Форма № 1ДФ: відповідаємо на запитання

Орендуємо офісне приміщення у ФОП. З якою ознакою доходу показувати виплату підприємцеві з 3 кварталу?

Дохід, що виплачується на користь ФОП, незалежно від його виду (орендна плата за нерухомість/«рухомість», плата за придбані товари/роботи/послуги) відображають у формі № 1ДФ з ознакою доходу «157».

Зміни ознак при оренді нерухомості з 3 кварталу стосуються виплат звичайним фізичним особам*

* Детальніше про нові ознаки у формі № 1ДФ див. у «Податки & бухоблік», 2020, № 80, с. 2.

Чи потрібно подавати форму № 1ДФ, якщо в 3 кварталі не було жодного нарахування/виплати доходу?

Якщо у звітному періоді доходи працівникам не нараховувалися і не виплачувалися, то подавати порожній розрахунок № 1ДФ не потрібно. Це випливає з п.п. «б» п. 176.2 ПКУ.

Водночас якщо факт нарахування доходу був, але не було виплати, то форму № 1ДФ подавати потрібно (п.п. 2.2 Порядку № 4*, 103.25 БЗ)

* Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4.

У 2 кварталі 2020 року у формі № 1ДФ забули відобразити нарахування і виплату фізособі. Але ПДФО фактично був виплачений. Якщо подати уточнюючий розрахунок № 1ДФ, чи загрожують штрафні санкції? Чи в цьому випадку діє мораторій на штрафи? Як правильно заповнити уточнюючий розрахунок?

У вашій ситуації ви якраз потрапляєте під дію мораторію і штрафні санкції вам загрожувати не повинні.

Так, п. 52¹ ПКУ передбачено, що за порушення податкового законодавства, вчинене в період з 1 березня до кінця карантину (поки до 31 грудня 2020 року), штрафні санкції не застосовуються.

Оскільки порушення вчинене якраз усередині позначеного періоду, то й штрафу за п. 119.1 ПКУ бути не може.

Теоретично податківці тут ще можуть посягнути на адміністративний штраф за ст. 163⁴ КУпАП у розмірі від 34 до 51 грн (на який штрафний мораторій не поширюється) плюс судовий збір.

Тепер щодо заповнення уточнюючого розрахунку, якщо буде прийнято рішення його подавати.

У дотабличній частині (шапці) повторюйте дані з поданого звіту за 2 квартал. Далі в табличній частині розділу І форми (ПДФО) зазначайте тільки того працівника, якого забули, проставляючи в графі 9 ознаку «0» — рядок на введення. У розділі 2 (військовий збір) у рядку «Військовий збір — виключення» — повторюйте раніше відображену у формі № 1ДФ за 2 квартал суму ВЗ, а в рядку «Військовий збір» зазначайте суму збору з урахуванням ВЗ, утриманого з працівника, якого забули*

* Детальніше про виправлення помилок у формі № 1ДФ див. у «Податки & бухоблік», 2019, № 79.

Підприємство компенсує співробітникам проходження обов’язкового медогляду за авансовим звітом. Чи потрібно показувати ці суми у формі № 1ДФ і якщо так, то з яким кодом?

Розпочнемо з того, що п.п. 165.1.19 ПКУ виведені зі складу оподатковуваного доходу фізособи кошти або вартість майна (послуг), які надаються як допомога на медичне обслуговування за рахунок коштів його роботодавця. Вважаємо, що до медичного обслуговування працівників можна віднести не лише обов’язкові медогляди згідно із Законом № 1645*, прямо згадані в цій нормі ПКУ, але й обов’язкові медогляди згідно з КЗпП і Законом про охорону праці**.

Отже, витрати роботодавця на проведення обов’язкового медичного огляду працівників не є доходом таких працівників.

У формі № 1ДФ такі суми зазначають з ознакою доходу «143» (див. лист ГУ ДФС в м. Києві від 25.06.2019 р. № 2916/10/26-15-13-06-12-ІПК)

* Закон України «Про захист населення від інфекційних хвороб» від 06.04.2000 р. № 1645‑III.

** Закон України «Про охорону праці» від 14.10.92 р. № 2694-ХII.

Як оподатковується та з якою ознакою відображається у формі № 1ДФ сума страхових платежів, сплачених підприємством за договорами добровільного медстрахування на користь фізосіб?

Сума страхових платежів, сплачених підприємством за договорами добровільного медичного страхування за фізичних осіб або на їх користь, — це

оподатковуваний дохід (п.п 164.2.16 ПКУ).

Оскільки дохід виплачується в негрошовій формі, то базу оподаткування ПДФО визначайте з урахуванням натурального коефіцієнта (1,219512). А ось ВЗ утримуйте з чистої суми.

У формі № 1ДФ ці суми відображайте з ознакою доходу «124».

Зауважте: у розділі І форми № 1ДФ негрошовий дохід нарахований/виплачений зазначають з урахуванням натурального коефіцієнта, а в розділі ІІ за рядком «Військовий збір» — чисту суму, з якої утриманий ВЗ. Тобто бази нарахування не збігатимуться в розділах І і ІІ форми № 1ДФ

Як відобразити суму допомоги по тимчасовій непрацездатності у формі № 1ДФ, які сам підприємець отримав у третьому кварталі?

У формі № 1ДФ лікарняні, отримані ФОП для себе, показувати не потрібно.

Але зауважте: є нюанс щодо оподаткування отриманої ФОП допомоги. Взагалі допомога по тимчасовій непрацездатності — це громадянський, а не підприємницький дохід. Причому, на думку податківців, саме ФСС повинен утримати ПДФО і ВЗ з такого доходу.

Водночас ФСС дотримується думки, що сплатити ПДФО і ВЗ повинен ФОП самостійно на підставі цивільної декларації.

Якщо ви згодні з позицією податківців і не хочете платити з цих сум ПДФО і ВЗ, рекомендуємо заручитися письмовою ІПК

У липні 2020 року ФОП-орендодавцеві виплачено орендну плату за 6 місяців (за період з липня по грудень). Як таку виплату правильно відобразити у формі № 1ДФ?

Суму орендної плати, виплачену авансом у липні 2020 року, а також суму орендної плати, нарахованої за липень — вересень 2020 року, потрібно відобразити у формі № 1ДФ за 3 квартал 2020 року. У графі 3а розділу I зазначайте суму нарахованої орендної плати за липень — вересень 2020 року, у графі 3 — суму виплаченої орендної плати за липень — грудень 2020 року, графи 4а і 4 не заповнюйте (з доходів, що виплачуються ФОП, ПДФО і ВЗ не утримують), у графі 5 ставте ознаку доходу «157».

За умови, що протягом 4 кварталу 2020 року орендодавцеві не виплачуватимете орендну плату авансом, у формі № 1ДФ за цей період необхідно буде відобразити тільки суму орендної плати, нарахованої за жовтень — грудень 2020 року (графа 3а), та ознаку доходу «157» (графа 5).

Аналогічно заповнюйте графи в розділі ІІ за рядком «Військовий збір»

Підприємство оприбуткувало об’єкт основних засобів, придбаний у підприємця в серпні 2020 року. Оплата за нього перерахована підприємцеві в жовтні 2020 року. Як відобразити такі виплати у формі № 1ДФ?

Доходи, нараховані підприємцям, ви зобов’язані відобразити у формі № 1ДФ за той звітний квартал, в якому вони були нараховані (п.п. «б» п. 176.2 ПКУ). Причому такий обов’язок не залежить від факту виплати таких доходів у цьому кварталі.

Оскільки підприємство нарахувало дохід підприємцеві в серпні 2020 року (у цьому випадку нарахування доходу відбулося у момент оприбуткування товару), то воно зобов’язане відобразити суму такого доходу в графі 3а розділу I форми № 1ДФ за 3 квартал 2020 року з ознакою доходу «157».

У графах 3, 4а і 4 розділу I форми № 1ДФ за 3 квартал 2020 року слід поставити прочерк (не заповнювати), оскільки нарахований дохід не виплачений у звітному кварталі, а ПДФО з підприємницького доходу податкові агенти не утримують.

Якщо в жовтні 2020 року ви розрахувалися з підприємцем за придбаний у нього товар, то суму виплаченого йому доходу потрібно буде показати в графі 3 розділу I форми № 1ДФ за 4 квартал 2020 року.

Аналогічно заповнюйте графи в розділі ІІ за рядком «Військовий збір»

Підзвітна особа придбала у підприємця товари для потреб підприємства. Чи потрібно у формі № 1ДФ відображати виплати підприємцеві? Якщо так, то в якому періоді їх показувати: за датою розрахункових документів чи за датою затвердження авансового звіту?

Придбаваючи товари для потреб підприємства, працівник здійснює цивільно-правові дії від імені і коштом підприємства. Таким чином, головними дійовими особами в цій ситуації є підприємство-покупець і підприємець-продавець. Підприємство виплачує ФОП дохід і зобов’язане виконати функції податкового агента та відобразити виплату доходу підприємцеві у формі № 1ДФ з ознакою «157».

Нагадуємо, що при виплаті доходу підприємцеві за договором поставки податкові агенти мають право не утримувати ПДФО і ВЗ. Для цього потрібно мати копію документа, що підтверджує підприємницький статус (виписки або витягу з ЄДР, для єдинників — витяг із Реєстру платників ЄП).

Тепер про період відображення виплаченого доходу. Орієнтуйтеся на Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.

Ідеальний варіант— якщо Звіт пройде три ключових стадії (складання, подання, затвердження) протягом одного дня. У цьому випадку жодних проблем не виникає. Але Звіт може бути складений в один день, поданий — у другий, а затверджений — і зовсім у третій. Крім того, дата закупівлі та дата складання Звіту також можуть відрізнятися. Як же бути?

Вважаємо, що вирішальне значення має період затвердження Звіту. Адже тільки після того, як керівник дасть добро, витрати можуть бути враховані в податковому та бухгалтерському обліку.

Відповідно дохід підприємця повинен потрапити до форми № 1ДФ, сформованої за той звітний період, в якому в обліку підприємства проведений затверджений Звіт

Підприємство видало підприємцю-загальносистемнику поворотну фінансову допомогу. З якою ознакою доходу відображати суму такої допомоги у формі № 1ДФ?

У разі коли підприємство видає поворотну фіндопомогу ФОП, його підприємницький статус ролі не відіграє (103.25 БЗ). У формі № 1ДФ суму поворотної фіндопомоги, виданої підприємцеві, починаючи з 3 кварталу відображайте з ознакою доходу «197»

Підприємство орендує нежитлове приміщення у фізособи. Виплачений дохід відображено у формі № 1ДФ з ознакою доходу «106». Податківці (у телефонному режимі) попросили подати уточнюючий розрахунок № 1ДФ і показати цей вид доходу з ознакою «157». Наскільки правильно в цій ситуації подавати уточнюючий розрахунок?

Тут важливо визначитися, як хто у межах договору оренди виступає ваш орендодавець: як звичайна фізособа чи як ФОП. Так, якщо (1) в договорі оренди/акті приймання-передачі приміщення/актах виконаних робіт (послуг)/розрахункових документах не фігурує ФОП-статус орендодавця; (2) орендодавець не повідомляв вас про свій ФОП-статус за допомогою подання копій виписки/витягу з ЄДР, витягу з Реєстру платників єдиного податку, то для орендаря це взаємовідносини із звичайною фізособою. Оскільки орендні відносини цілком можуть бути реалізовані у межах цивільної компетенції фізособи.

Таким чином, вважаємо, якщо у підприємства не було відомостей про те, що орендодавець діяв як ФОП (про що ми зазначали вище), то й жодної помилки воно не здійснювало. Відповідно нічого уточнювати не потрібно. Ознаку доходу «106» ви використали правильно.

Зауважте: починаючи із звіту за 3 квартал у цьому випадку потрібно вже використати ознаку доходу «196».

Інша річ, якщо ви працюєте з ФОП і просто помилково використали ознаку доходу для звичайних громадян «106». Наприклад, у формі № 1ДФ графи 4а і 4 у вас не заповнені, оскільки ФОП підтвердив свій підприємницький статус, а ознака доходу йде громадянська «106». Тоді, дійсно, податківці праві.

Але за неправильну ознаку доходу у формі № 1ДФ штраф до податкових агентів застосовуватися не повинен. Адже така помилка не призводить до зменшення або збільшення податкових зобов’язань платника податку або зміни самого платника.

Крім того, за помилки у формі № 1ДФ, здійснені в період з 01.03.2020 р. по останній місяць карантину, штраф за п. 119.1 ПКУ застосовуватися не може

ФОП орендує у фізособи приміщення. Сторони домовилися, що складання акта послуг і виплата орендної плати відбуваються раз на рік. Чи зобов’язаний ФОП щомісячно платити ПДФО і ВЗ як з нарахованого, але не виплаченого доходу; щокварталу показувати нарахування орендної плати у формі № 1ДФ?

Вважаємо, що такої потреби немає.

Принциповий момент — у ФОП немає бухобліку. Витрати у нього формуються за іншим принципом, ніж у юросіб. Вимоги П(С)БО 14 «Оренда» для ФОП — порожній звук. Поки немає оплати, для облікових цілей ФОП витрат немає.

Тому, так, ФОП користується протягом року об’єктом оренди, але про жодне прямолінійне нарахування витрат (зобов’язань на користь орендодавця) говорити недоречно.

Таким чином, у ФОП немає у такому разі обов’язку щомісячно платити ПДФО і ВЗ як з нарахованого, але не виплаченого доходу; щокварталу показувати нарахування орендної плати у формі № 1ДФ. Цілком допустима ситуація, коли ФОП покаже нарахування та виплату орендного доходу у формі № 1ДФ один раз протягом року