ній ви реєструєте всі трудові книжки, прийняті від працівників при працевлаштуванні, новозаведені трудові книжки і вкладиші до них із зазначенням серії та номера, а також трудові книжки, видані при звільненні.
Книгу типової форми № П-10 слід пронумерувати, прошнурувати, скріпити підписом керівника підприємства і печаткою.
Якщо у своїй госпдіяльності підприємство не використовує печатку, то для «трудових» цілей у нього все одно має бути печатка — відділу кадрів/служби персоналу. Ось цією печаткою і засвідчують підпис керівника у Книзі.
Книгу веде відділ кадрів або інший аналогічний підрозділ, відповідальний за оформлення і звільнення працівників.
У графах 2 — 4 цієї Книги повинна фігурувати:
— дата подання трудової книжки при працевлаштуванні — щодо працівників, які прийняті з трудовою книжкою
або
— дата, коли цей документ оформили на підприємстві, — для працівників, які працевлаштуються вперше.
Графу 11 Книг заповнюють тільки щодо трудових книжок і вкладишів, які видали та оформили на цьому підприємстві
Щодо книжок і вкладишів, наданих працівниками, у цій графі проставляють прочерк.
У день звільнення працівнику повертають трудову книжку (вкладиш). При цьому дату видачі книжки і реквізити наказу про звільнення вносять до графи 12 Книги за формою № П-10, а у графі 13 працівник розписується в отриманні трудової.
Крім того, підпис про отримання трудової книжки звільнений працівник повинен поставити в Особовій картці працівника (типова форма № П-2, затверджена наказом № 495/656).
У бухгалтерському обліку підприємство обліковує бланки трудових книжок і вкладиші до них на субрахунку 209 «Інші матеріали».
На зіпсовані бланки трудових книжок (якщо сталася така неприємність) складають Акт за типовою формою № П-11. У такому разі бланки списують на нестачі* і втрати від псування цінностей за допомогою запису: Дт 947 — Кт 209.
* Детально про облік нестач ми розповідали в «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 90.
І насамкінець декілька важливих моментів.
1. Якщо бланк трудової книжки (вкладиша) був зіпсований, то треба нарахувати компенсуючі податкові зобов’язання з ПДВ (негосподарське використання), якщо на вході був податковий кредит.
2. Видача бланка трудової книжки за компенсацію розглядається як постачання з нарахуванням податкових зобов’язань з ПДВ.
3. Видача без компенсації розглядається як подарунок з нарахуванням податкових зобов’язань з ПДВ, ПДФО, ВЗ і ЄСВ. Детальніше — в «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 69, с. 44.
Ось і весь облік трудових книжок!
висновки
- Книгу обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них за типовою формою № П-9 зараз не ведуть.
- Трудові книжки, прийняті від працівників при працевлаштуванні, новозаведені трудові книжки і вкладиші до них, а також трудові книжки, видані при звільненні, реєструють у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них за типовою формою № П-10.