23.05.2019
Готівкові грошові кошти до каси підприємства можуть надходити з різних джерел. Так, наприклад, надходження готівки можуть бути з поточного рахунку в установі банку, її можуть вносити до каси підприємства покупці товарів (продукції, робіт, послуг) або ж працівники підприємства (наприклад, у разі повернення підзвітних сум).
Перелік найпоширеніших підстав для надходження готівки до каси підприємства наведемо в табл. 3.1.
Таблиця 3.1. Підстави для надходження готівки до каси підприємства
| № з/п | Підстави для надходження готівки до каси підприємства | Документ |
| 1 | Надходження торгової виручки | Договір, рахунок-фактура, видаткова накладна, акт виконаних робіт (наданих послуг) |
| Зверніть увагу: у загальному випадку при отриманні готівкових грошових коштів за реалізовані товари, роботи, послуги необхідно застосовувати РРО або РК (ст. 3 Закону про РРО). | ||
| 2 | Надходження грошових коштів з банку на виплату заробітної плати, для видачі підзвітним особам на господарські потреби, витрати на відрядження тощо | Корінець грошового чека з чекової книжки |
| 3 | Повернення невикористаних підзвітних сум | Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт |
| 4 | Погашення нестач за результатами інвентаризації | Звіряльні відомості, акти інвентаризації, виписка з протоколу інвентаризаційної комісії, розпорядження керівника підприємства |
| Детальніше про проведення інвентаризації на підприємствах, у тому числі про порядок оформлення виявлених розбіжностей (надлишків або нестач), ви можете прочитати в «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 94. | ||
| 5 | Оприбуткування надлишку грошових коштів за результатами інвентаризації каси | Акт про результати інвентаризації наявних коштів |
| Про порядок проведення інвентаризації каси див. у розділі 10 «Контроль за дотриманням касової дисципліни». | ||
| 6 | Внесок до статутного капіталу підприємства готівковими грошовими коштами | Статутні документи та/або протокол зборів засновників |
| 7 | Надходження поворотної та безповоротної фінансової допомоги | Договір позики або договір дарування |
| 8 | Повернення виданих раніше підприємством сум позики | Договір позики |
| 9 | Орендна плата | Договір оренди, рахунок-фактура, акт |
| Майте на увазі: податківці наполягають на тому, що отримані готівкою орендні платежі слід проводити через РРО (див. консультацію в підкатегорії 109.03 БЗ). | ||
Коли готівкові кошти заходять до каси підприємства, головне завдання касира — правильно її оприбуткувати. Як вимагає п. 11 Положення № 148,
готівка, що надходить до каси, оприбутковується в день її надходження в повній сумі
А що розуміти під оприбуткуванням готівки? Визначення цього поняття знаходимо в п.п. 18 п. 3 Положення № 148.
Так, оприбуткуванням готівки є проведення суб’єктами господарювання обліку готівки в касі на повну суму її фактичних надходжень у касовій книзі або книзі обліку доходів і витрат, книзі обліку доходів, фіскальному звітному чеку, розрахунковій квитанції.
Відповідно до п. 11 Положення № 148 спосіб оприбуткування залежить від умов здійснення готівкових розрахунків (див. табл. 3.2).
Таблиця 3.2. Порядок оприбуткування готівки
| Умова здійснення готівкових розрахунків | Що вважати оприбуткуванням |
| Установи/підприємства та їх відокремлені підрозділи | |
| Із застосуванням РРО та веденням касової книги | Здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі ПКО |
| Фізичні особи — підприємці | |
| Незалежно від факту застосування РРО | Оприбуткування та облік отриманих доходів здійснюються в книгах обліку доходів (доходів і витрат) у порядку, визначеному ПКУ* |
| * Більше про порядок оприбуткування готівки підприємцями див. у розділі 9 «Касові операції в підприємців». | |
| Відокремлені підрозділи підприємств* | |
| Із застосуванням РРО і без ведення касової книги** | Забезпечення зберігання щоденних Z-звітів в електронній формі протягом 1095 днів (п. 44.3 ПКУ) і внесення інформації на підставі Z-звітів до відповідних книг обліку (КОРО*** — у разі її використання) |
| * Детальніше про оприбуткування готівки у відокремлених підрозділах див. у розділі «Касові операції у відокремленому підрозділі» (підрозділ «Оприбутковуємо готівку») ** У яких випадках відокремлені підрозділи підприємств можуть не вести касової книги, див. у підрозділі 8.1 розділу «Касові операції у відокремленому підрозділі». *** Тут і далі — книги обліку розрахункових операцій.(ср. ) | |
| Суб’єкти господарювання* | |
| Із застосуванням КОРО замість РРО** | Внесення даних розрахункових квитанцій до КОРО |
| * Цей термін поєднує в собі юридичних осіб та їх відокремлені підрозділи, а також фізичних осіб — підприємців (див. п. 1 Положення № 148). ** У яких випадках суб’єкти господарювання можуть здійснювати готівкові розрахунки з використанням КОРО і РК замість РРО, див. у спецвипуску «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 23, с. 11. | |
Зверніть увагу: у п. 11 Положення № 148 не згадані підприємства та їх відокремлені підрозділи, що здійснюють розрахунки через касу із застосуванням касових ордерів. Для них оприбуткуванням буде відображення повної суми готівки, що надійшла за день, у касовій книзі на підставі ПКО.
І ще один цікавий момент. Особливий порядок оприбуткування встановлює п. 13 Положення № 148. Він перекочував з Положення № 637, що втратило чинність, але з деякими (не надто вдалими) змінами.
Стосується згадана норма оприбуткування готівки суб’єктами господарювання, яким дозволено здійснювати готівкові розрахунки без РРО з використанням відповідних книг обліку, якщо специфіка їх функціонування унеможливлює оформлення кожної операції касовим ордером. Маються на увазі підприємства та підприємці, що здійснюють операції з продажу проїзних і перевізних документів, білетів державних лотерей, квитків на відвідування культурно-спортивних та видовищних закладів.
Відповідно до п. 13 Положення № 148 зазначені суб’єкти господарювання оприбутковують готівку наприкінці робочого дня за сукупністю операцій у цілому за весь такий день з оформленням касовими документами і відображенням у КОРО або РК.
Раніше п. 2.6 Положення № 637 говорив про відображення готівки в таких випадках також наприкінці дня, але у відповідних книгах обліку (це могла бути касова книга, книга обліку доходів або книга обліку доходів і витрат). І жодних запитань у зв’язку із цим не виникало.
А ось із нинішньою редакцією цієї норми не все так просто. Річ у тому, що відповідно до п. 4 ст. 9 Закону про РРО для перелічених вище випадків передбачено звільнення від застосування як РРО, так і РК з КОРО. Тобто в підприємства (чи ФОП), яке скористалося таким звільненням, не буде ані КОРО, ані РК, до яких вони могли б записати отриману протягом дня готівку. Тому їм не залишається нічого іншого, як використовувати загальні норми про оприбуткування, встановлені в п. 11 Положення № 148 (див. табл. 3.2).
Готівкові грошові кошти, отримані підприємством (з банку, від контрагентів, від працівників тощо), можуть використовуватися для забезпечення потреб, що виникають у процесі його функціонування.
Найчастіше готівку з каси підприємства видають для:
— виплати заробітної плати, матеріальної допомоги, допомоги з Фонду соціального страхування;
— виплати підзвітним особам (на витрати на відрядження, господарські потреби, а також на придбання сільськогосподарської продукції);
— видачі позик працівникам;
— здавання готівкової виручки до банку.
Перелік найпоширеніших підстав для виплати готівки з каси підприємства наведемо в табл. 3.3.
Таблиця 3.3. Підстави для виплати готівки з каси підприємства
| № з/п | Підстави для видачі готівки | Документ |
| 1 | Видача готівки під звіт (витрати на відрядження та господарські потреби) | Наказ керівника підприємства або заява на видачу готівки з дозвільним написом керівника |
| 2 | Виплата заробітної плати, допомоги з Фонду соціального страхування, матеріальної допомоги | Відомість на виплату готівки |
| 3 | Видача позики працівнику | Договір позики |
| 4 | Виплата дивідендів учасникам товариства | Виписка з протоколу загальних зборів учасників |
| 5 | Здавання готівкової виручки та інших надходжень до каси підприємства на поточний рахунок у банку: | |
| — самостійно | Квитанція до прибуткового документа банку на внесення готівки, підписана відповідальними особами банку і засвідчена відбитком печатки банку (за необхідності) | |
| — через інкасатора | Третій екземпляр «Копія супровідної відомості до сумки з готівкою», засвідчений підписом і відбитком печатки інкасатора-збирача | |
| — через банкомат або програмно-технічний комплекс самообслуговування для подальшого перерахування на поточний рахунок підприємства | Квитанція/чек банкомату або програмно-технічного комплексу самообслуговування | |
| — шляхом проведення інкасації грошових коштів у режимі реального часу з використанням платіжних терміналів | Чек платіжного термінала | |
Що стосується цільового використання підприємством грошових коштів, отриманих з банківського рахунку, то в Положенні № 148 (як і в Положенні № 637, що передувало йому) така вимога відсутня. Тобто, отримавши, наприклад, у банку готівкові кошти для видачі підзвітним особам, підприємство цілком може змінити напрям використання такої готівки і видати її, припустімо, як позику працівнику. При цьому заповнення відповідного реквізиту в грошовому чеку щодо цільового напряму готівкових коштів здійснюється виключно для аналізу грошових потоків за напрямами і вивчення тенденцій готівкового обігу.
Ця позиція підтримується ч. 3 ст. 1066 і ч. 1 ст. 1074 ЦКУ, норми яких
прямо забороняють банкам визначати і контролювати напрями використання грошових коштів клієнтами*
* За винятком окремих випадків обмеження прав клієнта розпоряджатися грошовими коштами, що перебувають на його рахунку, встановлених законодавством (наприклад, за рішенням суду).
Також немає жодних обмежень у Положенні № 148 щодо виплат з виручки. Зокрема, з готівкової виручки можна без проблем виплатити заробітну плату. Головне — не забудьте перерахувати обов’язкові податки та збори.
Таким чином, грошові кошти, що надійшли до каси підприємства (з банку, у вигляді готівкової виручки від реалізації або в результаті повернення раніше виданої під звіт готівки), можуть бути видані на будь-які цілі (на госппотреби, відрядження, позики, виплату заробітної плати тощо) без попереднього зарахування їх на поточний рахунок у банку.
Єдиний виняток — суми допомоги від Фонду соціального страхування, зняті зі спецрахунку в банку. Їх можна використовувати тільки за цільовим призначенням.
Зауважте: надходження до каси коштів, що передує їх видачі, повинно бути належним чином оформлено ПКО і записом у касовій книзі.
Видача готівки з каси здійснюється за ВКО або відомостями на виплату готівки (п. 26 Положення № 148). Про їх оформлення читайте в розділі 4 «Документування касових операцій».
Передусім підкреслимо: підприємства можуть зберігати в неробочий час у своїх касах готівкову виручку (готівку) виключно в сумі, що не перевищує встановленого ліміту каси (абзац перший п. 15 Положення № 148). Якщо ж готівкові кошти перевищують такий ліміт, підприємство зобов’язане здавати «вершок» до установи банку для зарахування на свій банківський рахунок. Тобто якщо в окремі дні підприємство «вписується» в ліміт каси, воно може в ці дні не здавати готівку, що накопичилася в касі, до банку (абзац третій п. 49 Положення № 148).
Важливо!
Якщо ліміт не встановлено підприємством, усю готівку, наявну в касі на кінець дня, потрібно здати до банку в порядку, визначеному Положенням № 148
Інакше вся готівка, що перебуває в касі підприємства на кінець робочого дня і своєчасно не здана до банку, вважатиметься понадлімітною з усіма подальшими наслідками (п. 53 Положення № 148). Детальніше про ліміт каси див. у розділі 5 «Ліміт каси».
Щоправда, не всім суб’єктам господарювання слід турбуватися про ліміт каси. Є щасливчики, на яких ця вимога не поширюється. Отже, не встановлюються ліміт каси і, відповідно, строки здавання готівкових грошових коштів до банку для:
— фізичних осіб — підприємців (абзац третій п. 14 Положення № 148);
— банків (абзац третій п. 14 Положення № 148);
— релігійних організацій*, які не здійснюють виробничої чи іншої підприємницької діяльності (п. 51 Положення № 148).
* Релігійні громади, управління і центри, монастирі, релігійні братства, місіонерські товариства (місії), духовні навчальні заклади.
А ось інші суб’єкти господарювання строки здавання готівкової виручки для зарахування на свої банківські рахунки визначають за погодженням з банком, у якому відкрито рахунок і на який зараховуються кошти. Погоджені строки зазначають у договорах банківського рахунку між підприємствами та банками.
При цьому готівкові грошові кошти суб’єкти господарювання можуть здавати до банку такими способами (абзац другий п. 16 Положення № 148):
— самостійно (у тому числі із застосуванням платіжних пристроїв та через пункти приймання готівки);
— через відповідні служби, яким згідно із законодавством України надано право на перевезення валютних цінностей та інкасацію коштів;
— через підприємства, які отримали ліцензію НБУ на надання банкам послуг з інкасації.
Зверніть увагу: здавати готівку можна для зарахування на будь-який банківський рахунок суб’єкта господарювання на його вибір.
Про те, у які строки це потрібно робити, нам розкажуть пп. 48 і 49 Положення № 148 (див. табл. 3.4).
Таблиця 3.4. Строки здавання готівки до банку
| № з/п | Юридичні особи | Строки здавання готівки до установи банку |
| 1 | Підприємства, розташовані в населених пунктах, у яких є банки | Щодня (в день надходження готівки до каси) |
| 2 | Підприємства, у яких час закінчення робочого дня (зміни), встановлений правилами внутрішнього трудового розпорядку та графіками змінності відповідно до законодавства України, не дає змогу забезпечити здавання готівки в день її надходження | День, наступний за днем надходження готівки до каси |
| 3 | Підприємства, розташовані в населених пунктах, де немає банків | Не рідше ніж один раз на 5 робочих днів |
Підприємства, що працюють у вихідні та святкові дні та не мають можливості здати отриману ними за ці дні готівкову виручку (готівку) до банку через відсутність відповідної домовленості з банком на інкасацію коштів, здають її (абзац перший п. 49 Положення № 148):
— через банкомати або програмно-технічні комплекси самообслуговування в день надходження готівки до каси або
— безпосередньо до банку протягом операційного часу наступного робочого дня банку та підприємства.
Окремим юридичним особам абзац п’ятий п. 48 Положення № 148 встановлює особливі правила здавання готівки. Зокрема, йдеться про підприємства, які здійснюють страхову діяльність і діяльність з випуску та проведення лотерей. Такі суб’єкти господарювання встановлюють строки здавання готівки для страхових агентів і розповсюджувачів лотерей, що діють на підставі укладених договорів, з урахуванням специфіки їх функціонування (режиму роботи у вечірні години, вихідні та святкові дні) та обсягів виручки, що здається, але не рідше одного разу на 5 робочих днів.
Вилучення готівки з місця здійснення готівкових розрахунків із застосуванням РРО для здавання її до банку оформляється відповідними чеками РРО з виконанням операції «службова видача».
У свою чергу, видачу готівки з каси для здавання її до банку відповідно до п. 29 Положення № 148 оформляють ВКО з відображенням такої операції в касовій книзі.