14.09.2020
Про групову оплату витрат на відрядження в нормативних документах прямо нічого не сказано, хоча на практиці трапляється часто*. Розберемо ситуацію на поточний день.
* Див. «Податки & бухоблік», 2018, № 65, с. 21.
Порядок використання особистих або корпоративних платіжних карток визначений умовами договору з банком і вимогами законодавства (п. 1 розд. III Положення № 705**). Та загалом чинне законодавство не забороняє фізособі за допомогою особистої або корпоративної платіжної картки оплачувати витрати, пов’язані з відрядженням.
За загальним правилом, підприємство повинне забезпечити працівника авансом для оплати витрат на відрядження:
— вартості проїзду до місця призначення і назад;
— витрат з найму житла та добовими за час відрядження (ст. 121 КЗпП, п. 4 розд. I і п. 5 розд. ІІІ Інструкції № 59***).
Зверніть увагу: як і раніше, аванс можна видати як готівкою, так і безготівковою. оскільки вимоги Інструкції 59 обов’язкові лише для бюджетників, для госпрозрахунківців вони носять рекомендаційний характер****.
**** Детальніше див. «Податки & бухоблік», 2020, № 40, с. 20.
У свою чергу, працівник за допомогою платіжної картки може здійснювати оплату витрат на відрядження як шляхом безготівкових перерахувань, так і готівкою, знявши попередньо кошти з поточного рахунку. Витрати, оплачені працівником у відрядженні за допомогою платіжної картки, відшкодовуються на підставі Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт) (п.п. 170.9.2 ПКУ). Виданими працівникові під звіт вважаються кошти:
— перераховані на відрядження на особисту картку працівника;
— списані з корпоративної картки при проведенні безготівкових розрахунків (у тому числі при розрахунках через Інтернет) або при знятті готівкових коштів з такої картки.
Тому якщо плануєте використовувати корпоративну картку, то в наказі на відрядження відразу слід призначити відповідальну особу, яка від імені і за рахунок юрособи (роботодавця) здійснюватиме всі необхідні платежі у відрядженні з використанням картки (лист ДФСУ від 30.11.2018 р. № 5048/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). Відповідно саме такий працівник і повинен відзвітувати про витрачені кошти після повернення з відрядження.
Якщо працівник оплачує витрати на відрядження за допомогою особистої картки (як за рахунок отриманого авансу, так і з власних коштів), то для їх компенсації, знову-таки, саме він (держатель картки) зобов’язаний додати до свого Звіту всі відповідні документи, які підтверджують такі витрати. Тобто,
Звіт про витрати, понесені у відрядженні, надає саме та особа, яка безпосередньо здійснювала оплату витрат
Як сказано в п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ, підприємство може компенсувати працівникові витрати на проживання (у тому числі на бронювання місць*****) в готелі на період відрядження без утримання ПДФО і військового збору (ВЗ). Обов’язкова умова — наявність документів, що підтверджують вартість понесених витрат.
***** До речі, витрати на броню можна сміливо компенсувати в повному обсязі — без обмеження в 50 % вартості місця за одну добу, яке містить Інструкція № 59. Адже вимоги цієї Інструкції, повторимо, обов’язкові тільки для бюджетних установ.
Зауважимо: суми компенсації витрат на відрядження, перелічених у п.п. 170.9.1 ПКУ, не є доходом саме такого (!) відрядженого працівника. Формально не оподатковуються тільки витрати на проживання одного працівника (автора авансового звіту), а не вартість проживання всіх працівників, за яких здійснювалася оплата.
Проте Мінфін спільно з Нацбанком давно визнали право держателя, зокрема, корпоративної платіжної картки оплачувати витрати на проживання за себе, а також за інших осіб, які одночасно з ним перебувають у відрядженні (листи Мінфіну від 08.01.2014 р. № 31-07250-06-29/19 і НБУ від 07.04.2006 р. № 25-209/827-3767).
Вважаємо, такий же підхід зберігається при використанні особистої картки. При цьому для безподаткової компенсації таких витрат працівник, який здійснював оплату витрат на відрядження, зобов’язаний додати до Звіту належно оформлені документи (лист ДФСУ від 30.11.2018 р. № 5048/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).
На нашу думку, підтверджувати витрати слід одразу двома документами: (1) рахунком з готелю та (2) розрахунковим документом.
По-перше, у п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ підтвердними документами названі рахунки, отримані з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізособи, у тому числі з бронювання місць у місцях проживання відряджених. У рахунку обов’язково зазначається:
— прізвище відрядженого працівника, за якого була здійснена оплата;
— строк його проживання;
— вартість основних і додаткових послуг, отриманих у готелі або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізособи.
По-друге, разом зі Звітом (до закінчення 10-го банківського дня після завершення відрядження, а за наявності поважних причин — 20-го банківського дня, згідно з абзацом «б» п.п. 170.9.3 ПКУ (103.17 БЗ)) надаються розрахункові документи (в оригіналі), що засвідчують вартість витрат на відрядження. Розрахунки з використанням платіжних карток оформляються документами в паперовій або електронній формі. Це можуть бути квитанція платіжного термінала, сліп, чек банкомата тощо (п. 3 розд. VII Положення № 705).
У разі застосування корпоративної картки, навіть за відсутності документа, що підтверджує отримання готівкових коштів з карткового рахунку, можна використовувати виписку з банку для підтвердження факту отримання готівки з поточного рахунку підприємства (див. 109.21 БЗ).
Вважаємо, так само можна підтвердити факт списання коштів з поточного рахунку підприємства (у тому числі при оплаті через інтернет-банкінг). Хоча в загальному випадку при оплаті через Інтернет фіскали, крім банківської виписки, наполягають на отриманні від постачальника послуги розрахункового документа (лист ДФСУ від 13.06.2018 р. № 2584/6/99-99-15-01-01-15/ІПК).
Отже, працівник, який фактично оплатив проживання в готелі за себе та своїх колег, до свого Звіту повинен додати:
(1) рахунок з готелю із зазначенням прізвища, строків проживання і вартості послуг кожної особи, за яку була здійснена оплата, та
(2) розрахунковий документ (в оригіналі).