Вам необхідно зазначити тип причини «02» — постачання неплатнику податку.
Але розглянемо все по черзі.
Трудові книжки ведуть на всіх працівників, для яких це місце роботи є основним. Причому працівникам, які приходять на роботу вперше, роботодавець зобов’язаний оформити трудову книжку не пізніше п’яти днів після прийняття їх на роботу (ст. 48 КЗпП).
Водночас при виписці трудової книжки роботодавець справляє з працівника її вартість ( п. 6.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці від 29.07.93 р. № 58). Тобто трудова книжка надається працівнику-новачку зовсім не безоплатно! Працівник зобов’язаний погасити її вартість підприємству. У такій ситуації доречно говорити про платне постачання товару неплатнику ПДВ. При цьому ПН слід оформити так:
— у верхній лівій частині у графі «Не підлягає наданню отримувачу (покупцю) з причини» робиться позначка «X» і зазначається тип причини «02» — постачання неплатнику податку ( п. 8 Порядку № 1307*);
* Порядок заповнення ПН, затверджений наказом Мінфіну від 31.12.2015 р. № 1307.
— у полі «Отримувач (покупець)» платник податків зазначає «Неплатник»;
— у рядку «Індивідуальний податковий номер» отримувача (покупця) проставляється умовний ІПН «100000000000» ( п. 12 Порядку № 1307).
При цьому потрібно дотримуватися вимог, що висуваються п. 188.1 ПКУ до «мінбази». Хоча якщо йдеться про повне відшкодування працівником вартості трудової книжки, то ця вимога апріорі буде дотримана.
А якщо роботодавець оформить трудову книжку за рахунок власних коштів, не вимагаючи відшкодування її вартості з працівника?
У такій ситуації є всі підстави говорити про виникнення у працівника доходу, що дорівнює вартості трудової книжки.
Про який вид доходу йдеться? На наш погляд, це зарплата. До такого висновку нас підводить п.п. 2.3.4 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5. Щоправда, щоб усунути всі можливі сумніви податківців щодо правильності визначення виду доходу для цілей ПКУ, рекомендуємо можливість проведення такої виплати передбачити в колективному (трудовому) договорі в розділі «Оплата праці».
Важливо! Оскільки дохід було виплачено в натуральній формі, до бази обкладення ПДФО вартість такого доходу, розрахована за звичайними цінами, має потрапити з урахуванням «натурального» коефіцієнта, що дорівнює 1,219512.
ВЗ і ЄСВ справляйте із суми доходу, нарахованого в бухобліку.
Наприклад, якщо вартість трудової книжки — 50 грн., то в бухобліку дохід працівника дорівнюватиме 60,98 грн. (50 грн. х 1,219512). Ось з цієї суми й утримуємо ПДФО разом із ВЗ, а також нараховуємо зверху ЄСВ.
Але про ПН не забуваємо, оскільки передача трудової книжки — це постачання неплатнику ПДВ. Причому в цьому випадку не безоплатна, а видана працівнику як заробітна плата, тобто з компенсацією. Отже, на дату такої передачі трудової книжки платник повинен нарахувати ПЗ і виписати ПН у тому самому порядку, що й у разі відшкодування її вартості грошовими коштами (див. вище).
