Здійснювати перерахунок вам треба за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту. Якщо інше прямо не передбачено в Положенні про відрядження. Пояснимо детальніше.
Операції в іноземній валюті при первинному визнанні відображають у валюті звітності шляхом перерахунку суми в іноземній валюті за курсом НБУ на дату здійснення операції (дату визнання активів, зобов’язань, власного капіталу, доходів і витрат) (п. 5 П(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів»). Тобто тут працює свого роду правило «першої події». У класичному варіанті (якщо аванс на закордонне відрядження виданий в іноземній валюті):
— проавансовані інвалютні закордонвідрядні витрати (у тому числі добові, якщо вони встановлені в іноземній валюті) перераховуємо за курсом НБУ на дату видачі авансу (оскільки саме на дату видачі авансу відбувається первинне визнання валютної операції — виникає валютна заборгованість працівника перед підприємством);
— інвалютні витрати понад суму авансу відображаємо за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту (адже така валютна сума уперше засвічується в обліку тільки на цю дату).
Але у вашому випадку аванс перераховується в гривні. Тому
на дату перерахування авансу перераховувати просто нічого (немає валютної операції)
Тільки на дату затвердження авансового звіту з’являться підстави відобразити в обліку валютні витрати у розмірі встановлених на підприємстві закордондобових. Отже і перерахувати їх треба за курсом НБУ на цю дату.
Як бути, якщо раніше добові перераховувалися за курсом на дату видачі авансу (перерахування гривень на особисту картку працівника)?
Звичайно, можна виправити допущену помилку — перерахувати усі неправильно розраховані добові за правильним курсом і повернути працівникові/отримати від працівника виниклу курсову різницю. Щоправда, у такому разі у працівника може виникнути оподатковуваний дохід (за надміру витраченими коштами, не поверненими у встановлений п.п. 170.9.2 ПКУ строк). Причому якщо граничні «безподаткові» строки повернення минули, а ПДФО і ВЗ з такої суми не були утримані, то сплатити їх доведеться з кишені підприємства (див. п. 127.1 ПКУ).
Можливо, у вашому випадку буде простіше уточнити в Положенні про відрядження, що розмір добових складає 75 євро за курсом НБУ на дату видачі авансу. Тоді у вас усе буде пораховано правильно. А валютна операція за таких умов взагалі не виникне (добові витрати будуть відображені на дату затвердження авансового звіту у відповідній сумі гривень). Звичайно, тільки у тому випадку, якщо аванс на відрядження перераховується в гривні.
Пам’ятайте: граничний розмір неоподатковуваних добових — 80 євро за кожен день відрядження за обмінним курсом гривні до євро, встановленим НБУ з розрахунку на кожен такий день відрядження (п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ). Тобто незалежно від того, що прописано в Положенні про відрядження, граничну суму неоподатковуваних добових визначають шляхом перерахунку за курсом НБУ, встановленим на кожен день відрядження.
Хоча у вас (завдяки запасу в 5 євро) перевищень бути не повинно. У вашому випадку необхідність оподаткування закордондобових може виникнути тільки при істотних коливаннях курсу.
